Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Аудит качества. Учебное пособие-2
.pdf
Выборочные проверки
Результат опроса должен подтверждаться практической проверкой (осмотром). Проверка на месте всегда может проводиться
только выборочно. При проверке аудиторы выясняют наличие и
объем соответствующих положений и правил, а также степень их
соблюдения. Обнаруженные при проверке противоречия должны
выявляться, фиксироваться и рассматриваться аудитором.
Любая проверка системы качества проводится на основе
«объективной» документации. Помимо однозначных ответов
во время опроса требуется представление на проверку соответствующей документации, например:
• картотека получателей распоряжений, свидетельства
получения и сопроводительные письма;
• штампы контрольных служб на документации, их визи-
рование, соответствующая маркировка;
• ведомости, перечни и т.п.
Как правило, эта проверка может проводиться только на месте
и только выборочно. Глубина и объем проверки должны определяться руководителем группы аудиторов в каждом случае таким образом, чтобы обеспечивалось доказательство соблюдения
требуемого состояния (например, согласно методам обеспечения
качества, стандартам, рабочим инструкциям) или, в случае выявления отклонений, определение их значения и объема.
Кроме выборочной проверки документации возможны и
другие виды выборочных проверок. Примеры:
• выбирается определенная партия материала и во время
аудита, проверяются все связанные с ней работы и изменения, начиная с выбора поставщика, выдачи заказа, входного
контроля, маркировки и вплоть до выдачи и использования
материала и документального оформления;
• выбирается определенный чертеж и проверяются все
связанные с данным чертежом работы, начиная с исполнения и проверки, внесения изменений и вплоть до распределения и обмена между проектно–конструкторскими и исполнительными подразделениями;
• выбирается измерительный прибор, используемый на
производстве или в испытательном отделе, по которому от
начала до конца проверяется система проверки.
111
Этот вид выборочных проверок также имеет большое значение. При этом записываются номера документации, партий материала, измерительных приборов, чертежей, деталей и узлов
и т.д. и в проверку включаются все относящиеся сюда инструкции по обеспечению качества, рабочие инструкции, спецификации и документация по испытаниям.
3)Подготовка материалов для отчета
Отчет – итог работы бригады аудиторов, поэтому к его под-
готовке следует подойти тщательно. В нем отражаются все стадии проведения аудита и предварительная работа с документами,
и проверки на месте. По работе с документами необходимо:
• записать все проверенные страницы или разделы документов системы качества (справочника, методологических и
рабочих инструкций);
• записать результаты проверки документов;
• четко зафиксировать отклонения, при необходимости
цитировать выдержку из текста;
• составить отчет по отклонениям;
• при необходимости записать предложения по мероприятиям для улучшения дела.
По результатам проверок на месте следует:
• четко зафиксировать отклонения, при необходимости
цитировать протокол аудита;
• провести оценку отклонений;
• при необходимости записать предложения по улучшению работы.
Хорошая система положений и четко сформулированные во-
просы контрольного перечня оставляют аудитору относительно
мало простора для принятия субъективных решений. Это сделано преднамеренно! Считать отклонением допускается только
то, что действительно выявлено. Не допускается делать обобщающие выводы, дополнительно вносить аудитором личные
или предполагаемые требования.
Необходимо различать «случайные» и «систематические»
отклонения. В спорных случаях следует расширить выборочный контроль, проводя проверку однотипных элементов системы обеспечения качества в других организационных подразделениях. Решающее значение имеет не количество отклонений,
112
а их значимость для обеспечения качества. Незначительные отклонения должны фигурировать в отчете лишь в том случае,
если не удалось их устранить непосредственно на месте вместе
с местными ответственными работниками.
При оценке отклонений необходимо учесть их вид, значение, частоту возникновения и влияние на обеспечение качества.
По вопросам с оценкой «неприемлемо» аудиторам необходимо
составить отчеты об отклонениях. Такие отчеты должны быть
завизированы ответственным за аудит от данного подразделения (предприятия).
Составление отчета.
После проведения проверки на месте аудитор готовит отчет.
В отчете аудитор должен представить:
•участников аудита;
•описание отклонений;
•оценка отклонений;
•в случае необходимости дать предложение по корректи-
ровочным мероприятиям;
•в случае необходимости привести рекомендации по сро-
кам следующего аудита.
Разделы «описание отклонений» и «оценка отклонений» могут быть приведены в сокращенной форме. В этом случае при-
ложениями к отчету служат:
•контрольный перечень («вопросник»);
•протоколы аудита;
•перечень отклонений.
При проведении аудита аудитор пользуется контрольным
перечнем (чек–листом), а в основном использует личный опыт,
свою квалификацию.
Контрольный перечень («вопросник»)
Один из основных методов работы аудитора – опрос. Опрос ау-
дитор проводит в ходе аудитной беседы – одного из этапов аудита.
Эффективность опроса во многом определяется теми вопросами,
которые задает аудитор, поэтому список таких вопросов (контрольный перечень) он готовит заранее. Для аудиторских фирм
такие контрольные перечни – важнейшее «know how».
113
В то же время для аудитора контрольный перечень – не дог-
ма, а руководство к действию, поскольку при буквальном ему
следовании возникает опасность некритического подхода и
формализма. Поэтому в контрольном перечне аудитор формирует темы опроса в виде тезисов, а подробные вопросы задает
по необходимости.
Аудиторская практика показывает,что:
•вопросы должны быть сформулированы достаточно
четко и недвусмысленно, они должны быть целенаправленными, невключающими оценку;
•вопросы, на которые можно ответить «да» или «нет»,
неинформативны, поэтому их следует избегать (задавать не
«закрытые», а «открытые» вопросы);
•не должно быть вопросов–ловушек и вопросов инкви-
зиторского характера;
•вопросы должны избегать намеков на личные свойства;
•технические детали должны выясняться только в той
мере, в какой это необходимо для оценки процессов и рабочих операций; результаты аудитора, выходящие за пределы
его компетенции, не могут быть использованы для объективного отчета, так как отчасти строятся на предположениях;
•правильно сформулированные вопросы заставляют
аудитируемого обращаться к собственным знаниям о рассматриваемых вещах, а не к информации уже имеющейся
у аудитора;
•вопросники служат руководством и ориентиром для
проведения аудита, – вопросник не догма, а руководство к
действию.
Личный опыт и квалификация аудитора
От них зависит и техника проведения аудита, и те виды дея-
тельности, которые может проверять аудитор.
Важен правильный выбор членов бригады аудиторов. Успех
аудита в немалой степени зависит от коммуникативности всех
участников, которая в зависимости от психологических свойств
участников в большей или меньшей степени поддается воздействию со стороны аудиторов. В этой связи особая роль отводится руководителю группы аудиторов, в круг задач которого у
оцениваемого отдела (фирмы) входят:
114
ведение вводной беседы;
•
•координация проведения аудита;
•изложение результата аудита в заключительной беседе.
Для этого требуются способности по ведению беседы с сотрудниками различных функциональных уровней предприятия
(заказчика), например:
•во время вводной и заключительной беседы при аудите
2-й или 3-й стороной с представителями правления и руко-
водителями отдела качества;
•во время проведения аудита с мастерами, рабочими-
специалистами и т.д.
При этом он всегда должен помнить, что речь идет не о лицах,
а о деле. Поэтому все вопросы в ходе аудита, а также все высказывания по принятым решениям должны задаваться или делаться по-деловому и твердо, но вместе с тем всегда в духе позитивного сотрудничества. У аудитора должна быть полная ясность:
•о возможных партнерах коммуникации;
•о цели аудита;
•о внешних влияющих факторах во время аудита (об
окружении);
•о концепции проведения аудита.
Управлять часто означает помогать другим добиться успеха,
и для аудитора это справедливо в особой степени! В наше время стиль руководства в рамках аудита должен отличаться пар-
тнерским подходом, а не иерархическим или авторитарным. Он
должен быть нацелен на достижение консенсуса, должен быть
коммуникативным.
Другими словами, в ходе аудита надо избегать распоряжений, обвинений, не надо пускаться в бесконечные дебаты. Разумеется, в ходе беседы аудитор должен дать понять, что он облечен властью. Но эту власть следует понимать, как способность
убеждать других.
Решающее значение для аудитора имеет беседа, его умение
вести беседу. Следовательно, он должен уметь говорить! Его
приобретенными специальными знаниями определяется, что
он должен сказать, но решающее значение имеет то, как ведется беседа.
115
После завершения мероприятий по подготовке аудита на-
чинается этап аудита, связанный с проведением проверок под-
разделений и сотрудников организации. Проведение проверок
начинается с открытия аудита. При внутреннем аудите в том
случае, когда организация большая, открытие аудита проводится в виде собрания представителей проверяемых подразделений, руководства организации и аудиторов. В ситуации внешнего аудита, собрание открывающее аудит, проводится всегда, вне
зависимости от размеров организации.
На собрании открывающем аудит, ведущий аудитор напоминает про цели аудита и критерии, по которым будет проводиться аудит. Далее осуществляется краткое представление порядка
аудита. Если аудит будет проводить группа аудиторов, то представляется порядок работы группы.
Собрания для проведения инструктажа аудиторов.
В ходе собрания проверяется выполнение необходимых условий для проведения аудита, например обеспечение спецодеждой, обеспечение транспортом, наличие сопровождающих и пр.
Ведущий аудитор объясняет, что по завершении аудита будет
подготовлен отчет по аудиту, в котором определены все результаты аудита. При необходимости может даваться объяснение
классификации несоответствий, которые будут обнаруживаться
в ходе аудита.
Возможно, что со стороны руководителей подразделений
или других участников собрания, открывающего аудит, возникнут вопросы по порядку аудита, тогда аудиторы должны ответить на все эти вопросы.
В том случае, когда проводится внутренний аудит и организация небольшая, открытие внутреннего аудита может проходить менее официально. Тем не менее желательно перед началом аудита собрать руководителей подразделений и еще раз
напомнить им о проведении аудита, целях аудита и его порядке.
В ходе проведения аудита ежедневно проводятся два типа
встреч под руководством ведущего аудитора:
• встреча команды аудиторов с ведущим аудитором;
• встреча ведущего аудитора с представителями проверя-
емой организации.
116
Встречи аудиторов проводятся для:
• обмена информацией;
• пересмотра графика проведения аудита;
• проверки свидетельств и достижения согласия по на-
блюдениям аудиторов;
• информирования аудиторов об изменениях в задании;
• коллективного обсуждения сложных вопросов;
• подготовки отчета по мере продвижения аудита.
С представителями проверяемой организации должны проводиться ежедневно две короткие встречи (утром и в конце рабочего дня). На них ведущий аудитор должен изложить:
• планируемые на день действия;
• изменения в графике;
• свидетельства и наблюдения.
Это поддерживает информируемость проверяемых о ходе
аудита и дает им возможность привести доказательства соответствия по фактам, где есть сомнения.
Свидетельство – это фиксация объективных фактов, указывающих на несоответствие или непригодность чего-либо. Аудитор
должен собрать свидетельства в таком порядке, чтобы обратить
внимание руководства на конкретную проблему. Свидетельства
– это симптомы серьезной проблемы, а наблюдение – сама проблема. Наблюдения обычно указывают на неэффективность в
управлении системой и, следовательно, требуют разработки руководством корректирующих действий. Наблюдение подтверж-
даются, как минимум, двумя или тремя свидетельствами.
Классификация наблюдений, подтверждаемая свидетельствами, нужна для привлечения внимания руководства к наличию проблем системы, а не отдельных случаев. Это позволяет
руководству сосредоточиться на решении самой проблемы, а не
ее симптомов.
Встречи группы аудиторов со своим лидером используются
для достижения консенсуса по наблюдениям, основанным на
фактах. Ведущий аудитор классифицирует для заказчика аудита
наблюдения, увязывает их с целями аудита и потенциальными
последствиями несоответствий.
Примеры наблюдений:
• используется отмененная конструкторская или техноло-
гическая документация;
117
• не выполняются рабочие инструкции;
• контролеры качества имеют неполные инструкции;
• контрольно-измерительное оборудование вовремя не
проходит метрологическую поверку;
• бракованные материалы на складе не отделены четко от
годных.
В ходе собрания проверяется выполнение необходимых усло-
вий для проведения аудита, например обеспечение спецодеждой,
обеспечение транспортом, наличие сопровождающих и пр. Ведущий аудитор объясняет, что по завершении аудита будет подготовлен отчет по аудиту, в котором определены все результаты аудита.
При необходимости может даваться объяснение классификации
несоответствий, которые будут обнаруживаться в ходе аудита.
Возможно, что со стороны руководителей подразделений
или других участников собрания, открывающего аудит, возникнут вопросы по порядку аудита, тогда аудиторы должны ответить на все эти вопросы.
В том случае, когда проводится внутренний аудит, и орга-
низация небольшая, открытие внутреннего аудита может проходить менее официально. Тем не менее желательно перед началом аудита собрать руководителей подразделений и еще раз
напомнить им о проведении аудита, целях аудита и его порядке.
Заключительная встреча (предварительный отчет)
Перед заключительной встречей с представителями про-
веряемой организации группа аудиторов проводит совещание
для подготовки к предварительному отчету. На нем аудиторы
просматривают и обсуждают свидетельства, формулируют наблюдения и достигают согласия об окончательных баллах при
использовании вопросников с баллами.
На заключительной встрече каждый аудитор может предста-
вить свои наблюдения. На этой встрече руководству организации должен быть представлен предварительной отчет. Ответственный за его подготовку – ведущий аудитор.
Представление предварительного отчета преследует две цели:
• дает возможность аудиторам быть объективными при
подготовке официального отчета и избежать давления руководства для его изменения;
• дает возможность проверяемым начать разработку корректирующих мероприятий.
118
Предварительный отчет об аудите должен включать:
• название проверяемой организации;
• сроки проведения аудита;
• цель и масштаб аудита:
• свидетельства и наблюдения, упорядоченные по степе-
ни важности;
• дату и подписи аудиторов;
• баллы (если использовались вопросники с балльной
шкалой).
На заключительной встрече должны присутствовать группа
аудиторов и представители организации, которые имеют полномочия для осуществления необходимых изменений в системе.
Предварительный отчет не должен относится персонально к
должностным лицам, иначе:
• должностные лица, а не система могут обвиняться руководством;
• указанные лица могут начать защищаться, критиковать
проведение аудита, спорить с наблюдениями.
Предварительный отчет должен быть основан на фактах,
выявляющих проблемы и неэффективность всей системы, без
ссылок на людей. В таком случае он будет более конструктивен.
На заключительной встрече председательствует ведущий
аудитор. Экземпляры предварительного отчета можно раздать
присутствующим или сначала сообщить его содержание устно.
Применять тот или иной метод нужно в зависимости от того,
насколько отрицательны результаты аудита. Кроме того, если
отчет отдан для чтения, то внимание проверяемых будет сосредоточено на нем, а не на выступлении аудитора.
Независимо от метода ознакомления с отчетом, ведущий
аудитор должен подчеркнуть важность корректировки тех областей, где были сделаны наблюдения и отметить участки, требующие повторного аудита после проведения корректирующих
мероприятий.
Ведущий аудитор должен сохранять контроль над встречей
и не вступать в дискуссию по выводам аудита. При проведении
внутренних аудитов аудитор может давать рекомендации и помогать в разработке корректирующих мероприятий. При внешнем аудите аудитор может предложить подходящие методы, од-
119
нако должен уведомить, что это не официальные рекомендации,
а советы, и что выбор необходимых методов – задача не проверяющих, а проверяемых. Когда аудитор дает рекомендации,
он становится как бы участником решения проблемы, берет на
себя ответственность, следовательно, теряет независимость.
Заключительная встреча не должна занимать много времени. После ознакомления с предварительным отчетом ведущий
аудитор информирует проверяемую организацию о времени
получения официального отчета и сроке, отведенном для проведения корректирующих мероприятий.
При аудите используются следующие методы сбора информации:
• опросы;
• наблюдения за деятельностью и выводы;
• анализ документов;
• доказательство;
• оценивание.
Источники информации зависят от сложности аудита и
могут также включать:
• документы: политику, цели, планы, процедуры, ин-
струкции,
• нормативные документы, чертежи, контракты идр.;
• записи по инспекционному контролю, протоколы совещаний, отчеты по аудитам, записи по отслеживанию программ, результаты измерений;
• итоговые данные, показатели, отчеты;
• компьютеризированные базы данных и веб-сайты.
Аудит – это метод проверки, при котором основными ин-
струментами работы являются опрос, проверка документации и наблюдения. Поэтому технология проведения аудита во
многом связана с порядком использования этих инструментов.
Порядок, по которому должен работать аудитор, приходя бесе-
120
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]