Тема № 45 Документирование организации работы с обращениями граждан.
Нормативно-правовое регулирование. Этапы организации работы с обращениями граждан: получение, регистрация, передача на исполнение, подготовка ответа, передача в архив. Аналитическая работа. Регистрационно-учётные формы. Организация личного приёма граждан.
1993г.декабрь- ст.33 Конституция РФзакрепила права граждан на индивидуальные и коллективные обращения в органы государственной власти и в органы местного самоуправления.
2 Мая 2006 года вступил в действие фз «о порядке рассмотрения обращений граждан в рф» № 59-фз.
Ответы на обращения граждан, направляемые в государственные органы РФ, даются на языке обращения и только в случае невозможности дать ответ на языке обращения – на русском языке
Вопросы использования государственного языка РФ и государственных языков субъектов РФ в делопроизводстве определяет законРФ от 25 октября 1991 г. № 1807-1«О языках народов РФ».
Делопроизводство по обращению граждан имеет свои особенности и поэтому ведется отдельно от общего делопроизводства.
За организацию делопроизводство по обращению граждан лично отвечает руководитель организации.
В зависимости от поступающих обращений в организации может быть создано спец. подразделение по работе с обращениями граждан.
Все обращения делятся на 3 вида:
- предложения- это одна их форм обращения в виде рекомендации гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономических и иных сфер деятельности государства и общества,
- заявления - это одна их форм обращения в виде просьбы гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц,
- жалобы – это одна их форм обращения в виде просьбы гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов, либо прав, свобод или законных интересов других лиц.
Технология работы с обращением граждан вкл. в себя: 1) прием и первичную обработку письменных обращений граждан; 2) регистрацию обращений; 3) рассмотрение обращений руководителя; 4) передача обращений на исполнение; 5) подготовка проекта ответа на обращения; 6) контроль за исполнением; 8) оперативная работа по обращению; 9) анализ обращения граждан; 10) подготовка обращений к передаче в архив.
Прием и обработка ведется также как в делопроизводстве, но регистрация имеет много особенностей: регистрируют все без исключения обращения граждан.
К
узьмина
обратилась повторно
Вх. № К/25-2
«__» ____ 200 _ г.
Регистрационные индекс вкл. начальную букву фамилии автора и порядковый номер поступившего обращения. В случае направления гражданином повторного обращения, номеру присваивается очередной индекс, добавляется соответствующие цифры. Для повторных обращений в правом верхнем углу первого листа текста обращений и в регистрационной форме ставится отметка повторно, и подбирается вся предшествующая переписка.
Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица, по одному и тому же вопросу, если со времени 1 обращения истек установленный срок рассмотрения или гражданин не удовлетворен данным ему ответом.
Для регистрации обращения желательно использовать регистрационно-контрольные карточки (РКК).
Рассмотрение обращений руководством. Особенность заключается в том, что в резолюции может содержаться решение о пересылке полученного обращения в др. организацию или возврате заявителю. Заявителю обращение возвращается не позднее чем за 5-дневный срок, с разъяснением, куда он должен обратиться.
Обращение может содержать ряд вопросов, которые находятся в компетенции нескольких органов. Тогда руководитель дает в резолюции указание рассмотреть вопрос, относящийся к компетенции его организации, а копию обращения переадресует соответствующим органам. Если требуется мнение специалистов, а также запросы в др. организации, то руководитель в своей резолюции может отразить и эту работу.
Подготовка проекта ответа на обращение.
Принимаемое решение опирается на законодательстве РФ, при всестороннем изучении всех обстоятельств и причин, побудивших гражданина послать обращение, при необходимости нужно послать письменные запросы в др. организации, которые составляют в 3 экз. (по назначению, автору обращения, в дело).
Контроль за исполнением.
Сроки исполнения полученных обращений типовые (нормативные, установленные законодательными актами): * 15 дней, если обращение не требует проверки и запросов; * 30 дней, если обращение сложное, требует проверки на ведение справок, запросов; * 60 дней, если есть уважительная причина, может продлить только руководитель организации.
Для военнослужащих и членов их семей сроки исполнения сокращены в 2 раза: 7 дней, 15 дней, 30 дней.
Обращение, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.
Текущее (оперативное) хранение документов заключается в том, что все документы, созданные в процессе подготовки документа и само обращение хранится централизовано.
Сотрудник формирует все документы, созданные в результате подготовки ответа гражданину, в дела отдельно от общей переписки.
Дела хранятся только у сотрудника по обращению граждан.
В деле сначала подшивается оригинал обращения, затем копия ответа и все документы, отражающие процесс рассмотрения письма гражданина в хронологической последовательности.
В дело, как правило, подшивается несколько таких групп документов.
Внутри дела их располагают по фамилиям заявителей в алфавитном порядке.
В зависимости от количества поступающих обращений дела заводятся по одной или нескольким буквам заявителей.
Коллективные обращения граждан группируются в отдельные дела.
Повторное обращение и все материалы к нему подшиваются в дело, где хранятся документы по первому обращению.
В дело подшиваются только исполненные документы, на них ставится «отметка о направлении в дело».
Анализ обращения граждан, ведется систематически в виде обзоров, справок, сводов.
Составляются периодически (по решению руководства). К 15 января текущего года документац. служба должна предоставить анализированный и обобщенный материал за предыдущий год.
Состав реквизитов для сводки о нарушении сроков исполнения и неисполнения обращений граждан: ФИО гражданина, его адрес, дата и рег. №, содержание обращения, резолюция, должность, имя, отчество исполнителя, причина задержки исполнения.
Аналитическая справка оформляется в форме докладной записки.
Подготовка и передача обращений граждан в архив организации, осуществляется также как и в общем делопроизводстве: дела в зависимости от сроков хранения подлежат полному или частичному оформлению, проходят экспертизу научной и практической ценности, на них составляют опись и передают на хранение в архив.
В перечне типовых управленческих документов … установлены следующие сроки хранения обращений граждан в зависимости от их значимости: 1) предложения, жалобы, письма творческого характера, заявления, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях - постоянно; 2) предложения, заявления, жалобы личного характера – 5 лет; 3) второстепенного характера – 5 лет.
Личный прием граждан
1. Личный прием граждан в государственных органах, органах местного самоуправления проводится их руководителями и уполномоченными на то лицами. Информация о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан.
2. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
3. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
4. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим Федеральным законом.
5. В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию данных государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
6. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.