- •Подготовка к государственному экзамену
- •Тема № 1 Становление и развитие документоведения как научной дисциплины.
- •Тема № 2.
- •2. Понятия “документ” и “информация”.
- •Тема № 3. Свойства, признаки и функции документа.
- •Тема № 4. Способы и средства документирования.
- •Тема № 5 Структура документированной информации.
- •Тема № 6 Понятие “формуляр документа”.
- •Тема № 7 Цель и основные методы классификации документов.
- •7. Цель и основные методы классификации документов.
- •Тема № 8 Понятие “система документации”.
- •3) Наличие внутренней организации;
- •4) Автономность элементов системы:
- •Тема № 9 Унифицированные системы документации.
- •Тема № 10 Нормативная правовая и методическая основа современного делопроизводства.
- •Тема № 11 Структура и функции службы доу.
- •Тема № 12 Нормативные документы по делопроизводству в организации.
- •Тема № 13. Основные требования к организации документооборота.
- •Тема № 14 Информационно-поисковая система по документам.
- •Тема № 15 Табель унифицированных форм документов организации.
- •Тема № 16 Номенклатура дел организации.
- •Тема № 17 График документооборота организации.
- •Тема № 18 Понятия “ценность документа”, “экспертиза ценности”.
- •Тема № 19 Передача дел в архив.
- •Тема № 20 Назначение и состав организационно-правовой системы документации.
- •Тема № 21 Назначение распорядительной документации, характер действия входящих в неё документов.
- •Тема № 22 Информационно-справочная система документации.
- •Тема № 23 Виды деловой переписки, основные требования к ведению деловой переписки.
- •Тема № 24. Основные виды бланков документов, порядок их использования.
- •Тема № 25 Требования гост р 6.30-2003
- •Тема № 26 Система приказного делопроизводства (XV–XVII вв.).
- •Особенности приказного делопроизводства
- •Система видов документов
- •Тема № 27 Система коллежского делопроизводства (XVIII в.).
- •Генеральный регламент
- •Виды документов колежжского делопроизводства
- •Тема № 28 Система министерского делопроизводства (XIX – начало хх вв.).
- •Принципы исполнительного делопроизводства
- •Структура министерств
- •Виды документов исполнительного делопроизводства
- •Тема № 29 Делопроизводство в советский период. (1917-1991 гг.)
- •Тема № 30 Организация документов Архивного фонда Российской Федерации.
- •Тема № 31 Ведомственный архив.
- •Тема № 32 Оформление и выдача архивных справок.
- •Тема № 33 Организация документов негосударственной части архивного фонда.
- •Раздел 11 - хранения и подготовки документов личного происхождения к передаче на государственное хранение
- •Раздел 12 - вопросы методического обеспечения, планирования работы, работы с кадрами, учета и организации труда работников ведомственных архивов.
- •Тема № 34 Особенности советского государственного строительства. Высшие, центральные и местные органы государственной власти и управления рсфср.
- •Высшие органы государственной власти
- •Тема № 35 Государственные учреждения ссср в 1923–1936 гг.
- •Тема № 36 Государственные учреждения ссср в 30–50-е гг. XX в.
- •Тема № 37 Государственные учреждения в 60–80-е гг. XX в.
- •Высшие органы государственной власти
- •Тема № 38 Государственные учреждения ссср в условиях “перестройки” в 1985–1991 гг.
- •Тема № 39. Государственные органы власти и управления Российской Федерации в 1990-е гг.
- •Тема № 40 Органы государственной власти Российской Федерации и Республики Коми.
- •- Орган государства имеет территориальный масштаб деятельности.
- •Тема № 41. Понятие и особенности электронного документа и электронного документооборота.
- •Тема № 42 Понятие и виды аппаратного и программного обеспечения автоматизированных систем управления документами.
- •Тема № 43 Официально-деловой стиль в системе современного русского литературного языка.
- •Тема № 44 Нормативно-методические документы, регламентирующие кадровое делопроизводство.
- •1.Трудовой кодекс рф, принят Госдумой 21.12.2001
- •3. Федеральный закон от 27.07.2006 n 149-фз "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"
- •Тема № 45 Документирование организации работы с обращениями граждан.
- •2 Мая 2006 года вступил в действие фз «о порядке рассмотрения обращений граждан в рф» № 59-фз.
- •Тема № 46 Порядок документирования работы с информацией ограниченного доступа.
- •Тема № 47 Информатизация общества. Понятие информации и системы управления.
- •Тема № 48 Информационные системы. Тема № 48
- •Тема № 49 Информационное обеспечение управления.
- •Тема № 50 Трудовой договор: структура, срок действия, порядок внесений и изменений.
- •Тема № 51 Общие положения гражданского права.
- •Тема № 52 Субъекты административного права.
- •Принципы административно-правового статуса граждан
- •Принципы государственной гражданской службы
Тема № 14 Информационно-поисковая система по документам.
Регистрация документов: задачи, организация, формы, их сравнительные характеристики. Взаимосвязь процессов регистрации, контроля за сроками исполнения документов, информационно-справочной работы.
Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).
Регистрация необходима для учета, контроля исполнения и поиска документов, придания им юридической силы.
Процесс регистрации позволяет создать базу данных о документах и тем самым заложить основы информационно-поисковой системы организации по всем документам.
На документы, не подлежащие регистрации, составляется специальный перечень (не подлежат регистрации: первичные документы бухгалтерского, материального и статистического учета и отчетности, поздравительные письма и телеграммы, проспекты, приглашения, прейскуранты…).
На практике существует три системы регистрации документов:
централизованная– при которой регистрация всех документов организации производится в учетных формах в службе ДОУ или у секретаря-референта;
децентрализованная– при которой регистрация документов осуществляется в учетных формах по месту их разработки или исполнения, т.е. в структурных подразделениях;
смешанная – сочетающая в себе элементы централизованной и децентрализованной систем.
Важнейшим принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в организации только один раз. Входящие документы регистрируют в день поступления, исходящие и внутренние документы – в день подписания.
Существуют 3 формы регистрации:
- журнальная– может быть эффективной в организациях с небольшим объемом документации до 1000 в год, и для учета специальных видов документации, требующей особого внимания к их учету и сохранности; Однако, наблюдается нарушение принципа однократности, усложнен поиск документации;
- карточная– регистрация документов всех категорий документов осуществляется на единой по форме регистрационной карточке, количество экземпляров регистрационной карточки на документ определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных подразделениях и звеньях, в которых документы будет использоваться и контролироваться. Обычно это число составляет от 2 до 4 экземпляров. Одна – в сроковую картотеку, другая – в информационно-справочную, третья – исполнителю вместе с документом; четвертая – в архив. Применение карточек для регистрации заметно повышает возможность оперативного нахождения документа по сравнению с журнальной формой. Отрицательно: необходимость дополнительного места для организации различных картотек.
- автоматизированная– позволяет внести значительно больше сведений о документах, учитывая специфику организации; организовать на основе баз данных информационно-справочную работу; организовать децентрализованную регистрацию на местах с общей базой данных; обеспечить эффективный контроль за исполнение документов; ведение справочников, составление отчетных форм по документам.
Информационно-поисковая система (ИПС)- предназначена для хранения, поиска и выдачи необходимых специалистам сведений
Информационно-справочная работа может быть построена как традиционно с использованием справочных карточек, так и в автоматизированном режиме.
Карточки группируются в картотеке по признакам, которые полностью зависят от содержания, запросов, которые должны удовлетворять с её помощью. Справочная картотека делиться на две части: в первую – карточки на неисполненные документы, во вторую – на исполненные.
Автоматизированная система позволяет вести поиск по любому реквизиту, внесенному в базу данных, кроме того, система ведет автоматический контроль исполнения документов с выводом напоминания о сроках исполнения на экран компьютера с возможностью последующей распечатки или передачи в электронной форме на экран исполнителя с использованием средств локально-вычислительной сети.