Тема № 6 Понятие “формуляр документа”.

Историческое складывание формуляра документа. Индивидуальный и типовой формуляр документа. Формуляр-образец.

Формуляр документа- набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр-образец документа- модель построенная документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Формуляр-образец может быть представлен в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, или описания реквизитов с указанием их последовательности, занимаемой площади с учетом особенностей взаимного расположения реквизитов. Конструкционная сетка формуляра-образца документа образуется пересечением вертикальных и горизонтальных линий на листе бумаге установленного формата в зоне расположения документа, ограниченной служебными полями.

Типовой и индивидуальный формуляр документа. При подготовке конкретного документа учитываются составляющие его элементы (реквизиты). Число реквизитов, характеризующих отдельные документы, различно и определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т.д.

История.

Формуляр официального документа стал складываться еще в Междуречье несколько тысяч лет назад. В античности он приобрёл форму, так называемую латинскую схему. Несмотря на сложность и громоздкость, можно утверждать, что информация в таком формуляре был достаточно хорошо структурирована. Впоследствии в более простой форме латинская схема использовалась в Средневековье и Новом времени, а из западноевропейских стран в XVIв. перешла в отечественное делопроизводство.

Формуляр документа XVI-XVII вв.С развитием системы государственного управления возрастает значение письменных документов. Общие вопросы документирования и составления конкретных документов в той или иной степени отражаются в различных судебниках данного периода. Уже тогда был определен порядок оформления указа, грамоты, памяти, отписки, сказки, челобитной и др. видов документов, а также порядок изложения текста. В самом тексте документа обозначался и его автор, а нередко и тот, кто составлял (царь, Боярская дума) данный документ (писцы, монахи). Особое значение имеют реквизиты – подписи (приписи) и печати, резолюции (пометы) – надписи о характере и способах решениявопросов, указанных в документе. Формы – столбцы и книги, развернутый лист александровской бумаги для царских грамот.Особенность формуляра – документ представляет собой единый текст.

Формуляр документа XVIII в. Реформы ПетраI. Генеральный регламент 1720 г. – определил общий порядок составления и оформления документов. В этот период получили распространение типовые формы документов (составление документов по образцу). ВXVIIIв. наименование вида документа стало оформляться в отдельный реквизит. От текста документа также отделился его автор (указывался дважды – в начале текста и в подписи документа). Адресат выделился в отдельную строку. Изменилась форма документа – столбцы отменены, заменились тетрадями. Утверждены три образца гербовой бумаги разной стоимости. Т.о., каждый реквизит документа приобрёл самостоятельное значение, стал занимать постоянное место в формуляре, а его оформление и расположения определялось нормативными актами.

Формуляр документа XIX – н. XX вв. Порядок документирования стал жёстко регламентироваться различными правовыми актами и, прежде всего, манифестами. Строго определялся порядок оформления и содержания документов. Начались первые процессы унификации текста документа: стали создаваться документы с элементами трафаретных текстов и типовых текстов-образцов, оформляться в табличной форме. Особое внимание – стилю документа. На всех документах обозначался из вид, кроме писем. В 1830-е гг. появляются бланки документов.Т.о., формуляр документа приобрёл более строгую форму, а реквизиты получили определённое место. Создание образцов и трафаретов текстов, появление бланков, единообразие в применении форм документов создали первые предпосылки для процессов унификации в делопроизводственной практике.

Формуляр документа советского государства. Демократизация документов – изменился стиль и нормы правописания, документы стали более лаконичными. Правила составления документов – в первых декретах. Стали совершенствоваться формы управленческих документов. В первой половине 1920-х гг. развёрнутая в стране работа по стандартизации в среде управления повлияла на практическую деятельность по унификации документов (упорядочение форматов бумаг, разработаны формы и бланки документов, в частности бланки писем как самостоятельного массового вида документа, осуществлена выработка трафаретов текстов документов). 29-30-е гг. утверждены первые общесоюзные стандарты на деловые письма. В отдельных ведомствах изданы инструкции по делопроизводству. Единых правил не создано. В середине 60-х гг. – активная деятельность по стандартизации и унификации. Распространение получил формуляр-образец. В н. 70-х гг. выработано понятие системы документации – как основной объект стандартизации. Требования к форме документов, их оформлению и составлению закрепляются в стандартах на унифицированные системы документации.