Підготовка прес-конференції

1. Організатори прес-конференції повинні завчасно розіслати запрошення (фахівці радять робити це не пізніше, як за три тижні, зрозуміло, це стосується тих прес-конференцій, які плануються заздалегідь). У ньому слід вказати, де і коли проводиться захід, яку він має тематику. Якщо після прес-конференції передбачається обід, кава тощо, слід про це вказати в запрошенні.

У запрошенні також зазначають, які матеріали (фотографії, документи) будуть роздаватися журналістам. Якщо планується деякі документи розсилати поштою, про це також бажано згадати.

Оскільки, як правило, журналістів просять підтвердити свою участь (особливо коли потрібна перепустка або картка акредитації), слід указати останній термін підтвердження участі.

2. До початку прес-конференції рекомендується підготувати так звану інформацію. Це може бути прес-реліз, у якому дається інформація про доповідача, предмет обговорення та організацію.

3. Під час підготовки прес-конференції друкуються тексти всіх доповідей у необхідній кількості, щоб вони були доступні всім присутнім на конференції. Можливе розсилання цих текстів у газети та журнали, чиїх представників не було на прес -конференції.

4. Плануючи проведення прес-конференції, необхідно з’ясувати, чи будуть передаватися учасникам цього заходу сувеніри, подарунки. Якщо так, то їх треба підготувати в достатній кількості (на 15-20% більше, ніж запрошених).

Хід прес-конференції

1. Перед початком прес-конференції можлива реєстрація журналістів. Під час реєстрації вони отримують роздавальні матеріали: фотографії, документи, прес-релізи у спеціальних папках або пакетах.

2. Організатори прес-конференції (у тому числі й доповідачі), як правило, розміщуються вище журналістів. Перед ними ставлять таблички з іменами, посадами, назвами організацій. Написи на них повинні бути великими і читабельними. Не-рідко всі учасники прес-конференції (працівники ПР і журналісти) мають нагрудні таблички.

3. Проведення прес-конференції доручається керівникові прес-служби (або її працівникові, прес-секретареві установи). Він надає слово доповідачам, регулює потік запитань преси. Незадовго до закінчення він попереджує журналістів, що на- ступне запитання буде останнім.

4. На завершення обговорення проблеми головуючий дякує учасникам прес-конференції за співробітництво та запрошує на неформальну зустріч (каву тощо).

5. Як оцінюється результативність прес-конференції?

Вважають, що головним критерієм оцінки ефективності прес-конференції є поява відгуків на неї в найбільш важливих і потрібних з точки зору впливу на громадськість ЗМІ.

Підстава для участі журналістів у прес-конференціях

1. Цікава, актуальна, зрозуміла, нова тема зустрічі.

2. Цікава, відома, значуща особистість.

3. “Похід на актора”, добре знайомого, який особисто запросив на “прем’єру”, де він виконує головну роль.

4. Завдання редакції (шеф розпорядився) або бажання потрапити на фуршет.

5. Підтримка добрих стосунків з дружньою фірмою.

6. Привід поспілкуватися з колегами та/або себе показати.

7. Прагнення вирішити свої проблеми, досягти своїх цілей (наприклад, зробити власну рекламу) [24, 2].