Раздел 2. ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

2.1. ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

Использование времени

Составляя расписание на неделю, мы ищем пути наиболее полного использования имеющегося фонда времени и приходим к выводу, что лучше брать среднее время на подготовку к занятию и иметь какой-то резерв времени на случай его нехватки. А нельзя ли вывести более общие правила организации своего времени? Если такие правила сформулировать и освоить, то можно научиться правильно организовывать свой день, неделю, месяц не только в школе, но и после ее окончания. Ведь в жизни необходимо уметь планировать свое время.

Такие общие подходы к организации времени в научной организации труда давно разработаны. По существу мы их уже применяли, когда составляли расписание на неделю. Теперь можно поговорить об общих правилах его организации.

Перечень дел «Котел», из которого можно черпать время, четко определен: день, неделя, месяц, год, вся наша жизнь, в конце концов. Подход к расходованию этого главного ресурса нашей жизни состоит в определении того, на какие дела мы имеем право черпать из этого «котла», в какой последовательности и, наконец, какой «ложкой». Первый шаг в организации своего времени состоит в том, чтобы четко зафиксировать, какие дела претендуют на его расходование. Плохо, если какое-то дело возникает неожиданно, еще хуже, если мы знали, что этим делом придется заняться, но не думали о нем. И совсем плохо, если мы вообще не знаем, что нам предстоит делать.

Выход тут один - для начала надо четко записать все предстоящие дела. Кстати, мы так и делали, когда работали над расписанием: составляли перечень уроков, других дел и т. д.

Составление списка дел - первый шаг к организации времени.

И вот список готов. Но его нужно как-то упорядочить. Ведь здесь есть дела сиюминутные, а есть дела, требующие не одного дня работы. Например, умывание, уход за обувью, за одеждой и другие можно объединить в одно дело - личный туалет. А вот подготовку к воскресному походу в театр нужно разбить на два дела: покупка билетов и сама поездка в театр.

В результате такого упорядочения список дел станет более четким. Как мы будем упорядочивать наши дела - зависит от нас, многое тут покажет опыт. Если дело очень сложное - лучше разбить его на части. Если простое - включить его в более обобщенную рубрику.

Упорядочение, классификация дел в списке - второй шаг к организации времени.

Теперь присмотримся к уже упорядоченному списку. Одни дела надо делать ежедневно, другие - еженедельно, третьи - редко, а четвертые вообще носят разовый характер. Поэтому составим два списка дел: дела регулярные и дела прочие (разовые, нерегулярные). Регулярные, периодически повторяющиеся дела можно и планировать и выполнять иначе, чем нерегулярные.

Разделение списка дел на два - список регулярных дел и список прочих дел -

третий шаг к организации времени.

32

Все дела, которые из нерегулярных удается перевести в регулярные, сразу становятся доступнее для организации. Регулярными можно сделать чтение журналов, посещение театра или кино, ремонт одежды, посещение прачечной, закупку продуктов и многое другое, Это позволит экономить время, заранее подготовиться к делу, не сбивать этим делом общего расписания.

Превращение нерегулярных дел в регулярные и точно планируемые - следующий шаг к организации времени.

А как лучше организовать планирование затрат времени на регулярные дела? Здесь очень важно то, что регулярность у разных дел разная. Уроков истории в неделю четыре, а английского языкавсего один. Туалету нужно уделять время ежедневно, а стричься можно один раз в месяц. Поэтому против каждого регулярного дела можно в нашем списке сделать запись о характере регулярности: ежедневно, по вторникам и средам, еженедельно. Регулярные дела нужно разделить на жестко фиксированные во времени и имеющие интервал времени, допускающий те или иные варианты.

Разделение регулярных дел на жестко фиксированные во времени и имеющие временные рамки - пятый шаг к организации времени.

Многие регулярные дела, имеющие временные рамки, можно четко фиксировать во времени, чтобы облегчить их выполнение. Регулярность не просто позволяет подготовиться к делу. Она создает настрой на это дело, позволяет присмотреться к нему

ив силу его повторяемости выработать правила выполнения дела. Регулярность - первое условие поисков более эффективных способов работы.

Четкое фиксирование по времени регулярных дел, закрепление за ними одних и тех лее часов - шестой шаг к организации времени.

Для каждого из нерегулярных дел важно отметить степень его неотложности. Есть среди нерегулярных дел и первоочередные, например, надо срочно купить авторучку. Бывают «негорящие» нерегулярные дела, но если их долго не делать, то они могут стать

и«горящими». Так, если не заплатить вовремя за пользование телефоном, то его могут отключить. И тогда вместо получасового дела возникает многочасовое. «Горящее» дело

– будь-то необходимость взять рубашки из прачечной или заказать билет на самолет - нарушает ход других дел, мешает общей организации работы. Его надо избежать, предупредить, предотвратить. Поэтому среди нерегулярных дел нужно отметить не только неотложные, но и такие, которые могут стать неотложными.

Выделение степени неотложности нерегулярных дел, и особенно тех, которые могут превратиться в «горящие» - седьмой шаг к организации времени.

Чтобы облегчить работу по составлению списков дел и дальнейшую обработку этого списка, можно вместо табличной формы применять карточки. А еще лучше - иметь цветные карточки. Например, регулярные дела, точно фиксированные по времени, занести на синие карточки, а регулярные, но имеющие интервал времени для выполнения - на зеленые, нерегулярные - на белые, а «горящие» и неотложные дела - на красные карточки. На карточке надо записать дело, его регулярность, фиксированное время выполнения, неотложность и т. д. Но и при записях на карточках полезно все же иметь и листочки со списком.

Список имеет то преимущество, что позволяет видеть вею картину в целом. Теперь дела у нас строго распределены и классифицированы.

33

Учет затрат времени на отдельные дела и определение нормативов затрат

Список классифицированных дел у нас есть. Фонд времени на сутки, на неделю - тоже есть. Как перейти к закреплению дел за конкретными днями и часами?

Чтобы узнать, сколько времени необходимо на выполнение того или иного дела, если это время заранее не задано, необходимо наладить учет, т. е. получить точные данные о затратах времени на него.

Очень часто человек не задумывается над тем, сколько времени занимают у него хождения в магазины или кино. Если его спросить об этом, он ответит на этот вопрос наугад. Чтобы иметь правильную картину, надо сначала четко учитывать реальные затраты времени. И нередко данные учета очень существенно отличаются от того, что нам казалось.

Вести учет - дело очень утомительное и нередко само по себе неинтересное. Но без учета организация времени невозможна. Куда интереснее составлять планы на день, неделю, месяц. Но ни один план нельзя составить, не опираясь на данные учета. Вот почему готовность организовывать время можно проверить именно на своей готовности вести учет затрат времени.

Можно делать выборочный учет затрат времени на отдельные дела и сплошной учет всех затрат времени за день, неделю, месяц.

Сначала о выборочном учете. На обороте карточки, на которой записано дело, нужно регулярно записывать, когда вы его начали и когда кончили.

Вот карточка - «Подготовка к занятию по английскому языку». На ней записано: занятие в пятницу, 1 ч. Подготовка - в любой день недели. На обороте мы пишем то, что имело место в разные дни недели: 13 декабря, четверг, начал подготовку к занятию в 16 ч., закончил в 18 ч. Затем запись: 18 декабря, понедельник, начал готовить язык в 16 ч и закончил в 17 ч 30 мин. И так, раз за разом на обороте карточки будет фиксироваться расход времени: начало работы, конец, всего затрачено.

Отмечай сроки начала и окончания каждого дела!

Но бывает и так, что, начав работу, мы ее прерываем и отвлекаемся на другие дела (на телефонный разговор, например). Бывает, что за один раз дело вообще сделать не удается. Тогда записи усложняются: начал готовить английский 6-го декабря в 16 ч, закончил в 18 ч, но на полчаса отрывался. Запись: 30 мин - отвлечение. Следовательно, надо знать не только начало и конец, но и чистое время, затраченное на то или иное дело.

Фиксируй частое время, затраченное на каждое дело!

Бывает и иначе: занимался английским языком 18-го декабря с 16 до 17 ч 30 мин. затратил 1 ч 30 мин и, не закончив занятия, перешел к другим делам. Подготовку пришлось заканчивать 19-го декабря, затратив еще 1 ч. Следовательно, всего на это дело ушло 2,5 ч - это суммарные затраты времени на данное дело.

Сколько раз надо учесть затраты, чтобы появилась возможность считать набор записей представительным? Двух-трех записей еще недостаточно. Нужно иметь хотя бы 6-10 записей. В этом случае уже можно говорить о чем-то повторяющемся.

Накапливай данные учета!

34

Если научиться вести учет времени по отдельным делам, можно перейти и к более сложному, сплошному учету. В этом случае на каждый день заводим специальную карточку учета.

Чтобы легче было вести учет, необходимо все дела, занесенные в список дел, записывать кратко, условными буквами. Тогда вместо записей «Подготовка к занятиям по английскому языку» можно писать кратко - ПА. Эти шифры заносят и на карточки дел и в списки дел. Если не запомнились сокращения - не беда, пиши полное название словами. Дела записывай в первый столбец. Часы отмечены по горизонтали. Продолжительность отмечай горизонтальной чертой, соединяющей время начала и конца дела. Надо стремиться к тому, чтобы ни один час не выпал из учета. Поэтому там, где кончается линия одного дела, должна начинаться линия другого. В карточке все часы для работы разбиты на получасы.

Полчаса - это точность учета в карточке. Можно сделать записи точнее и учитывать каждую четверть часа. Но лучше начинать с укрупненного (с точностью до получаса) учета. Потом, когда накопятся и опыт, и навыки учета, можно начинать учитывать каждую четверть часа. Но сразу начинать такой учет - почти наверняка загубить дело, так как с непривычки скоро устанешь, а потом учет вообще надоест. Поэтому иногда полезно начать с учета только полных часов. Прошел час - отмечаешь, чему он был посвящен: записываешь дело и проводишь соответственно в карточке черту. Такой учет вести легче.

Адетальный учет можно ввести вначале, например, только для тех часов, в отношении которых нет ясности, куда ушло время. Тут надо делать записи каждые полчаса, а иногда и каждую четверть часа.

Веди карту учета.

Так как в карточке учета надо отмечать все затраты времени, то списка дел, который был составлен ранее, недостаточно. Ведь надо учесть и другие виды затрат времени: на сон, туалет, отдых, еду и др. Чтобы облегчить записи в карточку, наш список дел надо дополнить кратким перечнем всех основных занятий: сон, еда. домашние дела и т. д. Их тоже можно кратко обозначить буквами «О» - отдых, «Т» - затраты времени на транспорт или ходьбу и т. д. Список этот должен быть, по возможности, кратким, чтобы легче было отмечать дела в карточке. Кстати, как бы ты отметил на карточке время, которое тратишь на чтение этой книги? «Отдых»? Было бы неверно. Это ведь учеба своего рода. «Подготовка к урокам»? Тоже неверно. Значит, остается или вписать в «Домашние дела», или иметь такую статью учета, как «Чтение дополнительной литературы».

Акак записать час, проведенный в беседе с мамой? Тоже или в «Домашние дела», или, если разговор имел четкую тему, например об истории, - в раздел «Подготовка по истории». А если не знаешь, куда вписать прошедший час, - есть резервная статья «Прочие дела». В нее пока вписывай все неясное.

Если окажется, что на «Прочие дела» уходит много времени, тогда надо детально разобраться, что же вошло в эту рубрику, и организовать более детальный учет «Прочих дел».

Сплошной учет времени на карточке требует списка всех наших занятий. Учет на карточках - только один из возможных видов учета. Научная организация труда

35

разработала много видов и методов учета времени - и силами самого работника, и силами наблюдающих за ними специально подготовленных работников.

Тогда составляется так называемая фотография рабочего дня.

Есть учет еще более детальный, его называют хронометражем. Наблюдатель со специальными часами в руках отмечает начало и конец любого занятия и ведет записи. Для изучения более детальных затрат времени применяют киносъемку и т. д. Но для личной работы вполне достаточно карточки. Каждый день надо брать с собой в карман новую карточку. Когда накопится с полтора-два десятка карточек, можно начать их обрабатывать.

Анализ данных учета

В чем состоит эта обработка? Сначала выписываем против каждого дела все показатели затрат времени на него. Например, на поездку из университета в понедельник ушло 30 мин. во вторник 20, в среду 40 мин и т. д. Или один раз на подготовку к английскому ушло всего полчаса времени, а в другой - не хватило и 2 ч. Но эти крайности не являются типичными. В математике, для того чтобы сгладить отклонения, используют средние величины. Поэтому можно из всех итогов учета вычислить средний результат: сложить все данные учета и разделить на число записей.

Чаще всего используется средняя величина и учитывается величина отклонения от средней - среднее квадратичное отклонение.

Иногда вообще от средней отказываются и исчисляют вместо нее так называемую

.моду - типичный, наиболее часто встречающийся показатель. Для нашей цели - получить типичную величину затрат времени на подготовку к уроку английского языка как раз больше подходит не средняя, а именно мода. При этом, конечно, следует учитывать величину отклонений и частоту их появлений.

Словом, в итоге обработки данных учета получается типичная величина затрат времени - норматив и характеристика отклонений от него.

Исчисляй по данным учета норматив затрат времени и учитывай величину возможных отклонений от него!

Учет показывает действительную картину затрат времени всего дня и. что очень важно, всякие потери. А ведь потери - это резерв времени для других дел.

Выявляй потери временя, ищи резервы времени!

Анализируй общую структуру затрат времени, выделяй крупные блоки дел!

Результаты статистической обработки данных можно представить в виде таблиц. Например, дать перечень дел, а сбоку указать затраты времени на них и их удельный вес в общем фонде времени.

Можно данные анализа представить в виде различных столбиковых, долевых, объемных диаграмм. Графики можно делать цветными. Правила составления графиков мы рассматривать не будем - их можно узнать из специальных руководств, а простейшие графики составит любой. Как видим, технические средства анализа довольно элементарны и доступны всем. Только не следует увлекаться анализом и превращать его в самоцель, затрачивая на него больше времени и сил, чем это необходимо с точки зрения ожидаемого эффекта.

36