1.1.3 Учет расчетов с подотчетными лицами

В процессе финансово-хозяйственной деятельности организации используют наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для закупки товаров у юридических или физических лиц за наличный расчет, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели. Денежные средства на эти цели получают подотчетные лица. Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом подотчетные денежные суммы на предстоящие административно-хозяйственные, командировочные и представительские расходы.

Подотчетным лицам – работникам организации выдается аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату предстоящих расходов. Выдача денег под отчет производится, как правило, по расходному кассовому ордеру, оформленному на основании письменного заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме и содержащего собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Кроме наличных денег в подотчет подотчетным лицам может выдаваться продукция (товары) для продажи через ларьки, палатки и другие ценности.

При направлении работников в командировку организации руководствуются Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. В служебную командировку могут направляться только работники организации. Служебной командировкой считается поездка работника, осуществляемая по распоряжению руководителя организации, на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Направление в командировку оформляется приказом (распоряжением) руководителя организации. В нем указывают фамилию, имя, отчество командируемого, его должность, место, объект, срок, продолжительность и цель командировки. После чего оформляются командировочное удостоверение, служебное задание и при соблюдении определенных условий производится выдача денежных средств на командировочные расходы.

Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. За время нахождения работника в командировке ему сохраняется средний заработок.

В состав расходов по служебным командировкам включаются затраты на следующие цели: бронирование и наем жилого помещения; проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным и автомобильным транспортом общего пользования); уплату страховых платежей по обязательному личному страхованию пассажиров на транспорте; оплату услуг по оформлению проездных документов; оплату расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями; проезд до станции отправления транспортного средства (аэродром, вокзал и т.д.), если она находится за чертой населенного пункта; провоз багажа; суточные за время нахождения в командировке и другие обоснованные расходы.

Размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Фактическое время пребывания в месте командировки работника определяется по отметкам в командировочном удостоверении о днях выбытия и прибытия и заверяют их печатью. В случае если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован. При направлении работника в командировку за пределы РФ (кроме стран СНГ) командировочное удостоверение не выписывается, пребывание в командировке определяется по отметкам в загранпаспорте.

За каждый день нахождения в командировке выплачиваются суточные. При однодневных командировках, а также при командировках, когда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к постоянному месту жительства, суточные не начисляются.

Днем выезда в командировку считается день отправления транспортного средства (самолет, поезд, автобус и т. п.) из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день его прибытия в место постоянной работы.

При загранкомандировках суточные выплачиваются по нормам, установленным для командировок на территории иностранных государств.

За время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории Российской Федерации, суточные выплачиваются:

а) при проезде по территории Российской Федерации – в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории Российской Федерации;

б) при проезде по территории иностранного государства – в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.

При следовании работника с территории Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Документами, подтверждающими расходы по проезду, являются проездные билеты на соответствующий вид транспорта. Если при проезде в поезде командированный работник пользовался постельными принадлежностями, то его затраты также должны быть подтверждены документально (например, отметкой, в проездных билетах). Затраты, связанные с наймом жилого помещения в месте командировки подтверждаются счетами и квитанциями гостиниц.

По возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить в бухгалтерию и руководителю организации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность произведенных расходов. Кроме того, составляет отчет о выполнении служебного задания. После утверждения отчета руководителем на основании авансового отчета в бухгалтерии организации делаются записи в бухгалтерском учете об использованных суммах.

При загранкомандировках производится пересчет сумм командировочных расходов, выраженных в иностранной валюте в рубли по курсу ЦБ РФ, действующему на дату утверждения авансового отчета.

Кроме командировочных расходов подотчетные суммы выдаются на хозяйственно-операционные и представительские расходы. К первым относятся расходы работников на покупку в установленных пределах материальных ценностей, включая оплату ГСМ, а также оплату стоимости отдельных работ и услуг. К представительским расходам относятся затраты организации по приему и обслуживанию представителей других предприятий, прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества. Состав представительских расходов организация определяет при утверждении сметы общехозяйственных расходов на отчетный период.

Основанием для списания денежных средств, израсходованных подотчетным лицом на приобретение материалов, сырья, оборудования, основных средств, оплату услуг транспортных организаций, отделений связи, осуществление представительских функций и т. д., являются авансовые отчеты с приложением к ним товарных и кассовых чеков, квитанций к приходным кассовым ордерам, накладных, счетов-фактур, актов и других документов. Авансовые отчеты в этих случаях представляются подотчетным лицом в течение 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы.

Для учета расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным им под отчет, используется синтетический счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет активно-пассивный, по его дебету отражаются суммы, выданные под отчет, а также суммы, выдаваемые в счет возмещения перерасхода средств подотчетным лицом, по кредиту счета – списание с подотчетного лица использованных сумм и возврат неиспользованных подотчетных сумм.

По дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» отражают следующие операции в корреспонденции с кредитом счетов:

50 «Касса» – выданы денежные суммы под отчет и компенсирован перерасход подотчетных сумм;

50 «Касса» субсчет 3 «Денежные документы» – выданы подотчетным лицам из кассы денежные документы;

91 «Прочие доходы и расходы» – отражены положительные курсовые разницы по подотчетным суммам, выданным в иностранной валюте.

Расходование и списание сумм, выданных работнику под отчет денежных средств, отражается по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счетов:

07 «Оборудование к установке» – приобретено подотчетным лицом оборудование, требующее монтажа;

08 «Вложения во внеоборотные активы» – приобретены подотчетным лицом внеоборотные активы;

10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 11 «Животные на выращивании и откорме», 41 «Товары» – приобретены подотчетным лицом материально-производственные запасы;

20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» – списаны расходы, осуществленные подотчетным лицом, на затраты по производству продукции, работ, услуг, их продаж и управлению производством и организацией в целом (в том числе хозяйственные и командировочные расходы);

19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» – отражена сумма налога на добавленную стоимость по приобретенным ценностям, работам, услугам и оплаченным расходам подотчетными лицами;

50 «Касса» – возвращены неиспользованные подотчетные суммы;

60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» – оплачены через подотчетных лиц задолженность поставщикам, услуги прочих кредиторов;

91 «Прочие доходы и расходы» – оплачены подотчетными лицами расходы, связанные с выбытием основных и прочих активов, а также отражены отрицательные курсовые разницы по подотчетным суммам в иностранной валюте;

94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – отражены суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленные сроки.

Для учета расчетов с подотчетными лицами, отражаемых на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в организациях АПК предназначен журнал-ордер формы № 7-АПК. В этом регистре в результате применения линейно-позиционного способа записей синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами совмещен. Аналитический учет ведут по каждой выданной в подотчет сумме.

При ведении журнала-ордера форма № 7-АПК за месяц, в бланке, открытом на текущий месяц, из предыдущего регистра сначала записывают переходящие остатки по расчетам с каждым подотчетным лицом на начало месяца: в графу 2 – суммы, оставшиеся в подотчете (дебет счета 71), в графу 3 – сумму не возмещенного перерасхода (кредит счета 71). При этом для справочных и контрольных целей в графе проставляют дату возникновения дебиторской или кредиторской задолженности.

Для упрощения нахождения записей, отраженных в журнале-ордере за прошлый месяц, в графе «В» журнала-ордера прошлого месяца отражают порядковый номер по записи в журнале-ордере прошлого месяца. После этого записывают операции текущего месяца. По каждой строке отражают дату и сумму выданного аванса (графы 4 – 7), возмещение перерасхода против аванса (графы 8 –10), возмещенную или удержанную сумму неиспользованного аванса (графы 11 –14) и суммы расхода по предоставленному утвержденному авансовому отчету (графы 15 –24). При этом общую сумму фактического расхода по каждому авансовому отчету записывают в графе 17, а в разрезе дебетуемых счетов – в графах 18 – 4.

Таким образом, операции по одному авансовому отчету находят отражение только по одной строке.

Использование вкладных листов позволяет также применять журнал-ордер формы № 7-АПК для отражения расчетов с каждым подотчетным лицом в течение квартала или полугодия независимо от количества подотчетных лиц. По утвержденным авансовым отчетам в графах 27 –30 отражают расходы на все виды служебных командировок работников в необходимой группировке (работники общехозяйственного аппарата управления, работники той или иной отрасли и т.п.). При необходимости накапливают суммы суточных, выплаченных работникам за отчетный месяц. Данные, отраженные в графах 27, 30 за отчетный период (квартал, полугодие, год), используют для составления бухгалтерской отчетности и анализа.

Если подотчетное лицо является материально ответственным за продажу продукции или материалов (заведующий складом, продавец магазина, ларька и др.), то полученную им выручку от продаж, отраженную по дебету счета 71 и кредиту счетов 90 «Продажи», 57 «Переводы в пути», записывают в одну из свободных граф 6 или 7, а сумму выручки, внесенную в кассу организации, на расчетный счет или отправленную почтовым переводом, отражают в графах 11 – 13. Суммы поступившей и сданной торговой выручки должны соответствовать суммам, отраженным в соответствующих журналах – ордерах (ф. № 1-АПК, 2-АПК, 3-АПК, 4-АПК, 11-АПК).

По окончании записей всех операций по расчетам с подотчетными лицами за отчетный период в журнале-ордере формы № 7-АПК подсчитывают итоги по всем графам и проводят сверку полученных данных с данными других журналов-ордеров и ведомостей.

Общую сумму кредитового оборота, а также суммы его составляющих по корреспондирующим счетам в установленном порядке переносят в Главную книгу.

При автоматизации учета для аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами используются ведомости (машинограммы) этих расчетов.