44. Форми документообігу

Основні форми документообігу: ручна, електронна і комп´ютеризація документообігу.

Електронний документообіг (обіг електронних документів) - сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

Порядок електронного документообігу визначається державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності згідно з законодавством.

При ручному документообігу об´єктом організації є, насамперед, праця людей, при механізованому — робота відповідних машин, приладів, а при комп´ютеризованому — робота комп´ютерної техніки й технічних пристроїв.

Ручний спосіб документообігу передбачає великі затрати праці, а також залучення додаткових працівників. Крім того, маршрут деяких документів є досить складним і має „жорсткий" характер, тобто рух документів чітко визначений і користувачі не мають права його змінювати.

Комп´ютеризація документообігу дає змогу усунути ці проблеми. Наприклад, зменшення трудомісткості досягається переведенням ручного способу оформлення документів на комп´ютеризований. Причому значно скорочується процес облікової реєстрації. Так, облікова реєстрація при ручному способі оформлення документів передбачає такі стадії: створення й одержання (приймання) первинних документів; групування документів за ознакою однорідності за умови великої їх кількості; складання зведених документів; фіксація занесення даних на документі; відображення даних з документів в облікових регістрах (як правило, накопичувального характеру); групування та перегрупування даних документів з метою їх подальшого розподілу й відображення в групувальних і розподільчих регістрах; математичні дії (підрахунок, розрахунок, підведення підсумків); контроль за обліковою інформацією; складання підсумкового облікового регістру (звітність); порівняння даних із даними інших облікових регістрів; видача інформації облікових регістрів для складання звітності; передача облікових регістрів на зберігання. Необхідно врахувати, що всі документи оформляються вручну на папері.

45.Розробка Положення про бухгалтерію

Положення про бухгалтерську службу готує головний бухгалтер, оформлюючи на відповідному бланку, а затверджує керівник установи. Положення про сектор, групу бухгалтерської служби розробляють керівники відповідних структурних підрозділів бухгалтерії за схемою, аналогічною викладеній попередньо. Затверджує ці положення головний бухгалтер, а далі вони під розписку доводяться до працівників бухгалтерської служби.

В розвиток загального положення про бухгалтерську службу підприємства, де передбачено поділ служби на підрозділи — потрібно розробити положення про кожний підрозділ. Структура такого положення переважно аналогічна вищенаведеному та має містити такі розділи:

1. Загальні положення (частина);

2. Основні функції та завдання;

3. Права;

4. Зв’язки з іншими підрозділами;

5. Відповідальність керівника;

6. Критерії стимулювання.

Положення сприяє чіткому поділу праці між підрозділами та створює нормативно-правову основу дисциплінарного та матеріального впливу до осіб, винних у порушенні правил роботи.

Положення чітко розмежовує завдання між підрозділами.

Важливе значення таке положення має для розподілу робіт в самому підрозділі.

В залежності від специфіки роботи підрозділу зміст положення за деякими розділами може бути різним.

Положення має бути затверджене керівником підприємства.