Тема № 31 Ведомственный архив.

Основные правила работы с документами ведомственного архива. Комплектование. Экспертиза ценности. Научно-справочный аппарат. Основные требования обеспечения сохранности документов.

Ведомственные архивы– структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование для информационного обеспечения их работы. Наиболее ценная часть документов архива по истечении срока хранения в ведомстве передается на постоянное хранение в государственный архив.

• центральный отраслевой архив министерствахранит документы организаций отрасли всех уровней;

• центральный архив министерствахранит документы центрального аппарата и непосредственно подчиненных организаций;

• объединенный ведомственный архивхранит документы организаций, связанных соподчиненностью или однотипных по профилю деятельности;

• объединенный межведомственный архивхранит документы организаций нескольких отраслей, систем.

Архив учреждения, организации, предприятия хранит документы только одного учреждения и его общественных организаций.

КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА документами, состав которых предусмотрен положением об архиве - прием документов из структурных подразделений, подведомственных организаций.

Профиль архива определяется положением о нем. Согласно типовым положениям о ведомственном архиве для всех их разновидностей в состав хранящихся документов входят:

• законченные текущим делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в результате деятельности учреждения;

• документы временного срока хранения(свыше 10 лет),необходимые в практической деятельности,

• документы по личному составу;

• документы постоянного хранения и по личному составу учреждений предшественников, а также ликвидированных учреждений непосредственно подчиненных министерству;

• личные фонды деятелей науки, искусства, работавших в данном учреждении.

Кроме того, в архиве хранятся копии особо ценных документов, печатные издания, научно-справочный аппарат к документам архива.

В соответствии с задачами определяются функции архива:

1.Комплектование архива, прием документов из структурных подразделений, подведомственных организаций; ежегодное проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве, отбор и оформление документов на дела подлежащие дальнейшему хранению.

2.Обеспечение сохранности документов, создание условий, обеспечивающих сохранность документов, улучшение температурно-влажностного режима, нормальных санитарно-гигиенических условий, организация учета документов, проверки наличия дел, проведение дезинфекции документов, реставрации, топографирование, подготовка к передаче на государственное хранение.

3.Использование документов, информирование руководителей и работников о составе и содержании документов,исполнение запросов учреждений и граждан.

4 Контроль и оказание помощи делопроизводственным службам, составление номенклатуры дел, участие в работе ЭК проверка правильности формирования и оформления дел,проверяют работу архивов подведомственных организаций.

Ведомственные архивы, составляя государственную часть архивного фонда, не входят в систему государственной архивной службы, но являются источниками пополнения Архивного фонда РФ.Они выполняют сходные с госархивами функции, работают в соответствии с правилами, разработанными ГАС, обеспечивая преемственность в некоторых направлениях деятельности госархивов, что дает определенные экономические выгоды государству.

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ– это изучение документов на основании критерием их ценности в целях определения сроков хранения данных документов и отбора их на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с нормативно-методическими документами, утвержденными Росархивом и другими учреждениями государственной архивной службы РФ, перечнями документов (типовые и ведомственные (отраслевые) перечни).

Существует следующие принципы экспертизыдокументов:принцип историзма, системности и целостности.

1. Принцип историзма требует рассматривать явления в их развитии, дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных явлений и отношений.

2. Принцип системности и целостности предполагают рассмотрение документов в их взаимосвязи друг с другом и с учетом полноты или целостности определенного комплекса документов.

Для правильной оценки документов ни один из них не может рассматриваться изолировано от других.

При проведении экспертизы, прежде всего, обращается внимание на выявление и отбор документации научного значения. Установить, какие документы несут ценную информацию, и отобрать их для передачи в государственные архивы –первая и основная задача экспертизы.

Вторая задача экспертизы–определение сроков хранения документов. Разрешается она изучением документов справочного значения и распределением их на группы долговременного, временного и кратковременного хранения. Конкретные сроки хранения для документов каждой группы устанавливаются с учетом интересов ведомств и на основеПеречня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Третья задача экспертизы—установление степени сохранности документови в случае частичной их утраты обеспечение полноты состава архивных фондов путемвосполнения недостающих материалов. Экспертиза позволяет определить, какие категории документов отсутствуют в составе архивного фонда и какими документами идентичного содержания в составе других фондов они могут быть восполнены.

Для проведения экспертизы ценностидел, отбору и подготовки дел к передаче на постоянное хранение в организацияхсоздаются экспертные комиссии(ЭК). ЭК создается приказом руководителя организации из наиболее квалифицированных работников в количествен не менее трех человек. В состав ЭК в обязательном порядке включается руководитель архива, представитель архивного учреждения. Председателем ЭК назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства.

Проведение экспертизы ценности документов в ведомственном архиве

Ведомственный архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на государственное хранение под непосредственным методическим руководством соответствующего государственного архива.

Проведение экспертизы ценности в ведомственном архиве базируется на анализе состава документации организации, в первую очередь на анализе организационно - распорядительной документации (постановлений, приказов, указаний, решений, протоколов основных совещательных органов и т.п.), а также плановой и отчетной документации. При этом уточняется, где (в каких структурных подразделениях) должны быть оставлены на хранение основные экземпляры этих документов. Дублетные экземпляры, как правило, выделяются к уничтожению.

СНСА– это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников (баз данных) о составе и содержании документов в архиве.

Обязательными справочниками являются описи, путеводители, каталоги; дополнительными – указатели и обзоры документов.

При создании данных справочников применяется преемственность между делопроизводством и архивными службами.

При создании СНСАприменяетсядифференцированный подход, который реализуется:

1. выбор целесообразности состава справочников;

2. выбор методики составления справочников;

3. выбор состава и полноты справочного аппарата к справочникам;

4. установление очередности работы с фондами.

Состав научно-справочного аппарата ведомственного архива определяется видом архива, составом и содержанием хранящихся в нем документов, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов.

В состав НСА ведомственного архива входят архивные справочники по объему, составу и содержанию документов.

Основной частью НСА являются архивные справочники по составу и содержанию документов: описи дел и заменяющие их номенклатуры дел, каталоги, картотеки, указатели, исторические справки, тематические и фондовые обзоры. Дополнением к этим архивным справочникам могут служить информационные документы: тематические перечни документов, информационные письма, справки о составе и содержании документов, а также ведомственные печатные издания.

В многофондовых ведомственных архивах в целях организации НСА может разрабатываться его схема, которая согласовывается с соответствующим государственным архивом.

При первом поступлении документов фонда в ведомственный архив им составляется историческая справка о фондообразователе и фонде.

Историческая справка состоит из трех разделов: истории фондообразователя, истории фонда, характеристики документов фонда.

Опись – это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержанияединиц хранения (дел), закрепления и систематизации внутри фонда и их учета.

В справочный аппарат описи дел, документов входят: титульный лист; содержание (оглавление), предисловие; список сокращений; переводные таблицы архивных шифров (в случае переработки описи); указатели.

Каталог– это межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архивасгруппирована (систематизирована) по предметам или темам, расположенным в соответствии со схемой классификации документов.

Указатель– редко встречающийся справочник, архивный справочник, представляющий собойалфавитный или систематический перечень названий, наименований, предметов, упоминаемых в архивных документах с указанием их поисковых данных.

Обзор– это архивный справочник, который включает в себя систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов, дополненные их источниковедческим анализом. Виды обзора: тематические, фондовые.

Архивные справочники могут вестись в архиве и в автоматизированном режиме, обеспечивающем возможности оперативного и многоаспектного поиска и представления документной информации (в том числе в режиме удаленного доступа).

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ– комплекс мероприятий по созданию оптимальных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих их утрату и обеспечивающих поддержание их в должном физическом состоянии.

Для обеспечения сохранности документов в ведомственном архиве должен проводиться следующий комплекс работ, включающий:

- создание оптимальных условий хранения документов;

- размещение документов в хранилищах и их топографирование;

(Топографирование – все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются. Помещения рекомендуется нумеровать буквенными индексами (хранилище А), а стеллажи, шкафы, полки - арабскими цифрами. Стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз слева направо. Номера должны быть проставлены четкими, выделяющимися на фоне окраски стеллажа цифрами).

- соблюдение порядка выдачи дел из архива;

- учет документов, проверка их наличия и состояния;

- определение состава особо ценных документов и создание на них страхового фонда;

- обеспечение физико-химической сохранности документов.

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

- предоставлением для ведомственного архива помещения и проведением планово - предупредительного ремонта помещений;

- оборудованием помещения архива средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;

- применением специального оборудования для хранения документов (стеллажей, сейфов, коробок и т.д.);

(Например: Хранилища должны быть оборудованы стационарными стеллажами с соблюдением установленного для архива порядка их размещения:тширина главных проходов (между рядами стеллажей) - 120 см; ширина проходов между стеллажами - 75 см; расстояние между стеной и стеллажом, параллельным стене, - 75 см; расстояние между полками по высоте - 40 см; расстояние между стеной и торцом стеллажа - 45 см; расстояние от пола до нижней полки стеллажа - не менее 15 см, а в цокольных этажах - не менее 30 см.)

- созданием оптимального температурно-влажностного и светового режима в помещении архива, проведением санитарно-гигиенических мероприятий.

Режимы хранения документов:

1. Температурно-влажностный – он обеспечивает предохранение документов от повреждающего действия температуры и влаги (н-р: плесень, температура д.б. - 17-19°С, влажность 50-55%).

2. Световой – обеспечивает предохранение документов от ненормативного (вредного) воздействия света (выцветание, не более 20-30 Люкс).

3. Охранный – обеспечивает предохранение документов от хищений, утрат, несанкционированного выноса.

4. Санитарно-гигиенический – обеспечивает предохранение документов от биоповреждений и загрязнений (мыши, тараканы…, систематическая влажная уборка, не реже 1 раза в год должно проводиться обеспыливание стеллажей с помощью пылесосов.).

Учет документов в ведомственном архиве является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.

Учет архивных документов– это установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах (ГОСТ Р 51141-98).

Учетный документ – это документ, установленного образца фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, страховые копии особо ценных документов, фонд пользования (при наличии), а также описи дел.

В ведомственном архиве учет документов ведется по фондам (объединенным фондам), коллекциям, единицам хранения (делам).

Учет документов в ведомственном архиве ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Ведение основных учетных документов обязательно для каждого ведомственного архива. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются ведомственным архивом.

Основные учетные документы:

• Книги учета поступления и выбытия документов.

• Книги учета поступления и выбытия страхового фонда и фондопользования.

• Список фондов- учетный документ, отражающий сведения о названии и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и описей на дела и документы фонда.

• Лист фондов- учетный документ, отражающий сведения о названии и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и описей на дела и документы фонда.

• Дело фонда- дело, заводимое в архиве для хранения документов по истории и состоянию архивного фонда.

• Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел архивного фонда.

• Внутренние описи в делах .

• Реестр описей(служит для регистрации описей в архиве).

• Паспорт архивохранилища- учетный документ периодической отчетности, содержащий сведения об условиях хранения, объеме хранящихся в архиве документов, составе научно-справочного аппарата к ним и кадрах архива. Паспорт архива составляется ежегодно на 1 января наступившего года в двух экземплярах, один из которых остается в архиве, а второй направляется в архивное управление.

• Опись страхового фонда.

• Лист заверитель дела.

ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДОКУМЕНТОВ:

Проверка проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения соответствие их количеству, числящемуся по учетным документам.

Цели проверки:

- определение фактического количества дел;

- выявление и устранение недостатков в учете документов;

- выявление отсутствующих дел с проведением их дальнейшего розыска;

- выявление и учет документов, имеющих дефекты носителя и текста документов, т.е. требующих улучшения физического состояния.

Проверки проводятся планово и в архивах организаций не реже 1 раза в 5 лет, внеплановые – в случае чрезвычайных ситуаций, после переезда, при смене ответственного за хранилище.