характеристика работы без подробного анализа, содержащая, однако, практические рекомендации (например: «Анализируемая работа может выть рекомендована к изданию»).

Редактирование

Слово «редактирование» происходит от лат. redactus- «приведенный в порядок». Редактирование - это творческий процесс обработки рукописи, подготовки ее к

набору и печати. Деятельность профессионального редактора многогранна.

Редактор должен быть весьма эрудированным человеком, безупречно грамотным, обладающим не только глубокими знаниями, но и хорошим вкусом. Навыки редакторской работы необходимы всем, кто имеет дело с подготовкой деловых бумаг, документов, поэтому в теории и практике референтской деятельности редактированию отводится немалая роль.

Редактирование служебных (управленческих) документов имеет ряд особенностей, поскольку в основном они составляются в соответствии со стандартами - ГОСТами или с укоренившейся традицией.

Объем, внутренняя структура, общая форма, стиль документов не допускают значительных отклонений от общепринятого стандарта. Редактирование документов и деловых бумагэто анализ текста, уточнение и проверка всех сведений, которые в нем приводятся, устранение ошибок, приведение стиля и формы изложения материала в соответствие с требованиями, которые предъявляются к таким документам.

Редакторская работа всегда уникальна: один текст требует полной переделки, а в другом достаточно исправить опечатки. Поэтому, получая от руководителя задание, референт должен четко определить свои задачи и меру участия в этой работе. Нужно четко представлять себе предназначение редактируемого текста и языковые средства, которые следует использовать с учетом этого предназначения.

Референту руководителя, чаще всего имеющему дело с документами, необходимо прежде всего совершенствовать знания в области официальной лексики и стилистики деловой речи.

Стилистика делового текста

Исторически сложившиеся и осознанные обществом разновидности литературного языка, используемые в той или иной сфере человеческого общения,

называются функциональными стилями.

Каждый функциональный стиль обладает лексическими, морфологическими и синтаксическими особенностями. В современном русском языке выделяются

разговорный и книжные стили.

Книжные стили - это газетно-публицистический (публицистический), научный, официально-деловой, а также литературно-художественный стиль, однако он занимает в классификации стилей особое место.

Газетно-публицистический стиль (или публицистический стиль) используется в средствах массовой информации, общественно-политической литературе, устных пропагандистских и агитационных выступлениях. Этот стиль характеризуется популярностью, образностью, полемичностью изложения, яркостью выразительных средств, непринужденностью высказывания. Газетно-публицистический стиль допускает

134

широкое употребление общественно-политических терминов, речевых штампов, эмоционально-оценочных слов и т. п. Для него характерны короткие предложения, эллиптические (безглагольные) фразы, риторические вопросы, повторы, инверсия.

Пример: В самом «западном» российском городе вывески магазинов и учреждений написаны откровенным и конкретным русским языком - в отличие от вывесок более «русской» Москвы: «Врач, глаза, очки» - и никаких вам «практикующего окулиста» и «оптики», и никаких сомнений; «Юрист во дворе под аркой налево» - с непонятно куда ведущей стрелочкой, а не «Индивидуальная юридическая консультация»: «Продукты для холостяка» - сразу ясно, что это магазин, торгующий полуфабрикатами, причем 24 часа в сутки.

Научный стиль используется в научных статьях, учебниках, монографиях и т. п. Он предназначен для передачи точной и объективной информации, не предполагает эмоциональности и отличается ясностью, логичностью и доказательностью изложения.

Научный стиль характерен в основном для письменной речи, но иногда используется и в устной речи (например, в научном стиле делаются доклады на конференции). Научный текст обычно насыщен терминами, научной фразеологией, для него характерно употребление единственного числа вместо множественного, существительных вместо глаголов, использование в основном сложных предложений.

Пример: Практические приемы анализа текста литературного произведения, предложенные Л. В. Щербой и Л М Пешковским, закономерно вытекают из их теоретических концепций и нашли широкое применение как в научных исследованиях, так и в области прикладного языкознания - в широком аспекте культуры речи и частных методиках практических дисциплин.

Официально-деловой стиль используется в служебных документах, тексты которых формализованы, трафаретны, лишены эмоционально-экспрессивной оценки событий и фактов, - в документах констатирующих (справка, характеристика, отчет и др.) и предписывающих (закон, приказ, инструкция, постановление и др.).

Поскольку официально-деловой текст должен содержать точные и однозначные формулировки, быть четким, ясным, логичным и лаконичным, он характеризуется высоким уровнем стандартизации языковых средств, использованием клишированных формул и терминов. Процесс стандартизации охватывает не только лексику, но и морфологию и синтаксис деловой речи. Использование готовых формул, клише, характеризующих стандартные ситуации, существенно повышает информативность деловых бумаг, значительно упрощает и ускоряет работу с ними.

Официально-деловой текст стилистически однороден, в нем используются исключительно нейтральные и книжные элементы.

Примеры: Слушали: Прошение Преосвященного епископа Серпуховского, викария Московской епархии Илиана на имя патриарха следующего содержания: «Почтительно прошу Вас и Священный Синод уволить меня на покой по состоянию здоровья с предоставлением, если это возможно, места для служения в Московской или Калужской епархии».

Постановили: Преосвященного епископа Серпуховского, викария Московской епархии Илиана согласно прошению уволить на покой.

135

Глубокоуважаемый господин Петров! Сожалеем о том, что до сих пор нами не получен ответ на наш запрос № 40156 от 18 декабря с. г. Уведомляем Вас, что, не получив в срок Ваши материалы, мы не сможем приступить к работе по выполнению Вашего заказа.

Разновидностями официально-делового стиля являются канцелярско-деловой, дипломатический и юридический стили.

Пример канцелярско-делового текста: Справка выдана Риферт Эмме Карловне в том, что она проживает по адресу: пос. Черкизово Московской области, ул. Главная, 99. Справка дана для предъявления по месту требования Пример дипломатического текста: Отдел культуры посольства Австрии просит

Вас пожаловать на дружеский коктейль по случаю торжественного открытия Австрийской библиотеки в Москве.

Пример юридического текста: Каждый человек должен обладать всеми правами и всеми свободами, провозглашенными настоящей Декларацией, без какого бы то ни было различия, как-то: в отношении расы, цвета кожи, пола, языка, религии, политических или иных убеждений, национального или социального происхождения, имущественного, сословного или иного положения.

Согласно еще одной классификации существуют официально-документальный и обиходно-деловой стили, что предопределяет разные подходы к редактированию текстов. Если в постановлении, приказе или справке вольности не допустимы, то частное официальное письмо (например, письмо, направленное давнему деловому партнеру) или протокол собрания трудового коллектива менее стереотипизированны.

Пример официально-документального текста: Указ Президента Российской федерации «О награждении государственными наградами Российской федерации работников органов прокуратуры».

За большой вклад в укрепление законности и многолетнюю добросовестную работу в органах прокуратуры наградить:

Орденом Почета - Линкевича Геннадия Станиславовича, Коломенского городского прокурора Московской области.

Пример обиходно-делового текста:

Доверенность

Я, Степанова Нина Александровна (паспорт: сер. ХХ-МБ. N 24567. выдан 47 отделением милиции г. Москвы), доверяю моей дочери Степановой Ольге Петровне оформление документов на приватизацию квартиры и связи с тем, что я нахожусь в длительной заграничной командировке

Лексические особенности официально-делового стиля:

1) стандартизация языка, частая повторяемость клише, трафаретов и штампов в стандартных ситуациях;

Пример:

В ответ на Ваш запрос (заказ, предложение, просьбу, письмо, приглашение) с сожалением сообщаем (вынуждены сообщить), что...

Настоящим напоминаем (просим, сообщаем, подтверждаем, гарантируем, еще раз напоминаем), что...

Просим срочно подтвердить наш заказ (прислать ваши предложения, телеграфировать о вашем согласии, сообщить, нам о вашем решении).

136

2)использование канцеляризмов, редко встречающихся вне официально-делового стиля (правоспособный, квартиронаниматель, усыновитель, входящий/исходящий документ и др.);

3)ограниченный лексический диапазон, практически исключающий речевые средства, которые могут нарушить нейтральность изложения, в том числе: стилистически окрашенную лексику, разговорную лексику, просторечную лексику, устаревшую лексику, диалектизмы, фразеологизмы, неологизмы, жаргонизмы, эмоционально-экспрессивную лексику;

4)предопределенность вариантов лексической сочетаемости слов:

услуги всегда предлагаются, товары поставляются, письма - составляются и направляются, документация - разрабатывается, переговоры - проводятся и т. д.

Морфологические особенности официально-делового стиля:

1)широкое использование конструкций с отыменными предлогами, мотивирующими действия: в целях экономии, расширения, в связи с уходом, отпуском;

2)употребление отглагольных существительных для называния действий:

во исполнение, во избежание, на основании.

Синтаксические особенности официально-делового стиля:

1)использование преимущественно повествовательных, а не вопросительных или восклицательных предложений:

Результаты работы комиссии можно признать удовлетворительными;

2)употребление главным образом двусоставных предложений:

Я, Xaтина Ирина Владимировна, родилась в I960 году в г. Мичуринске Тамбовской области. Из односоставных употребляются только безличные (Ситуацию, сложившуюся в цехе Л» 3, следует изменить) и определенно-личные (Во исполнение постановления приказываю наградить...);

3)применение в основном простых предложений: Ваш вопрос будет решен завтра. Из сложных предложений наиболее распространены бессоюзные (Секретарю необходимо дотошно вникать в технику дела: все тщательно проверить, уточнить, исправить, дополнить и отдать на подпись руководителю) и сложноподчиненные с придаточными изъяснительными (Нужно, чтобы секретари-референты осознали важность и значимость своей работы), определительными (Требования, которые вы выдвигаете, для нас неприемлемы), условными (Если вы пришлете нам письменный запрос, мы готовы приступить к работе над проектом), причины (Поскольку счет до сих пор не оплачен, отгрузка товара приостанавливается) и цели (Чтобы ваш товар пользовался спросом, необходима тщательно продуманная рекламная кампания), а также сложные конструкции типа: собраны соответствующие материалы, что позволяет…

4)использование распространенных предложений с большим количеством однородных членов: Наша фирма оказывает услуги по страхованию, проектированию, эксплуатации, перевозке, обслуживанию и ремонту оргтехники, мебели для офисов и фирменной рабочей одежды;

5)активное использование причастных и деепричастных оборотов: Акт,

выданный на руки А. Синицыной, считать недействительным; Рассмотрев предложение токаря Налетова, совет предприятия постановляет...

137

6) употребление страдательных конструкций: Советом предприятия было

принято решение; В ходе инвентаризации было установлено...

Методика и техника редактирования

Редактирование - процесс творческий, поскольку нельзя редактировать все тексты механически, по шаблону - надо учитывать их многообразие.

Тем не менее, существуют следующие общие правила редактирования:

1)работа над текстом начинается с его прочтения - необходимо ознакомиться с текстом целиком, понять его задачи, отметить достоинства и недостатки. При первом чтении можно лишь делать пометки на полях;

2)поскольку вы являетесь редактором, а не автором текста, постарайтесь ограничиться минимумом поправок, чтобы как можно меньше отдаляться от авторского текста;

3)продумайте последовательность работы; установите причины недостатков текста; уточните виды правки, которые придется использовать в зависимости от указаний руководителя - полностью переработать текст, сократить его или только исправить опечатки;

4)редакторская правка не должна искажать авторский смысл, логику изложения, поэтому каждую исправленную фразу необходимо читать в контексте;

5)все изменения следует делать ручкой, а не карандашом, зачеркивая ошибочные знаки тонкой горизонтальной чертой и вписывая над ними правильные, а не исправляя буквы непосредственно в слове (во избежание пропуска правки при наборе текста);

6)все исправления должны быть написаны разборчиво;

7)если текст нуждается в значительном редактировании, замечания целесообразно записывать на отдельном листе бумаги, чтобы не загромождать исправлениями оригинал. Большие вставки и исправления вписывают на полях или отдельной странице,

ане между строк;

8)вычеркивая текст, делайте это аккуратно; последнее слово перед вычеркиваемым фрагментом следует соединить стрелкой с первым словом после этого фрагмента;

9)все существенные исправления необходимо согласовывать с автором или руководителем;

10)отредактированный текст подлежит обязательной вычитке.

Виды правки

Изменения в тексте, сделанные в процессе его подготовки с целью совершенствования содержания, литературной, редакционно-технической и графической формы, называются правкой.

Согласно классификации проф. К. И. Былинского, существуют четыре вида правки, предполагающие разную степень вмешательства редактора в текст: правкавычитка, правка-сокращение, правка-обработка, правка-переделка.

Правка-вычитка проводится на завершающем этапе подготовки документа и предполагает минимальное вмешательство в текст, т. е. устранение главным образом технических погрешностей.

Последовательность действий при осуществлении правки-вычитки такова:

138

1)прочитать текст;

2)устранить орфографические и пунктуационные ошибки;

3)вписать пропущенные при перепечатке буквы, исправить опечатки;

4)проверить единообразие условных обозначений, сокращений, правильность ссылок, сносок, терминологии;

5)уточнить написание имен и фамилий;

6)проверить точность и единообразие оформления формул и таблиц, если они встречаются в документе;

7)проверить правильность оформления документа;

8)выявить не устраненные ранее стилистические и смысловые ошибки (если они есть) и сообщить об этом руководителю.

Не следует пренебрегать правкой-вычиткой, полагаясь на автоматическое подчеркивание орфографических и грамматических ошибок, осуществляемое с помощью компьютерной программы проверки правописания. Каждому, кто хоть раз пользовался такой программой, известно, что она оставляет в тексте немало опечаток.

Служебные бумаги должны быть краткими, четкими и лаконичными, поэтому референт применяет правку-сокращение, если:

•объем текста не должен превышать определенного количества страниц;

•текст трудно воспринимается из-за обилия повторов, цитат, сложных синтаксических конструкций, однотипных примеров;

•текст слишком растянут и содержит много второстепенного материала.

Правка-сокращение не должна искажать смысл текста. Сокращая текст, надо сохранить все его существенные аспекты.

Последовательность действий при осуществлении правки-сокращения такова:

1)прочитать текст;

2)устранить однотипные примеры, повторы, излишние подробности;

3)исключить лишние слова (уточняющие синонимы, вводные слова и др.);

4)заменить слова более краткими синонимами;

5)устранить абзацы;

6)использовать меньший кегль при наборе, например приложений, примечаний, библиографического списка и др.;

7)уменьшить интервал между строками;

8)форматировать текст в режиме автоматической расстановки переносов;

9)прочитать исправленный текст с целью контроля за сохранностью смыслового и композиционного единства;

10)проверить правильность внешнего оформления документа;

11)согласовать все сокращения с руководителем.

Правка-обработка - это комплексный вид правки, сочетающий и правку-вычитку и правку-сокращение.

Цель правки-обработки - уточнение фактических данных, исправление композиционных недочетов, устранение логических неувязок и (пожалуй, самое главное) усовершенствование языково-стилистических средств. Однако текст не подвергается коренным изменениям: стиль автора, его манера излагать материал, ход рассуждений, аргументация сохраняются.

Последовательность действий при осуществлении правки-обработки такова:

139