ФОрмирование Имиджа М - Володько О.М

Оформление офиса должно отражать индивидуальность фирмы, культуруивкусы ее топ-менеджеров. Некоторые рекомендации кофор­ млению офиса.

Стены офиса лучше окрасить в бежевый, кремовый, бледно-зеле- ный цвета.

В офисе уместны картины и другиеукрашения. Однако они долж­ ны быть нейтральными, «е отвлекать на ребя слишком много внима­ ния. Не рекомендуются сюжетные полотна (особенно сцены битв, охо­ ты), натюрморты, яркие кричащие абстрактные картины.

Желательны в офисе комнатные растения и цветы, при условий, что они ухожены* пересажены в хорошие кашпо нейтральных цветов, не громоздки. Для них должны быть отведены отдельные места. Дер­ жать цветы на рабочих столах не рекомендуется.

Для имиджа менеджера важно, как он принимает в офисе посети­ телей. Существует несколько вариантов встречи и приема посети­ телей: официальный, полуофициальный идружеский.

Официальный прием. Менеджер принимает посетителя, сидя за своим столом. Он отвечает на приветствие и приглашает гостя сесть перед своим столом на место для посетителей. Характер ипродолжи­ тельность общения определяет менеджер.

Полуофициальный прием. При прибытии посетителя менеджер встает из-за стола, выходит навстречу, здоровается и приглашает сесть в рабочей зоне. Однако сам не возвращается в свое кресло, а садится напротив. Такой прием предполагает хоть и деловую, но более нефор­ мальную форму общения. Менеджер тем самым выказываетуважение посетителю и предлагаетобщение на-равных.

Дружеский прием. Менеджер встречает посетителя в центре ка­ бинета либо заранее выйдя из-за своего рабочего стола. Общение про­ исходит в креслах за журнальным столиком в кабинете либо в зоне дружеского общения. Такая форма взаимодействия демонстрирует дружбу й доверие.

В ходе делового общения в офисе имеет определенное значение и то, как менеджер и посетитель располагаются за стандартным прямоу­ гольным столом. Специалисты выделяют четыре варианта расположе­ ния собеседников за столом в офисе: «контакт», «сотрудничество», «официальность» и «независимость» (см. предыдущую главу).

185

Для положительного имиджа топ-менеджеров фирмы очень важ­ ноезначение имеетуровень работыприемной и секретаря первого лица. Секретарь шефа по праву считается организационным центром офиса и фирмы в целом [3]. Для посетителей имидж фирмы напрямую отож­ дествляется не только Р руководителем, но и с секретарем.

Секретарь должен быть в курсе всех организационных и текущих дел фирмы, всегда готовдать квалифицированную консультацию сам либо направить посетителя к компетентному сотруднику, находящему­ ся в данный момент в офисе. Он должен четко знать распределение обязанностей среди топ-менеджмента: кто и за какие вопросы отвеча­ ет. Секретарь должен всегда знать, где находится руководитель и его заместители, а также когда они смогут принять посетителя. Ему надо уметь отделить важных посетителей от второстепенных, уметь напра­ вить их к нужным сотрудникам. Сберегая время руководителя, важно не лишить его стратегически важной встречи.

5.7. ВИЗИТНАЯ КАРТОЧКА КАК ЭЛЕМЕНТ ИМИДЖА

Сегодня квизитным карточкампривыкли. Однако мало кто знает, что при передаче карточки можно загнуть угол, сделать лаконичную надпись и тем заявить о цели визита: благодарность, осведомление по поводу здоровья, выражение соболезнования. А ведь недавно это было общеизвестно, так как визитные карточки были неотъемлемой частью светского этикета.

Визитная карточка-своеобразная витрина полиграфического ис­ кусства, где присутствуют свои шедевры, каноны и запреты.

В наше время визитка стала естественной частью бизнеса. Это своего рода информационно-рекламная вещь и существенная состав­ ляющая имиджа. Причем составляющая одновременно и недорогая, и весьма эффективная.

Вкзитка - это полиграфическая карточка из качественного полукартона с краткой информацией о ее владельце.

Возникло понятие визитной карточки от франц. visit - встреча, «визит». Своеобразным документом для. представления прибывшего

186

стала карточка с его именем и титулом, которая вначале называлась «визитным билетом».

Предполагается, что первые визитные карточки появились свыше 400 лет назад* т.е. в XVI - XVII вв. Карточки, как правило, содержали герб и титул владельца. Первые карточки вЕвропе, по мнению истори­ ков, принадлежали гражданам Венеции и Флоренции. Из визитки были похожи на крупные игральные карты с закругленными уголками. По­ пулярны были визитки во Франции во времена Людовика XIV, где ста­ ли репрезентативным аксессуаром. Они представляли своих хозяев во всем блеске аристократического положения.

Некоторые исследователи считают, что визирная карточка впер­ вые появилась вКитае, причем намного раньше, чем в Европе, а именно в III веке н.э.

Китайским чиновникам специальным указом императора вменя­ лось вобязанность иметь визитные карточки на красной официальной бумаге. Все должно было быть в «китайском стиле»: фамилия, имя и должность. Никаких вольностей и излишеств.

В России визитки появились при Екатерине II. Вначале они были вычурными, с изобилием растительных орнаментов, с многочислен­ ными завитками. Но вскоре разукрашенность и Многословие визиток сменилось предельной лаконичностью.

Так, у великого русского поэ1га А.С. Пушкина визитка содержала всего одно слово: «Пушкинъ». Известность поэта и при жизни была такова, что никакой информации и не требовалось.

После революции 1917 года в России визитные карточки объяви­ ли «буржуазным пережитком» и стали искоренять. И лишь ксередине XX века визитка в СССР стала постепенно возрождаться. Однакопол­ ноправным атрибутом деловых отношений она стала лишь после офи­ циального признания частного предпринимательства, то есть к концу 1980-х гг.

Существует несколько видов визитных карточек. Но протокол и этикет выделяюттри основных: личная, деловая, корпоративная.

Личная визитка содержит фамилию, имя и отчество владельца.

Должность, адрес и даже телефон в ней могут не сообщаться. Этот вид визитки характеризуется достаточно свободным стилем исполнения.

187

Деловая визитная картонка. В ней указывается не только фами­ лия, имя, отчество и телефон владельца, но и его должность, название и реквизиты фирмы. Обязательно используется логотип, фирменный стиль, принятыйдля визиток дизайн.

Корпоративная карточка. Она представляет фирму, а не личность, поэтому не содержитфамилий. Кроме фирменного логотипа (знака) и реквизитов, она может содержать лаконичную информацию о сфере деятельности, перечне услуг, схему местонахождения, адрес веб-стра­ ницы. Такая визитка носит рекламный характер. .Она используется в основном в работе с клиентами. Корпоративная визитка может испол­ няться в виде книжки.

Цель корпоративной визитки состоит в том, чтобы человек на ее основе мог составить общее представление о фирме: где находится офис, как туда добраться, чем фирма занимается и др. Формат такой визитной карточки обычно делается большим, чем личной или дело­ вой. Оптимальный размер - 105 х 75 мм.

В современном деловом мире визитная карточка выполняет сле­ дующие функции: представительскую, рекламную, напоминающую.

Представительская функция означает сообщение некоторой пер­ воначальной информации о человеке; фамилия, имя, отчество, место работы и должность. *

Рекламная функция связана с содержанием в информации на ви­ зиткеданных о социальном статусе (например, занимаемый Пост) вла­

дельца, атакже имеющихся у него почетных званиях, титулах, ученых степенях и т.д. Иными словами, карточка сообщает о важных заслу­ гах или достижениях человека, повышая рейтингего восприятия.

Напоминающая функция заключается в том, что оставшись у де­ лового партнера или знакомого, визитка молчаливо напоминает ему о своем владельце. Кроме того, можно без предварительной договорен­ ности заехать с визитом в офис партнера, ранее заведомо зная о его _ отсутствии. Секретарю или помощнику оставляется визитка, которая не только сообщает партнеру о несостоявшейся встрече, но и напоми­

нает о возможных обязательствах либо незавершенных делах.

Кроме указанных, визитная карточка может использоваться и для дополнительных функций: поздравления, выраженияблагодарности или соболезнования, прощания, представления, приглашения на прием, сообщения о перемене места адреса работы или места жительства.

188

С этой целью,в международной практике общения принято делать со­ ответствующие надписи. Эти надписи, как принято международным деловым этикетом, означают стандартные сокращения французских слов. Надпись делается от руки карандашом в левом нижнем углу визитной карточки. Рассмотрим вариантыиспользованиядополнитель­ ных функций визитки и соответствующие им надписи.

Поздравления. P.F. (pourfeter) - чтобы поздравить.

Если партнер первым поздравил с Новым годом, то его следует поблагодарить и в свою очередь поздравить: P.R.EN.A. (pour remercier et pourfeter le Nouvel An) - ответное поздравление с Новым годом.

Можно вложить визитную карточку в конверт с поздравительной открыткой или запиской. В этом случае надпись-аббревиатура на кар­ точке не требуется. Но возможна более конкретная Поздравительная надпись в несколько слов, обычно втретьем лице, наприМер: «Поздрав­ ляет с юбилеем»».

Визитная карточкас надписью из нескольких слов или без надпи­ си может прилагаться к букету цветов. Букет может быть направлен как по случаю, так и без него.

Выражение благодарности. P.R. (pour remercien) - чтобы по­ благодарить. Такая надпись на визитке делается взнак благодарности за поздравления или соболезнования, за подарки, сувениры, неболь­ шие услуги. Это реакция должна быть оперативной: в течение суток посылается ответная визитная карточкас надписью.

Выражение соболезнования. Р.С. (pour condoleances) - чтобы выразить соболезнование. Такая карточка посылается р случае смер­ ти делового партнера или знакомого.

Прощание. С помощью визитки можно попрощаться, отбывая на длительный срок. Для давних знакомых надпись делается следующей: Р.Р.С. (pourprendre conge)-чтобы попрощаться. При длительном рас­ ставании с недавним знакомым надпись на посланной ему карточке

можтбыпъ тгкой: Р.ЕС. (pourfeire connaisscmce) - в честь прекрасно­ го знакомства.

Представление. При желании быть заочно представленным комулибо можно послать две визитных карточки: свою и хорошо знакомо­ го ему человека. Последний в, этом случае как бы заочно выполняет знакомство-представление. На его визитке делается надпись: P.P. (pour

189

presenter) - чтобы представить. На своей карточке никаких надписей не делается.

В ответ лицо, которому человека представили, может прислать карточку с надписью: P.F.C. (pourfaire cormaissance) - чтобы выра­ зитьудовлетворение знакомством. Причем сделать это можно как после заочного, так и после, очного знакомства.

Приглашение на прием. Для приглашения на неофициальный, дружеский прием на визитной карточке вверху пишется фамилия, имя

иотчество приглашаемого лица, а внизу карточки указывается место

ивремя приема.

Перемена адреса, В этом случае посылается две визитных кар­ точки: старая и новая (с новым адресом и реквизитами).. Нельзя вно­ сить исправления в старые визитки (при перемене адреса, телефона, фамилии). В деловом мире это считается признакомдурного тона. Надо делать новую визитку.

За свою достаточно длинную историю визитная карточка,претерпела значительные изменения своего вида» Сегодня сложилидь вполне определенные правила оформления визитных карточек. Рассмотрим их.

1. Формат визитной карточки. Это прямоугольный кусок белого полуплотного картона хорошего качества. Стандартный размер для мужчин 90 х 50 мм, для женщин возможно 80 х 40 мм. Визитная карточка молодой девушки может быть еще меньше - 70 х 35 мм.

Вразных странах могут быть' и другие варианты. Например,

вВеликобритании формат визитных карточек женщин больше, чем

умужчин.

Унификация формата,визитных карточек связана с появлением специальных блокнотовдля их хранения. Карточку нестандартной фор­ мы вэтом случае придется подгибать или подрезать.

2. Шрифт визитной карточки. Он должен быть легко читаемым. Фамилия, какправило, выделяется полужирным шрифтом слегка боль­ шего размера. Для деловой визитной карточки желательно использо­ вать три вида шрифта разного размера. Не следует использовать слож­ ные курсивные, готические или декоративные шрифты, которые за­ трудняют прочтение. Это особенно актуально, если у владельца редкая или труднопроизносимая фамилия либо карточка выполнена на ино­ странном языке.

190

3. Цвет карточки. Классический делрвой вариант - черный (си­ ний) текст на белом фоне. В тексте карточки допускается использот вать не более двух цветов. Полукартон может быть слегка тонирован. Ламинированная поверхность нежелательна (она может отражать свет и затруднять прочтение), но допустима с одной стороны, чтобы на другой при желании можно было сделать какую-либо пометку-напо­ минание.

Неудачной считается деловая визитка темного тона со светлым шрифтом, слишком яркая, многоцветная, хотя в качестве личной онаи допустима.

4. Сведения на визитной карточке. Она должна содержать фами­ лию, имя и отчество (в российской традиции), место работы и долж­ ность владельца. Должность должна быть как можно более информа­ тивной, т.е. отражать сферу полномочий. Например, заместитель ди­ ректора по маркетингу. По желанию владельца можно указать его по­ четные и научные звания, титулы, ученые степени и т.д. В карточке обязательно должны быть контактныеданные, прежде всего телефоны. Могут быть указаны факс, почтовый и электронный адрес; Здесь важ­ но соблюдать меру, не перегружая карточку большим количеством све­ дений.

Последнее замечание относится не только к реквизитам, но и к тексту в целом. Карточка - это не книга, поэтому ее перегруженность информацией ставит под сомнение вкус владельца. Признаком хоро­ шего тона считается лаконичная визитная карточка.

На деловой карточке не рекомендуется указывать домашний теле­ фон. Это допустимо лишь для людей творческих профессий, которые много времени работают дома: писатели, художники, преподаватели. Считается, что по деловым вопросам звонить домой можно лишь в случае чрезвычайных обстоятельств.

Текст визитки должен быть напечатан только на одной стороне. Оборотная сторона мо&ет быть использована для каких-либо уточня­ ющих записей от руки. Поэтому при работе с иностранными партнера­ ми следует выполнить отдельные визитные карточки на разных язы­ ках. Исключение составляют корпоративные, визитки, в которых на оборотной стороне может быть указана схема расположения фирмы, подробная информация о товарах или предоставляемых услугах.

191

5. Знаки и фотографии на визитке. На служебной карточке уме­ стно поместить эмблему, фирменный знак или логотип организации. Государственные служащие могут использовать изображение герба страны, муниципальные работники - герб города.

Фото владельца на визитной карточке в сфере бизнеса и менедж­ мента недопустимо. Это возможно для некоторых специальных про­ фессий либо для личной, а не деловой карточки.

6.Художественное оформление визитки. Оно должно быть про­ стыми лаконичным. Необходимо обыграть расположение текста и сво­ бодных зон. Текст может быть выровнен по центру, левому или по правому краю. Деловая карточка в рамке не рекомендуются. Текст может быть разделен на зоны подчеркиванием (после названия органи­ зации, перед номерами телефонов, разделение текста и эмблемы ит.д.).

7.Центральное звено визитки. Им может быть фирменный знак, фамилия владельцалибо название фирмы. Это зависит от вида карточ­ ки и ее основной цели. Центральное звено Должно доминировать за счет цвета, размера или места расположения.

В завершение разговора об оформлении визитных карточек необ­ ходимо подчеркнуть значимость их дизайна и исполнения. Люди, гля­ дя на визитку, судят о ее владельце. Поэтому к разработке, эстетиче­ ским и полиграфическим достоинствам визитки следует подходить очень серьезно. •

Хорошее впечатление производит не «богатая» визитка со слож­ ной полиграфией, а тонкий вкус дизайна и исполнения, а также соот­ ветствие качества и стиля оформления визитной карточки имиджу и социальному статусу хозяина.

В деловом мире сложились определенные правила вручения ви­ зитных карточек. Чаще всего визитки вручаются лично, однако воз­ можна передача визиток через третьих лиц, посыльных и отправка по почте. При первой встрече деловых партнеров обмен визитками обя­ зателен.

При личном вручений визиток необходимо придерживаться прин­ ципа первоочередности. Первым вручает визитку тот, чей служебный статус ниже, или человек менее известный, заслуженный, более мо­ лодой. При примерном служебном равенстве мужчина вручает визит­

192

ку женщине. Если партнеры одного пола и равны по статусу и возра­ сту, первым карточку вручает тот, кто более заинтересован в знаком­ стве.

При официальных визитах и примерном равенстве партнеров пер­ вым вручает визитку гость. -

При зарубежных визитах первой вручает визитки принимающая

гтпоона.

Согласно протокольным требованиям МИДа визитками при встре­ че обмениваются не сразу. Сначала задается светские вопросы: как долетели? как устроились в гостинице? как себя чувствуете? нет ли просьб или пожеланий? И только после этого следует обмен визитками, который означает переход к деловой части встречи.

Вручать визитку следует правой рукой, называя при этом свою фамилию. Карточкадолжна быть повернутатак, чтобы принимающий мог сразу ее прочитать. Сопровождается вручение мягким кивком головы.

Принимают визитку правой рукой и читают. Если же в ней что-то непонятно (фамилия или название фирмы), сразу же уточняют у вла­ дельца. Пометки при прочтении не делаются. Если необходимость в какой-то записи возникла, то лучше попросить сделать это владельца.

В соответствии с национальными традициями Японии, Кореи и Китая, визитную карточку вручают и принимают дву«ля руками с лег­ ким поклоном, читая вслух написанный текст.

Во время переговоров принятые визитные карточки следует поло­ жить на столе перед собой соответственно рассадке партнеров.

При первом посещении какой-либо фирмы визитную карточку в офисе можно вручить секретарю или помощнику для последующей передачи ее соответствующему должностному лицу.

Визитки могут быть вручены и заочно. Для этого направляется специальный курьер, секретарь или шофер.

Итак, обмен визитными карточками при деловых отношениях стал нормой, признаком хорошего Тона. Визитная карточка создает первое впечатление о новом знакомом. Стильная, не бросающаяся в глаза показной роскошью, функциональная и эстетичная, она может выгод­ но подчеркнуть достоинства своего владельца в любом обществе.

193

Контрольные вопросы

I. Что означает понятие успешность менеджера?

2Каковыслагаемые профессионального успеха менеджера?

3.Чтотакое надежность менеджера?

4.Что означаетпунктуальность вработе?

5.Разъясните понятие социальнойответственности.

6.Что такое оправданныйриск?

7.Что означает коммуникабельность менеджера?

8.Приведите примеры управленческого юмора?

9.Какрабочее место влияет на имидж менеджера?

10.Какие существуют видывизитных карточек? ‘

II. Какие правилавручения визиток принятыв деловом мире?

Литература

1.Абчук, В.А. Менеджмент / В.А. Абчук. СПб., 2002.

2.Аверченко, Л.К. Имидж и личностный рост ЛЛ.К. аверченко. Новосибирск,1999.

3. Браун, Л. Имидж - путь к успех / Л. Браун. СПб., 1996.

4.Вольф, И. Современный этикет / И. Вольф. М., 2007.

5.Володыю, В.ф. Основы менеджмента. 2-е изд. / В.Ф. Володько. Минск, 2006.

6.Володько, О.М. Обучение менеджеров созданию своего имиджа // Education and Economy in the Information Society / О.М. Володько. ZielonaGora, 2004.

7.Джеймс, Дж. Эффективный самомаркетинг: Искусство создания поло­ жительного образа / Дж. Джеймс. М., 1998.

8.Дип, С. Верный путь к успеху: 1600 советов менеджерам / С. Дип, Л. Сесмен. М., 1995.

9.Кнебёль, X. Правильно ли я себя веду при устройстве на работу /

10.Кови, С. Семь навыков лидера / С. Кови. Минск, 1996.

11.Крегер, О. Типы людей и бизнес: Как 16 типов личности определяют ваши успехи на работе 1 О. Крегер, Дж. Тьюсон. М., 1995.

12.Кузин, Ф.А. Имидж бизнесмена / Ф.А. Кузин. М., 1996.

13. Шепель, В.М. Настольная, книга бизнесмена и менеджера / В.М. Ше­ пель. М., 1992,

14.Ягер, Дж. Деловой этикет: как выжить и преуспеть в мире бизнеса / Дж. Ягер. М., 1994.

194