Создание, сохранение и печать документов (опции меню файл) Создание документов

Программа Microsoft Word позволяет вам набирать текст сразу же после того, как вы ее запустите, т.е. Word автоматически создает новый пустой документ. Быстро создать новый пустой документ можно и с помощью кнопки стандартной панели инструментов .

Создать новый документ можно также с помощью меню Файл(командаСоздать…). При этом откроется диалоговое окноСоздание документа. Это окно содержит несколько вкладок и предоставляет возможность со-здавать как новые «пустые» документы, так и новые документы на основе шаблонов или с использованием мастеров.

Создание «пустых» документов является самым простым способом. Используйте его, если вы сами хотите определить содержание документа с «нуля». Однако часто этот способ не является самым эффективным и быстрым.

Мощными и удобными средствами быстрого создания документов являются шаблоны и мастера.

Шаблоныпредставляют собой образцы документов, включающие в себя соответствующие элементы форматирования и/или текст. Microsoft Word содержит большой набор шаблонов для создания стандартных документов типа:

• служебные записки;

• отчеты или деловые письма;

• факс-сообщения и т.п.

Если вы решили создать новый документ на основе шаблона, то Microsoft Word предоставит вам «заготовку» с заранее подготовленными полями, форматированием, графикой. Внесите в нее необходимые изменения, а затем сохраните как документ.

Мастера– это «усовершенствованные» шаблоны, использующие систему вопросов и ответов. Работая с мастером, вы должны пройти через ряд диалоговых окон, отвечая на вопросы и выбирая соответствующие параметры.

Таким образом, шаблон помогает вам создать внешнее оформление документа (дизайн), а мастер, кроме того, автоматизирует и сам процесс создания документа.

Параметры страницы

Создав новый документ, нужно позаботиться о том, как он будет располагаться на листе бумаги, т.е. необходимо задать формат бумаги и размеры полей. Для этого выберем команду Параметры страницыв менюФайл. Откроется диалоговое окно, содержащее четыре вкладки.

Вкладка Размер бумагипозволяет выбрать из списка подходящий размер листа. Если ваш лист нестандартный (его нет в предлагаемом списке), то можно задать вручную ширину и высоту листа в соответствующих полях ввода. На этой же вкладке можно выбрать ориентацию листа: книжную или альбомную.

Перейдем на вкладку Поляи зададим отступы от краев листа до текста (поля). Размеры полей, рекомендуемые при оформлении рефератов, пояснительных записок к курсовым работам и проектам: верхнее и левое – не менее 2 см; нижнее и правое – не менее 1 см. Если вы собираетесь печатать текст на обеих сторонах листа, то активизируйте флажокЗеркальные поля(щелкните по нему мышью).

Справа в рамке показан образец листа, позволяющий контролировать процесс настройки параметров страницы: все выбранные вами изменения немедленно отражаются на образце. После выбора всех параметров нажмите кнопку ОКи приступайте к набору текста.

Сохранение документа

Сохранить созданный документ можно несколькими способами:

• нажать кнопку на панели инструментов;

• нажать клавиши Shift+F12 или Ctrl+S;

• выбрать команду Сохранитьв менюФайл.

Если вы сохраняете данный документ первый раз, то откроется диалоговое окно Сохранение документа. Введите имя сохраняемого файла в поле вводаИмя файла, проконтролируйте папку, в которую сохраняется документ (по умолчанию все документы сохраняются в папкуМои документы), нажмите кнопкуСохранить. Документы Word сохраняются в виде файлов с расширением .doc. Однако окноСохранение документапредусматривает возможность выбора формата сохранения документа, т.е. вы можете выбрать другой тип из предложенного спискаТип файла. Например, сохранить как документ Word более ранних версий (Word 6.0/95), или как текстовый документ с расширением .txt и т.п.

Повторное выполнение команды Сохранитьуже не вызовет открытия диалогового окнаСохранение документа, а будет осуществлять сохранение данного документа с ранее выбранными параметрами. Чтобы избежать потери информации, рекомендуется сохранять документ каждые 10-15 минут (в зависимости от скорости вашей работы). Для такого текущего сохранения удобнее всего пользоваться кнопкой панели инструментовили сочетанием клавиш Shift+F12.

Если вы хотите сохранить данный документ с другим именем или в другой папке (на другом диске), то вам необходимо выбрать команду Сохранить как…в менюФайл. Эта команда вновь откроет вам диалоговое окноСохранение документа, где вы сможете выбрать нужную папку или диск в спискеПапкаи задать новое имя файла в соответствующем поле ввода.