Тема № 13. Основные требования к организации документооборота.

Понятие “документооборот” и его нормативно-методическое регулирование. Характеристики документооборота. Правила учёта документооборота. Основные этапы прохождения и исполнения входящих, исходящих и внутренних документов.

Документооборот- движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОС 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:

• прохождение документов должно быть оперативным и целенаправленно регулироваться;

• каждое перемещение документа должно быть оправданным;

• следует исключать или ограничивать возвратные перемещения документов, инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью;

• соблюдение единого порядка прохождения и обработки основных категорий документов.

Основными нормативно-методическими документами, регулирующими документооборот в организации, являются: Инструкция по делопроизводству, график документооборота (может быт приложением к инструкции по делопроизводству).

Объем документооборота – это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию организации делопроизводства, при решении вопроса о внедрении средств механизации и автоматизации для обработки документов.

Входящие, исходящие, внутренние документы, предложения и заявления граждан подлежат раздельному учету. Копии документов, изготовленные средством оперативного размножения, учитываются отдельно. Общее количество определяется дробью, где числитель обозначает количество основных документов, а знаменатель – количество экземпляров копий документов.

Входящие и исходящие учитываются на участке приема и отправки. Внутренние - по месту их регистрации или подготовки. Каждый документ учитывается только один раз.

Документооборот организации включает движение поступающих, отправляемых и внутренних документопотоков организации.

Документооборот поступающих документовпроходят:

• прием входящей корреспонденции (экспедиция или секретарь);

• первичную обработку (правильность доставки, вложений, целостность);

• регистрацию (в соответствии с перечнем нерегистрируемых документов);

• предварительное рассмотрение и распределение (распределение документации для руководителя, заместителя, специалистом в соответствии с принципом делегации полномочий);

• постановка на контроль (при необходимости);

• рассмотрение руководством (резолюция);

• внесение резолюции в учетные формы (корректировка контроля при необходимости);

• передача на исполнение;

• исполнение.

Порядок прохождения исходящихдокументоввключает в себя:

- подготовку и оформление проекта документа;

- согласование или визирование;

- подписание (утверждение);

- регистрацию и отправление документа.

Порядок прохождения внутренних документоввключает в себя:

- составление и изготовление проекта документа;

- согласование или визирование (в необходимых случаях);

- подписание или утверждение;

- регистрацию;

- тиражирование;

- рассылку по структурным подразделениям,

- исполнение и направление в дело.

Составление и изготовление проекта документа, передача его на согласование или визирование, подписание (утверждение) осуществляются лицом, подготавливающим проект документа.