Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Аудит и контроллинг персонала. Учебное пособие
.pdf
– должностные инструкции (если обязанности, предусмотренные
должностью, не включены в трудовой договор);
– договор о коллективной материальной ответственности (ст. 245
ТК РФ) или Договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ);
– положение об охране коммерческой тайны;
– положение о проведении аттестации работников;
– различные журналы кадрового учёта (журнал учёта трудовых
договоров; журнал учёта приказов по личному составу; журнал ознакомления с локальными нормативными актами и др.).
Во избежание нарушений необходимо своевременно осуществлять контроль, выявлять отклонения и приводить кадровую документацию к нормативному состоянию.
3.2. Основные направления аудита кадрового
делопроизводства, методика проведения
Основными показателями, позволяющими оценить текущее состояние ведения кадровой документации организации, являются: наличие документов, качество их оформления (правильность, полнота,
соответствие правовым нормам российского законодательства и локальным нормативным актам) и правильность систематизации, учёта, хранения и уничтожения документов. В связи с этим можно выделить два направления аудита кадрового делопроизводства, а именно:
аудит качества трудовой документации и аудит систематизации информации по кадровому учёту.
Аудит качества кадровой документации (см. рис. 2) позволяет оценить наличие, полноту, правильность оформления документов, степень их соответствия правовым нормам, устранить выявленные нарушения.
Аудит качества кадровой документации может проводить как
внешний, так и внутренний аудитор. Целесообразно при проведении внутреннего аудита привлечь нескольких специалистов, а именно: руководителя или главного специалиста отдела кадров, юриста и
главного бухгалтера предприятия.
Решение задачи оценки качества кадровой документации требует обращения к сравнительному методу анализа данных аудиторского исследования. Выстроим технологию проведения такого аудита.
31
Во-первых, на подготовительном этапе аудита необходимо: сформулировать основные цели и задачи проведения аудита; определить
круг ответственных лиц за организацию и проведение аудита; назначить сроки осуществления исследования; издать приказ о проведении аудита. Также необходимо разработать подробный проект реализации аудита кадровой документации предприятия, который должен
в себя включать перечень предстоящих мероприятий, сроки их реализации, ответственных за выполнение каждого пункта проекта
и ресурсы, необходимые для этого.
Во-вторых, на оперативном этапе аудита нужно провести подготовку условий для проведения аудита (выделить помещение для работы аудиторской группы; оснастить аудиторскую группу необходимыми техническими средствами – компьютерами, оргтехникой
и т. п.). Также нужно определить перечень документов, которые подвергнутся исследованию, и провести их оценку на предмет удовлетворения следующим показателям: наличие, правильность и полнота оформления, соответствие нормам права.
В-третьих, на результирующем этапе необходимо: провести анализ информации аудиторского исследования и представить её в виде
таблиц, схем, эмпирических обобщений.
В-четвёртых, на аналитическом этапе нужно подготовить аудиторское заключение и в нём отразить основные выводы и рекомендации по сохранению или изменению состояния документооборота
предприятия (табл. 5).
Проект мероприятий по проведению аудита качества
кадровой документации
№
Мероприятия Сроки Ответственные Ресурсы
п/п
1 2 3 4 5
1. Подготовительный этап
1.1 Формулировка
целей и задач аудита
1.2 Определение ответственных за
проведение аудита
28.04.2015 Руководитель
фирмы, руководитель кадровой
службы, юрист,
экономист
28.04.2015 Руководитель кадровой службы,
юрист, экономист
Помещение и материалы
для проведения мозгового штурма
Помещение и материалы
для проведения мозгового штурма
32
Таблица 5
Продолжение табл. 5
№
Мероприятия Сроки Ответственные Ресурсы
п/п
1 2 3 4 5
1.3 Определение
сроков проведения аудита
1.4 Издание приказа о проведении
аудита; рассылка
приказа по корпоративной почте; ознакомление с приказом
1.5 Разработка проекта аудиторского исследования
2.1 Подготовка условий для проведения аудита
2.2 Определение перечня документов, подлежащих
проверке
2.3 Сверка документов
3.1 Логический анализ полученной
информации
28.04.2015 Руководитель ка-
29.04.2015 Руководитель
29.04.2015 –
06.05.2015
06.05.2015 Аудиторская
06.05.2015 Аудиторская
06.05.2015 –
15.05.2015
15.05.2015 –
22.05.2015
дровой службы,
юрист, экономист
предприятия; руководитель кадровой службы; руководитель отдела
информационных
технологий
Аудиторская
группа, руководитель предприятия
2. Оперативный этап
группа
группа
Аудиторская
группа
3. Результирующий этап
Аудиторская
группа
Помещение и материалы
для проведения мозгового штурма
Технические средства для
издания и распространения приказа
Помещение и технические средства для работы аудиторской группы;
кадровая документация
предприятия; нормативно-правовые акты, регламентирующие содержание и оформление
документов
Помещение и технические средства для работы
аудиторской группы
Помещение и технические средства для работы
аудиторской группы
Помещение и технические средства для работы аудиторской группы;
документы, подлежащие
аудиту; нормативно-правовые акты, регламентирующие содержание и
оформление документов; инструмент исследования – карточки анализа документов
Помещение и технические средства для работы
аудиторской группы
33
Окончание табл. 5
№
Мероприятия Сроки Ответственные Ресурсы
п/п
1 2 3 4 5
3.2 Формализация
полученной информации в виде
таблиц, схем
4.1 Обобщение и
представление
оценочных результатов аудита
4.2 Формулирование
выводов и рекомендаций по аудиту
4.3 Написание и
представление
аудиторского заключения
22.05.2015 –
25.05.2015
4. Аналитический этап
25.05.2015 –
27.05.2015
27.05.2015 –
29.05.2015
27.05.2015 –
29.05.2015
Аудиторская
группа
Аудиторская
группа
Аудиторская
группа
Аудиторская
группа
Помещение и технические средства для работы аудиторской группы;
карточки анализа документов
Помещение и технические средства для работы
аудиторской группы
Помещение и технические средства для работы
аудиторской группы
Помещение, технические средства для работы аудиторской группы
и представления результатов работы аудиторов
На оперативном этапе сбора и первичного анализа информации
можно использовать предварительно разработанные карточки анализа документов, содержание которых можно варьировать в зависимости от целей и задач аудита. Представим некоторые варианты таких инструментов исследования.
Так, при оценке наличия кадровых документов можно использовать следующую карточку анализа документов (табл. 6).
Таблица 6
Карточка анализа наличия/отсутствия кадровых документов
№
п/п
1 2 3 4
1 Штатное расписание +
2 Трудовые договоры +
3 Журнал по учёту трудо-
Наименование
документа
вых договоров
и т. д.
Наличие документа
(«+» есть / «–» нет)
– Разработать форму жур-
нала
34
Примечание
Чаще всего аудит кадрового делопроизводства предполагает подробный анализ кадровой документации. Однако проверка наличия
тех или иных документов не даёт полного представления о состоянии и качестве осуществляемого документооборота в организации,
именно поэтому имеет смысл глубоко изучить содержание и оформление каждого отдельного документа, подлежащего аудиту.
Приведём пример проверки такого обязательного документа, как
трудовая книжка. Для начала определимся с показателями, по которым нам следует оценить правильность заполнения трудовых книжек согласно требованиям, отражённым в таких нормативно-правовых документах, как Трудовой кодекс Российской Федерации,
Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых
книжках», Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 г. № 69 «Об
утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». Итак,
внутренний аудит трудовых книжек может быть проведён с использованием следующей карточки анализа (табл. 7).
Таблица 7
Карточка анализа трудовой книжки
Степень
соответствия
№
Показатель Норма
п/п
1 2 3 4 5
1. Общие правила оформления
1.1 Используемый
язык
«Трудовые книжки ведутся на
государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе
РФ, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может
наряду с государственным
языком РФ вестись и на государственном языке этой республики»
1
нормам права
(«+» соответ. /
«+/–» частично
соответ. / «–»
несоответ.)
+
Примечание
35
Продолжение табл. 7
Степень
соответствия
№
Показатель Норма
п/п
1 2 3 4 5
1.2 Используемые
чернила
«Записи производятся перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе
шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета»
2
1.3 Написание дат «Записи дат во всех разделах
трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число
и месяц – двузначными, год –
четырехзначными). Например, если работник принят
на работу 5 сентября 2003 г.
1.4 Использование
сокращений
в трудовой книжке делается
запись: 05.09.2003»
«Записи производятся… без каких-либо сокращений. Напри-
3
мер, не допускается писать «пр.»
вместо «приказ», «расп.» вместо
1.5 Используемая
нумерация записей
«распоряжение», «пер.» вместо
«переведен» и т. п.»
«Все записи в трудовой книжке… имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер»
1
2
нормам права
(«+» соответ. /
«+/–» частично
соответ. / «–»
несоответ.)
+
+
+
+
Примечание
1
П. 6. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей : утв. Постановлением Правительства
Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 (в ред. Постановлений Правительства РФ от 06.02.2004 г № 51, от 01.03, 19.05. 2008 г. № 132, от 25.03.2013 № 257). [Электронный ресурс]. URL: http://base.garant.ru/12130601/ (дата обращения: 01.06.2016).
2
П. 1.1. Инструкция по заполнению трудовых книжек. Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 г. № 69. [Электронный ресурс]. URL: http://base.garant.ru/186478/
(дата обращения: 01.06.2016).
3
Там же.
36
Продолжение табл. 7
Степень
соответствия
«+/–» частично
нормам права
(«+» соответ. /
соответ. / «–»
несоответ.)
+/–
+
–
+
Примечание
Неверно указана фамилия – Киселёв, вместо
Киселев
Подпись сотрудника отсутствует
№
Показатель Норма
п/п
1 2 3 4 5
2. Проверка оформления титульного листа
2.1 Соответствие
внесённых сведений о работнике документам,
удостоверяющим личность,
и документам об
образовании
«В трудовую книжку при ее
оформлении вносятся следующие сведения о работнике:
а) фамилия, имя, отчество, дата
рождения (число, месяц, год) –
на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего
личность; б) образование, профессия, специальность – на ос-
2.2 Наличие подписи работника на
первой странице
2.3 Наличие подписи
ответственного за
выдачу книжки
на первой странице
2.4 Наличие даты
заполнения на
первой странице
новании документов об образовании, о квалификации»
«… работник своей подписью
на первой странице… заверяет
правильность внесенных све-
4
дений»
«Первую страницу (титуль-
ный лист) трудовой книжки
подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек»
5
«После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на
3
первой странице… трудовой
книжки заверяет правильность… сведений»
1
1
Инструкция по заполнению трудовых книжек.
2
П.11. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков тру-
довой книжки и обеспечения ими работодателей.
3
П. 9. Там же.
4
П. 2.2. Инструкция по заполнению трудовых книжек.
5
Там же.
37
Продолжение табл. 7
Степень
соответствия
№
Показатель Норма
п/п
1 2 3 4 5
2.5 Наличие печати организации
(кадровой службы), в которой
впервые заполнялась книжка
2.6 Правильность
внесения изменений на первой
странице (титульном листе) о фамилии, имени,
отчестве, дате
рождения
На первой странице (титульном листе) трудовой книжки
ставится печать организации
(печать кадровой службы),
в которой впервые заполнялась трудовая книжка
2
«Изменения записей в трудовых
книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельства о рождении,
о браке, о расторжении брака,
об изменении фамилии, имени,
отчества и других документов и
со ссылкой на их номер и дату.
Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки.
Одной чертой зачеркивается
прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки
на соответствующие документы
делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и
заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью
организации (или печатью кадровой службы)»
3
нормам права
(«+» соответ. /
«+/–» частично
соответ. / «–»
несоответ.)
+
+
Примечание
1
П. 2.2. Инструкция по заполнению трудовых книжек.
2
Там же.
3
П. 2.3. Там же.
38
Продолжение табл. 7
Степень
соответствия
№
Показатель Норма
п/п
1 2 3 4 5
2.7 Правильность
внесения изменений (дополнений) на первой
странице (титульном листе) о
полученном новом образовании
«Изменение (дополнение) на
первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей
о полученных новых образовании, профессии, специальности
осуществляются путем дополнения имеющихся записей (если
они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без
зачеркивания ранее внесенных
записей»
1
3. Проверка внесения сведений о работе
3.1 Соответствие
внесённых сведений о выполняемой работе
приказу или распоряжению
«Все записи о выполняемой
работе, переводе на другую
постоянную работу, квалификации, увольнении, а также
о награждении, произведенном работодателем, вносятся
в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работода-
2
теля»
3.2 Наличие и расположение сведений об организации
«В графе 3 раздела «Сведения
о работе» трудовой книжки
в виде заголовка указывается
полное наименование организации, а также сокращен-
3.3 Наличие и расположение порядкового номера записи
ное наименование организации (при его наличии)»
Под наименованием организации «в графе 1 ставится порядковый номер вносимой за-
4
писи»
3
нормам права
(«+» соответ. /
«+/–» частично
соответ. / «–»
несоответ.)
–
+
+
+
Примечание
Данные о
полученном
новом образовании не
внесены
1
П. 2.4. Инструкция по заполнению трудовых книжек.
2
П. 10. Правила ведения и хранения трудовых книжек
3
П. 3.1. Инструкция по заполнению трудовых книжек.
4
Там же.
39
Продолжение табл. 7
Степень
соответствия
«+/–» частично
1
;
7
нормам права
(«+» соответ. /
соответ. / «–»
несоответ.)
+
+
+
+
Примечание
№
Показатель Норма
п/п
1 2 3 4 5
3.4 Наличие и расположение даты
приёма на работу /увольнения с
работы
3.5 Наличие и расположение записи о принятии
или назначении работника /
увольнения работника
Под наименованием организации « в графе 2 указывается дата приема на работу»
«… в графе 2 указывается дата
увольнения»
2
В графе 3 после наименования
организации «… делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием
его конкретного наименования, наименования должности (работы), специальности,
3.6 Наличие и расположение даты
и номера приказа о принятии
/ увольнении с
работы
3.7 Соответствие
внесённых сведений о работе
штатному расписанию
профессии с указанием квалификации»
ется запись о причине увольнения»
«в графу 4 заносятся дата и
номер приказа или иного решения работодателя, согласно которому работник принят
на работу»
увольнении сотрудника
«Записи о наименовании
должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в
3
; «… в графе 3 дела-
4
5
; аналогично при
6
соответствии со штатным расписанием организации»
1
П. 3.1. Инструкция по заполнению трудовых книжек.
2
П. 5.1. Там же.
3
П. 3.1. Там же.
4
П. 5.1. Там же.
5
П. 3.1. Там же.
6
П. 5.1. Там же.
7
П. 3.1. Там же.
40
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]