Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Аудит качества. Учебное пособие-2
.pdf
аудитор – специалист, имеющий квалификацию для ау-
дита системы качества. Необходимо отметить, что аудитор по системе качества – это не просто специалист, а
специалист, способный проводить анализ и оценку таких
объектов в области качества, которые не поддаются непосредственному измерению. Именно эта способность отличает аудитора, например, от специалиста службы технического контроля;
аудитора, являющегося сотрудником предприятия, приня-
то называть внутренним аудитором. В отличие от него
внешний аудитор – сотрудник сторонней (специализиро-
ванной или заинтересованной) организации. В должностных функциях этих аудиторов имеются определенные
различия. Так, например, внешний аудитор должен только фиксировать обнаруженные им несоответствия, а внутренний аудитор, кроме этого, должен еще участвовать в
анализе причин выявленных несоответствий и выработке
мер по их устранению;
аудитор, назначенный для руководства аудитом, является
главным аудитором (если аудит проводит один аудитор, то
он выполняет функции главного аудитора);
главный аудитор несет полную ответственность за все эта-
пы аудита. Он должен быть компетентным и опытным в области общего руководства качеством, а также должен быть
наделен полномочиями принимать окончательные решения
в спорных ситуациях, возникающих в ходе аудита.
Качество и результативность проведения аудита во многом
зависит от квалификации и подготовки аудиторов. В связи с
этим квалификации аудиторов уделяется особое внимание.
Общие требования к квалификации аудиторов представлены в
стандарте ИСО 19011:2002. Как правило, они применяются к
профессиональным аудиторам, работающим в органах по сертификации. Требования к квалификации внутренних аудиторов
организация может устанавливать сама, но это не значит, что
31
аудитором может быть назначен любой сотрудник организации. Для того, чтобы сотрудник организации мог результативно
и эффективно проводить внутренние аудиты он должен быть
обучен методам и техникам проведения аудита, знать требования системы качества, знать, как работает система качества
организации и хорошо разбираться в той предметной области
деятельности, которую он будет проверять. Аудиторы – лица,
обладающие компетентностью для проведения аудита (ИСО
19011:2002).
Эксперт- аудитор – специалист аттестованный для прове-
дения работ в области стандартизации, сертификации, аккредитации, определения страны происхождения товаров, подготовки и повышения квалификации специалистов в указанных
областях деятельности, квалификация которых подтверждена
аттестатом.
Подготовка экспертов– аудиторов
Согласно стандарта СТ РК 1.26-2006 эксперты-аудиторы по
стандартизации, подтверждению соответствия и аккредитации
проходят специальную подготовку на курсах организованными
учебными центрами уполномоченного органа по техническому
регулированию в установленном порядке. Учебный центр должен соответствовать требованиям СТ РК 1.45. Сроки проведения специальной подготовки должны быть не менее 2-х недель,
а срок переподготовки не менее 1 недели, в зависимости от направления аттестации. При успешном завершении теоретической подготовки обучающимся выдают удостоверения установленной формы.
Аттестация, переаттестация экспертов-аудиторов
Специалист, претендующий на аттестацию в качестве эксперта-аудитора должен представить в Комиссию документы
согласно формам в соответствии с А.1 и А.2 (приложение А)
стандарта СТ РК 1.26-2006.
Комиссия действует в соответствии с Положением о Комиссии по аттестации экспертов-аудиторов (приложение В).
При положительном решении кандидату в эксперты-аудиторы выдают аттестат установленного образца (приложение Б).
32
Не менее чем за один месяц до истечения срока действия аттестата эксперт-аудитор должен направить в Комиссию заявление о переаттестации в соответствии с требованиями стандарта
(4). Для подтверждения квалификации эксперт-аудитор должен
проводить в год:
• эксперт-аудитор по подтверждению соответствия про-
дукции (услуг) – не менее трех проверок;
• эксперт-аудитор по сертификации систем менеджмента качества (производства), экологического менеджмен-
та, аккредитации органов по подтверждению соответствия
или испытательных лабораторий – участие в проведении
не менее трех проверок;
• эксперт-аудитор по стандартизации – не менее пяти экспертиз или разработки трех нормативных документов.
Эксперты аудиторы в области обеспечения единства из-
мерений должны иметь :
– высшее образование (допускается иметь среднее образова-
ние при стаже работы в области ОЕИ не менее пяти лет);
– теоретическую подготовку на квалификационных курсах
по заявленному направлению деятельности;
– не менее 5 лет стажировок по выбранному виду метроло-
гических работ;
– стаж работы в области ОЕИ не менее 4-х лет для экспертов
по МЭ технической документации не менее 3-х лет;
– стаж практической работы в заявленной сфере деятельности не менее 3-х лет для экспертов по МЭ технической документации не менее 2-х лет.
Согласно стандарта СТ РК 1.26-2006 эксперты–аудиторы
по стандартизации, подтверждению соответствия и аккредитации должны иметь:
– образование, теоретическую и практическую подготовку,
соответствующие заявляемой области аттестации;
– не менее 4-х стажировок для экспертов по стандартизации
(включая разработку, проведение экспертизы НД, анализ базы
НД и подготовку предложений по ее совершению);
– не менее 4-х стажировок для экспертов по подтверждению
соответствия СМК общей продолжительностью не менее 20 рабочих дней (включая составление отчетов по результатам проверок);
33
– не менее 5-ти стажировок для экспертов по подтвержде-
нию соответствия продукции и услуг;
– не менее 4-х стажировок для экспертов по аккредитации
органов по подтверждению соответствия и испытательных лабораторий.
Эксперт-аудитор обязан быть:
этичным – беспристрастным, правдивым, искренним и
сдержанным;
открытым – уметь рассматривать альтернативные идеи и
принимать во внимание различные точки зрения;
дипломатичным – тактичным в работе с людьми;
наблюдательным – постоянно и активно узнавать окруже-
ние и знакомиться с его деятельностью;
восприимчивым – интуитивно понимать, чувствовать и адаптироваться к ситуациям ;
способным трезво оценивать обстановку, обстоятельства и
приноравливаться к ним;
упорным – уметь сосредоточиться на достижении целей;
решительным – вовремя принимать решения на основе ло-
гических умозаключений;
уверенным – действовать независимо и в то же время эффективно сотрудничать с другими.
К профессионализму аудиторов относится в первую очередь
владение конкретными навыками, однако существует ряд дополнительных критериев, которые создают доверие к профессионализму. К ним относятся:
• Внешность. Внешний вид аудитора помогает професси-
онально представить аудиторскую фирму. Строгий, деловой
костюм и подтянутый вид дисциплинируют самого аудито-
ра, производят благоприятное впечатление и подчеркивают
формальность аудита.
• Пунктуальность. Аудитор должен помнить, что пред-
ставители проверяемой организации выделяют для аудита
свое деловое время, и важно, чтобы оно не было потеряно на
ожидание или «раскачку».
• Подготовленность. Решающее значение для успеха
аудита имеют составленный заранее план и проведенная
подготовка (к встрече, к интервью и т.д.). Отсутствие плана
34
может раздражать проверяемого. Планировать нужно такие
специфические сферы как получение разрешения на анализ секретной информации, посещение закрытых объектов,
встречи с внешними заинтересованными сторонами (инвесторами, профсоюзами и др.).
• Справедливость. Аудитор должен быть готов понять
случайные человеческие ошибки при выполнении профессиональных обязанностей и не принимать их во внимание.
Если какой-то факт не имеет особого значения для компании,
его можно проигнорировать. «Копание в мелочах» лишает
аудитора поддержки со стороны проверяемого и не способствует получению объективных свидетельств аудита. Если
же указанные ошибки приводят к серьезным проблемам, их,
конечно же, нужно зафиксировать в процессе аудита.
• Спокойствие. Окончание процесса аудита может стать
весьма напряженным и сложным для проверяемых. От поведения аудитора зависит, станет ли результат аудита продуктивным или создаст напряженную обстановку. Аудитор должен
как можно раньше уменьшить беспокойство проверяемых.
• Вежливость. Аудитор должен быть внимательным к
окружающим, не забывать благодарить за услуги. Запросы
документов, интервью, просмотры должен делать доброжелательно и вежливо, не встречать ответы с явной подозрительностью – это не прибавит поддержки проверяемых.
• Прямотаиточность. Вопросы следует формулировать
ясно и четко, чтобы избежать продолжительного и неясного
обмена мнениями. Если исследуемая область неясна или лежит за пределами знаний аудитора, то он должен добиваться
разъяснений, так как непонимание и смущение аудитора могут завести аудит в тупик или привести к противоположному
результату.
Рассмотрим важнейшие характеристики профессионализ-
ма аудитора. Компетентность аудитора должна развиваться
и поддерживаться изучением теории, постоянной практической
деятельностью. Компетентность аудиторов должна периодически подтверждаться с помощью аттестаций, как минимум,
каждые 3 года. От аудитора требуется знание технической
терминологии как для письменного, так и устного общения.
35
Переподготовка аудиторов необходима, чтобы они сохраняли
высокий уровень мастерства, знали тенденции современного
развития методологии аудита и действующие технологические
нормы и порядок аудита (ТНПА).
• Умение общаться – сложный процесс, даже когда все
его участники говорят на одном языке. Сегодня перед ауди-
тором качества может стоять еще и языковой барьер, поэто-
му следует планировать привлечение переводчиков. Обще-
ние – сложный процесс посылки, получения и фильтрации
сообщений. Человек, способный к эффективному общению,
использует все коммуникативные факторы для этого. Вы-
ражение лица, движения тела несут весьма значительную
информацию. Интонация и манера речи тоже воспринима-
ются больше, чем форма вежливости. Эти формы общения
могут определить направление всего разговора. Скрытыми
факторами общения могут служить такие сообщения, как
презрение, гнев, усталость, скука, смущение, апатия. Таким
образом, можно нечаянно передать сообщения, которые рас-
ходятся со сказанным вслух. Например, заносчивость или
благожелательность могут отражаться даже в позе аудитора.
Процесс общения непрерывен и осуществляется не един-
ственным путем. Чтобы уметь эффективно общаться, ауди-
тору нужны знания и работа над собой.
• Умение слушать. Умение слушать также важно, как
и умение задавать правильные вопросы. Когда в процессе
аудита интервьюируется персонал, очень легко неправильно
понять, что было и что не было сообщено. Аудитор во вре-
мя работы изучает, спрашивает, анализирует информацию и
одновременно систематизирует ее. Иногда вся эта одновре-
менно происходящая деятельность может приводить к пере-
грузкам. Аудитор может получить так много информации в
процессе аудита, что ему будет трудно отделить важную ин-
формацию от несущественной. Трудности могут проявиться
в том, что аудитор будет излишне поглощен своим следую-
щим вопросом или обдумыванием последнего ответа. Такое
отвлечение создает опасность упустить что-нибудь важное.
Искусство слушать приобретается практикой способности
сосредоточиться и осознанием важности сказанного.
36
• Наблюдательность Аудитор должен уметь анализиро-
вать и быть внимателен к деталям, чтобы прийти к логичным
заключениям. Выводы его, однако, не должны сообщаться
до тех пор, пока не будут подтверждены объективными доказательствами.
Наблюдение включает все аспекты получения и интерпретации сообщений: аудитор должен иметь пытливый взгляд и замечать тайное также хорошо, как и явное.
В процессе аудита аудитор может заметить недостатки, относящиеся не только к СМК, однако эти наблюдения могут помочь аудитору найти причины отказов системы.
Таким образом, можно перечислить желательные и нежелательные черты поведения аудитора (таблица 1)
.
Таблица 1
Желательные Нежелательные
Поиск фактов Поиск виновных
Вежливость Грубость
Прямота Уклончивость
Настойчивость Лень
Решительность Нерешительность
Точность Разбросанность
Подготовленность Неподготовленность
Честность Нечестность
Терпение Нетерпение
Тактичность Бестактность
• Технические эксперты– это лица, предоставляющие ауди-
торам специальные знания или опыт. В ходе аудита могут возникать вопросы, для проверки которых знаний и квалификации
аудиторов оказывается недостаточно. В таких случаях к аудиту
могут привлекаться технические эксперты. Привлечение технических экспертов возможно как при внутреннем аудите, так и
при внешнем. В случае внутреннего аудита техническими экс-
37
пертами могут выступать сотрудники подразделений, которые
выполняют работу, аналогичную проверяемой, но при этом они
не должны проверять свою работу или работу своего подразделения. Например, если в организации существуют два проектных отдела, то специалист из одного отдела может выступать
в качестве технического эксперта при аудите второго отдела и
наоборот. В случае внешнего аудита технические эксперты привлекаются внешними аудиторами из сторонних организаций.
• Проверяемая сторона В качестве проверяемой стороны
выступают сотрудники проверяемой организации. В случае как
внутреннего, так и внешнего аудита проверяемой стороной может быть любой сотрудник организации, в том числе и руководство организации, и внутренние аудиторы.
Кандидаты в аудиторы должны:
• иметь, по крайней мере, законченное высшее образование и демонстрировать способность ясно и свободно формул и р о в ат ь кон ц е п ц и и и и д е и у с т н о и п и с ь м е н н о .
• пройти специальное обучение в объёме, необходимом
для обеспечения их компетентности в профессиональных
с ф е р а х , т р е б у е м ы х д л я а у д и т а и р у к о в о д с т в а ауд и т о м .
• иметь минимум пятилетний опыт соответствующей
практической работы, два года – в области обеспечения качества. Прежде чем взять на себя ответственность за проведение аудита в качестве аудитора, кандидат должен приобрести
соответствующий опыт. Этот опыт будет считаться приемлемым, если кандидат примет участие, как минимум, в четырех
аудитах. При этом опыт, включающий анализ документации,
практическую деятельность и составление отчёта об аудите,
должен быть в достаточной степени современным.
• иметь широкий кругозор, способность к логическому
мышлению, обладать аналитическим складом ума, твердостью воли, способностью реально оценивать ситуацию, понимать сложные процессы с точки зрения главной перспективы, а также роль отдельных подразделений в организации
в целом.
• с помощью соответствующих способов должны продемонстрировать знания и возможность их применения, а так-
38
же необходимые навыки по руководству, требуемые для осуществления аудита. Аудиторы должны поддерживать свою
компетентность путём актуализации своих знаний в области
стандартов на системы качества, процедур и методов аудита
и участ и я в п овышении кв а л и фикации .
Этика поведения аудитора строится на необходимости
строгого соблюдения определенных правил и норм нравственного поведения. Специфический характер деятельности аудитора обусловлен тем, что он всё время находится в общении с
людьми. Ему приходится указывать на нарушения и ошибки тех
сотрудников, деятельность которых он проверяет, и делать ему
это надо достаточно тактично, корректно, чтобы не вызвать у
них чувств унижения и обиды, с другой стороны, он должен
быть достаточно тактичным с теми, кто назначил его на проведение аудита.
Аудит качества проводится для получения картины работы системы качества на предприятии за определенный период
времени.
Аудит системы качества самый трудоемкий процесс. Он
длится от двух до пяти дней. Проводится, чтобы выяснить на
основе объективных доказательств, претворяются ли в жизнь
система управления качеством и планы организации и соответствуею ли они предъявленному к ним набору требований.
Аудит системы может быть внешним (например, аудит поставщика) или внутренним (самоаудит). Внутренний аудит ставит
цель, чтобы собрать свидетельства в форме «наблюдений»,
которые позволят выявить несоответствия в процессах, продуктах и системе качества Организация может стать объектом
аудита потребителя. Различают четыре вида аудита качества
(проверок):
• аудит, ориентированный на продукт;
• аудит, ориентированный на процесс;
• аудит, ориентированный на систему качества;
• аудит, ориентированный на услуги (рис.1).
39
Рис 1. Виды аудитов качества
Для аудита системы надо установить цель и масштаб. Аудит
системы качества поставщика может проводиться до принятия
решения о заключении с ним контракта. Цель доконтрактного
обследования – оценка способности потенциального поставщика поставлять товары или услуги, которые удовлетворяют требованиям заказчика, а также определение того, нужна ли какая–
либо помощь поставщику для производства требуемого товара.
При значительных изменениях на предприятии, влияющих на
качество продукции, выполняются аудиты системы, которые
часто называют пересмотрами (ревизиями) системы качества.
Этот аудит может понадобиться также при ухудшении качества
продукции или при изменении в структуре организации.
Аудит системы качества предназначен для оценки соответствия системы качества в целом или ее отдельных частей установленным требованиям и эффективности функционирования
системы. Объектами системы качества является деятельность
подразделений предприятия. Это наиболее полный и представительный аудит состояния работ по управлению качеством и
его обеспечению. Этот аудит информативнее аудита продукции
и процессов.
Аудит, ориентированный на систему качества,предназна-
чен для обширной оценки эффективности всей системы каче-
40
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]