2.4. ПРАВИЛА ЭФФЕКТИВНОЙ РАБОТЫ

От анализа времени к анализу работы

Как бы хорошо мы ни научились распределять и планировать свое время, перед нами рано или поздно встанет вопрос о его нехватке. И тогда нам нужно будет пытаться найти способы тратить на выполнение тех же работ меньше времени.

Ранее мы рассмотрели различные примеры организации нашей деятельности и в школе и дома и попытались найти пути, которые позволяют выполнять эти работы лучше. Например, у нас было записано: на уборку квартиры затратить 0,5 ч. Много это или мало? Чтобы ответить на этот вопрос, недостаточно ни карточки учета времени, ни графика дел на неделю. Необходимо применить более глубокие приемы НОТ.

Для этого следует сначала проанализировать эту работу и уже затем искать способы выполнить се лучше, эффективнее, быстрее. На что же уходят эти полчаса времени? Пылесосим полы, ковры, приводим в порядок прихожую и кухню, поливаем цветы, моем и чистим обувь и т. д. Можно ли эти работы выполнять лучше?

Вначале надо ясно представлять себе, что такое лучше работать. Нельзя оценивать итоги работы только с точки зрения затрат времени, но нельзя - и только с точки зрения качества работы. Работу надо оценивать скорее всего не в двух, а в трех разрезах: что сделал, сколько времени затратил, какие использовал способы труда (приемы, инструменты и т. д.).

Даже беглый взгляд на уборку квартиры с этих трех позиций позволяет многое увидеть в ином свете. Так, стекла книжных полок вовсе не обязательно пылесосить через день, да и ковер на стене тоже. Достаточно делать это раз в неделю летом, а зимой, когда окна закрыты, еще реже, руки после мытья посуды можно быстро ополоснуть, если для мытья посуды заведены резиновые перчатки и т. д.

Таким образом, можно найти резервы экономии времени. Эти наши размышления носят частный характер и относятся к одной работе. Однако значение научной организации труда как раз и состоит в том, что она учит нас общим приемам рационализации любой работы. Здесь та же картина, как и в любой науке.

Например, в древности вначале знали способы построения тех или иных треугольников, но развитие математики позволило разработать общие правила построения любого треугольника. Знание общих правил не избавляет нас от необходимости каждый раз решать конкретную задачу, но общее правило резко облегчает решение конкретных задач. Попробуем определить общие приемы организации работы.

Составляй план работы до ее начала!

Для того чтобы составить план работы, необходимо знать составные части плана. Первая составная часть - это определение цели работы, ее желаемый результат.

Именно для этого план и создается.

Вторая частьэто выявление того, что нужно для работы: материалы, инструменты и приемы работы.

Третья часть - порядок работы, состав операций и затрат времени на работу. Исходный вопрос плана - что мы хотим иметь в результате процесса труда. Этот результат называют продуктом труда. Продукты труда очень разнообразны по-своему характеру. Но нам всегда надо четко представлять себе, что мы хотим иметь. Это

69

позволит правильно определить средства, необходимые для получения того или иного продукта.

Сначала нужно представить себе, как будет идти работа и что для ее осуществления может понадобиться.

Определи порядок, схему процесса труда!

Если у нас есть план, то работу делать значительно проще. Конечно, план не панацея от всех бед. Я могу иметь хороший план, но не умею правильно держать молоток и прибить гвоздь. И все же план - это исходное в любой работе. Он подскажет, что я должен делать, есть ли у меня все необходимое для этого и т. д.

Рассмотрим теперь подробнее отдельные звенья плана работы.

Рабочее место

Для выполнения работ прежде всего необходимо соответствующее рабочее место. Научная организация труда (НОТ) называет рабочим местом зону трудовых действий работников. НОТ различает рабочее место ручной работы, рабочие места механизированные неавтоматизированные. Есть рабочие места универсальные (приспособления для любых работ) и специализированные, стационарные и передвижные, постоянные и временные.

Как видим, рабочие места бывают очень разными, но для правильной их организации есть некоторые общие правила.

Прежде всего, на рабочем месте не должно быть ничего лишнего. Иначе придется терять время на поиски нужной вещи. Очень важно также обеспечить на рабочем месте чистоту. Чем чище рабочее место, тем легче работать. На рабочем месте надо обеспечить соответствующий предстоящей работе порядок.

Так, лампа на письменном столе должна стоять слева. Все, что нам понадобится, лучше держать с одной стороны (чаще слева), а сделанное и использованное перекладывать направо. Инструменты и вещи, которые используются часто, должны находиться поблизости. А те, которые используются постоянно, должны лежать на одном и том же месте.

Например, в верхний ящик стола лучше положить ручки, ластик и т. п. В средний - бумагу, чистые тетради и т. п. А в нижний ящик - то, что надо использовать раз-два в неделю: например калькулятор. Для облегчения расположения предметов на рабочем месте рабочие места заранее проектируют.

Закрепи па рабочем месте за предметами постоянное место!

Для того чтобы в столе был порядок, промышленность выпускает специальные лотки, в которых есть ряд отделений: для ручек, кнопок, скрепок, ластиков и т. д. Сразу не всегда удается научиться правильно организовывать свое рабочее место. Поэтому надо следить за ходом работы, отмечать удачные и неудачные варианты, искать наиболее подходящие.

Для правильной организации рабочего места большое значение имеют и сиденья. Стул, который позволяет менять высоту сиденья, может существенно облегчить работу. А вращающийся стул необходим для игры на пианино. Правильная организация рабочего места учитывает строение человеческого тела, возможные движения тела, рук, ног. При этом выявляется зона досягаемости. Научись и сам, проектируя себе место работы, думать о том, как его лучше организовать.

70

Для правильной организации рабочего места важны также условия работы. Организм человека может приспосабливаться к самым разнообразным условиям труда. Но на это уходит дополнительная энергия и тратятся другие ресурсы нашего организма. Можно, например, читать и при плохом освещении, но это требует и большего напряжения внимания, и, главное, будет портиться наше зрение, хуже будет происходить запоминание.

НОТ в понятие «условия труда» включает множество факторов. Это, прежде всего, освещенность, чистота воздуха, температурный режим, шум и т. д. - словом, санитарно-гигиенические условия. Это и рабочая поза, напряжение внимания и зрения, монотонность работы и резкие перепады нагрузки, т. е. психофизиологические условия. Условия труда включают и светоцветовую гармоничность, характеристику интерьера рабочих помещений - эстетические условия труда.

Особенно важно следить за такими параметрами, как свет, шум, температура воздуха, рабочая поза. Санитарные нормы устанавливают предельно допустимые концентрации в воздухе никотина, шума, влаги, сернокислого ангидрида и т. д.

Человек, работающий в плохо освещенном помещении, испытывает чувство неудобства. А чрезмерная освещенность его раздражает, утомляет. Отрицательно влияют и частые переключения глаз с очень освещенных предметов на плохо освещенные. А рациональное освещение благоприятно влияет па работоспособность.

Следи за правильностью освещения!

Окраска стен, мебели, потолка, инструментов может создавать у человека приподнятое настроение или вызывать раздражение, рассеивать внимание. Эксперименты, проводимые медиками, показали, например, что в комнате, оклеенной яркими обоями, обучаемые медленнее решают задачи и делают в несколько раз больше ошибок, чем в той, где стены оклеены обоями спокойных тонов. Это нужно учитывать. Помни, окружающая цветовая гамма для человека не безразлична.

Овладей культурой восприятия музыки, регулируй ее «дозы»!

Шум (громкие разговоры, стук и т. п.) мешают сосредоточиться, поэтому усталость растет быстрее. Но есть и другие виды «шума» - это музыка. Нельзя, чтобы она звучала с утра и до вечера. Звуковая мощь современной музыкальной техники во много раз превосходит уровень, безвредный для человеческого организма. А ведь звуки воспринимаются не только органами слуха, но и всей поверхностью тела.

Читать, готовить уроки под музыку, и особенно под громкую, не рекомендуется, так как она отвлекает, мешает сосредоточиться. Музыка может оказывать огромное влияние на наше настроение. Бодрая, веселая музыка утром помогает быстрее настроиться на работу, а спокойная способствует снятию напряжения. Поэтому полезно в перерыве между работой делать музыкальные паузы.

Нормальным уровнем шума в рабочем помещении считается шум, не превышающий 5055 дБ. Теперь несколько слов о том, какой должна быть температура воздуха в помещении. При повышенной температуре работать тяжело, при пониженной - возникает опасность простуды.

Нежелательны также и резкие колебания температуры. Нормальной считается температура 18°С при кратности воздухообмена 1,5в 1 ч.

Поддерживай нормальную температуру воздуха в рабочем помещении!

71

Большую роль играют орудия, призванные облегчить умственный труд, начиная от простейших (бумага, ручки, линейки, карандаши и т. д.) и кончая более сложными (диктофоны, телефоны, персональные компьютеры). Чтобы пользоваться сложными орудиями, инструментами, надо знать об их существовании.

Приемы эффективной работы

Выполняя работу, нужно следить за положением тела. Есть физиологические особенности у нашего организма, которые нужно учитывать. Так, писать труднее, если локоть свисает со стола и т. д. Стоя работать труднее, чем сидя и т. д. Поэтому надо так продумать работу, чтобы организм испытывал минимум нагрузки.

Трудэто всегда нагрузка. Но сделать можно больше или за более короткое время тогда, когда бережешь силы. Тогда на следующее дело будет больше «резервов». Надо так расположить материалы и инструменты, чтобы не надо было без нужды ходить за ними или нагибаться.

За работу никогда не надо браться круто, натиском, сразу. Надо входить в работу постепенно, даже вначале искусственно замедляя темп. Это позволит организму настроиться на работу, голова, тело сами «разойдутся». Иначе можно и себя и работу «запороть».

После крутого начала чаще всего, как бегун на дистанции, нередко «выдыхаются». Работать надо ровно, без приступов, без приливов и отливов, без навалов и авралов. Конечно, в работе иногда надо приналечь, это неизбежно. Но и это надо делать постепенно, пробуя, и только почувствовав в себе силы, приналечь.

Постепенно начинай. Держи верный темп. Постепенно готовь ускорение!

Во время работы надо обязательно делать перерывы для отдыха. В умственной работе это чаще всего удобнее делать так: каждый час последние десять минут надо или лежать закрыв глаза, или посидеть тоже закрыв глаза.

Очень важно, чтобы все паузы на отдых были равномерными. Опасно затягивать отдых: начнется «разрядка» организма. Иногда считают отдыхом чтение газеты, журнала, перекур, питье чая. Все это вещи нужные, но очень часто они просто отвлекают от работы. Надо искать виды отдыха, которые соответствуют данной работе. А пить чай можно в перерыв.

Особенно вредна привычка курить (якобы для возбуждения, говорят одни, или якобы для отдыха, говорят другие). Не менее вредно во время работы что-то есть. Хочешь есть - прерви работу, поешь и затем начни дело.

Есть такие способы отдыха: через 2-3 ч работы за столом встать и «давить на стену» руками минут пять или сидя «давить на стол», крепко уперев ноги. От такого статического напряжения мышцы тела тоже как бы «разряжаются».

Есть и такой способ: делать через каждые три часа по 10 мин упражнения, желательно лежа. Можно все виды разгрузки комбинировать и в течение 3 ч каждый час чередовать: то полное расслабление, то статические упражнения, то динамические упражнения. В ходе работы нежелательно отвлекаться на другие дела, даже мелкие. Ведь настрой на данную работу охватывает весь организм, подкорковые центры нашего мозга и т. д. А мозг не может перестраиваться так же быстро, как наш глаз или наше внимание. В глубинах сознания идет своя работа, которую мы не замечаем. Если мы думаем, мобилизуются запасы информации; если идем - те участки, которые следят за

72

опасностью, и т. д. Поэтому даже краткое отвлечение на что-то другое только внешне безобидно, а на самом деле ломает сложную, нами не осознаваемую систему участия всего организма в работе.

Особенно вредны отвлечения в умственной работе. Например, даже мимолетный разговор может разрушить сложный настрой ума, почти приблизивший нас к тому, чтобы решить какую-либо задачу.

Приучи себя не мешать другим и других - не мешать тебе. Если есть возможность, закрывай дверь в комнату, где работаешь. Иногда работа идет плохо. В таких случаях нельзя ни нажимать, ни прекращать работу.

Первый способ - замедлить темп работы.

Второй - попытаться сделать те ее части, которые проще. Успех на простых участках вдохновляет, снимает усталость, позволяет почувствовать результат.

Третий прием - вместо основной работы сделать вспомогательную: убрать рабочее место, привести в порядок все инструменты и затем снова начать работу. Если же и в этих случаях работа не получается, не надо расстраиваться, впадать в отчаяние, паниковать. Через какое-то время нужно снова начать работу, как будто начал ее в первый раз.

Бывает, что, испортив что-то, человек бешено начинает снова работу. Этот «навал» нередко ведет к другой такой же пустяковой ошибке. А в третий раз появляется чувство неуверенности в себе и может быть допущена уже серьезная ошибка.

Есть еще один аспект работы. Некоторые люди, не успев закончить работу или едва ее закончив, бегут ее показывать кому-то и, если при осмотре результата их работы обнаружится что-то «не то», они теряются и нередко уже не могут заставить себя исправить элементарные мелочи, начинают нервничать.

После окончания работы необходимо еще раз все проверить. Чтобы найти резервы выполнения работы в более короткое время или выполнения за установленный срок большего объема работы, необходимо специально анализировать процесс труда, разлагать его на составные.

Первичной частью процесса труда является трудовое движение. Трудовое движение - это однообразное перемещение конечностей (пальцев, руки, ноги) или корпуса в процессе работы. Трудовые движения состоят из ряда микродвижений.

Совокупность взаимосвязанных трудовых движений, выполняемых без перерыва работником, называют трудовым действием. Например, действие «взять ключ» включает такие движения: протянуть руку, разжать кисть, сжать в кисти рукоятку ключа, переместить рукой ключ в нужное место.

Несколько трудовых действий, выполняемых без перерыва и позволяющих получить четкий частный результат, называют трудовым приемом. Трудовые приемы, которые приводят к заданной цели - результату труда, составляют трудовую операцию.

Трудовые движения, действия, приемы и операции и формируют метод труда. После того как наша работа разложена на части, появляется возможность определить, все ли части необходимы для получения конечного результата. Вначале надо исключить ненужные операции. Затем уже анализировать действия и тоже избавляться от ненужных. И уже в конце надо анализировать движения. Лишние движения, действия, операции во всякой работе обязательно найдутся. Особенно много их происходит из-за

73

того, что сразу не положили инструменты на место. Много бывает лишних наклонов, поворотов и т. д.

Постепенно устраняй излишние движения!

Устранение лишних движений - не единственный, путь экономии времени. Надо присмотреться и определить, нельзя ли какие-то операции или движения выполнять одновременно, параллельно. Например, работать сразу обеими руками. Последовательные операции, если это возможно, старайся делать параллельно, одновременно. Важной задачей является изучение разных способов выполнения одних и тех же операций, разных вариантов движений для получения того же самого результата. В жизни даже у самых лучших работников стихийно соседствуют эффективные и неэффективные приемы, которые нужно заменять более совершенными приемами, используя при этом более совершенные инструменты.

Изучай лучше способы выполнения отдельных движений, операций и составляй процесс в целом только из самых эффективных приемов!

Чтобы раз и навсегда приучить себя выполнять тот или иной процесс в лучшей последовательности, нужно закрепить приемы своей работы, сделать эту последовательность правилом, стандартом.

Стандартизация - это закрепление, четкая фиксация способов выполнения работ. Особенно важно стандартизировать повторяющиеся работы. Судите сами: например, на поездке в театр можно сэкономить 10 мин, но такая поездка бывает один раз в два месяца, а вот утренний туалет - занятие ежедневное. И экономия здесь в 2 мин за счет четкой организации и стандартизации за эти же два месяца дает нам уже целых 120 мин.

т. е. 2 ч.

Стандартизация приемов выполнения работы - путь к экономии времени!

Обычно стандартные приемы выполнения простых и часто повторяющихся работ мы храним в памяти. А вот более редкие работы - чтобы не забыть - надо фиксировать на бумаге. На производстве и в учреждениях составляют специальные графики выполнения работ: от простых до очень сложных сетевых. Написаны целые книги о том, как составлять такие схемы.

Нам важно понять суть дела и приучить себя так же планировать любую свою работу. Нужно относиться к своей работе не как к чему-то неизменному, единственно правильному, а как к объекту постоянного изменения и совершенствования.

Особенности умственной работы

В ВУЗе и дома основной вашей работой является умственный труд. Он имеет свои особенности и надо правильно его организовать. Исходным при этом является четкая организация режима дня. В основе режима дня должно лежать выделение времени для выполнения главной человеческой обязанности - работы.

При старых формах организации труда считалось необходимым все время, отведенное для работы, обязательно заниматься только ею. Отдых в период работы считался бездельем. Но ведь человеческий организм физиологически не в состоянии постоянно находиться в напряжении. Поэтому НОТ установила, что общее время работы должно обязательно включать и периоды небольшого отдыха, а также перерыв на обед.

74

При планировании личной работы надо выделить достаточно времени для сна и отдыха, для поддержания здоровья в хорошем состоянии. Необходимо учитывать и особенности умственной деятельности человека.

При глубокой заинтересованности в деле, большом чувстве ответственности за выполнение своих обязанностей работа помимо собственной воли человека фактически еще продолжается спустя много часов после ее окончания. Так, после сдачи экзаменов нагрузка не снимается сразу. Мозг продолжает «разжевывать» впечатления, подбирает новые аргументы, отмечает дефекты собственного выступления - словом, продолжает свою непрерывную деятельность. Эту особенность умственной деятельности нужно учитывать при организации личной работы.

Надо правильно определить очередность различных ее видов, продолжительность, чередование в течение дня сложных, напряженных и простых занятий и многое другое. При планировании режима личной жизни следует учитывать необходимость культурного развития. Посещение театра, чтение книг, общение с природой, экскурсии - это не «кража» своего времени, а, наоборот, ценнейшие помощники в деле. Кто отстает в культурном росте, тот рано или поздно будет отставать не только в идеологическом, социальном, но и в чисто производственном плане.

Есть добросовестные, добропорядочные работники, добровольно загнавшие себя в кабалу якобы ради интересов дела и по горло увязшие в работе. Оторвавшись от культурной жизни, они в конце концов нередко оказываются негодными работниками и в своей области, той самой, ради которой они забросили вес остальное.

При современном разделении труда каждый становится высококвалифицированным специалистом в очень узкой области. Но концентрация всех духовных сил на бесконечно малой частице мира таит большую опасность: постепенно теряется способность воспринимать обыденное, человеческое значение вещи или события. Поэтому надо все время помнить и о гармоничности своего развития.

Эти и многие другие положения науки определяют организацию личной работы.

75