Технологии электронного офиса. Учебное пособие

От авторов

Учебное пособие предназначено для студентов 3, 4-го кур- сов направлений подготовки 080100.62 – «Экономика» и 080500.62 - «Менеджмент» при изучении дисциплин «Информа- ционные технологии в экономике» и «Информационные системы в экономике». Оно формирует у студентов следующие компетен- ции:

ПК – 4 способность осуществлять сбор, анализ и обработку данных, необходимых для решения поставленных экономических задач;

ПК – 9 используя отечественные и зарубежные источники информации, собрать необходимые данные, проанализировать их и подготовить информационный обзор и/или аналитический отчет;

ПК – 10 использование для решения аналитических и ис- следовательских задач современных технических средств и ин- формационных технологий;

ПК – 12 использование для решения коммуникативных за- дач современных технических средств и информационных техно- логий;

ПК – 15 участие в совершенствовании и разработке учебно- методического обеспечения экономических дисциплин.

В пособии компактно изложена технология автоматизи- рованной подготовки сложных документов, содержащих разно- типную информацию (рисунки, текст, формулы, таблицы) в тек- стовом редакторе Word, обработки и наглядного представления

данных с использованием стандартных алгоритмов и процедур Excel, Access при обработке экономических данных, а также раз- работке приложений в программе PowerPoint.

3

1. ТЕКСТОВЫЙ РЕДАКТОР WORD

Текстовый редактор (процессор) – прикладное программ- ное обеспечение, используемое для автоматизированного созда- ния текстовых документов. Самым распространенным текстовым редактором является Microsoft Word. Особенностью редактора Word является обилие возможностей и средств создания самых различных документов. Текстовый процессор Word – одно из

наиболее используемых и простых в применении приложений Microsoft Office. При изучении Word следует особое внимание уделить средствам автоматизации работы с ним, настройкам под конкретного пользователя и его задачи.

1.1. Запуск программы, создание и печать текста

1.1.1. Запуск Word

Редактор Word отличается обилием возможностей автома-

тизированных средств создания различных по виду и сложности документов.

Запуск программы Word можно осуществить разными способами.

Первый способ:

щелчок по кнопке Пуск на панели задач; щелчок по пункту меню Программы; щелчок по пункту меню Microsoft Office; щелчок по пункту меню Microsoft Word. Второй способ:

щелчок по пиктограмме Microsoft Word, если она имеется на рабочем столе Windows.

Третий способ используют, когда в Word открывают до- кумент, c которым недавно работали:

щелчок по кнопке Пуск на панели задач; щелчок по пункту меню Документы;

4

щелчок по пиктограмме файла, созданного пакетом Microsoft Word.

Четвертый способ:

щелкнуть мышью на документе, подготовленном в Word.

1.1.2. Выход из Word

Выход из Word осуществляется одним из способов:

через пункты меню Файл, Выход; с помощью пиктограммы ;

Alt+F4.

После этого последует запрос на сохранение измененных, но не сохраненных документов.

1.1.3. Структура окна Word

Интерфейс редактора, как и других приложений Office, создан в соответствии с принятыми международными стандарта- ми построения пользовательского интерфейса, отвечает всем ас- пектам согласованности. Поэтому пользователю, имеющему опыт работы с другими приложениями, не обязательно офисными, не

составит труда разобраться с панелями и меню этого редактора и научиться быстро подготавливать различной сложности докумен- ты. Первоначально экран Word имеет стандартный вид, который, конечно, в дальнейшем можно настроить по своему вкусу и по- требностям, и содержит основные компоненты (рис.1)

строка заголовка с пиктограммами управления окном программы и окном документа;

строка основного меню команд; стандартная панель инструментов; панель форматирования; линейки горизонтальная и вертикальная;

рабочая область, где отображается документ; полосы прокрутки; строка состояния.

5

Выбор пунктов меню Вид/Разметка страницы определяет вывод на экран документа в заданном для печати формате. При

этом с помощью пунктов меню Файл/Параметры страницы и вкладки Поля можно установить поля страницы. В режиме “Разметка страницы“ на правой полосе прокрутки внизу появ- ляются две дополнительные кнопки – с двумя стрелками на каж- дой. Если щелкнуть мышью по кнопке “стрелки вверх“, то на экране появится текст предыдущей страницы; если по кнопке “стрелки вниз“, то - текст следующей страницы.

Режим Структура (рис.2) позволяет представить весь до- кумент в виде структурированного текста: заголовки, подзаголов- ки, подуровни и т. п. В этом режиме автоматически появляется новая панель инструментов Структура, с помощью которой можно показать или скрыть (кнопки Плюс и Минус) различные уровни структуры документа, повысить или понизить уровень (кнопки Вверх или Вниз) фрагмента документа, автоматически создать или обновить оглавление.

Рис. 2. Панель инструментов Структура

В режиме Веб-документ можно просмотреть текущий до- кумент в виде веб-страницы в веб-обозревателе, установленном по умолчанию.

Чтобы расположить документ на весь экран, надо выпол- нить команду Вид/Во весь экран. Для выхода из этого режима надо нажать клавишу Esc.

Для быстрого переключения режимов настройки экрана удобно пользоваться кнопками-переключателями в левом нижнем

7

углу окна над строкой состояния. Первая кнопка слева активизи- рует обычный режим, вторая – веб-документ, третья - режим разметки страницы, четвертая – структуру.

1.1.5. Ввод текста

Текст документа разделяется на абзацы, страницы, разде- лы. Каждый абзац принято начинать с красной строки. Отступ

красной строки отмечается верхним бегунком на горизонтальной линейке сверху текста; отступ обычной строки абзаца отмечается левым нижним бегунком; правая граница строки отмечается пра- вым нижним бегунком. Конец абзаца формируется клавишей Enter, в тексте появляется непечатаемый символ «¶». Внутри

абзаца переход на следующую строку выполняется автоматически при достижении правой границы отступа справа. Создание текста мало отличается от работы на пишущей машинке.

Однако в отличие от пишущей машинки не нужно закан- чивать строку нажатием клавиши Enter, так как переход на сле- дующую строку выполняется автоматически. Клавишу Enter сле- дует нажимать в конце абзаца, чтобы начать следующий абзац. Для перехода на новую строку в произвольном месте (без абзаца) служит комбинация клавиш Shift + Enter.

Чтобы создать “защищенный”, обязательный дефис, на месте которого перенос не допускается, нажимают Ctrl + Shift +

дефис.

Чтобы текст из нескольких слов (например, название фирмы из двух слов) не разрывался при переходе на следующую страницу, необходимо нажать Ctrl + Shift +пробел.

Перемещаться по документу можно с помощью: мыши;

клавиш Вверх, Вниз, Влево, Вправо, End, Home, PageUp, PageDown;

полос прокрутки и одиночных и двойных стрелок на них; кнопки «кружок» на вертикальной полосе прокрутки;

8

перехода на конкретную страницу по команде Прав-

ка/Перейти (или F5);

сочетаний клавиш Ctrl+Left, Ctrl+Right для перемещения по словам;

расстановки закладок и передвижения по ним; назначения новых клавиш перемещения; специально созданных макросов.

Горячие клавиши используются для быстрого вызова ко- манд. Отображать сочетание клавиш для команд можно, выпол-

нив Сервис/Настройка, вкладка Параметры, флажок в строке Включить в подсказки сочетания клавиш.

Для быстрого перехода в конец текста нажимают одно- временно клавиши Ctrl+End. Для быстрого перехода в начало

текста нажимают одновременно Ctrl+Home.

1.1.6. Создание нового документа

При запуске Word XP автоматически справа от рабочей области открывается окно, в котором предлагаются возможности: создать, открыть, выбрать из представленного списка документ.

В любой момент времени для создания нового документа требуется выполнить команду Файл/Создать или щёлкнуть по

кнопке Создать на стандартной панели инструментов. Далее необходимо выбрать шаблон, на основе которого создается доку- мент.

1.1.7. Загрузка (открытие) сохранённых документов

Существует несколько способов открытия документов. Ес- ли с документом недавно работали, то щёлкают по пункту меню

Файл и в появившемся вертикальном меню в последних строках ищут имя нужного файла. Щелчок по имени файла открывает его. Количество появляющихся имен файлов в команде Файл

задается по команде Сервис/Параметры с выбором на вкладке

9

Общие количества файлов в строке «помнить список из … файлов» (рис. 3).

Рис. 3. Окно «Параметры»

Чтобы открыть любой документ, необходимо выбрать пункты меню Файл/Открыть, или щёлкнуть по кнопке Открыть

на стандартной панели инструментов. На экран будет выве- дено окно Открытие документа. Здесь приведены все докумен- ты, хранящиеся в папке Мои документы. Щелкнув по стрелке раскрывающегося списка в строке Мои документы, можно от- крыть перечень всех дисков. Щелчок по имени диска означает выбор диска и выводит список папок на диске. Двойной щелчок по имени папки (или щелчок по имени папки и по кнопке Открыть) открывает папку. Открыв нужную папку, осуществляют двойной щелчок по имени файла (или щелчок по имени файла и по кнопке Открыть), чтобы открыть выбранный документ.

10