Тема № 30 Организация документов Архивного фонда Российской Федерации.

Комплектование Архивного фонда Российской Федерации и экспертиза ценности документов. Учёт и обеспечение сохранности документов. Система научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации. Использование архивных документов. Организация руководства и контроля за архивами ведомств.

Архивное дело– это отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.

Архивный документ -документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника.

Архив- организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

Архивный фонд Российской Федерации – совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.

В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на ее территории архивные фонды и архивные документы независимо от источника их образования, времени создания, вида носителя, места хранения и формы собственности, в том числе поступившие на законном основании из-за рубежа, а также архивные фонды и архивные документы государственных организаций Российской Федерации, находящихся за границей. Они подлежат постоянному (вечному) хранению на территории Российской Федерации.

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации производится на основании экспертизы их ценности в установленном порядке.

В составе Архивного фонда Российской Федерации выделяются документы, находящиеся в федеральном ведении, и Архивные фонды субъектов Российской Федерации.

Работа по распределению документов между архивами и упорядочению документальных комплексов внутри каждого архива называется организацией документов Архивного фонда РФ.

Существует 3 уровня Архивного фонда РФ:

1. В целом архивный фонд РФ.

2. Уровень архива (государственный, ведомственный, муниципальный).

3. Уровень архивного фонда.

Организация документови делАрхивного фонда РФосуществляетсяпоследующимпризнакам:

1) по формам собственности (государственные, муниципальные и частные).

2) по видам носителей, способам и технике закрепления информации (на бумажном носителе, аудио и визуальные, машинно-читальные документы);

3) по степени их ценности.

Все документы, входящие в состав архивного фонда РФ, являются ценными. В их составе выделяются особо-ценные документы, имеющие непроходящее значение для культуры страны. В составе особо ценных документов выделяют часть документов, имеющих общекультурную, общеисторическую ценность и отнесенные к уникальным;

4) по категории доступа к документам.

Архивыв зависимости от комплектования документов подразделяются наобщие и специализированные,комплектующиеся и не комплектующиеся. Организация документов в архивах происходит по архивным фондам и архивных коллекциям. Аудио и машинно-читальные документация систематизирована в соответствии нефондовой структуры. Все совокупности документов в деятельности юридического или физического лица - фондообразователя, составляет егодокументальный фонд.

Часть документального фонда, имеющая историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение и представляющая собой документы, подлежащие постоянному хранению, составляет архивный фонд.

Разновидностями архивного фонда являются:

архивный фонд организации, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного юридического лица;

архивный фонд личного происхождения, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода;

объединенный архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более юридических, физических лиц, имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи — однородность и преемственность деятельности, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, местонахождение и др., а для физических лиц — родственные, профессиональные, творческие, деловые связи.

Уровень фонда:

Фондирование – это определение или уточнениефондовой принадлежности документовихронологических границархивных фондов с целью формирования архивных фондов, архивных коллекций и объединенных архивных фондов.

ГОСТ Р 51141-98:

Архивныйфонд - совокупность архивных документов, исторических и/или логически связанных между собой.

Архивная коллекция - совокупность документов, образовавшаяся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам.

Объединенный архивный фонд- архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразователей, имеющих между собой исторически обусловленные связи.

Работа по фондированию документов начинается уже на стадии делопроизводства.

Определение фондовой принадлежностизаключается в отнесении документов к фондам соответствующих юридических и физических лиц, например:

- входящие документы относятся к фонду той организации, в которую они поступили;

- документы внутреннего обращения относятся к фонду той организации, в которой они были созданы;

- дела, которые последовательно велись в 2-х организациях относятся к фонду той организации, в которой они были закончены делопроизводством;

- документы общественных организаций (профсоюзы) присоединяются к основному фонду.

При выявлении документов, ошибочно включенных в данный фонд, т.е. относящихся к другому фондообразователю, должны быть выделены и присоединены к соответствующему фонду.

Хронологические границыархивного фонда могут не совпадать с крайними датами документов фонда в том случае если отсутствуют документы начального или конечного периода деятельности ли в состав фонда были включены документы (строящихся) первоначального этапа предприятия.

В современном делопроизводстве и архивной практике основными схемами систематизации документов в фонде являются: структурный и хронологический, которые практически применяются в виде структурно-хронологической схемы (отдел – годы, отдел - годы) и хронологическо-структурной схемы (год – отделы, год - отделы).

КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА.

Комплектование архива– это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда РФ, в соответствии с его профилем.

Комплектование архива включает в себя: определение источников комплектования; определение состава документов, подлежащих приему в архив; подготовки документов и передача их хранение в архив.

Источниками комплектования являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда РФ.

Государственные организации могут быть отнесены в число источников комплектования на основании следующих критерием:

- функционально-целевое назначение организации (Совет министров или пункт по приему стеклотары);

- полнота отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций (повторяемость, дублетность документации, например: Управление народным образованием).

Среди негосударственных организаций в качестве критерия может выступать масштаб деятельности организации и её роль среди других подобных организаций.

Комплектование архива осуществляется в соответствии со спискамиюридических и физических лиц, источников комплектования архива.

Списки составляются архивом с учетом вышеназванных критерием, а также отраслевых ведомственных списком организаций, утвержденных Федеральной архивной службой России.

Архив составляет и ведет список организаций, источников комплектования управленческой организации; затем список физических лиц, источников комплектования документами личного происхождения; список источников комплектования научно-технической документации; список источников комплектования аудио-визиальной документации.

В архиве может вестись также и список возможных источников комплектования.

Списки составляются на основе изучения уставных документов организации, штатного расписания, а также номенклатуры дел.

Законодательством закреплено: «утверждение списков источников комплектования возложить на органы управления архивным делом субъектом РФ».

Законодательством закреплено право депозитарного хранения документов в ряде организаций (ФСБ, МВД, Минобороны…). Депозитарное – это государственная собственность, но организации могут хранить документы у себя.

Существуют следующие виды приема документов:

1. прием в полном составе документов;

2. выборочный прием.

При полном приеме в архив поступают все ценные документы от каждой конкретной организации – источника комплектования.

При выборочном приеме в архив поступают:

- все ценные документы от отдельных организаций;

- определенного вида или группы источников комплектования группового выборочного приема;

- часть ценных архивных документов из числа неповторяющихся в фондах других организаций – источников комплектования повидового выборочного комплектования.

В современный период рассматриваются математические методы случайно-выборочного комплектования документов.

Прием документов Архивного фонда Российской Федерации от источников комплектования осуществляется в соответствии с планом-графиком, который утверждается руководством архива по согласованию с источниками комплектования. Внеплановый прием документов Архивного фонда Российской Федерации, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации источника комплектования или в случае угрозы сохранности архивных документов.

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ:

В состав Архивного фонда РФ документы включаются на основании их экспертизы ценности.

Экспертиза ценности документов– это изучение документов на основании критерием их ценности в целях определения сроков хранения данных документов и отбора их на постоянное хранение.

Существует следующие принципы экспертизыдокументов:принцип историзма, системности и целостности.

1. Принцип историзма требует рассматривать явления в их развитии, дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных явлений и отношений.

2. Принцип системности и целостности предполагают рассмотрение документов в их взаимосвязи друг с другом и с учетом полноты или целостности определенного комплекса документов.

Для правильной оценки документов ни один из них не может рассматриваться изолировано от других.

Основными факторами при экспертизеценности являются ихкритерии:

1. Критерии происхождения:

- функционально-целевое назначение учреждения или лица — автора документа в жизни общества;

- время и место образования документа.

2. Критерии содержания:

- значение имеющейся в документе информации;

- повторение информации документа в других документах;

- вид документа;

- подлинность документа.

3. Критерии внешних особенностей:

- форма передачи содержания, удостоверения, оформления документа;

- физическое состояние документа;

- степень полноты сохранности фонда.

Определенную роль в экспертизе выполняют и такие критерии ценности, как автографичность, юридическая сила документ; внешние особенности документов…

Экспертиза ценности документовпроводится втри этапа:

- в делопроизводстве;

- в архив (архивной службе) организации;

- в государственном архиве.

Всего экспертиза ценности документов может проводиться 4 раза (+ЭПК Росархива).

Экспертиза ценности документов начинается с изучения истории организации (биографии физического лица) и архивного фонда, состава и содержания его документов.

При проведении экспертизы, прежде всего, обращается внимание на выявление и отбор документации научного значения. Установить, какие документы несут ценную информацию, и отобрать их для передачи в государственные архивы –первая и основная задача экспертизы.

Вторая задача экспертизы–определение сроков хранения документов. Разрешается она изучением документов справочного значения и распределением их на группы долговременного, временного и кратковременного хранения. Конкретные сроки хранения для документов каждой группы устанавливаются с учетом интересов ведомств и на основеПеречня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Третья задача экспертизы—установление степени сохранности документови в случае частичной их утраты обеспечение полноты состава архивных фондов путемвосполнения недостающих материалов. Экспертиза позволяет определить, какие категории документов отсутствуют в составе архивного фонда и какими документами идентичного содержания в составе других фондов они могут быть восполнены.

Для проведения экспертизы ценностидел, отбору и подготовки дел к передаче на постоянное хранение в организацияхсоздаются экспертные комиссии(ЭК). ЭК создается приказом руководителя организации из наиболее квалифицированных работников в количествен не менее трех человек. В состав ЭК в обязательном порядке включается руководитель архива, представитель архивного учреждения. Председателем ЭК назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства.

При Федеральном архивном агентстве действует Центральная экспертно-проверочная комиссия (ЦЭПК), при органах управления архивным делом субъектов РФ действуют экспертно-проверочные комиссии.

Основными задачами ЭКявляются:

• организация и проведение экспертизы ценности дел на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

• организация и проведение экспертизы ценности дел при подготовки к сдаче их в архив организации;

• организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче их на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

ЭК проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости. Заседания протоколируются. Протокол подписывает председатель и секретарь. Решения ЭК вступают в силу после утверждения руководителем организации.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно. Отбор документов постоянного и временного хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор только на основании заголовков дел. Дела с отметкой «ЭПК» подлежат полистному просмотру с целью выявления документов постоянного срока хранения.

По результатам экспертизы ценности документовсоставляются:описи дел, документов постоянного хранения, описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи дел по личному составу иакт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Акт и описи согласовываются ЭК организации и представляются на утверждение ЭПК архивного учреждения.

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составленный при описании документов, переработке описей, вступает в силу после утверждения описей дел, документов постоянного хранения и описей дел по личному составу.

Документы, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию) и снимаются с учета в установленном порядке.

Уничтожение документов, отложившихся в период с 1922 по 1945 год включительно, осуществляется в установленном порядке только с разрешения Федеральной архивной службы России.

УЧЕТ И ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ:

Важнейшим средством и способом обеспечения сохранности документов в архиве является их учет.

Учет архивных документов– это установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах (ГОСТ Р 51141-98).

Учетный документ – это документ, установленного образца фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Учет осуществляется в соответствии с Регламентом государственного учета документов 1997 г.

Учет производится путем присоединения архивным документам (единицам хранения/единицам учета) учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров.

Архивный шифр состоит из: названия фонда (по необходимости), номера фонда, номера описи, номера единицы хранения.

Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются: архивный фонд (архивная коллекция), единица хранения (дело).

Единица хранения документов на бумажной основе – это совокупность документов или отдельный документ, заключенные в отдельную папку или обложку.

Учет документов строится на основе соблюдения следующих принципов:

1. Централизации (применяются единые единицы учеты).

2. Унификации (применяются единые требования при учете документов на всех стадиях работы с ними).

3. Динамичности (это оперативное, своевременное внесение изменений в учетные документы).

4. Полнота и достоверность учета.

Система учетных документов в архиве– это комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов организации, и их изменение.

В архиве имеются основные и вспомогательные учетные документы.

Основные учетные документы:

1. Книги учета поступления и выбытия документов.

2. Книги учета поступления и выбытия страхового фонда и фондопользования.

3. Список фондов- учетный документ, отражающий сведения о названии и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и описей на дела и документы фонда.

4. Лист фондов- учетный документ, отражающий сведения о названии и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и описей на дела и документы фонда.

5. Дело фонда- дело, заводимое в архиве для хранения документов по истории и состоянию архивного фонда.

6. Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел архивного фонда.

7. Внутренние описи в делах .

8. Реестр описей(служит для регистрации описей в архиве).

9. Паспорт архивохранилища- учетный документ периодической отчетности, содержащий сведения об условиях хранения, объеме хранящихся в архиве документов, составе научно-справочного аппарата к ним и кадрах архива. Паспорт архива составляется ежегодно на 1 января наступившего года в двух экземплярах, один из которых остается в архиве, а второй направляется в архивное управление.

10. Опись страхового фонда.

11. Лист заверитель дела

Вспомогательные учетные документы: реестры описей, книги учета фондов, передаваемых в другие архивы, книги учета изменений в составе и объеме фондов

Записи в учетные документы вносятся только работниками, ответственными за учет.

В архиве разрабатываются порядок и схема учета архивных документов.

Порядок учета архивных документов определяет состав учетных документов и учетных баз данных, ведущихся централизованно и в каждом архивохранилище, закрепляет последовательность выполнения работ по учету. Схема учета архивных документов в графической форме фиксирует порядок учета.

Порядок и схема учета архивных документов в архиве утверждаются приказом директора архива.

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ:

Немаловажным принципом организации хранение документов в архиве является обеспечение сохранности архивных документов.

Обеспечение сохранности документов – комплекс мероприятий по созданию оптимальных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих их утрату и обеспечивающих поддержание их в должном физическом состоянии.

В системной трактовке задач обеспечения сохранности документовученые-архивисты выделяют 4 направления:

1. Условия создания документов, предопределяющие их потенциальную долговечность и устойчивость к факторам разрушения (создание долговечной бумаги).

2. Создание условий длительного хранения документов.

3. Реставрация документов (подшивка, переплет, восстановление угасающих текстов).

4. Воспроизведение (копирование, создание страхового фонда, отцифровка).

Режимы хранения документов:

1. Температурно-влажностный – он обеспечивает предохранение документов от повреждающего действия температуры и влаги (н-р: плесень, температура д.б. - 17-19°С, влажность 50-55%).

2. Световой – обеспечивает предохранение документов от ненормативного (вредного) воздействия света (выцветание, не более 20-30 Люкс).

3. Охранный – обеспечивает предохранение документов от хищений, утрат, несанкционированного выноса.

4. Санитарно-гигиенический – обеспечивает предохранение документов от биоповреждений и загрязнений (мыши, тараканы…, систематическая влажная уборка, не реже 1 раза в год должно проводиться обеспыливание стеллажей с помощью пылесосов.).

Комплекс мер, обеспечивающих организацию хранения документов в архиве, включает в себя:

- рациональное размещение документов и оптимальные условия хранения;

- контроль за движением документов (учёт) и их физическим состоянием;

- копирование документов с целью создания страхового фонда и фондопользования;

- восстановление (реставрация) документов, подвергшихся разрушению или повреждению.

Оптимальные условия хранения документов:

Обеспечиваются такими методами как:

- строительство, реконструкция зданий и помещений архивов;

- оборудование зданий и архивохранилищ средствами пожаротушения, охраной и сигнализацией;

- применение технических средств для создания нормативных режимов хранения документов (электрический термогигрометр);

- применение специальных средств хранения (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки, тубусы…).

Требования к зданиям и помещениям архива:

Архивы могут располагаться в специально построенных зданиях или приспособленных помещениях.

Здания архивов должны быть удалены от пожароопасных объектов, вредных промышленных объектов (хим. завод).

Помещения архива должно имеет высокую долговечность основных конструкций, оборудованы средствами охранной сигнализации, распашными решётками на окнах нижних этажей, иметь необходимые технические средства защиты здания (двери, замки…).

В помещениях архива должны находиться участки, обеспечивающие функционирование всех направлений деятельности архива, в том числе: хранилища документов, помещения для работников архива, помещения для работы читального зала, стола справок, а также: помещения для приема документов, обеспыливания, переплета, реставрации, ксерокопирвоания, фотокопирования, создания страхового фонда, помещения для хранения учетных документов и др.

Особые требования предъявляются к оборудованию приспособленных помещений, с точки зрения, противопожарной безопасности и соблюдение режимов хранения.

Требования к хранилищам документов:

Хранилища документов отделяются от соседних помещений несгораемыми стенами и перекрытиями, в них не допускается наличие труб водоснабжении и канализации; покрытие стен, потолков хранилища не должны собирать пыль, быть её источником или выделять агрессивные хим. Вещества.

Хранилища должны иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающих циркуляцию воздуха с кратностью обмена 2-3 раза в день.

Высота хранилища должна быть не менее 2,25 м.

Оборудование электро и противопожарное должно соответствовать требованиям органов противопожарной охраны.

Световой режим: постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте, освещение в хранилище может быть естественным или искусственным. При естественном освещении должны быть рассеиватели, т.е. применение на окнах светорассеивателей (жалюзи, краска на стекло). Для искусственного освещения применяются люминисцентные лампы, но не дневного освещения, уровень освещенности на поверхности стеллажа не должен превышать 20-30 Люкс, на рабочих столах 100 Люкс.

Температурно-влажностный режим:

Оптимальная температура для хранения 17-19С, влажность 50-55%.

В хранилищах с нерегулируемым климатом должны проводиться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима (проветривание, увлажнение). В хранилищах осуществляется контроль режима хранения документов, в кондиционируемых помещениях не реже оного раза в неделю, в хранилищах с нерегулируемым климатом 2 раза в неделю. При выявлении значительных нарушений режима ежедневно.

Контроль измерительных приборов: термометра, гигрометра, психрометра, электронного термогигирометра.

Показания приборов регистрируются в специальных журналах. Приборы размещаются или монтируют в главном проходе, в удалении от отопительных и вентиляционных систем.

Санитарно-гигиенический режим: хранилища должны содержаться в чистоте и образцовом порядке, в них должна проводиться систематическая влажная уборка, не реже 1 раза в год должно проводиться обеспыливание стеллажей с помощью пылесосов.

СИСТЕМА НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРПАТА:

СНСА– это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников (баз данных) о составе и содержании документов в архиве.

Обязательными справочниками являются описи, путеводители, каталоги; дополнительными – указатели и обзоры документов.

При создании данных справочников применяется преемственность между делопроизводством и архивными службами.

При создании СНСАприменяетсядифференцированный подход, который реализуется:

1. выбор целесообразности состава справочников;

2. выбор методики составления справочников;

3. выбор состава и полноты справочного аппарата к справочникам;

4. установление очередности работы с фондами.

Архивные справочники и базы данных о составе и содержании документов могут быть межархивными, межфондовыми и внутрифондовыми.

Опись – это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержанияединиц хранения (дел), закрепления и систематизации внутри фонда и их учета.

В справочный аппарат описи дел, документов входят: титульный лист; содержание (оглавление), предисловие; список сокращений; переводные таблицы архивных шифров (в случае переработки описи); указатели.

Путеводитель– это архивный справочник, содержащий сведенияодокументахифондахархива, предназначенный для ознакомления с их основными видами.

Путеводители могут быть внутриархивными и межархивными.

Внутриархивные путеводители подразделяются на путеводитель по архиву (основной вид); по фондам; краткий справочник (перечислены названия фондов); тематический путеводитель по фондам (подробные сведения о фондах).

К путеводителю составляются указатели: именной, географический, хронологический, указатель фондов, включенных в справочник, указатель учреждений, организаций и предприятий.

Каталог– это межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архивасгруппирована (систематизирована) по предметам или темам, расположенным в соответствии со схемой классификации документов.

Каталог – справочник о документах – включает все документы.

Виды каталогов:

1. Систематические

2. Тематические – каталог по истории учреждения, каталог административно-территориального деления и др.

3. Предметный – именной, географический, объектный.

Указатель– редко встречающийся справочник, архивный справочник, представляющий собойалфавитный или систематический перечень названий, наименований, предметов, упоминаемых в архивных документах с указанием их поисковых данных.

Указатели могут быть: алфавитные, систематические, хронологические.

Обзор– это архивный справочник, который включает в себя систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов, дополненные их источниковедческим анализом.

Виды обзора: тематические, фондовые.

Архивные справочники могут вестись в архиве и в автоматизированном режиме, обеспечивающем возможности оперативного и многоаспектного поиска и представления документной информации (в том числе в режиме удаленного доступа).

ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

Основными формами использования документов в архиве являются:

– информационное обеспечение пользователейв соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;

– представление документов пользователямдля исследованийв читальном зале;

– экспонирование документовна выставках;

– использование документовв СМИ;

– проведение информационных мероприятий(встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, «дней открытых дверей», лекций, докладов, устных журналов, читательских конференций, уроков для студентов и школьников и др.) с использованием документов;

– выдача документов во временное пользование;

– публикация документов в различных формах.

Запросы, поступающие в архивы, подразделяются натематические,генеалогические и запросысоциально-правового характера.

Тематический запрос — запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Разновидностью тематического запроса является биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточняются факты его биографии.

Генеалогический запрос — запрос, выражающий потребность в документной информации, устанавливающей родство, родственные связи двух или более лиц, историю семьи, рода.

Запрос социально-правового характера — запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан.

Информационные документы архива:

Архивная справка— официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена

Архивная копия— официальный документ архива, дословно воспроизводящий машинописным, фотографическим, электрографическим или иным способом, в том числе переданный по другим информационным каналам, текст документа, с указанием его поисковых данных.

Архивная выписка— официальный документ архива, дословно воспроизводящий часть текста документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием поисковых данных документа.

Информационное письмо— письмо, составленное архивом по своей инициативе или по запросу пользователя, содержащее информацию об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, теме.

Тематический перечень документов— систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков документов, единиц хранения, единиц учета по определенной теме (вопросу) с указанием их дат и поисковых данных, составленный по инициативе архива или по запросу пользователя.

Тематическая подборка копий документов— систематизированный комплект копий документов или их частей (фрагментов) по определенной теме (вопросу), подготовленный архивом по запросу пользователя или в инициативном порядке. Тематическая подборка должна иметь титульный лист, перечень документов и при необходимости историческую справку по теме запроса.

Архив предоставляет пользователю открытые документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, а также справочно-поисковые средства к ним и издания библиотечного (справочно-информационного) фонда.

Архив обеспечивает доступ пользователя к секретным делам, делам, содержащим конфиденциальную информацию, базам данных с учетом ограничений, установленных законодательством Российской Федерации, и условий, которые установили собственники или владельцы архивных документов при их передаче в архив.

Государственное управление архивным деломв стране возложено на Государственную архивную службу России (Росархив) – федеральный орган исполнительной власти, который находится в ведении Президента РФ и Правительства РФ, осуществляя государственную политику в области архивного дела, а также на органы управления архивным делом субъектов Федерации.

Росархив координирует деятельность федеральных органов государственной власти в области делопроизводства и архивного дела, определяет категории видов документов, подлежащих включению в состав Архивного фонда РФ, ведет централизованный учет документов и контроль за их сохранностью и использованием, осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за деятельностью архивных служб и ведомственных архивов.