Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Связь с общественностью в туризме. Учебное пособие предназначено для студентов образовательного уровня «бакалавр», направления подготовки 43.03.02 «Ту
.pdf
91
определение приблизительной сметы расходов на проведение
презентации;
подготовка основных экспонатов и наглядных материалов;
подготовка основных докладчиков, написание и редактирование
текстов их выступлений и вариантов ответов на возможные вопросы
аудитории;
техническое обеспечение процесса презентации (средства оргтехники,
компьютерное обеспечение, аудио и видео аппаратура, синхронный перевод,
связь, транспорт, охрана и т.п.);
подготовка для распространения во время презентации
информационно-рекламных материалов, подарков и сувениров ее основным
участникам;
подготовка культурно-развлекательной программы для участников
презентации по ее окончании (концерт, экскурсия и т.п.), возможного
банкета (обеда, коктейля, фуршета и т.п.) и других мероприятий.
Достаточно эффективным средством при проведении презентаций
является демонстрация рекламных фильмов. Рекламные фильмы - мощное
средство паблик рилейшнз, позволяющее бесплатно распространять
информацию, так необходимую фирме.
Рекламные фильмы очень удобны при выезде на выставку, участии в
международных симпозиумах, для показов па приемах, презентациях и во
время других форм общения.
5.3 Конференции, их виды и правила подготовки
Конференции проводятся, как правило, в целях продвижения своих
идей, задумок, новой продукции. Конференция фактически представляет
собой форму совещания (собрания), посвященного рассмотрению
определенной проблемы или темы. Конференции могут быть внутренними,
92
т.е. для трудового коллектива компании или фирмы, а также внешними ориентированными на внешнюю аудиторию.
Главным событием конференции являются подготовленные доклады и
выступления по теме авторитетных представителей бизнеса, науки, органов
власти. Доклады и выступления ограничены регламентом 10-20 мин
Регламент определяется наличием и качеством синхронного перевода,
уровнем интеллекта слушателей, сложностью рассматриваемой тематики.
По материалам конференции, вызвавшим наибольший интерес, как
правило, издаются сборники текстов, тезисы докладов с рекламным
приложением со сведениями об участниках, перспективных направлениях и
ведущих фирмах.
Конференция - это средство поддержания связей, обсуждения и
решения проблем в профессиональных, корпоративных, деловых
сообществах и властных государственных структурах.
В крупных коммерческих компаниях конференции дополняются телеи видеоконференциями, конференциями в Интернет.
Различают следующие виды конференций: внутрифирменные,
отраслевые, региональные, общенациональные и международные.
Конференции могут носить чисто научный, практический или научнопрактический характер и проводиться в следующих сферах: научнотехнической, экономической, природоохранной, демографической,
медицинской, образовательной, политической и др.
Современные методы проведения конференции предполагают
использование возможностей телевидения, спутниковой связи и Интернета.
Любая конференция является комплексным мероприятием PR и
включает в себя такие способы осуществления коммуникаций:
церемония открытия;
посещение объектов;
проведение выставок и презентаций;
93
подготовка и предоставление работникам СМИ информационнорекламных материалов;
проведение деловых встреч и т.п.
Подготовкой и проведением конференции могут заниматься
специалисты) PR или специально созданный координационный штаб,
членами когорт являются сотрудники разных подразделений предприятия.
Подготовка и проведение конференции включает в себя ряд этапов:
выбор места и времени проведения конференции;
подготовка информационно-рекламных материалов, их
распространение по специальным каналам или через общедоступные СМИ в
зависимости от целей, характера и тематики конференции;
подготовка и заблаговременная рассылка специальных приглашений
участникам конференции, входящим в число основных докладчиков (с
указанием названия, места и времени проведения конференции, ее общей и
секционной тематики, условий размещения, проживания, питания и других
видов обслуживания);
отбор и подготовка дополнительного персонала для сопровождения и
обслуживания участников конференции;
техническое обеспечение проведения конференции;
подготовка идентификационных табличек и нагрудных карточек для
различных категорий участников конференции (членов президиума,
руководителей секций, основных докладчиков, специалистов службы PR,
обслуживающего персонала и др.);
подготовка необходимых транспарантов для оформления помещений,
стрелочных указателей, табличек и других изделий для лучшей ориентации
участников конференции па территории и в помещении проводящей ее
организации;
подготовка макета и последующее издание достаточным тиражом
программы конференции (с указанием точного времени и места проведения
ее основных мероприятий, схемы расположения основных и
94
вспомогательных помещений и объектов, задействованных в обслуживании
приглашенных лиц, тематики докладов основных выступающих и докладов
на специализированных секциях, контактных телефонов оргкомитета
конференции и других необходимых сведений);
подготовка специальных материалов для предоставления работникам
СМИ, приглашенным для освещения хода конференции;
подготовка и издание специальных сборников с тезисами докладов
пленарного и секционных заседаний конференции для их последующего
распространения среди непосредственных участников конференции и
других заинтересованных лиц, для направления в библиотеки и т.д.);
разработка культурно-развлекательной программы для лиц,
приглашенных к участию в конференции, организация их досуга и
неформального общения;
подготовка PR мероприятий, дополняющих работу конференции и
существенно повышающих ее эффективность (выставки, торговые
показы, презентации, деловые встречи и т.п.).
Торжественная церемония открытия может быть связана с
одним из следующих событий в деятельности предприятия или
организации:
завершение строительства и ввод в эксплуатацию какого-либо
производственного или социально-культурного объекта;
начало производства новой продукции или оказания новой услуги открытие представительства или филиала компании в новом регионе;
начало работы крупной экспозиции или выставки достижений
предприятия за определенный период времени;
запуск нового проекта в образовательной, экологической гуманитарной
и других областях.
Правильно организованная церемония открытия предполагает участие
в ней представителей всех категорий общественности конкретного
предприятия собственных сотрудников, внешних акционеров, кредиторов,
95
инвесторов местной администрации, поставщиков, потребителей и даже
конкурентов.
Необходимо помнить, что состав приглашенных в определенной
степени влияет на заинтересованность представителей СМИ в освещении
церемонии открытия. Количество и статус приглашенных лиц влияют также
на расходы предприятия-организатора.
5.4 Дни открытых дверей
Дни открытых дверей позволяют всем желающим ознакомиться с
деятельностью фирмы, ее планами, задать руководству интересующие
вопросы. Предполагается приглашение сотрудников для близкого
знакомства. На зарубежных фирмах для всех желающих проводятся
экскурсии по фирме; сопровождающий рассказывает об истории создания и
основных направлениях деятельности фирмы, о ее социальной значимости
для общественности.
Дни открытых дверей по существу представляют своего рода
внутреннюю презентацию фирмы, что предполагает подготовку наглядных
стендов, указателей, посещение новых зданий и территорий с
предоставлением исчерпывающей информации.
Время, отведенное для общения, 1-8 ч, включая обед и культурную
программу. Проведение дня открытых дверей является комплексным ПР
мероприятием по налаживанию и укреплению связей с различными
категориями общественности.
В рамках дня открытых дверей могут проводиться следующие
мероприятия:
презентации новой продукции, услуг, технологий, проектов и т.п.;
выставки достижений предприятия за определенный период времени и
ее будущие планы;
брифинги для приглашенных журналистов;
96
конференции;
круглые столы;
приемы делегаций;
церемонии открытия новых объектов и др.
На данное мероприятие список приглашенных составляется в
зависимости от цели проведения дня открытых дверей. Многие организации
и предприятия используют дни открытых дверей для привлечения новых
сотрудников, абитуриентов и т,д.
Правильная организация данного мероприятия требует детальной
разработки программы его проведения, написания сценарного плана,
тщательного отбора и обучения персонала для обслуживания посетителей.
Информация о дне открытых дверей должна быть заблаговременно
распространена через СМИ, путем использования наружной рекламы или
рассылки индивидуальных приглашений.
В ходе проведения дня открытых дверей очень полезными являются
встречи посетителей с руководством, специалистами предприятия,
демонстрация документальных и рекламных фильмов, заранее
подготовленных стендов, фотографий, слайдов и т.п. Можно провести
выборочные экскурсии по территории предприятия или организации.
После завершения основных мероприятий, запланированных в рамках
дня открытых дверей, его участникам можно предложить культурноразвлекательную программу.
5.5. Приемы, их сущность, назначение и проведение
Прием - одна из форм внешней и внутренней жизни организации,
заранее подготовленная, разработанная и обеспеченная руководством и
специалистами PR для совместного проведения времени представителей
фирмы-хозяина и гостей. Следует различать текущий и представительский
приемы.
97
Текущий прием осуществляется на регулярной основе в рамках
повседневной деятельности фирмы. Работа с посетителями, клиентами
ведется как руководством фирмы, так и специалистами внутренних
подразделений. Лучше, если прием происходит в специальном помещении
офиса или в отдельном уголке для приема, изолированном от посторонних
лиц. Помещение или уголок должны быть оборудованы мебелью и
столиками для переговоров, во время знакомства с рекламными материалами
можно подать традиционную чашечку кофе.
Полезно определить конкретное время, о котором возможные
посетители предварительно должны быть проинформированы. Руководство и
персонал, участвующий в текущем приеме, должны быть специально
подготовлены и четко представлять, с кем, когда, в течение какого времени
состоится встреча гостей, чтобы обеспечить спокойную, с соблюдением
корпоративных традиции и фирменного стиля атмосферу переговоров.
Представительский прием - организационная форма общения
сотрудников фирмы с гостями, носящая эпизодический характер, по случаю
знаменательных событий, юбилейных дат, годовщин основания фирмы или
создания организации. Представительские приемы сопровождаются встречей
высоких гостей, делегаций фирм-партнеров.
Основные разновидности представительских приемов:
дневные приемы («завтрак», «бокал вина» и др.);
вечерние приемы («обед», «ужин», «чай», «фуршет», «коктейль» др.);
с рассаживанием гостей по заранее распределенным местам и без
рассаживания;
неформальные приемы (незапланированные визиты гостей с
последующим приемом на ланч, сауна и т.п.).
Дневные приемы - это «бокал шампанского», «бокал вина», завтрак.
Прием «бокал шампанского» или «бокал вина» начинается обычно в 12.00 и
длится около одного часа, т.е. до 13.00. На приеме подают только
шампанское или вино и соки, возможно орешки, маленькие бутерброды и
98
пирожные. Поводом для такого приема служит годовщина фирмы, проводы
представителя фирмы-партнера, открытие выставки, показ моделей,
образцов. Напитки и закуски разносят официанты, прием происходит стоя.
Форма одежды на таком приеме повседневная.
Завтрак может проводиться с 8.00 до 15.00 и продолжаться полтора-
два часа. Отличается от обеда меньшим количеством блюд. Устраивается по
случаю визита интересных и нужных людей, подписания важных контрактов,
для поддержания полезных связей с партнерами и представителями прессы,
форма одежды обычно повседневная. Ходом приема руководят ведущий или
группа ведущих, хорошо осведомленных в предмете обсуждения или
подписания, и заинтересованных в результатах обмена мнениями.
Вечерние приемы считаются более торжественными, к ним относятся
«коктейль», «фуршет», «обед», «обед-буфет», «чаи», «ужин».
Торжественность вечернего приема может быть подчеркнута
указанием в приглашении торжественной формы одежды.
Прием «обед» - наиболее торжественная форма приема, которая, как
правило, начинается в период с 17.00 до 19.00 ч. Длится 2 -3 часа и более.
Гости находятся за обеденным столом в течение часа, затем переходят в
другое менее официальное помещение, куда подаются фрукты, чай, кофе.
Обед проводится с рассаживанием гостей, форма одежды обычно
торжественная.
Прием типа «обед-буфет» предполагает свободное рассаживание
участников за столами по четыре-шесть человек. Гости набирают закуски,
выставленные на одном большом столе, и садятся за свободный столик.
Меню - как па фуршете. Такой прием организуется обычно в паузах между
конференциями. «Обед-буфет» менее официален, чем «обед».
Прием типа «чай» организуется между 16.00 и 18.00 и, как правило,
для женщин. Накрываются один или несколько столиков, подаются
кондитерские изделия, фрукты, десертные и сухие вина, соки и, возможно,
99
небольшое количество сандвичей с икрой, рыбой и сыром.
Продолжительность 1 - 1,5 ч.
Ужин с рассаживанием гостей отличается от обеда только более
поздним проведением - не раньше 20.00 ч.
Подготовка приема включает такие этапы: постановка цели; выбор
формы; определение состава участников; составление плана рассаживания
приглашенных; составление меню; сервировка стола и обслуживание гостей;
культурная программа; очередность выступлений, тостов, речей.
Прием «коктейль» начинается между 17.00 и 18.00 часами и длится
около двух часов. Официанты разносят напитки, холодные закуски, иногда
горячие блюда.
Прием «фуршет» проводится в те же часы. Но при приеме «фуршет»
гости сами подходят к накрытым столам, набирают закуски и отходят, давая
возможность подойти другим. «Коктейль» и «фуршет» проходят стоя, что
позволяет принять большое количество гостей и обеспечивает свободу
перемещения с целью максимально возможного установления деловых
контактов. После приема возможен показ фильма, как художественного, так
и рекламного, в зависимости от преследуемых целей.
Приемы обычно проводятся в следующих случаях:
посещение предприятия важным лицом или группой лиц,
представляющим интересы деловых партнеров, местной общественности и
т.п.;
проведение предприятием крупного мероприятия (выставки,
презентации, торговые показы и др.) с приглашением большого количества
представителей деловых кругов, инвесторов, акционеров, поставщиков,
потребителей и др.;
подписание долгосрочного контракта, заключение крупной сделки с
партнерами;
торжественная дата в жизни предприятия;
100
события регионального, общегосударственного или международного
масштаба, прямо или косвенно связанного с деятельностью предприятия и
влияющего па его восприятие различными категориями общественности.
Все эти приемы носят характер представительских приемов. Основные
цели проведения представительских приемов:
налаживание новых перспективных взаимоотношений с
потенциальными партнерами;
расширение и совершенствование уже существующих
информационных взаимосвязей предприятия с различными категориями его
общественности;
формирование или изменение сложившегося делового имиджа
предприятия во внутренней и внешней среде ее функционирования.
Процесс подготовки представительских приемов включает в себя
следующие этапы:
определение цели приема, его формы и продолжительности,
количества и состава основных участников;
подготовка и рассылка специальных приглашений представителя
различных категорий общественности предприятия, участвующих в данном
мероприятии;
разработка программы приема с детальным планированием его
отдельных элементов;
написание сценария приема с соблюдением всех протокольных
формальностей;
составление схемы рассаживания приглашенных лиц, выбор блюд для
основного и дополнительного меню, сервировка и обслуживание стола;
подготовка специальных речей, тостов и других выступлении,
предусмотренных сценарием приема;
отбор и обучение персонала предприятия, привлекаемого для
проведения приема и обслуживания гостей или привлечения сторонних
специалистов.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]