Тема № 11 Структура и функции службы доу.

Положение о службе ДОУ: структура, состав информации. Регламентация должностных обязанностей работников службы ДОУ.

Служба ДОУ– структурное подразделение, занимающееся вопросами документационного обеспечения работы организации, предприятия, учреждения.

Задачамислужбы ДОУ являются:

- внедрение единого порядка работы с документами

- совершенствование форм и методов работы с документами

- повышение эффективности деятельности аппаратного управления.

Основой построения службы ДОУ является принятая в организации форма работы с документами: централизованная, децентрализованная или смешанная.

При централизованнойформе все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре – канцелярии или у секретаря- референта, как правило, данная форма используется на малых и средних предприятиях.

Децентрализованнаяформа при наличии секретаря руководителя предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями организации, данная форма применяется в территориально разобщенных организациях, а также тогда, когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях.

При смешаннойформе часть операций выполняют централизовано (прием, регистрация, контроль, размножение документов), а часть – децентрализовано (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел). Данная форма используется в большинстве организаций.

Структура, цели и задачи, функции службы ДОУ оговариваются нормативно-правовыми актами федеральных органов исполнительной власти и управления рядом внутренних документов.

К числу важнейших внутренних организационных документов, регламентирующих работу службы ДОУ, относятся:

- Положение о службе ДОУ

- Инструкция по документационному обеспечению управления;

- Должностные инструкции работников службы ДОУ.

- Табель форм документов, применяемых в организации

При регламентации деятельности работников службы ДОУ необходимо использовать типовые инструкции по делопроизводству той отрасли, к которой относится данная организация.

Квалификационные требования к работникам службы ДОУ: Руководители службы ДОУ, заместители руководителей и начальники отделов должны; технические исполнители.

Деятельность службы ДОУ определяется Положением о службе ДОУ

Положение– правовой акт, регулирующий и устанавливающий организационный состав, структуру, порядок работ, функциональные обязанности, взаимоотношения работников структурного подразделения.

Положение о службе ДОУ в организации, как правило, разрабатывается на основании типового положения, действующего по отрасли.

Положение о службе ДОУ – многостраничный документ, оформляемый на бланке конкретного вида документа.

Утверждает Положение руководитель организации

Текст состоит из разделов, каждый раздел именуется арабской цифрой с точкой. Пункты разделов содержат № раздела и порядковый номер пункта.

Примерные наименования разделов текста и их содержание:

1. Общие положения– включает полное наименование подразделения, указание на руководителя службы и его заместителя, на документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ.

2. Структураслужбы ДОУ - включает наименование отделов, которые составляют службу ДОУ, штатную численность.

3. Задачи и функции службыДОУ – определение основных задач службы; распределение функций между отделами службы (секретариат, экспедиция, копировально-множительное бюро…).

4. Права, обязанности и ответственность службыДОУ. Устанавливает, какие действия имеет право она осуществлять, прежде всего, в лице руководителя, для выполнения функций подразделения (на издание отдельных документов (например, распорядительных); на ведение переписки; давать подчиненным указания, требовать от руководителей подразделений и работников организации выполнения, установленных правил работы с документами и др.) Ответственность обычно формулируется как юридические последствия неисполнения обязанностей, выражающиеся в применении определенных мер воздействия.

5. Взаимоотношения службы ДОУс другими структурными подразделениями - устанавливает, с какими организациями и подразделениями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки ее представления или получения; определяет, в каком порядке и кем рассматриваются разногласия, возникающие в деятельности подразделения.

Количество и наименования разделов могут изменяться в зависимости от структуры организации, объема документооборота.

Примерным положением о службе документационного обеспечения управления, помещённом как приложение в Государственной системе документационного обеспечения управления.

Должностные инструкции работников службы ДОУ

Должностная инструкция– локальный организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Должностная инструкция выполняет организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Оформляется на общем бланке организации. Текст инструкции состоит из разделов:

- общие положения– подчиненность, нормативные документы …

- основные задачи и функции- документ. и инф. обеспеч. управ; функции - прием,  регистрация, учет получаемой и отправляемой корреспонденции, контроль   за   своевременным  исполнением  документов;

- должностные обязанности- для выполнения возложенных на него функций делопроизводитель;

- права– запрашивать необходимые материалы, вносить предложения, требовать создания нормальных условий для выполнения служеб. обяз…;

- ответственность;

- взаимоотношения(связи по должности);

- квалификационные требования – образование, знания, умения, навыки, стаж работы…

Основным нормативным документом для разработки должностных инструкций является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 г. № 37, в котором содержатся квалификационные характеристики должностей.

При разработке должных инструкций также необходимо учитывать перечень работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях, и устанавливаются требования к необходимой специальной подготовке работников данной отрасли.