Тема № 12 Нормативные документы по делопроизводству в организации.

Инструкция по делопроизводству. График документооборота. Назначение, требования к разработке, составу информации.

Вопросы документационного обеспечения деятельности организации отражаются в различных локальных актах - уставе, регламенте (в коллегиальных органах), положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и др. Однако основным нормативным актом, который регламентирует технологию работы с документами и закрепляет единый порядок документирования и работы с документами в организациях, является инструкция по делопроизводству.

Инструкцияпо делопроизводству – основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации.

Инструкция по делопроизводству -устанавливает технологию создания, обработки, хранения и ис­пользования документов в текущей деятельности организации.

Установленные данной инструкцией правила являются обязательными не только для работников службы документационного обеспечения управления, но и для всех специалистов, работающих с документацией.

Разработка инструкции– это задача отдела делопроизводства (сотрудника, отвечающего за работу с документами). Цель разработки инструкции – установить технологию работы с документами в организации.

ТРЕБОВАНИЯ К ИНСТРУКЦИИ:

ОБЩИЕ: должна регламентировать все действия с документами на протяжении их жизненного цикла; должна быть нормативной и технологичной; положения должны быть спроектированы с учетом стратегии, политики, реальных условий и направлений деятельности конкретной организации…

СТРУКТУРА: не регламентирована нормативно-методическими документами; количество, последовательность, наименование разделов, приложения определяется её разработчиками; материалы иллюстративного характера, оформляются в виде приложений, с оформление соответствующих ссылок на эти приложения в тексте; должна включать 3 основные части: 1) документирование; 2) организацию документооборота; 3) организация оперативного хранения документов, законченных делопроизводством.

Первая часть– это документирование управленческой деятельности организации. В нее включаются: вопросы, связанные с составом управленческой документации; общие правила подготовки и оформления документов…

Вторую частьтекста инструкции составляют разделы, посвященные организации документооборота. В это понятие входит следующее: вопросы, касающиеся приема, обработки и распределения поступившей документации, а также отправки исходящих документов…

Важнейшим направлением деятельности по документационному обслуживанию является организация оперативного хранения документов, законченных делопроизводством, и их подготовка к передаче на дальнейшее архивное хранение. Порядок проведения такой работы закрепляется в третьей части инструкциипо делопроизводству.

ТЕКСТ: подразделяется на разделы и подразделы, носит императивный (указывающий) характер, излагается от 3-его лица или в безличной форме, состоит из четких формулировок и распорядительных слов.

РЕКВИЗИТЫ: обязательные – наименование организации, вид документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, визы согласования документа, подпись, гриф утверждения.

Инструкция оформляется на общем бланке организации, на стандартных листах бумаги формата А4 и утверждается руководителем организации (при необходимости проходит процедуру согласования с вышестоящей организацией и архивный учреждением). При утверждении Инструкции распорядительным документом (приказом) в него включаются пункты об утверждении инструкции, дате введения Инструкции в действие, об организационных мероприятиях, связанных с внедрением Инструкции и ответственных исполнителях, об отмене ранее действовавшей Инструкции, о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением распорядительного документа.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной властиот 23 декабря 2009 г. № 76 содержат прообраз или план для разработки Инструкции, закрепляют состав ее разделов, логику изложения текста и состав необходимых приложений. Предлагаемые рекомендации позволяют разрабатывать Инструкцию, соответствующую ее статусу основного нормативного документа организации по вопросам документационного обеспечения.

Алгоритм разработки Инструкции обычно подразумевает выделение в нем четырех этапов:

• изучение внешней нормативной среды;

• изучение внутренней нормативной, организационной и технологической среды организации;

• разработка текста Инструкции по делопроизводству;

• оформление проекта нормативного документа, его согласование и утверждение.

После данных этапов следует процесс внедрения Инструкции.

График документооборота— это схема взаимодействия всех его подразделений от момента создания (получения) документа до момента его передачи в архив (в места хранения).

График документооборота организации- это сводный график, составными частями которого являются графики документооборота структурных подразделений (прил.).

График должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функцииучета и обеспечивают своевременность составления отчетности.

В графике должны быть показаны все действия, осуществляемые в процессе работы с документом, указаны их исполнители и приведены необходимые характеристики выполняемых процедур.

Представляется вполне оправданным составление графиков документооборота структурных подразделений с учетом особенностей состава документации и технологии ее обработки в конкретном подразделении. Поэтому наименование граф и их количество в графиках документооборота подразделений будут различными.

График разрабатывается структурными подразделениями под методическим руководством канцелярии и утверждается приказом руководителя организации.

Ответственность за соблюдение графика, то есть за своевременную разработку и передачу документов несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Целесообразно каждому работнику под роспись вручить выписку из графика документооборота,в которой перечислить документы, относящиеся к сфере его деятельности, и указать сроки осуществления операций с ними.

В графике отражаются работы по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых структурными подразделениями, с указанием сроков и ответственных исполнителей, а также закрепляется порядок оборота каждого вида документа, начиная от его получения или создания, регистрации, утверждения, передачи, текущего хранения, постоянного хранения и заканчивая его уничтожением или сдачей в архив.

В графике документооборота можно выделить следующие этапы обращения каждого документа:

1) составление документа согласно требованиям, предъявляемым к его оформлению;

2) проверка документов по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов) и содержанию;

3) утверждение документа уполномоченными лицами;

4) ознакомление с документом ответственных исполнителей;

5) передача документа (его копий) в соответствующий отдел для своевременного исполнения (или отправки адресату);

6) выполнение исполнителями требований, содержащихся в документе;

7) контроль за исполнением документа;

8) подведение итогов исполнения документа и привлечение ответственных за исполнение лиц к ответственности за допущенные нарушения;

9) сдача и оформление документов в архив на хранение.

График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым под­ведением предприятия, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.