77. Поняття та організація діловодства

Документ – основа організації наукової праці, процес прийняття управлінського рішення. Діловодство – сукупність робіт пов’язаних з веденням кореспонденції, прийманням і відправкою документів, реєстрацією контролю за виконанням, зберіганням оброблених документів в поточному році. Організація діловодства проводиться відповідно до методичних рекомендацій щодо практичного використання основних положень єдиної державної системи діловодства. На всіх п-вах повинен бути встановлений порядок приймання, реєстрації кореспонденції, яка надходить, відправлення вихідних документів, контроль за виконанням, збереженням оброблених документів, листування з окремими п-вами, особами. Діловодство повинно забезпечувати оперативну роботу обліково-аналітичного апарату, можливість організації та здійснення швидкого контролю за зберіганням і виконанням кожного документу. Базовим моментом в системі діловодства є номенклатура – оформлений у встановленому порядку систематизований перелік заголовків справ з зазначенням термінів їх зберігання. Номенклатуру справ розробляє на п-ві посадова особа, відповідальна за діловодство з залученням фахівців архівної справи. Групування документів у справи відповідно до номенклатури називається формуванням справи. На більшості п-в групування справ здійснюється за видами документів. Спільна номенклатура справ складається працівниками канцелярії за погодженням з усіма відділами п-ва.

78. Організація подання звітності

Організація подання звітності внутрішнім і зовнішнім користувачам передбачає визначення порядку технічної підготовки ланок звітності, термінів подання звітності адресату, подання способу відправки звітності, складання табеля-календаря звітності; перевірку звітності на предмет узгодженості форм, підпис і затвердження звітності.Бланки бухгалтерської звітності надходять до п-в в порядку централізованого забезпечення, виготовляються установами за допомогою засобів комп’ютерної та іншої організаційної техніки, в результаті купівлі в мережі спеціальних магазинів.Граничні терміни подання звітних форм визначені порядком подання фінансової звітності, затвердженою Постановою Кабінету Міністрів України від 29.02.2000 № 419 та відповідними нормативними документами Державного комітету статистики та Державної податкової служби України. Так, квартальна фінансова звітність (крім зведеної та консолідованої) подається організаціями не пізніше 25 числа місяця, що настає за звітним кварталом, а річна — не пізніше 20 лютого наступного за звітним року. Місячний звіт про використання бюджетних асигнувань подається організаціями не пізніше 5 числа місяця, наступного за звітним, квартальний — не пізніш як 15 числа місяця, що настає за звітним кварталом, а річний — не пізніш як 22 січня наступного за звітним року.Датою подання фінансової звітності для установ, підприємств, організацій вважається день фактичної її передачі за належністю, а у разі надсилання її поштою — дата одержання адресатом звітності, зазначена на штемпелі підприємства зв’язку, що обслуговує адресата. У разі, коли дата подання звітності припадає на неробочий день, термін подання переноситься на перший після вихідного робочий день.Статистична та податкова звітність надається відповідно до органів державної статистики та державної податкової служби. Фінансова звітність може бути передана головним бухгалтером власноруч, надіслана поштою, передана у вигляді файлів з набором значень економічних показників через систему електронної пошти.Бухгалтерські звіти повинні містити інформацію за отриманими доходами та проведеними видатками, здійсненими в національній грошовій одиниці України.У бухгалтерських звітах і балансах не повинно бути ніяких підчисток і помарок. Виправлення помилок у звітах здійснюється з дотриманням Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку.Після ретельної перевірки бухгалтерські звіти та пояснювальні записки підписуються керівником і головним бухгалтером підприємства, установи, а при відсутності в установі бухгалтерської служби — спеціалістом, який веде облік. Без таких підписів звіти вважаються недійсними. Бухгалтерські звіти завіряються печаткою установи.