- •Подготовка к государственному экзамену
- •Тема № 1 Становление и развитие документоведения как научной дисциплины.
- •Тема № 2.
- •2. Понятия “документ” и “информация”.
- •Тема № 3. Свойства, признаки и функции документа.
- •Тема № 4. Способы и средства документирования.
- •Тема № 5 Структура документированной информации.
- •Тема № 6 Понятие “формуляр документа”.
- •Тема № 7 Цель и основные методы классификации документов.
- •7. Цель и основные методы классификации документов.
- •Тема № 8 Понятие “система документации”.
- •3) Наличие внутренней организации;
- •4) Автономность элементов системы:
- •Тема № 9 Унифицированные системы документации.
- •Тема № 10 Нормативная правовая и методическая основа современного делопроизводства.
- •Тема № 11 Структура и функции службы доу.
- •Тема № 12 Нормативные документы по делопроизводству в организации.
- •Тема № 13. Основные требования к организации документооборота.
- •Тема № 14 Информационно-поисковая система по документам.
- •Тема № 15 Табель унифицированных форм документов организации.
- •Тема № 16 Номенклатура дел организации.
- •Тема № 17 График документооборота организации.
- •Тема № 18 Понятия “ценность документа”, “экспертиза ценности”.
- •Тема № 19 Передача дел в архив.
- •Тема № 20 Назначение и состав организационно-правовой системы документации.
- •Тема № 21 Назначение распорядительной документации, характер действия входящих в неё документов.
- •Тема № 22 Информационно-справочная система документации.
- •Тема № 23 Виды деловой переписки, основные требования к ведению деловой переписки.
- •Тема № 24. Основные виды бланков документов, порядок их использования.
- •Тема № 25 Требования гост р 6.30-2003
- •Тема № 26 Система приказного делопроизводства (XV–XVII вв.).
- •Особенности приказного делопроизводства
- •Система видов документов
- •Тема № 27 Система коллежского делопроизводства (XVIII в.).
- •Генеральный регламент
- •Виды документов колежжского делопроизводства
- •Тема № 28 Система министерского делопроизводства (XIX – начало хх вв.).
- •Принципы исполнительного делопроизводства
- •Структура министерств
- •Виды документов исполнительного делопроизводства
- •Тема № 29 Делопроизводство в советский период. (1917-1991 гг.)
- •Тема № 30 Организация документов Архивного фонда Российской Федерации.
- •Тема № 31 Ведомственный архив.
- •Тема № 32 Оформление и выдача архивных справок.
- •Тема № 33 Организация документов негосударственной части архивного фонда.
- •Раздел 11 - хранения и подготовки документов личного происхождения к передаче на государственное хранение
- •Раздел 12 - вопросы методического обеспечения, планирования работы, работы с кадрами, учета и организации труда работников ведомственных архивов.
- •Тема № 34 Особенности советского государственного строительства. Высшие, центральные и местные органы государственной власти и управления рсфср.
- •Высшие органы государственной власти
- •Тема № 35 Государственные учреждения ссср в 1923–1936 гг.
- •Тема № 36 Государственные учреждения ссср в 30–50-е гг. XX в.
- •Тема № 37 Государственные учреждения в 60–80-е гг. XX в.
- •Высшие органы государственной власти
- •Тема № 38 Государственные учреждения ссср в условиях “перестройки” в 1985–1991 гг.
- •Тема № 39. Государственные органы власти и управления Российской Федерации в 1990-е гг.
- •Тема № 40 Органы государственной власти Российской Федерации и Республики Коми.
- •- Орган государства имеет территориальный масштаб деятельности.
- •Тема № 41. Понятие и особенности электронного документа и электронного документооборота.
- •Тема № 42 Понятие и виды аппаратного и программного обеспечения автоматизированных систем управления документами.
- •Тема № 43 Официально-деловой стиль в системе современного русского литературного языка.
- •Тема № 44 Нормативно-методические документы, регламентирующие кадровое делопроизводство.
- •1.Трудовой кодекс рф, принят Госдумой 21.12.2001
- •3. Федеральный закон от 27.07.2006 n 149-фз "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"
- •Тема № 45 Документирование организации работы с обращениями граждан.
- •2 Мая 2006 года вступил в действие фз «о порядке рассмотрения обращений граждан в рф» № 59-фз.
- •Тема № 46 Порядок документирования работы с информацией ограниченного доступа.
- •Тема № 47 Информатизация общества. Понятие информации и системы управления.
- •Тема № 48 Информационные системы. Тема № 48
- •Тема № 49 Информационное обеспечение управления.
- •Тема № 50 Трудовой договор: структура, срок действия, порядок внесений и изменений.
- •Тема № 51 Общие положения гражданского права.
- •Тема № 52 Субъекты административного права.
- •Принципы административно-правового статуса граждан
- •Принципы государственной гражданской службы
Тема № 41. Понятие и особенности электронного документа и электронного документооборота.
Электронный документ и его особенности. Особенности осуществления электронного документооборота. Преимущества от внедрения электронного документооборота. Придание электронным документам юридической силы. Понятие и сущность электронной цифровой подписи. Алгоритм применения электронной цифровой подписи.
Главное место в системе управления документами занимает документ – это зафиксированная информация на материальном носителе с реквизитами позволяющие её идентифицировать.
Электронный документ– это документ, в котором информация предоставлена в электронном цифровой форме.
Особенности:
1. Инф-ция предоставлена в электрон-цифровой форме, т.е. инф-ция закодирована машинным двоичным кодом и только через вывода её на экран монитора, данные представляются в понятной форме для восприятия пользователем.
2. Элек.док-т с использованием технологий, поддерживаемых компьютерами. Означает, что должно быть соответствующее аппаратное и программное обеспечение, поддерживающее соответствующие стандарты представления данных.
3. Для электр. носителей инф-ции характерна их физическая ненадежность, что может породить проблемы искожения инф-ции при её передаче или её полную потерю. Одна большая царапина на оптическом диске может привести к его не пригодности, поэтому необходимо иметь копии элек. док-ов.
4. Элект.док-т тесно связан с технологиями, с помощью кот. Он создан, а технологии в свою очередь могут быстро манятся и устаревать в ходе технологического прогресса, то существует опасность утраты информации вследствие невозможности прочесть данные при отсутствии устаревшего оборудования. Для этого необходимовремя от времени осуществлять конвертирование док-ов, т.е. процесс их перемещения с одного носителя на другой или из одного формата в другой.
5. элект.док-т жестко определен к носителю информации. Поэтому, если инф-ция на жестком диске, может быть легко измена либо вообще уничтожена фактически без следов на самом носителе. Инф-ция на бумаге стереть и исправить очень сложно, если только утилизировать сам бумажный док-т. Необходимо принимать меры по технической защите инф-ции в элект.док-ах (пример, право доступа пользователем к инф-ции).
6. Возможность быстрого и фактически неограниченного воспроизведения оригинала и создания копий элект.док-ов порождает проблемы связан. С применением к ним понятий подлинник, оригинал, копия. – трудности при удостоверении юридической силы док-та.
Документооборот– это движение документов в организации с момента создания или получения до завершения исполнения или отправки. Электр. докум-рот – это движение элект.док-ов с момента создания или получения до завершения исполнения или отправления. Переход к элект.док-роту является достаточно сложной процедурой и порождает множество проблем правового, технологичного, методического и даже психологического хар-ра. Главная проблема, связана с законодательным статусом элект.док-тов.
ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ— система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере.
Системы электронного документооборота (СЭД) имеют некую особенность: система либо должна быть внедрена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием и хранением информации, либо эффективность от ее использования будет минимальной.
Задачи электр.док-рота: 1.обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях. 2.поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.3.поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности. 4.протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности). 5. оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля. 6.исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации. 7. Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.
ПРЕИМУЩЕСТВА: 1. Экономия времени и затрат на поиск, копирование и передачу документов.2. Создание прозрачной системы работы с документами. СЭД позволяют создавать и сохранять все историю работы с документом и наблюдать за статусом док-та на протяжение создания, соглосования, утверждения, исполнение, списание в архив. Это повышает возможность контроля за исполнением док-та. 3. Эффективное использование физического пространства, чем меньше бумажных документов, тем меньше надо места для их хранения. 4. Повышение безопасности при работе с документами. СЭД представляют возможность резервного копирования базы данных (предотвращение потери документов и информации). 5. Повышение мобильности сотрудников. – возможность их свободного перемещения в физич.пространстве без заботы о том, какие док-ты необходимо иметь при себе для работы. Возможность удаленного доступа к базе данных док-ов, когда сотрудник, находится за тысячи километров от рабочего места, может получить любую инф-цию со своего компа, используя соответствующие каналы связи. 6. Удовлетваренность служащих при работе с элект.док-ми.(позволяет рационально использовать их силы и время).
Правда отсутствует надежная правовая база регулирования юридической силы элект.док-та. Предусматриваются 2 способа удостоверения юр.силы элект.док-та: 1. удостоверяющее письмо – составленного автором элек.док-та и соответствующего порядка оформления самого документа. 2. ЭЦП – ФЗ «Об ЭЦП».
Придание юрид.силы ЭД: 1. Наименование организации(идентификационный код в соответствии с классификатором предприятий и наименование орган-ции). 2.Место нахождение орг-ции (идентификационный код в соответствии с классификатором объектов административно-территориального деления и наименование населенного пункта). 3. Наименование документа (идентификационный код и наименование формы док-та в соответствии с классификатором управленческой докум-ции). 4. Дата изготовления док-та. (дата и время издания док-та). 5. Код лица, ответственного за правильность изготовления док-та на элект.носитиле или код лица, утвердившего док-т (идентификационный код и должность, фамилия лица.). 6. Дополнит.реквизит – соправодительное письмо.
ЭЦП– реквизит элек.док-та, предназначенный для защиты данного элект.док-та от подделки, полученный в результате криптографического преобразования инф-ции с использованием закрытого ключа ЭЦП и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа плписи, а также установить искажение информации в элек.док-те.
Алгоритм применения: 1. Генерируется пара ключей ЭЦП: открытый и закрытый. Ключ –это последовательность символов. Закрытый ключ – известен лишь владельцу. Открытый – доступен любому пользователю информационной системы. 2. Открытый ключ передается всем заинтересованным сторонам. 3.Отправитель Элек.док-та шифрует его своим закрытым ключом ЭЦП и передает получателю по соответствующим каналам связи. 4. Получатель дешифрует полученный элект.док-т заведомо полученным им открытым ключом ЭЦП.