Передача прес-релізів

Поширюються прес-релізи за допомогою технічних засобів (факс, телетайп, електронна пошта, комп’ютерні мережі), звичайною поштою або кур’єрами. Можливе використання допомоги інформаційних посередників – національних чи міжнародних інформаційних або ПР-агентств, які поширюють прес-релізи у численні засоби масової інформації.

Прес-релізи, пов’язані з візитами делегацій, у країні перебування розповсюджують закордонні дипломатичні установи.

Правила підготовки прес-релізу

1. Фахівці рекомендують починати підготовку прес-релізу з формування його мети та основної ідеї.

2. Прес-реліз повинен бути зорієнтований на конкретну аудиторію, тому варто її встановити ще до початку складання тексту прес-релізу.

3. Необхідно визначити вид прес-релізу та канал поширення, оскільки від цього буде залежати і форма документа, і його мова, структура.

Прес-релізи значно відрізняються від інших видів інформаційних текстів. У чому особливості структури цього документа?

Схема прес-релізу

Частина	Запитання	Відповідь
Лід	Хто?	Повна назва підприємства чи організації, її адреса (поштова та електронна), номери телефонів, факсу
	Що?	Опис події, що стала основою новин
	Де? Коли?	Місце та час здійснення події
Текст	Як?	Яке значення вона має, кому може бути корисною, кому адресована
	Чому?	Чому поширюється ця інформація

Структура прес-релізу

Існують два основні варіанти розміщення інформації у прес-релізі:

А)“Пірамідальна” подача інформації: заголовок формулює головну ідею повідомлення, після нього розміщується інформація від менш значущої до більш важливої. Лід у такого роду прес-релізах називається відкладеним у часі, непрямим. Такий варіант подачі інформації частіше використовується при сполученні інформаційного повідомлення та художнього оповідання, має образний характер і здійснює певний емоційний вплив на читача.

Б) Подача інформації у вигляді “перевернутої піраміди”: у заголовку стисло, економно формулюється сутність події, далі новина конкретизується в короткому вступі до прес-релізу – першому абзаці чи реченні. Цей абзац чи речення прийнято називати лідом. Саме в ліді повинні бути розміщені відповіді на ті запитання, про які йшлося раніше. Такий варіант ліду вважається “класичним, узагальнюючим”.

Від цієї “верхівки” донизу розходяться додаткові відомості в послідовності їх значущості: більш важлива інформація – вище, менш значуща – нижче, але кожен абзац повинен містити закінчену думку.

Другий варіант подачі інформації дозволяє редакторам ЗМІ легко відкинути зайве, починаючи з останніх абзаців. Перший варіант найімовірніше буде використаний повністю.

4. Рекомендується використовувати яскраві заголовки, які допомогли б привернути увагу громадськості. Заголовок повинен коротко і зрозуміло викладати основну ідею повідомлення, щоб, дивлячись на нього, редактор виявив бажання розмістити інформацію у відповідному ЗМІ.

5. Короткий вступ часто виділяється жирним шрифтом, у ньому повинна бути розміщена тільки найважливіша інформація.

6. Текст прес-релізу повинен доповнювати вступ і додатково відповідати на запитання: як? і чому? Вважають, що у класичному прес-релізі кожен наступний абзац слід робити менш важливим.

Найкраще прес-релізи друкувати на фірмовому бланку організації – з назвою, адресою, вказаною точною датою його випуску і вказівкою – “До негайного розповсюдження або “Ембарго до… години”. Рекомендується також указувати повне прізвище людини, з якою можна встановити контакт, та номер телефону, за яким можна одержати довідку. Вважають, що використання офіційного бланка надає професійності матеріалу, поданому в прес-релізі.

7. Щоб текст прес-релізу сприймався як ціле, доречно друкувати його на одній сторінці через два інтервали, з великими полями. Але це не завжди можливо, тому рекомендується внизу сторінки писати “див. далі” і продовжувати текст на наступній сторінці.

Готуючи систематично великі прес-релізи, як це робиться в прес-службі МЗС України, їх, по-перше, нумерують, а, по-друге, на першій сторінці розміщують заголовки всіх частин прес-релізу (своєрідний зміст) так, щоб відразу можна було побачити, який матеріал міститься в даному номері.

8. Після закінчення тексту іноді вказують на кінець матеріалу, використовуючи знак # # #, який друкують посередині рядка.

9. Прес-релізи підписують представники організації, що розповсюджує прес-реліз – керівник установи або керівник прес-служби. Можна вказати, хто підготував прес-реліз – наприклад, прес-служба. У такому випадку прес-реліз не підписується відповідальними особами.

10. Друкувати текст прес-релізу треба без переносів.

11. Цитати та коментарі повинні належати офіційним особам, перші слід ретельно звірити. Рекомендується вказувати повні імена та прізвища учасників події (якщо іноземних, то в дужках подати іноземне написання) та їх посади.

12. Прес-релізи можуть доповнюватися фотографіями (про їх наявність частіше повідомляють наприкінці прес-релізу) або іншими матеріалами. Спеціально підготовлена папка з ви- черпною інформацією на певну тему називається прес-кітом.

13. При підготовці прес-релізу рекомендують уникати спеці-альних термінів (за винятком тих випадків, коли прес-реліз призначений для професійних видань). Варто вживати просту і зрозумілу мову. Фахівці зазначають, що у прес-релізі небажане вживання простого найвищого ступеня прикметників та методів відвертої самопромоції (наприклад, “компанія – гігант індустрії”). Недоцільно також використовувати зображальні засоби, які потребують додаткового пояснення і в яких нечітко простежується зв’язок між образом, порівнянням та ідеєю підприємства. Т.Лебедєва ілюструє це положення таким прикладом.

Статті для преси про виставку в Манежі фірми “Вілеруа і Бош” були представлені під тією ж назвою, що й сама виставка – “250 миль”, і малася на увазі паралель між 250-річним ювілеєм фірми та відстанню у 250 миль від Землі до Місяця. Цьому поясненню з уточненням того, що знак Місяця і Сонця використовувалися у спеціальних дизайнерських рішеннях для виробів марки “Вілеруа”, і присвячений весь абзац – лід. Незважаючи на гарний літературний прийом, він не є класичним для матеріалів, призначених для преси, оскільки потребує додаткового “обігрівання” [64, 109].