Тема № 33 Организация документов негосударственной части архивного фонда.

Сохранность документов и их использование. Комплектование архива учреждения. Основные правила работы ведомственного архива. Основные правила работы в архиве с документами ограниченного доступа. Порядок выдачи документов и дел. Фондирование. Составление описей постоянного, временного и долговременного хранения. Научно-справочный аппарат архива. Основные проблемы хранения документов в архиве негосударственной части архивного фонда.

Негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерациисоставляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности:

общественных объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений;

религиозных объединений и организаций;

негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации;

физических" лиц (документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов и другие).

Собственники документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации обеспечивают их постоянное хранение в создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях объединений, учреждений, организаций и предприятий. Эти документы не могут быть уничтожены собственниками без согласования с органами и учреждениями Государственной архивной службы России.

Собственники документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации могут передавать свои документы в собственность государства - на хранение в учреждения Государственной архивной службы России, государственные музеи и библиотеки. При этом передача права собственности на документы оформляется соглашением (договором) с уточнением в случае необходимости условий хранения и использования документов.

Документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации поступают в собственность государства и передаются на постоянное хранение в учреждения Государственной архивной службы России в случае ликвидации негосударственных объединений, учреждений, организаций и предприятий или смерти владельцам, при отсутствии правопреемников и законных наследников.

Учреждения Государственной архивной службы России, государственные музеи и библиотеки могут осуществлять временное, в том числе депозитарное, хранение документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации.

СОХРАННОСТЬ ДОКУМЕНТОВ И ИХ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ– комплекс мероприятий по созданию оптимальных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих их утрату и обеспечивающих поддержание их в должном физическом состоянии.

Для обеспечения сохранности документов в ведомственном архиве должен проводиться следующий комплекс работ, включающий:

- создание оптимальных условий хранения документов;

- размещение документов в хранилищах и их топографирование;

(Топографирование – все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются. Помещения рекомендуется нумеровать буквенными индексами (хранилище А), а стеллажи, шкафы, полки - арабскими цифрами. Стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз слева направо. Номера должны быть проставлены четкими, выделяющимися на фоне окраски стеллажа цифрами).

- соблюдение порядка выдачи дел из архива;

- учет документов, проверка их наличия и состояния;

- определение состава особо ценных документов и создание на них страхового фонда;

- обеспечение физико-химической сохранности документов.

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

- предоставлением для ведомственного архива помещения и проведением планово - предупредительного ремонта помещений;

- оборудованием помещения архива средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;

- применением специального оборудования для хранения документов (стеллажей, сейфов, коробок и т.д.);

(Например: Хранилища должны быть оборудованы стационарными стеллажами с соблюдением установленного для архива порядка их размещения:тширина главных проходов (между рядами стеллажей) - 120 см; ширина проходов между стеллажами - 75 см; расстояние между стеной и стеллажом, параллельным стене, - 75 см; расстояние между полками по высоте - 40 см; расстояние между стеной и торцом стеллажа - 45 см; расстояние от пола до нижней полки стеллажа - не менее 15 см, а в цокольных этажах - не менее 30 см.)

- созданием оптимального температурно-влажностного и светового режима в помещении архива, проведением санитарно-гигиенических мероприятий.

Режимы хранения документов:

5. Температурно-влажностный – он обеспечивает предохранение документов от повреждающего действия температуры и влаги (н-р: плесень, температура д.б. - 17-19°С, влажность 50-55%).

6. Световой – обеспечивает предохранение документов от ненормативного (вредного) воздействия света (выцветание, не более 20-30 Люкс).

7. Охранный – обеспечивает предохранение документов от хищений, утрат, несанкционированного выноса.

8. Санитарно-гигиенический – обеспечивает предохранение документов от биоповреждений и загрязнений (мыши, тараканы…, систематическая влажная уборка, не реже 1 раза в год должно проводиться обеспыливание стеллажей с помощью пылесосов.).

Учет документов в ведомственном архиве является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.

Учет архивных документов– это установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах (ГОСТ Р 51141-98).

Учетный документ – это документ, установленного образца фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Основные учетные документы:

• Книги учета поступления и выбытия документов; Книги учета поступления и выбытия страхового фонда и фондопользования; Список фондов; Лист фондов; Дело фонда; Опись дел; Внутренние описи в делах. Паспорт архивохранилища. Опись страхового фонда. Лист заверитель дела.

ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДОКУМЕНТОВ:

Проверка проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения соответствие их количеству, числящемуся по учетным документам.

Цели проверки:

- определение фактического количества дел;

- выявление и устранение недостатков в учете документов;

- выявление отсутствующих дел с проведением их дальнейшего розыска;

- выявление и учет документов, имеющих дефекты носителя и текста документов, т.е. требующих улучшения физического состояния.

Проверки проводятся планово и в архивах организаций не реже 1 раза в 5 лет, внеплановые – в случае чрезвычайных ситуаций, после переезда, при смене ответственного за хранилище.

Использование архивных документов- применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Документы архивов организаций являются открытыми для использования архивом и пользователями. Исключение составляет документированная информация, отнесенная законодательными актами к категории ограниченного доступа.

Основными формами использования документов архива являются:

• информирование руководства и структурных подразделений организации, а также других организаций о наличии в архивах тех или иных документов и их содержании;

• исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера;

• использование документов в средствах массовой информации;

• подготовка информационных мероприятий: выставок, конференций и др.;

• выдача документов для работы в читальном зале архива;

• выдача документов во временное пользование.

КОМПЛЕКТОВАНИЕ.Источниками комплектования негосударственных архивовявляются организации нового типа, в деятельности которых образуются документы, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое, политическое значение, подлежащие обязательной передаче на государственное хранение (организации с государственной или муниципальной формой собственности) и на основе договора (с другими формами собственности).

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВАПравила состоят из 14 разделов, в которых раскрыты сущность и основные направления работы ведомственных архивов.

В 1-м разделе определяются задачи и функции ведомственных архивовпо обеспечению ведомственного хранения документов; характеризуются существующие виды ведомственных архивов.

Во 2-м разделе Правил рассматриваются в соответствиис современными требованиями вопросы разработки, порядка согласования и утвержденияноменклатур дел, а также порядок формирования дел.

В разделе 3 Правил изложены: Правовой статус, задачи и функции экспертных комиссийорганизаций, вопросы их работы и основные требования к проведению практической экспертизы ценности документов в делопроизводстве и в ведомственном архиве.

4 раздел Правил посвящен вопросам непосредственной подготовки и передаче документов в ведомственный архив. В разделе особое внимание уделено современным требованиям к описанию документов, вопросам составления и оформления описей дел в делопроизводстве организаций.

В разделе 5 Правил изложены общие требования к созданию оптимальных условий хранениядокументов, их размещению в архивохранилище, выдаче документов из архивохранилища, к работе по проверке наличия и состояния дел и документов; рассматриваются вопросы обеспечения сохранности особо ценных документов, в том числе вопросы создания страхового фонда копий особо ценных документов.

Раздел 6: Вопросы классификации документов, находящихся на ведомственном хранении, исходя из их значения для практической деятельности ведомственных архивов изложены в самостоятельном разделе. В нем рассматриваются два основных вопроса классификации: отнесение документов к фонду (фондирование) и систематизация дел в пределах архивного фонда.

7-м разделом Правил устанавливаются требованияк составлениюи порядок оформлениягодовых разделов сводных описейдел организаций, а также законченных описей дел

В разделах 8 и 9 рассматриваются вопросы учета документов ведомственных архивовисоздания научно – справочного аппарата, разработанные на основе принципа преемственности этих видов работ в государственных и ведомственных архивах и унификации учетных форм. Наряду с используемыми в настоящее время учетными формами Правилами вводятся новые учетные формы, обеспечивающие государственный учет документов ГАФ СССР, находящихся на ведомственном хранении, в том числе учет особо ценных документов и страхового фонда их копий. В Правилах излагаются современные требования к научно – справочному аппарату документов ведомственных архивов как комплексу взаимосвязанных архивных справочников, включающих учетные и справочные документы.

В разделе 10 изложены вопросы организации использования документов ведомственного архива, определены порядок, задачи и формы использования документов.