Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
ответы на гос 2011.docx
Скачиваний:
68
Добавлен:
15.02.2016
Размер:
412.37 Кб
Скачать

26. 28. Составление номенклатуры дел. Правила формирования дел. Контроль за исполнением документов.

Номенклатура дел - список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных доку­ментов в дела, их учета и обеспечения сохранности.

В номенклатуру дел включаются все дела предприятия, журналы реги­страции, справочные картотеки, но не научно-технические документы и печатные издания.

Номенклатура составляется как минимум в 3х экземплярах: 1хра­нится в деле; 2вывешивается на внутренней стенке шкафа, сейфа с делами; 3передается в архив предприятия.

Формирование дел - группировка исполненных докумен­тов в дела.

Дело - совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам.

Правильное формирование дел способствует оперативному поиску, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в ор­ганизации делопроизводства.

При формировании дел соблюдают требо­вания: в дело

*помещаются документы, работа по которым завершена; документы, подшитые в дело (подлинниками или заверен­ными копиями);

*документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

*документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело; 1экземпляр документа;

*каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (дата, подпись, отметку об исполнении);

*формируются документы одного года;

*не должны подшиваться документы, подлежащие возврату (черновики);

*документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хроно­логической последовательности.

Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в са­мостоятельное дело.

Протоколы общих собраний (и их приложения) акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний Совета директоров.

Работа по контролю за исполнением документов заключается в обязательном учете определенных категорий документов в соответствии с разработанным перечнем и по указанию руководства, систематическом наблюдении за фактическим исполнением, принятии мер, способствующих своевременному исполнению, воздействии на непосредственных исполнителей с целью повышения исполнительской дисциплины, периодическом анализе результативности контроля для последующего исправления выявленных недостатков.

26.29. Требования к оформлению документов. Оперативное хранение. Передача дел в архив.

Чтобы правильно оформить документ, прежде всего нужно определить, к какой группе документов или системе документации он относится.

Заголовок к тексту включает краткое содержание документа, согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком), чего (кого). Текст документа печатается через 1,5 межстрочных интервала. Для документов формата А5 допускается печатание текста через один межстрочный интервал. Первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля. Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф о согласования» отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами. В документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы, проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Оперативное хранение с момента их заведения до сдачи в архив. Все документы имеют разные сроки хранения, которые определяются по перечням типовых документов с указанием сроков их хранения. В задачи оперативного хранения документов входит также мониторинг сроков хранения документов и уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

*Быстрый доступ, скорость поиска нужного Вам документа, для этого составляется план архива.

*Условия хранения документов. (17-19 °C и относительная влажность 50-55%). Очень важно обеспечить отсутствие грызунов, пыли и плесени. Выдачу справок и снятие копий документов должен контролировать архивариус.

*Размещение документов в архиве, более важные документы нужно хранить более тщательно, а также ограничить доступ к ним, составить список лиц, которые могут быть допущены к этим документам. Также документы можно разделить на часто и редко используемые.

*Уничтожение документов, с истекшими сроками хранения (производить переодическую экспертизу ценности документов). После этого документы подвергаются промышленному измельчению. Сжигать документы невыгодно и неэкологично!

Сдача документов в архив

Окончанием оперативного хранения документов служит передача документов на хранение в архив. Это означает полную передачу всех де долговременного хранения в государственный, ведомственный или другие архивы.