Технологии электронного офиса. Учебное пособие

значений в поле Ширина полосы стилей. Если Ширина поло-

сы стилей=0, то имя стиля не показывается.

Распечатать описание стилей документа можно по команде Файл/Печать с выбором значения Стили из списка Напечатать.

1.8.5. Изменение стиля

Самый простой способ изменить стиль – воспользоваться образцом текста. Этот способ не подходит только для стиля

Обычный.

1.Выделить текст со стилем, который надо изменить (это абзац или символы). Имя стиля появится на панели инструментов форматирования.

2.Изменить необходимые атрибуты стиля.

3.Щелкнуть на списке Стиль на панели инструментально- го форматирования или написать Ctrl+Shift+S, нажать Enter.

4.Открывается окно диалога Переопределение стиля.

5.Установить переключатель Данный стиль, используя выделенный формат как абзац.

Если в окне Переопределение стиля установить флажок

Автоматически обновить стили в дальнейшем, то стиль авто-

матически будет обновляться при каждом изменении атрибутов формата на абзац, которому приcвоен данный стиль. За счет это- го достигается единство форматирования для всего текста.

Для имени стиля можно назначить синоним (алиас), т.е. альтернативное имя. Синонимы вводятся в списке Стиль на па-

нели форматирования после имени стиля и отделяются от него и друг от друга запятой. Для выбора стиля можно щелкать на его имени или синониме.

Изменение стиля с помощью Формат/Стиль делается мед- леннее, чем изменение по образцу, но позволяет:

а) переименовывать стиль; б) выбрать стиль, на котором основан изменяемый;

в) выбрать стиль абзаца, непосредственно идущего за абза- цем с изменяемым стилем;

41

г) назначить сочетания клавиш для быстрого выбора стиля;

д) копировать изменяемый стиль в шаблон; е) удалять стили, созданные пользователем.

При выполнении команды Формат/Стиль в окне диалога Стиль надо выбрать в списке Стили имя изменяемого стиля. Если такого нет, то из нижнего списка выбрать элемент Всех

стилей и нажать кнопку Изменить. В открывшемся окне диалога Изменение стиля установить требуемые атрибуты. Дальше мож- но переименовать стиль, если он не встроенный. Имена стилей должны быть уникальными. В списке Основан на стиле можно указать конкретный базовый стиль. Если выбрать в этом списке элемент Нет, то стиль абзаца будет включать полный набор ат- рибутов формата абзаца и символов.

Важно аккуратно проследить наложение атрибутов символа на атрибут абзаца. Например, если в абзаце шрифт полужирный, а атрибуты символа - тоже полужирный шрифт, то символ ото- бразится обычным, не полужирным шрифтом.

Вэтом же окне можно задать стиль следующего абзаца. Например, после стиля Заголовок 1, который изменяется, идет абзац со стилем Основной текст. В этом случае в списке Стиль следующего абзаца надо выбрать соответствующий элемент.

Для изменения копии стиля в шаблоне надо установить флажок Добавить в шаблон. Если флажок не установлен, то

изменения в стиле будут относиться только к текущему документу.

Для изменения атрибутов формата стиля в окне Изменение стиля надо нажать кнопку Формат и выбрать категорию атрибу-

та (Шрифт, Абзац, Табуляция, Граница, Язык, Рамка, Нуме-

рация) из выпавшего списка.

Вокне диалога Стиль нажать кнопку Применить для на- ложения стиля.

Чтобы быстро переходить к конкретному стилю, можно для его наложения назначить сочетания клавиш. В окне Стиль на-

жать кнопку Изменить и в открывшемся окне Изменение стиля нажать кнопку Клавиша. В открывшемся окне Настройка уста- новить все необходимое, нажать кнопку Назначить для закреп- ления сочетаний клавиш за стилем.

42

1.8.6. Удаление пользовательских стилей

Открыть окно Стиль по команде Формат/Стиль. Выде- лить нужный стиль и нажать кнопку Удалить. С абзаца (симво- лов) снимается наложенный ранее стиль, и он форматируется стилем Обычный.

Для удаления группы стилей надо воспользоваться кнопкой Организатор. Кроме того, кнопка Удалить отменяет все измене- ния, внесенные пользователем во встроенные стили.

Встроенный стиль – доступен в любом шаблоне или доку-

менте, его нельзя переименовать, но можно назначить синонимы.

1.8.7. Создание новых стилей

Свой стиль удобно создать тогда, когда он отличается от встроенного, и когда его часто используют.

Для создания стиля По образцу (неприменимое для стиля символа) надо:

выделить абзац или установить курсор внутри абзаца; наложить дополнительные атрибуты, которые надо вклю-

чить в новый стиль;

в список Стиль на панели форматирования ввести новый элемент с уникальным именем.

Можно создать свой стиль в окне диалога Стиль, нажав кнопку Создание стиля. В открывшемся окне Создание стиля

набрать имя нового стиля, можно указать его синонимы, выбрать Стиль абзаца или Стиль символа. Далее выбрать стиль, на ко- тором основан данный, назначить стиль следующего абзаца. Можно установить сочетания клавиш для быстрого переключе- ния на этот стиль.

Для добавления этого стиля в шаблон установить флажок

Добавить в шаблон.

Флажок Обновить автоматически означает автоматиче- ское обновление стиля при изменении его атрибутов форматиро- вания.

Для изменения атрибутов формата создаваемого стиля нажать кнопку Формат.

43

Контрольные вопросы

1.Что представляет из себя стандартное окно Word?

2.Как происходит создание нового документа?

3.Как и в каком формате можно сохранить документ?

4.Каким образом происходит выделение фрагментов тек-

ста?

5.Как выделить несколько столбцов символов в нескольких строках?

6.Для чего используются колонтитулы, где они расположе-

ны?

7.Как расставить номера страниц в тексте?

8.Как разбить текст на колонки?

9.Как управлять положением текста при распечатке?

10.Какие параметры принтера можно настраивать?

11.Как приостановить печать документа?

12.Как отменить печать документа?

13.Как разбить часть текста на 3 колонки?

14.Как принудительно начать новый раздел на текущей

странице?

15.Что такое концевая сноска?

16.Что такое табулостоп и какие виды он может прини-

мать?

17.Как подготовить текст, представленный в виде выров- ненных столбцов текста и чисел?

18.Как вставить в текст таблицу?

19.Как оформить рамки таблицы?

20.Как уже имеющийся текст представить в виде таблицы?

21.Какие вычисления можно вести в таблице?

22.Как повторить заголовки таблицы на следующих стра-

ницах?

23.Каким образом можно добавить в текст уже готовый

рисунок?

24.Что означает появление якоря около рисунка при его ак- тивизации?

44

25.Как добавить текст внутрь автофигуры?

26.Как выполняется группировка графических объектов? Для чего она нужна?

27.Как поставить закладку в текст?

28.Что такое шаблон?

29.Какая информация включается шаблон?

30.Как создается новый шаблон?

31.Какие стили существуют?

32.Как можно изменить атрибуты стиля?

33.Каким образом и для чего создаются новые стили?

34.Как установить автоматическое переключение на дру- гой стиль при переходе к следующему абзацу?

35.Как убрать закладку?

36.Для чего назначаются «горячие клавиши»?

37.Как узнать, какие «горячие клавиши» установлены?

45

2. ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ EXCEL

Электронная таблица – самая распространенная и мощная

информационная технология для профессиональной работы с данными. Автоматизация расчетных задач не всегда требует про- граммирования и использования систем управления базами дан- ных. Для решения большого класса задач автоматизации целесо- образно применять программные продукты, называемые «элек- тронными таблицами».

В клетках электронных таблиц равноправно «живут» чис- ла, текст, формулы. В формулах можно использовать функции и значения из других клеток. Если изменяются значения в клетках, то автоматически пересчитываются все результаты на листе.

По данным в клетках можно строить графики. Изменение данных на листе приводит автоматически к изменению графика.

Корректирование графика вызывает динамическое изменение данных в клетках листа.

Имеются возможности форматировать документы. Шаб- лоны, графики, шрифтовое оформление, возможность поворота текста, цветовое оформление и штриховка, произвольное вырав- нивание текста помогут быстро подготовить финансовые отчеты, прогнозы и другие документы.

Excel позволяет решать уравнения, системы уравнений, задачи оптимизации.

Большой набор встроенных функций и стандартные паке-

ты позволяют решать широкий круг задач из многих областей математики, финансовой деятельности.

Использование макросов и Visual Basic улучшает удобство работы с пакетом, дает возможность решать нестандартные зада- чи, вплоть до разработки игр в рамках Excel.

46

2.1. Общее знакомство с Excel

2.1.1. Запуск Excel

Программа установки Excel помещает команду вызова Excel непосредственно в меню Программы.

Первый способ запуска Excel:

-Пуск;

-Программы;

-Microsoft Excel.

Второй способ используют, когда открывают документ, с которым недавно работали:

∙кнопка Пуск на панели задач;

∙Документы;

∙пиктограмма файла, созданного пакетом Microsoft Excel.

Excel запускается также с помощью панели Office, иконки на рабочем столе или запуске документа с расширением xls (стандартным для документов, подготовленных в Excel).

2.1.2. Выход из Excel

Выход из Excel осуществляется одним из способов:

∙через пункты меню Файл/Выход;

∙с помощью пиктограммы ;

∙Alt+F4.

После этого последует запрос на сохранение измененных, но не сохраненных файлов.

2.1.3. Экран Excel

Экран Excel содержит следующие компоненты (рис. 4):

строка заголовка с пиктограммами управления окном программы и окном документа;

47

строка основного меню; стандартная панель инструментов; панель форматирования; строка формул;

рабочая область, состоящая из строк и столбцов, на пере- сечении которых находятся ячейки;

полосы прокрутки; ярлыки рабочих листов; строка состояния.

Как и в любом офисном приложении, здесь можно на- страивать по своему усмотрению вид окна, панели инструментов и клавиши быстрого вызова команд (рис. 4).

Рис. 4. Окно MS Excel

48

Стандартная панель инструментов:

49

50