Натисніть на кнопку Кнопка на панелі елементів і клацніть на формі, де треба розмістити кнопку. Кнопка Запуск майстра також має бути натиснутою. Відкриється вікно майстра створення кнопок. У категорії Переходи по записах виберіть дію Наступний запис → Далі. Введіть текст підпису кнопки: Вперед, і виберіть рисунок кнопки з меню зразків. Робочу назву кнопці можете не змінювати → Готово.

Аналогічно для кнопок Назад, Створити новий запис і Закрити форму.

30.Перейдіть у режим форм і погортайте записи, користуючись своїми кнопками. Введіть один новий запис у режимі форми.

31.Продемонструйте підсумкові таблиці викладачу.

32.Закінчіть роботу. Здайте звіти.

Лабораторна робота 15 Тема

MS Access. Фільтрування даних. Створення запитів

Мета

Навчити організувати пошук даних за допомогою спеціальних фільтрів, а також створювати запити за певними критеріями.

103

План

1.Створити структуру трьох таблиць і ввести дані.

2.Застосувати простий і розширений фільтр.

3.Створити запит на вибірку з параметром.

Теоретичні відомості

При роботі з базою даних, часто виникає ситуація, коли користувачу непотрібен (і навіть заважає) весь масив інформації, а необхідно за деяким критерієм (умовою) відібрати фрагмент даних, щоб надалі працювати з ним. При цьому тип умови залежить від типу поля, для якого ця умова встановлюється. Найчастіше використовуються текстові, числові умови та умови для роботи з датами.

Текстові умови

У ролі текстової умови вказується текст із вмістом поля потрібних записів. Наприклад, якщо ми хочемо відібрати інформацію за критерієм співпадання значення в полі “Прізвище” з текстом Іванов, то умову можна задати одним із можливих варіантів:

Іванов; “Іванов”; = Іванов; =”Іванов”.

Якщо користувачу зовсім або частково невідомий текст потрібного поля, то можна скористатися шаблонами: “*” — заміняє будь-яку кількість довільних символів, “?” — замінює не більше одного символа, [a-z] — діапазон символів, # — одиночна цифра. Наприклад:

“Ст*т” – довільний текст, що починається з “Ст” та закінчується на “т”.

Умова в цьому випадку має вид Like символи шаблону. Наприклад:

Like “С*” здійснює відбір, прізвища яких починаються з літери “С”;

Like "[А-Д]*" – виконуються для тих записів, імена яких починаються з літер від А до Д; Like “###” – три цифри в полі.

Інколи в текстових умовах використовується логічний оператор not, який заперечує наявність в полі таблиці тексту, вказаного справа від оператора. Наприклад:

not “К*” – будь-який текст, крім того, що починається з літери “К”.

Числові умови та умови роботи з датами

Числові умови та умови типу дата записуються в форматі:

< логічний оператор > < вираз >,

де в якості логічного оператора можна використовувати:

104

•IN(значення_1; значення_2, . . .) — дорівнює одному із значень аргументів;

•Between <значення_1> And <значення_2> — приналежність діапазону, який задається константами <значення_1> та <значення_2>.

Приклади умов:

1.>=300 – записи, для яких вміст числового поля більший ніж 300.

2.In("Канада"; "Великобританія") – відображення полів, де є Канада або Великобританія.

3.>="Н" – відображує поля, назви яких починаються з букв, що знаходяться в діапазоні

від Н до Я.

Побудова складних умов.

Досить часто запит не обмежується однією простою умовою, а об’єднує відразу кілька умов, що відносяться до різних полів. Такі запити використовуються для об’єднання простих умов в комплексну, за допомогою логічних операцій AND (логічне і) та OR (логічне або).

Операція логічного об’єднання “і” використовується в тому випадку, коли потрібно, щоб виконувалися одночасно обидві прості умови. В запитах це використовується переважно тоді, коли умова створюється по двох полях одночасно (тобто коли потрібно, щоб задовольнялися умови одночасно для двох полів). В Access логічне “і” між умовами запитів реалізується шляхом їх введення в комірки одного рядка Условие отбора.

Операція логічного об’єднання “або” використовується в тому випадку, коли потрібно щоб виконувалась хоча б одна з перерахованих умов. В запитах це використовується переважно тоді, коли прості умови створюються по одному і тому ж полю. При цьому прості умови записуються в рядки Условие отбора в одну колонку.

Існують декілька способів, які використовуються для відбору записів за допомогою фільтрів: фільтр по виділеному фрагменту, звичайний фільтр, розширений фільтр.

Фільтр по виділеному фрагменту і звичайний фільтр є самими простими способами відбору записів. Якщо можна легко знайти та вибрати в формі або в

105

об’єкті у режимі таблиці значення, які повинні містити записи, що відбираються,

слід використовувати фільтр по виділеному фрагменту. Звичайний фільтр викори-

стовується для вибору шуканих значений зі списку без перегляду всіх записів в таблиці або формі, або при вказуванні декількох умов відбору одночасно.

Для створення складних фільтрів, слід використовувати вікно розширеного фільтра.

Для використання методів фільтрації по відношенню до таблиці (або форми) слід відкрити її за допомогою команди Открыть. При цьому в полосі меню з’являється пункт Записи, в якому містяться підкоманди роботи з фільтрами, а на панелі інструментів з’являються кнопки Фильтр по выделенному, Изменить фильтр, Применение фильтра. Крім цього, після відкриття об’єкту, в контекстному меню, яке відкривається правою кнопкою миші, з’являються команди роботи з фільтрами.

Побудовані фільтри зберігаються автоматично при збереженні таблиці або форми. Таким чином, при повторному відкритті таблиці або форми можна знову використати збережений фільтр.

Для застосування сформованого фільтра використовується команда Применение фильтра. Для ліквідації ефекту фільтрації використовується команда Уда-

лить фильтр.

У сучасних СУБД нарівні із найпростішими засобами пошуку і фільтрації даних з однієї або кількох зв’язаних таблиць використовуються зручні, гнучкі та могутні засоби — запити. З їх допомогою можуть бути виконані обчислення, відновлені дані в таблицях, додані або вилучені записи. При цьому результати виконання запиту подаються в зручному вигляді — у формі таблиці. Запит може будуватися з використанням тимчасової таблиці, створеної за допомогою іншого запиту. Засобами запиту можна виконати такі дії:

¾вибрати записи з кількох таблиць, що задовільняють умовам вибору;

¾включити в підсумкову таблицю додаткові поля і в разі необхідності виконати обчислення для них;

¾згрупувати записи з однаковими значеннями в деякому полі;

¾на основі зв’язаних таблиць створити нову таблицю;

¾вилучити із зв’язаних таблиць записи, що відповідають деяким умовам.

106