Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Аудит качества. Учебное пособие-2
.pdf
Ведущий аудитор на этапе планирования аудита отвечает за
персональные контакты с проверяемыми, за согласование даты
аудита.
На этапе планирования аудита разрабатывается программа
аудита. За разработку и утверждение программы аудита качества в организации ответственно высшее руководство. Разработка и утверждение программы аудита устанавливается в виде
документированной процедуры.
При внутреннем аудите установление полномочий необходимо для того, чтобы проверяемые воспринимали аудит серьезно и предпринимали корректирующие действия для исправления обнаруженных несоответствий.
В обязанности ответственных за аудит входит установление
ясных целей проведения аудита. Обучение аудиторов – важнейшая составляющая программы аудита качества. Один из этапов
обучения – участие кандидатов в аудиторы в одной или двух
проверках в качестве наблюдателя.
План аудита может разрабатываться как один документ для
всех подразделений организации с учетом отличий функций
подразделений и целей аудита, заменяя при этом программу аудитов. В плане аудита должны быть указаны:
• цель аудита;
• критерии аудита и ссылочные документы;
• область аудита, включая идентификацию подразделе-
ний и процессов, которые будут проверяться;
• ожидаемое время и продолжительность проведения ау-
дита;
• представители проверяемого подразделения;
• все, что касается конфиденциальности.
План аудита утверждается заказчиком аудита.
Аудитор должен планировать свою деятельность по трем основным причинам:
• для получения достаточных и необходимых свиде-
тельств о положении дел клиента для дальнейшего эффек-
91
тивного проведения аудита; должны быть выявлены потенциальные проблемы клиента с тем, чтобы важным областям
аудита было уделено необходимое внимание;
• для определения затрат на аудит; работа должна быть
выполнена с оптимальными затратами;
• для правильного распределения и координации работы
аудиторов и ассистентов; работа должна быть выполнена качественно, эффективно и своевременно.
При разработке целей в своей организации руководство
должно определить необходимые для их достижения ресурсы.
Такими ресурсами являются оборудование, материалы, энергия, информация и деньги, а также кадры.
Планирование ресурсов для осуществления планов
Планирование ресурсов для осуществления планов – опти-
мальное распределение ресурсов для достижения поставленных целей, деятельность (совокупность процессов), связанная
с постановкой целей (задач) и действий в будущем. Играет важную роль в жизни любой организации (предприятия) с участием людей. Планирование в самом общем виде подразумевает
выполнение следующих этапов:
•постановка целей и задач;
•составление программы действий (проектирования);
•вариантное составление программы (вариантное про-
ектирование);
•выявление необходимых ресурсов и их источников;
•определение непосредственных исполнителей и дове-
дение планов до них;
•фиксация результатов планирования в материальном
виде, например, в виде проекта, модели, плана, карты боевых действий, приказа в письменной форме и т. п.
Планирование на предприятии – процесс прогнозирования,
разработки и установления на предприятии системы количественных и качественных показателей его развития, определяющей темпы, пропорции, тенденции развития данного предприятия и содействует выбору наиболее благоприятных путей
к достижению целей.
Планирование является одной из ведущих функций управле-
ния и характеризуется следующими свойствами:
92
1) общее осмысление будущего,
2) прогнозирование условий среды,
3) оценка ресурсов предприятия,
4) прогнозирование развития ресурсов предприятия,
5) конкретная проверка альтернативных возможностей и
действий, учитывающая ситуацию на рынке,
6) указание возможных действий для достижения целей
предприятия,
7) непрерывная задача, охватывающая все функции пред-
приятия.
Основные задачи на уровне предприятия:
1) сосредоточение внимания на приоритетных направле-
ниях,
2) готовность к реакции на изменения во внешней среде,
3) сведение к минимуму нерациональных действий при
возникновении неожиданных ситуаций,
4) обеспечение четкого взаимодействия между подразделением предприятия и исполнителями.
Процесс планирования потребности в трудовых ресурсах
включает в себя решение таких задач как:
1) анализ содержания работы каждого служащего, изучение
рабочих мест и процессов,
2) определение необходимой численности персонала,
3) оценка наличных ресурсов,
4) разработка программы удовлетворения будущих потреб-
ностей.
Планирование можно классифицировать по нескольким кри-
териям:
• по степени охвата (общее и частичное);
• содержанию в аспекте предпринимательской деятельно-
сти (стратегическое – поиск новых возможностей и продуктов,
тактическое – предпосылки для известных возможностей и
продуктов, оперативное – реализация данной возможности);
• предмету (объекту) планирования (целевое, средств – по-
тенциал, оборудование, материалы, финансы, информация,
программное, действий);
• сферам функционирования (производство, маркетинг,
НИОКР, финансы);
93
охвату (глобальное, контурное, макровеличин, детальное);
•
• срокам (кратко-, средне-, долгосрочное);
• жесткое и гибкое.
К особенностям планирования внутренних аудитов можно
отнести следующие:
• цель внутреннего аудита в совершенствовании СМК
заключается в обеспечении качества системы, процессов,
продукции путем выявления несоответствий для разработки
программ улучшений;
• планирование человеческих ресурсов для внутреннего
аудита (внутренних аудиторов) осуществляется, исходя из
имеющихся, специально обученных кадров;
• требования к обученности внутреннего аудитора и
внешнего отличаются;
• внутренний аудитор должен хорошо знать особенности
процессов проверяемого подразделения и у него есть по времени для этого все возможности;
• сроки проведения внутренних аудитов в подразделениях могут корректироваться в большей степени, чем при
внешних, исходя из производственной необходимости;
• наряду с плановыми аудитами в организации могут проходить внеплановые аудиты по инициативе администрации;
• как следует из табл. 4.1. не все типовые этапы аудита
могут иметь место при внутреннем аудите;
• внутренний аудит осуществляется на основе разработанной в организации обязательной процедуры, в которой
оговорены сроки предоставления отчета об аудите, формы
рабочих документов и др.
Таблица 7
Основные этапы аудита Внешний аудит Внутренний аудит
1. Планирование аудитов + +
2. Разработка программы аудитов + +
3. Подготовка к аудиту + +
94
4. Уведомление об аудите + +
5. Предварительный анализ документов
6. Вводное совещание +
7. Проведение аудита «на месте» + +
8. Заключительное совещание +
9. Составление отчета об аудите + +
+
На фазе планирования внешний аудит обладает следующи-
ми отличиями:
• цель внешнего аудита – определение степени соответствия системы менеджмента качества требованиям (а не обеспечение качества);
• аудит проводится третьей стороной, уровень обученности и компетентности внешних аудиторов выше;
• по результатам внешнего аудита организация может получить сертификат соответствия, поэтому значение внешнего аудита для организации неизмеримо выше;
• проведение внешнего аудита требует значительных
больших финансовых ресурсов;
• время внешнего аудита весьма ограничено, поэтому
проверяемая организация старается тщательно и в полном
объеме подготовить документы-свидетельства аудита;
• для подготовки организации к внешнему аудиту в организации издается приказ;
• предусмотрено предварительное знакомство главного
аудитора с проверяемой организацией и уровнем подготовленной документации;
• предусмотрено письменное уведомление проверяемой
организации о сроках проведения аудита;
• отчет об аудите проверяемая организация получает в течение не более 90 дней со дня окончания аудита;
• при положительном заключении группы аудиторов организация получает сертификат соответствия системы менеджмента качества, форма которого установлена органом
по сертификации.
95
Организация составляет план подготовки к внешнему аудиту
с указанием мероприятий, сроков и ответственных.
Ответственные за управление программой аудита должны
определить возможность проведения аудита с учетом следующих факторов:
а) необходимого количества данных и соответствующей информации для планирования аудита;
б) адекватного сотрудничества со стороны проверяемой организации;
в) наличия времени и ресурсов.
В случае невозможности проведения аудита ответственные
за управление программой аудита должны предложить клиенту
альтернативное решение, консультируясь с проверяемой организацией
Для аудита требуется основательная подготовка. В частности, рекомендуется разрабатывать контрольные листы (которые
называют чек-листы или опросные листы, вопросники, листы
аудитора и др.). Опрос является главным методом проведения
аудита. Контрольные листы содержат перечень вопросов, они
помогают аудитору сэкономить время опроса, охватить все необходимые направления согласно плану аудита. Для составления вопросов необходимо, на основании плана аудита подразделения, провести анализ текста нормативного документа в
пределах области аудита, выделить мероприятия для реализации требований и на этой базе сформулировать вопросы. На основе положений стандарта и необходимых мероприятий можно
сформулировать несколько вопросов:
1. Есть ли записи о том, что персонал подразделения знаком
с политикой?
2. Какие основные положения политики касаются вашего
подразделения? (На понимание политики);
3. Что запланировано для повышения результативности вашего подразделения? ( На основании Политики).
4. В каком документе установлены цели для вашего подразделения?
96
5. К вашему подразделению относится склад. В каком документе установлены цели для улучшения деятельности
склада?
Важно, чтобы вопросы соответствовали пунктам соответствующих критериев аудита. В контрольных листах некоторых
организаций встречается до двухсот вопросов. Опросные листы
разрабатываются и систематически пересматриваются командой аудиторов применительно к каждой организации и характеру аудита. Для углубленного изучения системы опросный лист
полезно разбить на разделы, соответствующие областям изучения. Записи в опросных листах следует сохранять в качестве
образцов для новых аудитов (проверок). После завершения аудита заполненные листки сохраняются как часть официальной
документации в течение пяти лет и могут использоваться для:
• справок и ответов по документации;
• как опыт решения задач в предыдущих аудитах;
• в ситуациях, связанных с судебными исками.
Если в контрольных листах используются стандарты, методики испытаний или процедуры, то соответствующий вопрос
должен иметь ссылку на раздел и страницу документа.
В контрольных листах могут рассматриваться, например, такие направления деятельности (области):
• управление (приверженность руководителей проблеме качества, организационные структуры управления качеством, распределение ответственности и др.);
• управление ресурсами (планирование рабочей силы,
времени, обучение персонала, управление обеспечения материалами);
• обмен информацией внутри организации;
• производство (воспроизводимость и управляемость
процессов, обеспеченность оборудованием, организация
предупредительного ремонта и др.);
• планы, программы по качеству, координация в области
качества;
• методы контроля, проверки продукции и процессов;
• достигнутые результаты.
97
В затраты на проведение внутреннего аудита включают, как
правило:
• зарплату руководителя группы аудита за период време-
ни от планирования аудита до рассылки отчета;
• зарплату аудиторам за время проведения аудита и под-
готовки отчета об аудите;
• зарплату специалистов, включаемых в группу по аудиту
в качестве экспертов, в течение срока аудита;
• зарплату оформителя отчета об аудите;
• стоимость вспомогательных расходных материалов;
• зарплату работника, осуществляющего рассылку отче-
тов за время, потраченное на рассылку отчетов.
Оценка трудозатрат на проведение аудита систем менеджмента качества организаций различных размеров и сложности, функционирующих в различных отраслях экономики, производится на основе указаний руководства ИСО/МЭК 62:1996.
Органу по сертификации необходимо определять затраты на
аудит при первоначальном аудите (сертификация систем менеджмента качества), инспекционном контроле и ресертификации
СМК для каждого заказчика. Кроме этого используются процедуры уточнения затрат, зависящих от разнообразия производственных процессов, видов деятельности, состояния подготовленности организации др.
К факторам, которые увеличивают трудозатраты на аудит, относят:
• сложную логистику организации, включающей не-
сколько зданий или мест проведения работ;
• высокую степень законодательного регулирования
(производство пищевых продуктов, напитков, ядерная энергетика и др);
• наличие процессов высокой сложности и уникальности и др.
98
К факторам, которые могут снижать затраты на аудит,
относят:
• организация не отвечает за проектирование или выпу-
скает стандартную продукцию;
• наличие продукции или процессов с низким уровнем
риска;
• простые виды деятельности и др.
Аудиторы должны реализовать план проведения аудита
– провести проверку в определенных подразделениях
организации или, как говорят, провести аудит «на месте».
Согласно блок-схеме аудит на месте содержит следующие
этапы:
• проведение предварительного совещания;
• обмен информацией во время аудита;
• участие и ответственность сопровождающих лиц;
• сбор и верификация данных;
• работа с выводами аудита;
• подготовка к заключительному совещанию;
• проведение заключительного совещания.
Предварительное совещание должно проводиться вместе с
руководством проверяемой организации или с теми, кто несет
ответственность за проверяемые функции или процессы. Цели
этого совещания:
• анализ плана аудита;
• краткий обзор деятельности по аудиту;
• подтверждение наличия каналов обмена информацией;
• обеспечение возможности для проверяемой организации задавать организационные вопросы.
Во многих случаях, например при внутренних аудитах ма-
лых организаций, на предварительном совещании объявляется
99
о проведении аудита и объясняется его характер. В других ситуациях предварительное совещание носит официальный характер с регистрацией присутствующих. В роли председателя
должен быть руководитель группы по аудиту. На совещании необходимо сделать следующее:
• представить участников, указав на их роль в проведе-
нии аудита;
• подтвердить цели, область и критерии аудита;
• подтвердить график проведения работ по аудиту, дату и
время заключительного совещания, любых промежуточных
заседаний группы по аудиту и руководства проверяемой организации и любые дальнейшие изменения;
• ознакомить с методами и процедурами аудита, проинформировать организацию о том, что свидетельством аудита
будут выборочные данные и поэтому будет присутствовать
элемент неопределенности при проведении аудита;
• подтвердить официальную связь между группой по аудиту и проверяемой организацией;
• подтвердить, что проверяемая организация будет информирована о ходе аудита во время его проведения;
• подтвердить, что любые ресурсы и средства, необходимые группе по аудиту, будут доступными;
• подтвердить конфиденциальность некоторых вопросов;
• подтвердить обеспечение безопасности работы, процедур для группы по аудиту;
• подтвердить наличие и роль сопровождающих лиц;
• ознакомить с методами составления отчетов (актов),
включая классификацию несоответствий;
• проинформировать об условиях, при которых аудит может быть прекращен;
• проинформировать о любой системе апелляций по проведению или результатам аудита.
Во время аудита в зависимости от его области и сложности
может возникнуть необходимость в обмене информацией. Группа по аудиту должна периодически обмениваться информацией,
100
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]