Тема № 5 Структура документированной информации.

Понятие “реквизит документа”. Реквизиты-основания, реквизиты-признаки. Авторство. Датирование. Унификация текста. Методы, виды унификации. Типы унифицированных текстов (трафарет, таблица, анкета, график, диаграмма, типовой текст, гипертекст).

Документ представляет собой систему, состоящую из некоторого количества элементов. Элементы документа называются реквизитами.

Реквизитдокумента– обязательный элемент оформления официального документа (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Количество реквизитов, так же как и их состав, зависит, прежде всего, от вида документа и системы документации.

В настоящее время официально закреплен только набор реквизитов для организационно-распорядительных документов. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» - 30 реквизитов.

Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти, состав реквизитов закреплен нормативными правовыми актами (трудовая книжка, паспорт, диплом об образовании…).

Реквизиты могут состоять из постоянной и переменной части.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает следующие понятия:

• постоянная часть реквизита документа - неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении;

• переменная часть реквизита документа - изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении;

Все реквизиты делятся на 2 вида:

1. реквизиты-основания – они содержат числовые и количественные выражения;

2. реквизиты-признаки, которые содержат качественную информацию.

Реквизиты классифицируютсяв зависимости от выполняемой ими функции на следующие группы:

1. Коммуникационные реквизиты, обеспечивающие включение документа в систему (наименование автора, его адрес и другие, определяющие его финансовые, налоговые и социальные координаты).

2. Реквизиты, защищающие документ от искажения (подпись, печать, отметка о заверении копии, заверительная надпись).

3. Реквизиты, повышающие информативность сообщения (текста) - заголовок к тексту, отметка о наличии приложения.

4. Реквизиты, фиксирующие движение документа в информационной системе, как правило, в виде отметок.

5. Реквизиты, необходимые для машинной обработки информации в виде различных кодов

Важнейшими документообразующими признаками являются: авторство, вид документа и его датирование.

Автор документа- физическое или юридическое лицо, сделавшее документ (ГОСТ Р 51141-98).

Авторы могут быть индивидуальными и коллективными. Кроме того, авторство может соответствовать подписи, быть анонимным или псевдонимным. Авторами также считаются учреждения, предприятия, организации, поскольку должностные лица, подписывающие документы, являются лишь их представителями. Для идентификации авторства используются бланки официальных документов.

Вид документа– принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения. По данному признаку можно получить обще представление о документе и его правовой значимости.

Датирование.

Дата – это время создания документа и обязательный реквизит любого документа. Датой официального документа считается «реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования». Однако даты могут быть зафиксированы по-разному, поэтому различают точные даты, приближенные и вероятные. Кроме того, они могут быть оформлены различным способом: арабскими цифрами или словесно-цифровым способом (число, месяц, год).

УНИФИКАЦИЯ – приведение чего-либо к единой системе, форме, т. е. к единообразию. Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, привидение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Текст официального документа– это «информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа» (ГОСТ Р 51141-98).

При составлении текстов официальных (служебных) документов используют официально-деловой стиль языка, которому присущи формализованность, нейтральный тон изложения, точность и ясность, лаконичность и аргументированность изложения.

Требования, предъявляемые к составлению текста документа:

- определенная цель;

- объективность и достоверность, полнота и точность,

Текст состоит из нескольких частей:

1. введение (излагаются цель, задачи, причины составления документа, может быть дана ссылка на руководящий документ) – может отсутствовать;

2. изложение (приводятся факты и доводы) – также может отсутствовать;

3. заключение (содержит суть вопроса, которая выражается в распоряжении, просьбе, предложении и др.) – обязательная часть любого официального документа.

4) Заголовок и приложения.

Официальные документы в зависимости от количества затронутых вопросов делятся на простые и сложные.

Под унификацией текстов документовследует понимать «целенаправленную, упорядоченную работу по оптимизации структуры, содержания и стиля изложения служебных документов и созданию на этой основе типовых (универсальных) вариантов их текстов».

В результате унификацииобеспечивается:

- сокращение временных и материальных затрат;

- наиболее целесообразное и оправданное применение в текстах устоявшихся семантических конструкций и терминологии;

- максимальная универсализация представления документированной информации;

- совершенство структуры служебных документов;

- создание и применение универсальных текстовых шаблонов.

При унификации текстов применяются методы содержательной иформальной уни­фикации.К методам содержательной унификации относятся следующие методы:

- установление состава форм документа;

- создание типовых форм;

- построение единой модели документов для групп однородных задач (формуляра-образца),

- унификация и стандартизация информационных элементов и используемых показателей.

Методы формальной унификации:

- унификация структуры документа;

- создание общих синтаксических правил построения документа;

- унификация методов контроля информации.

В основе унификации текстов лежит метод выделения постоянной и переменной ин­формации. Постоянная информация составляет существо управленческой ситуации и дейст­вия, является общей темой документа, известной его автору и адресату. Переменная инфор­мация конкретизирует тему, обозначенную в постоянной части текста.

ВИДЫ унификации текста:

1. Стандартизация языковых единиц и их закрепление в гос. стандартах (отраслевые термины).

2. Разработка унифицированных текстов в виде связного текста, трафарета, анкеты, таблицы.

3. Унификация структуры текстов, рубрикация - выбор последовательности расположения смысловых компонентов текста, наиболее отвечающих назначению документа, деление текста на составные части.

4. Формализация языковых средств, т.е. ограничение использования элементов естественного языка за счет употребления искусственных языков (кодов, условных обозначений, графических изображений)

Существует 3 типа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица.

Трафарет- форма представления текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для внесения переменной информации, характеризующей конкретную управленческую функцию. В форме трафарета создаются ряд приказов, заявлений.

Анкета – форма представления текста, в котором даётся характеристика одного объекта по определённым признакам (автобиография). Достоинства анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для копирования информации.

Таблица– форма представления текста, содержащего описание нескольких или множества объектов по определённому набору признаков. В табличной форме в УСД по ОРД представлены: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы.

Диаграмма(от греч. diagramma - изображение, рисунок, чертеж) — графическое изображение, наглядно показывающее соотношение каких-либо величин. Распространенным вариантом диаграммы является гистограмма (от греч. histos — столб и ...грамма) — столбиковая диаграмма, один из видов графического изображения статистических распределений какой-либо величины по количественному признаку.

График(от греч. graphikos - начертанный) - геометрическое представление фактических данных исследования, графическое отображение данных.

Типовой текст- текст стереотип, используемый в качестве примера или основы для создания нового документа (т.е. типовой текст- образец). Способ создания документов по образцу стереотипу называется типизацией документов.

Гипертекст- это расширение традиционного понятия текста, путем введения нелинейного текста, в котором между выделенными фрагментами текста устанавливаются перекрестные ссылки и правила перехода от одного фрагмента к другому.Гипертекстом называют Интернет, мультимедиа-энциклопедию,справочник, книгу с содержанием и предметным указателем, а такжелюбой текст, в котором обнаруживаютсякакие-либо ссылки (указания) на другие фрагменты. Гипертекст позволяет автору делать ссылки (устанавливать связи), а читателям гипертекста дает возможность выбирать, каким ссылочным связям следовать, и в каком порядке. Гипертекст позволяет хранить аннотации к тексту отдельно от этого текста (документа), однако в тесной привязке к адресатам. Значительный вклад в преимущества гипертекста вносит его насыщенность связями, движение по которым поддерживается компьютером, благодаря чему текст на практике становится нелинейным.