Тема № 7 Цель и основные методы классификации документов.

Необходимость классификации документов. Документная систематика (система, подсистема, тип, класс, группа, вид, разновидность, форма документа). Иерархический и фасетный методы классификации. Семантические и функциональные классификации. Классификация документов по документообразующим признакам.

7. Цель и основные методы классификации документов.

Классификация изучаемых и используемых объектов (документов) позволяет понять место каждого объекта среди их общей совокупностииих взаимосвязи между собой.Классификация является одним из самых действенныхметодов познания разнообразияокружающего мира.

Документная систематика– деление документов на категории, создание их полной номенклатуры, т.е. описание, наименование, классификация и построение системы документации.

Документная систематика применяется для унификации систем документации, т.е создание систем «сверху», построение их по определенной модели, отражающей наше познание объективной системы и всех её связей и зависимостей.

Классификация позволяет разделить документы на определённые категории или ступени в соответствии с принятым методом классификации. Деление осуществляется от высшей ступени к низшей, число ступеней классификации зависит от её целей, задач, от сложности и количества классифицируемых объектов.

Высшими ступенями классификации являются раздел и класс.

Средними – группа и вид.

Низшие ступени – разновидность.

Вспомогательные категории – подраздел, подкласс, подгруппа.

Например: класс – система организационно-распорядительной документации

Группа – распорядительная документация

Разновидность – приказ, распоряжение.

Подкласс – о приеме на работу (т.е. направление использования).

Пример в практике ОКУД.

Деление на системы и подсистемы: Документ представляет собой систему - множество закономерно связанных друг с другом элементов и частей как определенное целостное образование, единство.Элемент - предельная единица деления документа. Совокупность однородных элементов, выполняющих необходимую для существования системы функцию, называетсяподсистемой (реквизиты юридической силы документов).

Методом классификацииназывают совокупность приемов (способов) разделения множества объектов на подмножества.

В настоящее время применяют 2 основных метода классификации: иерархический и фасетный.

Иерархический метод построения –метод построения системы с подчинением одного элемента другому, одной группы – другой.Иерархический методпозволяет последовательно делить определенное количество объектов (документов) на подмножества например/документ —> издание —> непериодическое издание —> книга.

фасетный метод– метод разделения на отдельные не зависимые друг от друга группы – фасеты, но они относятся к одному и тому же множеству – характеризуют его стороны (создание классификаторов, кодирование информации). Данный метод связан с разработкой так называемых фасет, т.е. системы таблиц (списков) признаков объектов классификации. В процессе создания какой-либо классификационной группировки производится выборка необходимых признаков фасет и их объединение в определенной последовательности.

Семантические классификации - классификации,построенныена информационной составляющей документа, называются семантическими классификациями. При её использовании документы делятся на классы и подклассы в зависимости от отраслей знаний, рассматриваемых тем, изучаемых предметов, исследуемых проблем.Практическая реализациятакой классификации осуществляется с помощьюрубрикаторов, классификаторов, классификационных таблиц. Воснове разбиения лежат основные смысловые аспекты, которые обычно описаны при помощи лексических единиц (ключевых слов, дескрипторов).

Функциональные классификации - широко используются в управленческой сфере. Функции документа обусловлены его общественно-практическими целями и задачами, для которых он создан. При этом в качестве основания для подобных классификаций используются главным образом специальные (прикладные) функции документа. Например: политические документы (предназначены для информационного обслуживания органов государственной власти, политических партий); управленческие документы (обеспечивающие функционирование управленческих систем) и др.

Функциональные классификации строятся преимущественно на основе иерархического метода.Все документы можно разделить на группы, которые выступают в качестве отдельных систем документа, например:

Управленческая документация - организационно-правовая система - распорядительная система - плановая - справочно-информационная и т.д.

Классификация документов по различным признакам:

1. по происхождению: служебные (официальные); личные;

2. по месту возникновения: внутренние; внешние;

3. по содержанию: простые (один вопрос); сложные (два и более вопроса: протокол);

4. по срочности: весьма срочные; срочные; несрочные;

5. по способу документирования: рукописные; графические; созданные с помощью компьютерной техники и др.;

6. в зависимости от отношения к аппарату управления организации: входящие; исходящие; внутренние. Совокупность этих документов образуют документооборот организации;

7. по ограничению доступа к информации: ограниченного доступа, открытого.

8. по срокам хранения: документы постоянного; долговременного (свыше 10 лет); временного (до 10 лет);

9. По способу изложения текста: индивидуальные - заявление; трафаретные - в них есть постоянная и переменная информация: анкета; типовые: используются для документирования однотипных.

10. По степени подлинности: подлинник – первый или единственный экземпляр документа, который обладает юридической силой. Копии – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий; дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу (свидетельство о рождении, свидетельство о браке);

11. В зависимости от сферы деятельности: управленческие; научные; производственные; конструкторские;

12. По способу передачи информации: письма; телеграммы; телефаксограммы; телетайпы;

13. По степени обязательности: директивные; информационные (служебная записка).