31.Створення двоспрямованої структури проекту на основі поєднання робочої та внутрішньої організаційної структури проекту.

Створення робочої структури проекту дає змогу визначити весь перелік робіт, які необхідно виконати, проте не відповідає на запитання, хто виконуватиме ці роботи і яким коштом. Тому дедалі частіше у проектах використовується двоспрямована структуризація, яка поєднує робочу й організаційну структури і передбачає:

• робочу структуру проекту (WBS);

• організаційну структуру проекту (OBS);

• облік затрат;

• описання робочих пакетів (діяльності);

• систему кодування;

• словник використання WBS (каталог CTR «Витрати — час — ресурси»).

Організаційна структура проекту (ОBS). Ця структура стосується тільки внутрішньої організаційної структури проекту і не зачіпає відносин проектних груп чи учасників з батьківськими організаціями. Будується ОBS аналогічно робочій структурі, а саме:

• на першому рівні відображається організаційна структура як єдиний елемент;

• на другому і нижчих рівнях триває поділ структури на основні організаційні елементи.

Цей процес повторюється до найнижчого рівня — базових робочих груп (змішаних цільових або функціональних), а при реалізації малих проектів — до окремих виконавців.

Обсяг робіт для цих найнижчих організаційних рівнів являє собою найнижчі елементи WBS, кожний з яких можна планувати і контролювати як окремі одиниці. Таке саме правило чинне для створення OBS. Кількість рівнів залежить від розміру проекту.

Поєднання робочої та організаційної структур дає змогу інтегрувати, планувати і контролювати роботу і порівнювати її виконання по підрозділах і організації загалом. Кожний менеджер у цій ієрархії має свій набір планів і звітів по своїх сферах відповідальності.

32.Структуризація затрат.

Структура статей витрат є додатковим засобом планування робіт проекту. Основна відмінність статей витрат від бухгалтерських рахунків полягає в тому, що за статтями класифікується і збирається інформація, взагалі кажучи, не підтверджена до моменту збору документально управлінська інформація (немає документів, що підтверджують факт витрат, але є попередня інформація про виконані роботи, використаних ресурсах і т. д.); ця інформація потрібна і може використовуватися тільки для прийняття управлінських рішень. Необхідні документи з'являться тільки до певних вимог бухгалтерського обліку

календарним датам, а не до поточних датам проекту.

Статті витрат являють собою інструмент управління, застосовуваний для збору інформації про фактичні витрати виконаних робіт і порівняння з їх плановими витратами. Крім того, статті витрат використовуються при плануванні і контролі часу і вартості, оскільки містять і акумулюють інформацію про роботи, призначених організаційним підрозділам.

У статтях витрат може акумулюватися інформація з різних пакетам робіт, сформованим за різними підставами (відібраним по фільтрам):

»За змістом;

»За термінами виконання;

»За структурою рахунків, субрахунків;

»За відповідальним виконавцям.

Таким чином, статті витрат допомагають формувати і відслідковувати бюджет проекту, здійснювати поточний управлінський облік і оцінювати можливі витрати по завершенні робіт проекту.

При плануванні великих проектів число окремих статей витрат може досягати декількох тисяч. Це може призвести до певних труднощів і з їх описом на стадії планування, і з урахуванням фактичної інформації по ним на стадії виконання проекту. В якості одного з рішень цієї проблеми використовується підхід по формуванню багатофункціональних проектних команд. Його суть полягає в тому, що стаття витрат призначається не окремо взятому організаційного підрозділу, а так званої багатофункціональної команді. Така стаття охоплює велику кількість робіт і відповідає більш високому рівню СДР. Загальна кількість статей витрат при цьому скорочується.