17

1. Пояснювальна записка

Навчальна дисципліна “Документаційне забезпечення управління ” –одна з основних спеціальних дисциплін, що забезпечує професійну підготовку студентів спеціальності 6.020100 “Документознавство та інформаційна діяльність”, в якій зроблено акцент на підвищення компетенції студентів в питаннях документаційного забезпечення управління

Мета курсу - надання необхідних знань щодо теоретичних, методичних і організаційних засад забезпечення управління установою на основі оптимального формування масиву документів службового призначення та системи їх використання відповідно до вітчизняних і міжнародних стандартів організації управлінської діяльності. .Предметом даної навчальної дисципліни є теоретичні засади, історія і практика створення, обігу, збереження і використання неопублікованої документації службового призначення, яка і є об’єктом вивчення. Основні завдання - висвітлення теоретико-методичних засад розвитку діловодства, аналіз системи державного регулювання діловодством в Україні, розкриття організаційних засад управління документними потоками в установах різних типів, узагальнення організаційно-методичних питань документаційного забезпечення управління персоналом, вивчення діловодного технологічного циклу в організації.

У результаті засвоєння навчальної дисципліни “Документаційне забезпечення управління ” студенти здобувають знання про основні нормативно-правові документи, що регламентують ведення діловодства в Україні на всіх рівнях управління, оволодіють технологією підготовки та оформлення організаційно-розпорядчих документів та окремих галузевих систем документації, знайомляться з організаційно-функціональною структурою служб документаційного забезпечення управління, правилами підготовки і передачі справ на архівне зберігання, практичним використанням комп’ютерної техніки.

Структура курсу передбачає лекції, семінарські та практичні заняття. Лекції розкривають основні проблеми за кожною темою “Документаційного забезпечення управління”. Практичні заняття проводяться за тими темами курсу, які вимагають набуття практичних навичок роботи з документами, закріплення знань, одержаних на лекціях та в результаті самостійної роботи над навчальним матеріалом. Семінарські заняття покликані поглибити історичні, теоретичні, методичні знання з курсу. Формами контролю засвоєння студентами навчального матеріалу є аудиторна контрольна та курсова робота й іспит.

2.Методичні вказівки щодо написання та оформлення курсової роботи

Відповідно до навчального плану для студентів передбачається виконання курсової роботи з даної навчальної дисципліни. Необхідність написання курсової роботи обумовлена потребою в закріплені теоретичних знань і практичних занять, а також вироблені навичок самостійної роботи з елементами творчого пошуку, вміння аналізувати наявну інформацію, робити теоретичні узагальнення на основі фактичних даних і опрацювання спеціальної літератури, довідкових видань та інших джерел.

Основною джерельною базою для написання курсових робіт з дисципліни, безперечно, є сукупність публікацій, в яких висвітлено досвід організації діловодства, викладено консультації, поради, рекомендації, міркування стосовно змісту окремих процесів, охарактеризовано тенденції та перспективи їх розвитку у зв'язку з розробленням і впровадженням нормативно-правових актів, стандартів, уніфікованих систем документації тощо. Численні профільні публікації можна знайти у виданнях - "Віснику Державного комітету архівів України", "Архівах України", "Студіях з архівної справи та документознавства", "Делопроизводстве", “Секретаре-референте”, “Справочник кадровика”, "Советских архивах" (зараз "Отечественные архивы") тощо. Поняття діловодства відображені в ДСТУ 2732-2004 "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення", термінологічному словнику "Архівістика", інших спеціальних словниках. Під час опрацювання окремих теоретичних питань організації діловодства можна використати навчальний матеріал та літературу з курсів "Загальне документознавство", "Управлінське документознавство", "Архівознавство".

Проблематику, присвячену уніфікації та стандартизації процесів оформлення документів у службах документаційного управління, створенню та функціонуванню уніфікованих форм документів, уніфікованих систем документації, необхідно аналізувати з урахуванням змісту чинних національних (державних) стандартів України, що встановлюють вимоги до цих процесів. Під час підготовки роботи слід використовувати нормативну базу організації діловодства в країні, зокрема Закон України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", "Примірну інструкцію з діловодства...", правила роботи державних архівів, архівних підрозділів установ, інші нормативно-правові акти, безпосередньо чи окремими нормами спрямовані на регулювання сфери діловодства, а також методичні видання Державного комітету архівів України, УНДІАСД, обласних державних архівів, інших архівних установ.

Окремі теми чи аспекти тем, зокрема, пов'язані з типологією документів, аналізом їх функцій у діловодних процесах, підготовкою номенклатур справ, переліків документів зі строками їхнього зберігання, документообігом (розглядом етапів життєвого циклу документа),експертизою цінності документів в установі тощо, повинні включати, крім практичної, ілюстративної частини, характеристику теоретичних засад організації цих процесів. За необхідності (визначається викладачем) до змісту окремим пунктом, що передує рубрикації теоретичних та практичних частин роботи, може бути включено питання висвітлення історії організації того чи іншого діловодного процесу чи діловодства в цілому (зокрема, на прикладі однієї чи сукупності установ певної галузі або загалом у країні).

Розроблення окремих тем потребує додаткових знань, наприклад, проблематика, пов'язана з розкриттям характеристик та впровадженням систем електронного діловодства, потребує дослідження системи електронного зберігання та користування ними.

Курсова робота повинна містити: титульний аркуш (див. додаток А),зміст, вступ, теоретичну частину, висновки, список використаної літератури, додатки (якщо передбачені темою).

Зміст подають на початку курсової роботи. Він містить найменування та номери початкових сторінок усіх розділів. Розділи повинні включати підрозділи (параграфи).Розділи повинні мати наскрізну нумерацію арабськими цифрами. Параграфи в межах кожного розділу мають подвійне цифрове позначення, що включає номер розділу і номер підрозділу.(Наприклад: 1.1.-перший параграф першого розділу).

У вступі характеризується сучасний стан досліджуваної проблеми, визначаються мета і завдання, предмет і об’єкт та розглядаються методи, за допомогою яких воно проводилось, розкривається структура роботи. Обов’язковою частиною вступу є огляд літератури з теми, в яких включаються найбільш цінні актуальні роботи (10-15 джерел). Огляд має бути систематизованим аналізом теоретичної й практичної новизни, значущості, переваг та недоліків розглядуваних робіт, які доцільно згрупувати таким чином: роботи, що висвітлюють історію розвитку проблеми, теоретичні роботи, які повністю присвячені темі, потім ті, що розкривають тему частково. В огляді не слід наводити повний бібліографічний опис публікацій, що аналізується, достатньо назвати автора й назву, а поруч у дужках проставити порядковий номер бібліографічного запису цієї роботи в списку літератури.

Не слід формулювати мету як “Дослідження...”, “Вивчення ...”, тому що ці слова вказують на засіб досягнення мети, а не на саму мету.

Об’єкт і предмет курсової роботи як категорія наукового процесу співвідносяться між собою як загальне і часткове. В об’єкті виділяється та його частина, яка є предметом дослідження (об’єкт курсової роботи – це процес або явище, що породжує проблемну ситуацію і обране для вивчення, предмет курсової роботи міститься в межах об’єкта).

Примірний обсяг вступу 2-3 сторінки.

Теоретична частина роботи складається з розділів, підрозділів. Кожний розділ починати з нової сторінки. Необхідно дотримуватися прийнятої термінології, позначень, умовних скорочень і символів, не рекомендується вживати слова і вирази-штампи, вести виклад від першої особи: “Я спостерігав”, “Я вважаю”, “Мені здається”. Слід уникати в тексті частих повторів слів чи словосполучень.

При згадуванні в тексті прізвищ (учених-дослідників, практиків) ініціали ставляться перед прізвищем (С.Г.Кулешов, а не Кулешов С.Г.).

В тексті повинні подаватися посилання на джерела, які використовуються в контрольній роботі. Посилання в тексті слід зазначати порядковим номером за переліком посилань на використані джерела, наприклад [29,с.3-5]: де 29- номер посилання (Шейко, В.М., Кушнаренко, Н.М. Організація науково-дослідницької діяльності [Текст] / В.М.Шейко, Н.М.Кушнаренко: Підручник.-2-ге вид., перероб. і доп.-К..:Знання-Прес, 2002.-295с.) , а с.3-5 запозичена цитата з даного джерела.

Виклад матеріалу в роботі повинен бути чітким, із дотриманням логічної послідовності, аргументація – переконливою, формування – очним.

Примірний обсяг текстової частини 20-30 сторінок.

Висновки містять узагальнену підсумкову оцінку здійсненої роботи. Приблизний обсяг висновків 2-3сторінок тексту.

Список використаної літератури слід розміщувати одним із таких способів: у порядку появи посилань у тексті або в алфавітному порядку прізвищ авторів або заголовків.

Бібліографічний опис джерел складають відповідно до чинних стандартів з бібліотечної та видавничої справи [12,13,17,18] Приклади оформлення бібліографічного опису наводяться у додатку Б.

До додатків включають якщо є необхідність допоміжний матеріал, необхідний для повноти курсової роботи: зразки документів, нормативна документація, ілюстрації допоміжного характеру. Кожний додаток повинен починатися з нової сторінки. Додаток повинен мати заголовок, надрукований угорі малими літерами з першої великої симетрично відносно тексту сторінки. Посередині рядка над заголовком малими літерами з першої великої друкується слово “Додаток_____” і велика літера, що позначає додаток.

Додатки слід позначати послідовно великими літерами української абетки, за винятком літер Г,Є,І,Ї,Й,О,Ч,Ь, наприклад, додаток А.

Правила оформлення роботи:

Курсова робота виконується українською мовою і оформлюється відповідно до типових вимог. Текст друкують за допомогою комп’ютера на одній стороні аркуша білого паперу формату А4(210х297 мм) з полуторним міжрядковим інтервалом. Текст необхідно друкувати, залишаючи береги таких розмірів: лівий – не менше 20 мм, правий – не менше 10 мм, верхній – не менше 20 мм, нижній – не менше 20 мм, кегль- 14, гарнітура – Times New Roman. Нумерацію сторінок подають арабським цифрами без знака № у правому верхньому куті сторінки без крапки в кінці.