Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Аудит и контроллинг персонала. Учебное пособие
.pdf
Если аудитор планирует анализировать данные методом поис-
ка соответствий, то ещё на этапе сбора информации он должен либо
озадачиться поиском эталона (норм и нормативов), либо построить
эталонную модель (например, на основе экспертных оценок), сравнение с которой позволит охарактеризовать текущее состояние, выявить несоответствия в развитии исследуемого объекта.
Использование метода поиска соответствий эффективно при про-
верке условий труда и безопасности персонала, деятельности функциональных подразделений и линейных руководителей и другого.
Метод дифференциации направлен на выявление приоритетно-
сти целей, проблем, решений. Данный метод позволяет не только
осуществить качественный анализ данных аудиторского исследования, но и достойно презентовать их, а также использовать в принятии управленческих решений без дополнительных затрат на создание программ, планов или проектов.
Нередко в практике управленческого консультирования исполь-
зуются такие методы анализа и представления данных, как «дерево
проблем», «дерево норм», «дерево целей», «дерево решений». Остановимся на каждом из них подробнее.
«Дерево проблем» предполагает иерархизацию выявленных в ходе
аудита проблем. «Дерево проблем» строится как бы снизу вверх. Одна
проблема (или несколько проблем) занимает в этом дереве «корневое» или «ключевое» положение (поскольку именно решение этой
проблемы или проблем является ключом к решению последующих
проблем) и называется корневой проблемой; ещё несколько проблем
являются «субключевыми», проблемами первого порядка («ствол дерева»); затем следуют многочисленные – производные второго, третьего и последующего порядка («ветки дерева») и пр. При этом производные проблемы принимаются не как логически проистекающие
одна из другой, порождающие одна другую, а как последовательно
получающие возможность разрешения по мере разрешения предыдущей: чтобы перейти к проблемам следующего уровня, должны быть
1
решены проблемы предыдущего (таблица 1)
.
«Дерево норм» представляет собой иерархически выстроенную
цепочку норм (того, как должно быть с нормативно-правовой точки зрения или нормативно-желательной для заказчика аудиторского исследования). Для каждой выявленной субпроблемы из «дерева
1
Беликова Л. Ф. Основы социальной диагностики и проектирования в управле-
нии организацией. Екатеринбург : ГОУ ВПО «Рос. гос. проф.-пед. ун-т», 2007. С. 74.
21
проблем» формулируется своя норма, выраженная в форме конкрет-
Конечная цель
Корневая проблема
Цели первого порядка
Цели второго порядка
Цели n-го порядка
Конкретные частные цели
Конкретные частные проблемы
Проблемы n-го порядка
Проблемы первого порядка
Проблемы второго порядка
ных количественных или качественных показателей.
Таблица 1
«Дерево проблем»
Корневая
проблема
Субпроблемы (подпроблемы
первого порядка)
1.
2.
3.
Субпроблемы (подпроблемы
второго порядка)
1.1.
1.2.
1.3.
2.1.
2.2.
2.3.
3.1.
3.2.
3.3.
«Дерево целей» – метод последовательной декомпозиции. Он ис-
ходит из того, что каждая глобальная цель делится на подцели, которые ведут к её достижению. «Дерево целей» строится по аналогии с
«деревом проблем» как бы сверху вниз, где из конечной цели логически выводятся её составляющие: подцели первого, второго и последующего порядков.
Соединение «дерево целей» и «дерево норм» образуют проблем-
но-целевой ромб, ориентирующий исследователя на комплексный
подход к изучению целей и проблем, позволяющий системно проанализировать ситуацию (рис. 3)1.
1
Бестужев-Лада И. В., Наместникова Г. А. Социальное прогнозирование : курс
лекций. М. : Педагогическое общество России, 2002. С. 188.
22
Рис. 3. Проблемно-целевой ромб
«Дерево решений» представляет собой иерархически выстроенную
систему конкретных мероприятий, действий, необходимых для решения выявленных проблем, доведения состояния исследуемого объекта
до нормативного согласно поставленным целям. В совокупности «дерево проблем», «дерево норм», «дерево целей» и «дерево решений» образуют структуру аудиторского исследования (анализ – выявление проблем; диагноз – сравнение с нормой; прогноз – предвидение будущего,
постановка целей; рекомендации для принятия управленческих решений). Описанную модель можно представить в следующем виде (табл. 2).
Таблица 2
Структура аудиторского исследования методом дифференциации
Корневая
проблема
1.
Субпроблемы
(подпроблемы
1-го порядка)
1.1.
1.2.
1.3.
Субпроблемы
(подпроблемы
2-го порядка)
1.1.1.
1.1.2.
1.1.3.
1.2.1.
1.2.2.
1.2.3.
1.3.1.
1.3.2.
1.3.3.
Нормы
Конкретные
частные
цели
Решения
Использование метода дифференциации эффективно практиче-
ски при проведении аудита любой направленности. Однако считаем, что наибольшей пользы и как метод анализа, и как метод репрезентации данных он может принести в проведении аудита трудового
потенциала, патологий организации и кадровых процессов.
2.3. Этапы аудиторского исследования
Кадровый аудит – это исследовательская практика, имеющая свои
особенности на каждом этапе своего проведения.
Аудиторская проверка, как правило, проводится в четыре этапа:
1. Подготовительный этап включает в себя следующие процедуры:
1.1. Формализация идеи проведения аудита, определение его це-
лей, предполагаемой эффективности для организации.
23
1.2. Подбор персонала (внутри организации или вне ее) для ор-
ганизации аудита. При необходимости обучение персонала, задействованного в процедурах аудиторской проверки.
1.3. Разработка внутрифирменных документов (приказа или рас-
поряжения; программы, плана или проекта), намечающих задачи,
сроки, ответственных за проведение проверки. Проведение инструктажа исполнителей и участников аудита.
1.4. Разработка программы исследования (если необходимо, то
инструментов исследования), плана сбора, предоставления и рассмотрения анализируемой информации.
2. Оперативный этап или этап сбора информации осуществляет-
ся посредством следующих процедур:
2.1. Подготовка условий для проведения аудита: людей, техниче-
ских средств.
2.2. Проверка отчетности с использованием методов анализа до-
кументов.
2.3. Мониторинг или исследование персонала с использовани-
ем методов наблюдения, опроса (анкетирование, интервьюирование), беседы и т. п.
2.4. Предварительная обработка статистических данных, компо-
новка бухгалтерской и иной информации при помощи компьютерной техники и современных информационных технологий.
3. Результирующий этап или этап обработки и анализа информа-
ции предполагает:
3.1. Обработка информации, полученной в ходе аудита (статисти-
ческий и логический анализ).
3.2. Формализация полученной информации в виде таблиц, схем,
диаграмм, графиков и прочих форм представления данных, удобных
для оценки и вводимых в ПК.
3.3. Осуществление предварительного анализа данных.
4. Аналитический этап раскрывается через следующие процедуры:
4.1. Обобщение и представление оценочных результатов аудита.
4.2. Формулировка выводов и рекомендаций.
4.3. Проведение анализа и оценки эффективности проделанной
работы.
4.4. Подготовка итогового отчёта или аудиторского заключения.
Полагаем, что определенную позитивную роль в решении данно-
го вопроса может сыграть построение не только чёткой структуры аудиторского исследования, но и аудиторского заключения как основной формы отчётности.
24
2.4. Структура аудиторского заключения
Результаты кадрового аудита оформляются в форме аудиторско-
го заключения, содержащего описание выполненных аудиторских
процедур, их результаты, недостатки, обнаруженные в ходе проверки, рекомендации по совершенствованию системы управления персоналом. Структура аудиторского заключения может варьироваться
в зависимости от требований заказчика, однако чаще всего представляет собой чёткую схему, репрезентирующую полученные аудитором
данные. Аудиторское заключение также может содержать информацию о том, какими силами возможна реализация той или иной рекомендации. Иногда аудитор делает прогноз ситуации, если будут выполнены его рекомендации.
Примерная структура аудиторского заключения включает в себя
следующие структурные элементы:
1. Введение: общая характеристика организации; описание про-
блемной ситуации; цели и задачи аудита; описание объекта и предмета аудита; этапы аудита; график проведения аудита; аудиторская
команда; способы сбора информации; методы анализа информации.
2. Аналитическая часть
2.1. Анализ персонала: численность, профессиональный и долж-
ностной состав; должностные обязанности; система мотивации; критерии оценки персонала; сравнение состояния персонала с основными конкурентами.
2.2. Оценка управленческого потенциала и кадровых процессов:
общая характеристика менеджмента подразделений; понимание
и принятие стратегических задач, стоящих перед персоналом; способность принимать согласованные решения; понимание и принятие правил командной работы и индивидуальной ответственности;
оценка осуществления основных кадровых процессов.
2.3. Оценка организационной структуры управления персона-
лом: общая характеристика организационной структуры управления; оценка взаимодействий между подразделениями; анализ организационных патологий.
3. Рекомендации по повышению результативности деятельно-
сти персонала
3.1. Для руководства организации: указываются стратегические
ошибки в области управления персоналом, в постановках задач перед линейными менеджерами, в структуре персонала и пр.; даются
рекомендации по исправлению ошибок.
25
3.2. Для линейных менеджеров: суммируются их цели и обязан-
ности в области управления персоналом; даются рекомендации по
повышению результативности труда персонала.
3.3. Для менеджеров по управлению персоналом: выделяются об-
ласти хорошего и недостаточного исполнения в сфере найма, оценки, обучения, мотивации персонала и пр.; даются рекомендации по
усилению слабых сторон.
4. Приложения: документы; результаты анкетирования, интер-
вьюирования, опросов персонала; психологические заключения; результаты инструментальных (расчетных) измерений трудовых показателей, оценок и расчетов эффективности.
Сложность практической организации кадрового аудита опреде-
ляется слабой изученностью сущности его отдельных направлений и
методологии, методики их проведения. Попробуем решить эту проблему, осуществив анализ каждого из направлений кадрового аудита.
Вопросы и задания
1. Назовите принципы аудита. Все ли эти принципы распространя-
ются на процесс осуществления кадрового аудита?
2. Какие подходы к разработке методики кадрового аудита Вы зна-
ете? В чём заключается сущность каждого подхода?
3. Какие методы сбора данных, используемых при кадровом ауди-
те, Вы можете назвать?
4. Какие методы анализа данных аудиторского исследования Вы
можете назвать? Содержательно охарактеризуйте каждый метод.
5. Что представляет собой «дерево проблем», «дерево норм», «дере-
во целей», «дерево решений»?
6. Что такое «проблемно-целевой ромб»? Опишите технологию его
построения.
7. Какие этапы исследования можно выделить при проведении ка-
дрового аудита? Какова сущность каждого этапа?
8. Опишите примерную структуру аудиторского заключения. Ка-
кие части аудиторского заключения не являются обязательными?
26
Аудит кадрового делопроизводства:
3
сущность, особенности, методика
проведения
План
3.1. Сущность и особенности аудита кадрового делопроизводства.
3.2. Основные направления аудита кадрового делопроизводства,
методика проведения.
3.1. Сущность и особенности аудита
кадрового делопроизводства
Грамотное ведение и хранение документов необходимо любому
предприятию. От качества ведения документооборота во многим зависит устойчивость функционирования организации.
Аудит кадрового делопроизводства (см. рис. 2) – одно из направлений
кадрового аудита, позволяет получить объективную информацию о состоянии кадровой документации и выявить несоответствия или потенциальные риски ведения подобной кадровой работы.
Необходимость проведения аудита может быть обусловлена сме-
ной специалиста, ответственного за ведение кадровых документов;
обращением сотрудника организации в суд или трудовую инспекцию; изменением законодательства, регламентирующего ведение
кадровых документов.
Аудит кадрового делопроизводства может осуществляться лишь на
основе знания законодательства Российской Федерации, трудового
права и кадрового делопроизводства. Консультанту по управлению
необходимо владеть знанием особенностей проведения аудита кадровой документации, поскольку от качества документооборота организации, своевременного выявления и исправления несоответствий
зависит стабильность развития компании. Именно в документах содержатся номы и правила, определяющие и регулирующие действие
экономического субъекта, соответствие которым должно способствовать минимизации кадровых проблем предприятия.
27
При документировании кадровых процедур необходимо помнить,
что представление информации должно быть определено нормами
права (табл. 3).
Таблица 3
Нормы права, регламентирующие различные аспекты работы
с кадровыми документами
№
п/п
1 2 3
1 Общие правоуста-
2 Государственные
3 Общероссийские
4 Регламентация
Группа
правовых норм
навливающие законы Российской
Федерации
стандарты в сфере работы с документами
классификаторы
технико-экономической и социальной информации
порядка работы и
оформления документов по кадрам
Наименование нормы права
Трудовой кодекс Российской Федерации.
Гражданский кодекс Российской Федерации.
Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях.
Уголовный кодекс Российской Федерации
ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
ГОСТ Р ИСО 15489–1–2007 «Управление документами.
Общие требования».
ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения»
Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО).
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).
Общероссийский классификатор профессий рабочих,
должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).
Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления (ОКАТО).
Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО)
Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г.
№ 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (одобрен СФ ФС РФ 20 декабря 2000 г., в ред. от
28 декабря 2010 г.).
Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г.
№ 1-ФКЗ «О Государственном флаге Российской Федерации» (одобрен СФ ФС РФ 20 декабря 2000 г., в ред. от
8 ноября 2008 г.).
1
1
Брюхова О. Ю. Делопроизводство в кадровой службе : конспект лекций. Екате-
ринбург : УрГУПС, 2012. С. 21-22.
28
Окончаниет табл. 3
№
п/п
1 2 3
4 Закон РФ от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках наро-
5 Общие требования
6 Составление и ис-
Группа
правовых норм
к документированию управленческой деятельности
пользование номенклатурных дел,
хранение документов по кадрам
Наименование нормы права
дов Российской Федерации» (в ред. от 11 декабря 2002 г.).
Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (принят ГД ФС РФ 28 июля 2006 г.).
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации (принят ГД ФС РФ 08 июля 2006 г.).
Указ Президента РФ от 11 декабря 1993 г. № 2126 «О Государственном флаге Российской Федерации» (в ред. от
28 сентября 1999 г.)
Постановление Правительства РФ от 4 сентября 1995 г.
№ 870 «Об утверждении правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности» (в ред. от 22 мая 2008 г.).
Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г.
№ 1268 «Об упорядочении изготовления, использования,
хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»
(в ред. от 14 декабря 2006 г.)
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных
органах исполнительной власти (утв. Приказом Минкультуры России от 08 ноября 2005 г. № 536, зарегистрировано
в Минюсте России 27 января 2006 г. № 7418).
Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации. М.: ВНИИДАД, 2003
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ
«Об архивном деле в Российской Федерации» (принят ГД
ФС РФ 1 октября 2004 г., в ред. от 13 мая 2008 г.).
Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.)
Определение степени соответствия содержания и формы пред-
ставления информации в документах организации нормам права –
одна из основных задач аудита кадрового делопроизводства. При
этом необходимо помнить, что в зависимости от целей аудита проверке могут подлежать разные кадровые документы.
Так, к обязательным документам, наличие которых необходимо
для любой организации и проверка которых производится в первую
очередь, относят следующие (табл. 4).
29
Нормы права, регламентирующие оформление обязательных
кадровых документов
№
Наименование документа Наименование нормы права
п/п
1 2 3
1 Правила внутреннего трудо-
вого распорядка
2 Положение об оплате труда и
переименовании
3 Инструкция по охране труда ст. 212 ТК РФ
4 Положение о защите персо-
нальных данных работников
5 Штатное расписание ст. 15, 57 ТК РФ
6 График отпусков ст. 123 ТК РФ
7 Трудовые договоры ст. 56, 67 ТК РФ
8 Трудовые книжки
9 Приходно-расходная книга по
учёту бланков трудовой книж-
ки и вкладыша в неё, кни-
га учёта движения трудовых
книжек и вкладышей в них
10 Табель учёта рабочего време-
ни. Личные карточки формы
№ Т-2 и № Т-2ГС (МС)
Приказы по личному составу
11 Личные дела сотрудников Ведомственные нормативные акты
1
3
ст. 189 ТК РФ
ст. 135 ТК РФ
ст. 87 ТК РФ.
2
Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ
«Об информации, информационных технологиях и защите информации»
Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ
(ред. от 21.12.2013) «О персональных данных»
Постановление Правительства РФ от
15.09.2008 г. № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»
ст. 66 ТК РФ
Постановление Правительства РФ от
16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»
Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 г.
№ 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004
г. № 1 «Об утверждении унифицированных
4
.
форм первичной учётной документации по
учёту труда и его оплаты»
Таблица 4
Помимо представленных выше обязательных документов, регулирующих кадровую работу предприятия, в организации могут быть
и другие документы, проверку которых также можно и нужно осуществлять:
– коллективный договор (если между работодателем и сотрудниками достигнуто соглашение об этом);
30
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]