Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Аудит качества. Учебное пособие-2
.pdf
Внутренний аудит системы качества предназначен для регулярной проверки того, насколько деятельность в рамках системы качества и результаты этой деятельности согласуются с
запланированными мероприятиями. Внутренний аудит своевременно доводит до сведения руководства предприятия объективную, основанную на фактах, информацию о состоянии
системы качества. В этом плане внутренний аудит играет ключевую роль в поддержании системы качества предприятия на
требуемом уровне.
Целесообразно с методической точки зрения создавать
службу внутреннего аудита уже на начальном этапе внедрения
стандартов ИСО, когда предприятие только приступает к реализации положений стандартов, а не после завершения этих работ.
Создание службы внутреннего аудита является свидетельством
понимания руководством предприятия значения аудита качества и того, что такая служба отвечает интересам предприятия.
Служба внутреннего аудита системы качества укомплектовывается двумя или более сотрудниками предприятия, имеющими высшее образование и, как минимум, двухгодичный стаж
практической работы в области качества, прошедшими специальное обучение в соответствующих учебных заведениях или
на учебных курсах, организованных на предприятии. Функции,
ответственность, полномочия и права аудиторов устанавливаются в их должностной инструкции.
На предприятиях, где создание службы внутреннего аудита
системы качества в виде отдельного структурного подразделения
затруднено, аудит системы качества может проводиться временными группами, специально формируемыми для этой цели. При
этом обязанности аудиторов возлагаются (без освобождения от
основной работы) на специалистов подразделений предприятия,
наиболее тесно связанных с разработкой и функционированием
системы качества (отделов обеспечения качества, стандартизации, метрологии). К выполнению обязанностей аудиторов эти
специалисты допускаются только после их соответствующего
обучения, прохождения практики и аттестации.
Служба аудита качества не только проводит аудит всех подразделений предприятия, участвующих в работах по системе
качества, но и сама является объектом подобного аудита. Ру-
131
ководство предприятия время от времени должно получать информацию по работе этой службы и оценивать ее с по-зиции
требований, предъявляемых системой качества, действующей
на предприятии, к аудиту качества.
Обязательным условием эффективной работы службы является наличие надлежащих организационных и методических
документов. Особое внимание уделяется разработке методических документов с целью:
• обеспечить методическое единство в подходах, трактов-
ках и оценках аудиторов,
• обеспечить работу аудиторов при проведении опросов,
протоколировании результатов наблюдений, оформлении
отчетов,
• сократить потери времени при аудите (здесь необходимо отметить, что дефицит времени практически не дает возможности даже достаточно опытным аудиторам полностью
обследовать объект аудита.
При формировании методического обеспечения деятельно-
сти аудиторов могут быть использованы подходящие, но разработанные за пределами предприятия правила и методические
процедуры. Наряду с документами в состав методического обеспечения включаются различного рода памятки и методические
пособия, облегчающие работу экспертов.
Все органы по сертификации предлагают предварительный
аудит, который, в зависимости от стандарта, является добровольным и неофициальным либо рекомендуемым или даже обязательным. Этот аудит необходим, чтобы исключить критические несоответствия в ходе официального сертификационного
аудита и дать возможность и аудиторам, и сотрудникам организации осознать степень соответствия многочисленным требованиям стандарта(ов) и их интерпретации обеими сторонами. Дополнительные затраты зависят от взаимосогласованного
количества дней. Период между предварительным и сертификационным аудитом должен быть достаточен для исправления
несоответствий, препятствующих регистрации, но не слишком
долгим для завершения регистрации системы.
132
К особенностям проведения внутреннего аудита можно
отнести следующее:
• менее формальное отношение между аудитором и проверяемым, что облегчает контакт и позволяет получить дополнительную информацию;
• более полное знание проверяющим процессов в проверяемом подразделении;
• возможно более негативное отношение проверяемых к
проверяющим, что требует психологической настройки аудиторов.
Основная цель этого этапа – проверить работу системы ка-
чества предприятия перед сертификационным аудитом. Дополнительными целями данного этапа будут являться обучение на
практике внутренних аудиторов проведению аудитов, тренинг
персонала организации перед сертификационным аудитом.
Работы этапа состоят из следующих основных шагов:
Шаг 1. Для проведения внутреннего аудита системы каче-
ства его необходимо подготовить и спланировать.
Соответственно, на данном шаге необходимо:
официально (приказом по организации) назначить команду
аудиторов (ведущего аудитора и аудиторов). Команда аудиторов
назначается из числа сотрудников, обученных проведению внутренних аудитов;
подготовить план и программу проведения аудита в подразде-
лениях. Так как внутренний аудит проводится с целью подготовки к сертификационному аудиту, то в план и график внутреннего
аудита надо включать все подразделения предприятия, деятельность которых подпадает под действие системы качества;
подготовить вопросники для проведения аудита;
издать приказ по организации о проведении аудита.
Шаг 2. Проведение аудитных бесед. В ходе аудитных бесед
аудиторы проверяют сотрудников организации на предмет их
работы в соответствии с картами процессов и процедурами системы качества. Аудит проводится по программе аудита. Если
в ходе аудита обнаруживаются несоответствия, то аудиторы
133
должны оформлять протоколы регистрации несоответствий, в
которых указываются выявленные несоответствия. При проведении аудита аудиторы проверяют наличие документации системы качества на рабочих местах, работу по этой документации, записи по качеству, требуемые системой.
Шаг 3. Подготовка отчета об аудите и плана корректирующих
действий. После завершения аудита подразделений и оформления всех протоколов регистрации несоответствий ведущий аудитор должен подготовить отчет об аудите, в котором указывается
область проверки, требования по которым проводилась проверка и статистика по выявленным несоответствиям. Этот отчет должен быть подписан ведущим аудитором и предоставлен
руководству организации (например, генеральному директору).
Также ведущий аудитор совместно с представителями подразделений, в которых были выявлены несоответствия, должен
подготовить план корректирующих мероприятий по исправлению выявленных несоответствий. Ответственными за выполнение корректирующих действий, указанных в плане, должны
являться представители (руководители) подразделений, в которых выявлены несоответствия, но никак не аудиторы, которые
обнаружили эти несоответствия.
После устранения несоответствий представители подразделений должны сообщить ведущему аудитору об устранении
несоответствий, а ведущий аудитор или аудиторы команды внутренних аудиторов должны проверить реальность и эффективность предпринятых действий. Если корректирующие действия
действительно были выполнены, то ведущий аудитор или аудиторы делают отметки о завершении корректирующих действий
в протоколах регистрации несоответствий и в плане корректирующих действий.
Когда все корректирующие мероприятия завершены, организация может подавать заявку в сертифицирующий орган на
прохождение сертификации по стандарту ИСО 9001:2008.
После того, как организация успешно пройдет сертификацию и получит сертификат соответствия требованиям ИСО
9001:2008, работы по системе качества на этом не заканчиваются, хотя их объем, конечно, уже может быть меньше. Система
качества должна поддерживаться в рабочем состоянии и долж-
134
на непрерывно совершенствоваться. Это означает, что любые
изменения в продуктах (услугах) организации, процессах или
в самой системе должны оперативно анализироваться и фиксироваться в документации системы качества. Кроме того, для
подтверждения результативности и эффективности работы системы качества организация должна проводить периодические
внутренние аудиты. Такие аудиты должны проводиться в организации не реже, чем будут проходить наблюдательные аудиты
со стороны органа по сертификации. Как правило, наблюдательные аудиты со стороны органа по сертификации проводятся один раз в год.
В документе Р50.3.005 – 2003 приводится перечень обязательных элементов системы менеджмента качества в соответствии с СТ РК ИСО 9001-2001 . Среди 52-х элементов назван и
элемент « Связь с потребителем» (п.7.2.3), который может быть
включен в план аудита. Разработан международный стандарт
ИСО 10002:2004 «Менеджмент качества. Удовлетворенность
потребителей. Руководство по обращению с жалобами». Раздел
8.5. этого стандарта посвящен аудиту процесса обращения с жалобами. Там сказано:
• организация должна регулярно проводить аудит про-
цесса обращения с жалобами;
• аудит процесса обращения с жалобами может быть про-
веден как часть аудита системы менеджмента качества;
• результаты аудитов должны приниматься во внимание в
процессе анализа руководства.
Аудит процесса обращения с жалобами может прово-
диться с целью:
• соответствия процедур по обращению с жалобами политике и целям организации;
Ниже на рис 3. приводится одна из возможных блок-схем
процесса внутреннего аудита.
135
Другим примером внутреннего аудита элемента СМК является аудит, предусмотренный ИСО 1006:2003 для получения
информации о ходе работ при общем менеджменте качества
проектов. Аудит может проводиться как оценивание, охватывающее все процессы управления проектом. Планирование при
оценивании должно включать:
• план оценивания хода работ;
• распределение ответственности;
• идентификацию подлежащих оцениванию процессов;
• назначение экспертов, участвующих в оценивании;
• обеспечение необходимой информацией.
Результаты оценивания следует рассмотреть с точки зрения
целей проекта. Выходные данные оценивания могут использоваться как информация для улучшения процесса менеджмента
проекта.
Особенностями проведения внешних аудитов являются:
• большая значимость результатов аудита для проверяемых, что обусловливает психологическую напряженность
проверяемых и не всегда адекватную реакцию;
• ограниченное время контактов аудиторов и проверяемых, что влечет за собой возможность неточной информации. В этом случае особенно важно ознакомление проверяемых с промежуточными результатами аудита для избежания
неточностей;
• возрастает необходимость получения информации по
одному объекту от различных источников для составления
более объективной картины;
• возрастает роль формальных показателей (например,
требований к аккуратности заполнения записей, хранения
документации др.).
• учитывая высокую квалификацию аудиторов, возможно
применение более сложных научных методов анализа процессов и продукции и методов верификации.
136
1. Планирование аудита
2. Проведение аудита
3. Отчет о результатах
аудита
4. Выявлены
несоответствия
5. Разработка корректирующих/ предупреждающих мероприятий
6. Обобщение
результатов аудитов
7. Анализ
8. Улучшение
Рис.3 Таблица 1. Блок-схема процесса внутреннего аудита
137
Внешний аудит в организации может быть диагностиче-
ским, сертификационным или инспекционным. При диагностическом аудите организация приглашает аудиторов для предварительной оценки степени соответствия СМК требованиям.
Сертификационный аудит должен определить степень соответствия СМК требованиям стандартов и дать основания для выдачи организации сертификата соответствия системы качества.
Инспекционный аудит проводится ежегодно после получе-
ния организацией сертификата соответствия системы качества.
Его цель -подтверждение эффективного функционирования и
совершенствования СМК. Необходимо заметить, что организация может сертифицировать локальные системы качества,
относящиеся к отдельным важным процессам. Например,
планируется внешний аудит для добровольной сертификации
системы менеджмента качества при проектировании и производстве бурового оборудования одним зарубежным органом по
сертификации, и внешний аудит для добровольной сертификации системы менеджмента качества при проектировании и
производстве горного и подъемно-транспортного оборудования
– другим зарубежным органом по сертификации. Требования
органов по сертификации могут несколько отличаться. Ко всем
видам внешнего аудита, особенно сертификационного, организации тщательно готовятся. Так, например, подготовка к внешним аудитам может включать мероприятия:
• обучение персонала организации стандарту ИСО 9001
– 2000;
• определение перечня документов, подлежащих разработке и корректировке (положения о подразделениях, должностные инструкции и др.);
• запуск документации в производство;
• проведение внутренних аудитов;
• обеспечение знания персоналом основных положений
Политики в области качества;
• проверка обеспечения выполнения требования документации СМК;
138
• проверка соблюдения технологической дисциплины;
• выделение специальных технологических процессов
(сварка, термообработка), анализ процессов, установление
регистрируемых параметров;
• обеспечение использования средств измерений, соответствующих требованиям;
• обеспечить необходимую квалификацию персонала;
• обеспечить выполнение требований стандартов по
управлению закупками и взаимодействию с поставщиками;
• обеспечить выполнение корректирующих и предупреждающих действий.
.
Формирование группы по аудиту
После того как будет признана возможность проведения ау-
дита, необходимо сформировать группу по аудиту и назначить
ее руководителя с учетом компетентности, необходимой для достижения целей аудита. Если аудит осуществляет один аудитор,
он должен выполнять все обязанности руководителя группы.
Те, кто несет ответственность за управление программой аудита, должны определить необходимые ресурсы, проконсультировавшись с проверяемой организацией. При определении
количества и состава группы по аудиту необходимо учитывать
следующее:
• цели аудита, область, критерии, месторасположение и
продолжительность;
• компетентность группы по аудиту, необходимую для достижения целей;
• требования органов по аккредитации/сертификации;
• требования по обеспечению независимости группы по
аудиту от деятельности, которая должна проверяться в целях
исключения конфликта интересов;
• возможность группы по аудиту эффективно сотрудничать с проверяемой организацией и вместе работать.
Процесс обеспечения компетентности группы по аудиту
должен включать следующие этапы:
• определение знаний и навыков, необходимых для достижения целей аудита;
• подбор членов группы по аудиту с требуемыми знаниями и навыками.
139
Внешний аудит проводится внешними по отношению к
предприятию организациями – заказчиком продукции или,
например, органом сертификации. В этом случае, когда аудит
осуществляется заказчиком продукции, он называется аудитом
второй стороной.
Практикуются следующие формы аудита второй стороной:
• полный аудит на соответствие определенному стандарту,
• частичный аудит, касающийся какого-либо аспекта дея-
тельности предприятия,
• вспомогательный аудит, проводимый заказчиком при
наличии нескольких претендентов на заключение контракта,
• аудит соблюдения требований контракта.
Внешний аудит, проводимый независимой от предприятия и
заказчика организацией, называется аудитом третьей стороной.
Данный вид аудита используется при сертификации.
Из рассмотренных видов аудита качества наибольшую степень подтверждения обеспечивает аудит третьей стороной, что
обусловливается его масштабностью, глубиной и более высокой квалификацией проводящих его специалистов.
Проведение внешнего аудита системы качества предприятия
с процедурной и методической точек зрения принципиально не
отличается от проведения внутреннего аудита. Но тем не менее
при этом следует учитывать определенные отличительные особенности внешнего аудита, обусловленные его спецификой.
Внешний аудит всегда нейтрален по отношению к аудитируемому предприятию, поскольку осуществляющие его специалисты не работают на этом предприятии, а пришли либо от
заказчика, либо от независимой организации («третьей стороны»). В силу этого заключения внешних специалистов, неподверженные воздействию местных факторов и обычаев, являются более объективными. Вместе с тем внешний аудит системы
качества обладает по сравнению с внутренним не только достоинствами, но и недостатками, что видно из сопоставления его
«плюсов» и «минусов».
Внешний аудит в отличие от внутреннего проводится только по заявке. Предприятие, выступающее в роли заказчика
внешнего аудита, само определяет цели аудита и документ, на
140
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]