Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Аудит качества. Учебное пособие-2
.pdf
оценивать аудит. В процессе аудита руководитель группы должен периодически обмениваться информацией о статусе аудита и о том, что имеет отношение к проверяемой организации и
заказчику аудита. Свидетельство относительно предполагаемого существенного риска, полученное во время аудита, должно
быть представлено без задержки проверяемой организации и,
если необходимо, заказчику аудита. В случае, когда свидетельство аудита указывает на невыполнимость поставленных целей,
руководитель группы должен доложить проверяемой организации и заказчику о причинах, чтобы предпринять соответствующее действие. Такими действиями могут быть переутверждение плана аудита, ограничение аудита или изменение его целей
или области. Любые необходимые изменения области аудита,
которые могут его улучшить, должны анализироваться заказчиком и проверяемой организацией. Все, что выходит за пределы
области аудита, должно быть принято во внимание и сообщено
руководителю группы с тем, чтобы осуществить обмен информацией с проверяемой организацией и заказчиком аудита.
Сопровождающие лица и наблюдатели могут содействовать
группе по аудиту, но они не являются ее частью. Они не должны
оказывать влияние на проведение аудита. Там, где предусмотрены сопровождающие, они должны оказывать помощь группе по
аудиту и действовать по просьбе руководителя группы. В их
обязанности входит:
• обеспечение контактов и назначение времени для бесед;
• обеспечение посещений определенных участков орга-
низации;
• обеспечение безопасности и ознакомление группы по
аудиту с правилами безопасности.
Сопровождающие могут исполнять роль свидетелей ау-
дита от имени проверяемой организации. По просьбе аудитора сопровождающие могут вносить ясность или осуществлять
оценку правильности информации во время ее сбора.
101
Основными принципами аудиторской деятельности яв-
ляются: независимость, объективность, профессиональная
компетентность, конфиденциальность, честность, соблюдение
стандартов организации.
Независимость Организация, проводящая аудит, должна
быть независима в следующих аспектах:
• аудиторы не должны иметь предубеждений по отношению
к организации, отделам или системе, которую они проверяют;
• не должно быть никаких финансовых или личных от-
ношений с проверяемыми;
• аудиторы должны быть независимы от влияния руководства, проверяемых при проведении аудита и представлении его результатов.
Аудитор должен иметь свободу и пользоваться доверием,
чтобы сообщать о своих фактических находках и быть уверенным в поддержке своего руководства.
ОбъективностьАудитор должен помнить, что его личная
предрасположенность и собственное мнение не должны быть
влияющим фактором на результаты аудита. Аудитор должен сосредоточиться на представленных доказательствах и быть объективным исследователем.
Конфиденциальность сведений и уверенность в аудите за-
висят от компетентности персонала, осуществляющего аудит.
Образование, опыт работы, обучение аудитора, опыт проведения аудиторов являются средствами, которые помогают стать
аудитором. Они также являются критериями компетентности.
Компетентность, конечно, является важнейшей професси-
ональной характеристикой аудитора, но существуют и другие
критерии, влияющие на ход и результаты аудита. Внешний вид
аудитора формирует отношение к нему проверяемого, дисциплинирует самого аудитора, подчеркивает формальность аудита. Аудитор должен помнить, что проверяемый выделил для
аудита свое драгоценное деловое время и ему важно, чтобы
оно не было потрачено впустую. Бесплановость аудита может
102
раздражать проверяемого, поэтому важно иметь заранее составленный план и провести подготовку. Например, необходимо заранее изучить структуру организации, подчиненность, особенности контрактов и др. Не надо придираться по пустякам, надо
прощать случайные человеческие ошибки. Немотивированное
копание в мелочах лишает поддержки со стороны проверяемого и не способствует сотрудничеству. Но если ошибки могут
привести к серьезным проблемам, их обязательно нужно указывать. Не надо участвовать в словесных перебранках с проверяемым, не раздражаться – это может испортить аудит. Надо
понять, что проверяемый настроен на оборону, он будет защищать честь мундира. Надо понимать также, что демонстративно-оскорбительное поведение аудитора есть проявление страха.
Лучшее поведение – смягчить состояние проверяемого шуткой,
улыбнуться, перейти на посторонние темы или объяснить проверяемому, что проверка в их интересах. Вопросы следует формулировать ясно и точно, чтобы избежать продолжительного
разъяснения не по существу.
Чувство справедливости и объективности для аудитора
играют важную роль. Необходимо строить выводы на фактах,
на результатах испытаний, на сопоставлении со стандартами,
исключив свои личные пристрастия. Когда интервьюируется
персонал, очень легко неправильно понять, что было или не
было сообщено. Тем более, что аудитор может быть поглощен
мыслями о том, какой же вопрос задать следующим. В этой ситуации можно упустить что-то важное.
Аудитор должен быть внимателен к деталям, уметь анализи-
ровать. Выводы не должны сообщаться проверяемым, пока
они не будут подтверждены объективными доказательствами.
В процессе наблюдения аудитор может увидеть недостатки, относящиеся не только к системе качества, но они могут помочь
разглядеть коренные причины отказов системы. Аудитор должен
систематизировать свои наблюдения для формирования полноты
картины. Аудитор ответственен перед проверяемой организацией за профессионализм аудита, полезность для организации. Особенное внимание необходимо обратить на конфиденциальность полученной информации в отношении секретов
организации. Нельзя в ходе аудита приводить примеры из аудитов других организаций, особенно отзываться о них негативно.
103
Оценивание
Процесс оценивания аудиторов включает 4 основных этапа:
• определение видов и уровней знаний и навыков с тем,
чтобы они отвечали требованиям программы аудита;
• определение требований к образованию, опыту работы,
обучению аудиторов и опыту проведения аудитов;
• выбор соответствующего метода оценки;
• завершение оценки путем сравнения результатов по
определенным критериям.
Аудиторы должны обладать знаниями и навыками в следу-
ющих областях:
1) принципах, процедурах, методах аудита. Аудитор дол-
жен быть готовым:
• к применению принципов, процедур и методов аудита;
• эффективному планированию и организации работ;
• концентрированию на приоритетах и существенных моментах;
• сбору данных посредством опроса, слушания, осмотра,
анализа документов, включая записи;
• проверке точности собранных данных;
• подтверждению достаточности и соответствия выводов
по свидетельствам аудита для поддержания наблюдений аудита и заключения;
• оценке тех факторов, которые обеспечивают достоверность наблюдений и заключения по аудиту;
• пониманию соответствия и последовательности использования методов выборки;
2) в системе менеджмента и ссылочных документах, чтобы
уметь охватить область аудита и применить критерии аудита.
Знания и навыки в этой области должны охватывать:
• применение систем менеджмента к различным организациям;
• взаимодействие элементов системы менеджмента;
• стандарты на системы менеджмента, применяемые процедуры или другие документы по системам менеджмента,
используемые в качестве критериев;
• различия и приоритеты ссылочных документов;
• применение ссылочных документов к различным аудитам;
104
• системы информации и методы менеджмента, санкции,
рассылку и управление документами, данными и записями;
3) в организационных структурах, что позволяет аудитору
понять функции проверяемой организации. Знания и навыки в
этой области должны охватывать:
• размер, структуру, функции организации;
• процессы основного бизнеса и соответствующую тер-
минологию;
• культуру и социальные обычаи проверяемой организации;
4) в соответствующих законах, нормах и других требованиях, относящихся к дисциплине, позволяющих аудитору работать и осознавать требования, предъявляемые к проверяемой
организации.
Знания и навыки в этой области должны найти свое при-
менение;
• в контрактах и договорах;
• в труде, безопасности на рабочем месте и условиях труда;
• в деятельности, продукции и услугах;
• в международных договорах и конвенциях;
• в экологии.
Руководители групп по аудиту должны иметь дополнительные знания и навыки с тем, чтобы проводить аудит результативно и эффективно.
Знания и навыки должны включать:
• планирование аудита и эффективное использование ре-
сурсов;
• предупреждение и разрешение конфликтов;
• подготовку и завершение отчета по аудиту.
Аудиторы системы менеджмента качества должны обладать
определенными знаниями и навыками:
а) в методах и технологиях, имеющих отношение к качеству,
что дает возможность аудитору проверять системы менеджмента качества и получать свидетельства и заключения по аудиту.
Знания и навыки в этой области должны включать:
• терминологию по качеству;
• принципы менеджмента качества и их применение;
• инструменты качества и их применение (например,
управление процессами с помощью статистических методов, отказы, эффективный анализ и т.д.);
105
б) продукции, включая услуги и процессы деятельности,
чтобы аудитор имел возможность понять методы проведения
аудита. В данном случае знания и навыки должны включать:
• терминологию определенной отрасли;
• технические характеристики процессов и продукции,
включая услуги;
• процессы и практику в определенной отрасли.
Аудитор должен быть внимателен к деталям, уметь анализировать. Выводы не должны сообщаться проверяемым, пока
они не будут подтверждены объективными доказательствами. В процессе наблюдения аудитор может увидеть недостатки,
относящиеся не только к системе качества, но они могут помочь разглядеть коренные причины отказов системы. Аудитор
должен систематизировать свои наблюдения для формирования
полноты картины. Аудитор ответственен перед проверяемой
организацией за профессионализм аудита, полезность для
организации. Особенное внимание необходимо обратить на
конфиденциальность полученной информации в отношении секретов организации. Нельзя в ходе аудита приводить примеры
из аудитов других организаций, особенно отзываться о них негативно. В процессе аудита аудитор может заметить недостатки,
относящиеся не только к СМК, однако эти наблюдения могут
помочь аудитору найти причины отказов системы.
Аудитор обязан:
• собирать и анализировать объективные доказательства
о состоянии объекта, подлежащего аудиту;
• документировать ход и результаты аудита;
• представлять экспертные заключения и составлять от-
четы о проделанной работе;
• разъяснять требования документов системы качества;
• анализировать документы системы качества (давать
экспертную оценку);
• не выходить за пределы области аудита;
• соблюдать нормы поведения аудитора.
106
Аудитор несет ответственность за:
• разъяснение требований аудита;
• своевременное выполнение графика аудита;
• сообщение результатов аудита главному аудитору;
• поддержание в порядке записей и сохранность документов;
• объективность собранных доказательств;
• немедленное информирование главного аудитора об об-
наруженных значительных несоответствиях.
Аудитор имеет право:
• знакомиться с документацией, необходимой в ходе аудита;
• общаться с персоналом аудитируемого подразделения
для получения необходимой информации;
• запрашивать дополнительную информацию;
• приостанавливать аудит в случае оказания на него дав-
ления или противодействия проверяемого персонала.
Главный аудитор обязан:
• разрабатывать программу аудита;
• участвовать в формировании аудиторской группы;
• организовывать работу аудиторской группы;
• представлять аудиторскую группу руководителю ауди-
тируемой организации;
• немедленно информировать руководителя аудитируемого подразделения об обнаруженных в ходе аудита значительных несоответствиях;
• подготовить заключение о результатах аудита;
• оценивать работу аудиторов;
• участвовать в разработке корректирующих действий.
Главный аудитор несет ответственность за:
• подготовку и выполнение всех этапов аудита;
• объективное проведение аудита;
• обеспечение доказательности заключения об аудите;
• обеспечение своевременности представления отчета об
аудите.
Главный аудитор имеет право:
• распределять работы между аудиторами группы;
• принимать окончательные решения в ходе аудита;
• принимать решения по устранению конфликтной ситуации.
107
1. Какие действия включает начальное планирование?
2. Какие действия включает детальное планирование?
3. Что такое планирование?
4. Какую цель ставит программа аудита?
5. Какие элементы должны быть указаны в плане аудита?
6. Какие показатели можно отнести к особенностям планирования
внутренних аудитов?
7. Чем отличаются планирования внешних аудитов?
8. На основе указаний какого МС производится оценка трудозатрат на
проведение аудита СМК?
9. Какие цели ставятся при проведении предварительного совещания?
10. Какими признаками должна проявляться компетентность аудитора?
11. Какие обязанности должен соблюдать аудитор?
12. Какими правами пользуется аудитор?
108
Глава 5 Технология проведения аудита
Процесс проведения аудита обычно включает в себя три ос-
новные стадии:
• предварительную проверку документации;
• проверку на месте;
• составление отчета по аудиту.
Рассмотрим содержание каждой из этих стадий.
1)Предварительная проверка документации
Системная документация по обеспечению качества, по возможности, проверяется в полном объеме. Кроме того проводится анализ результатов предшествующих аудитов. Изучаются отчеты предшествующих аудитов. Основное внимание уделяется
не только отклонениям, но и предусмотренным корректирующим воздействиям и отметкам об их выполнении.
2) Проверка на месте
Проверка на местах – это одна из главных составляющих
процесса аудита. В ходе проверки на местах аудиторы осуществляют сбор информации и объективных свидетельств для подтверждения соответствия, либо несоответствия проверяемых
подразделений критериям аудита.
Проверка на местах включает в себя проведение аудитных
бесед и выборочные проверки документов выполняемой работы или продукции (результатов работы). Аудитные беседы
всегда проводятся на рабочих местах сотрудников. В ходе таких бесед проверяются предположения, сделанные при работе
с документами (на этапе подготовки к аудиту) и определяются объекты для выборочных проверок. Выборочные проверки
осуществляются для подтверждения данных аудитных бесед и
результатов предварительного изучения документов.
Наряду с общей проверкой мер обеспечения качества на основе избранных отдельных документов и подразделений проводится целенаправленная, глубокая проверка по выборочной схеме.
109
Проверка на месте обычно включает:
• вводную беседу, которую обычно проводит ведущий аудитор; в ходе этой беседы всем сотрудникам подразделения
поясняют цели и задачи проводимого аудита; уже во время
вводной беседы и предварительной проверки документации
выбираются определенные документы и элементы для более
детального рассмотрения в ходе аудита;
• аудитные беседы с отдельными сотрудниками (опросы),
как правило, на их рабочих местах; в их ходе проверяются предположения, сделанные при работе с документами и
определяются объекты для выборочных проверок; вопросы
по аудиту задаются, как правило, на основе контрольных
перечней («вопросников»); внятная речь, общепонятные
формулировки, пояснения и поясняющие вопросы помогают
снять неуверенность участников, устранить сложности во
взаимопонимании. В целях исключения недоразумений рекомендуется своими словами повторить ответы опрошенного в особенности в тех случаях, когда из ответа выясняется
отклонение от требуемого состояния;
• выборочные проверки, при которых проверяются данные аудитных бесед и результаты предварительного изучения документов; если в ходе аудитных бесед и выборочных
проверок выявлено, так называемое, критическое отклонение, аудит на этом прекращается;
• заключительная беседа, в ходе которой подводятся основные итоги проведенного аудита; она проводится главным
аудитором; в ходе ее дается обоснование оценок отклонений;
по окончании беседы подписывается отчет об отклонениях
главным аудитором и ответственным за аудит от данного
подразделения (предприятия).
При проверке на месте, также как и на всем протяжении ау-
дита, важно не допускать преждевременных выводов. Нередко
бывает так, что неясности снимаются в последующей беседе с
ответственным работником. Вынесение оценки возможно только после окончания проверки на месте во время заключительной беседы оценка должна поясняться.
110
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]