Технологии электронного офиса. Учебное пособие
.pdfДля выполнения запроса на создание новой таблицы не-
обходимо выделить имя запроса и щелкнуть по кнопке Открыть, подтвердить или отменить операцию.
3.24.Запрос на удаление записей
Спомощью запроса на удаление удаляются записи, удовлетворяющие заданным условиям.
Порядок действий следующий:
сформировать стандартным образом запрос на выборку для определения удаляемых записей;
выполнить запрос (кнопка Выполнить) и проверить вы- борку, вернуться в режим конструирования запроса (кнопка Кон-
структор);
выбрать в меню Запрос/Удаление (или щелкнуть по кноп-
ке Тип запроса, выбрать команду Удалить);
записать созданный запрос, щелкнув по кнопке Сохранить на панели инструментов; в открывшемся окне ввести имя запро- са;
выполнить удаление (кнопка Выполнить в режиме конст- руирования или кнопка Открыть во вкладке Запросы), под- твердить удаление записей.
3.25.Запрос на обновление записей
Запрос на обновление позволяет изменить все записи таб- лицы или только те, которые соответствуют условиям отбора.
Порядок действий следующий:
сформировать и выполнить стандартным образом запрос на поиск обновляемых записей, вернуться в режим конструирова- ния;
щелкнуть по стрелке раскрывающегося списка кнопки Тип запроса и выбрать команду Обновление (или выбрать пункт меню Запрос/Обновление); Access заменит строки Сортировка
131
и Вывод на экран строкой Обновление, расположив под ней условия отбора обновляемых записей;
можно перетащить из списка полей в бланк запроса допол- нительные поля;
задать, если нужно, дополнительные условия отбора;
задать в ячейках Обновление для изменяемых полей новые значения, можно использовать вычисляемые выражения;
записать созданный запрос, щелкнув по кнопке Сохранить на панели инструментов; в открывшемся окне ввести имя запроса; выполнить обновление (кнопка Выполнить в режиме кон- струирования или кнопка Открыть во вкладке Запросы), под-
твердить или отменить обновление.
3.26. Параметрические запросы
При решении практических задач часто требуется вводить искомое значение поля в диалоге с пользователем в процессе вы- полнения запроса. Для того чтобы выводилось диалоговое окно, обеспечивающее ввод конкретного значения поля в условия отбо- ра, нужно создать параметрический запрос.
Порядок действий следующий: отразить запрос в режиме Конструктор;
щелкнуть по ячейке в строке Условия отбора того поля, для которого задают приглашение на ввод условия;
задать текст вопроса в квадратных скобках, который дол- жен появиться при выполнении запроса, например: [Какая груп-
па?];
щелкнуть по кнопке Выполнить на панели инструментов; ввести условие отбора, OK;
вернуться в режим конструирования, сохранить запрос и выйти из окна конструирования.
Если параметрический запрос осуществляется по несколь- ким полям, то порядок их ввода через диалоговые окна определя- ется порядком расположения полей с параметрами в бланке за- проса. Чтобы иметь возможность ввести несколько значений для
132
одного поля при выполнении запроса, можно в условии отбора этого поля определить несколько параметров. Например, для от-
бора записей по двум группам в условии отбора поля ШГ можно записать два вопроса, связанных логической операцией ИЛИ: [Шифр группы] OR [Еще один шифр группы].
3.27.Создание перекрестного запроса
Вперекрестном запросе формируется таблица, в которой левый столбец образует заголовки строк из значений одного поля,
верхняя строка образует заголовки столбцов из значений другого поля, а на пересечении строк и столбцов размещаются итоговые значения, вычисленные по значениям третьего поля. Для получе- ния итоговых значений записи группируются по полям, исполь- зуемым в качестве заголовков строк и столбцов, а для значений
третьего поля в полученных группах записей применяется одна из выбранных статистических функций.
Порядок действий следующий:
во вкладке Запросы окна базы данных щелкнуть по кнопке Создать и выбрать таблицы, участвующие в запросе;
выбрать меню Запрос/Перекрестный запрос;
в области конструирования появятся дополнительные стро-
ки Групповая операция и Перекрестная таблица;
переместить в область конструирования поле, значения ко-
торого будут заголовками строк (например: шифр группы); в строке Перекрестная таблица из раскрывающегося списка вы- бирают значение Заголовки строк;
переместить в область конструирования поле, значения ко- торого будут заголовками столбцов (например: название дисцип- лины); в строке Перекрестная таблица из раскрывающегося списка выбирают значение Заголовки столбцов;
переместить в область конструирования поле, по которому будет производиться расчет (например: оценка); в строке Пере-
133
крестная таблица выбрать вариант Значение; в строке Группо-
вая операция задать нужную функцию; можно задать условия отбора; для определения условий от-
бора в строке Групповая операция выбирают вариант Условие, а само условие вводят в строке Условие отбора;
записать созданный запрос, щелкнув по кнопке Сохранить на панели инструментов; в открывшемся окне ввести имя запроса;
выполнить запрос.
3.28. Способы создания отчетов
Для создания отчетов существует несколько способов. Что- бы создать отчет, нужно перейти во вкладку Отчеты и щелкнуть по кнопке Создать. Затем из списка выбирают в качестве источ- ника данных таблицу или запрос, а из меню - способ создания отчета. При этом можно воспользоваться помощью мастера отче-
тов или мастеров автоотчетов. В режиме Конструктор отчет создают самостоятельно или корректируют уже созданный отчет.
В режиме Конструктор макет отчета состоит из нескольких областей. Первоначально макет отчета имеет три стандартных области - верхний колонтитул, область данных и нижний колон- титул.
Верхний колонтитул выводится в верхней части каждой страницы отчета, в верхний колонтитул помещают названия граф. Нижний колонтитул выводится в нижней части каждой страницы отчета.
Область данных используется для отображения информа- ции из полей записи. Каждое поле из области данных в отчете повторяется столько раз, сколько записей в базе данных.
Заголовок и примечание отчета можно добавить в макет отчета с помощью пункта меню Вид/Заголовок и примечание отчета. Заголовок отчета выводится в верхней части первой страницы отчета, примечание отчета - в нижней части последней страницы отчета.
134
Заголовок и примечание группы можно добавить в макет отчета с помощью пунктов меню Вид/Сортировка и группи-
ровка или с помощью кнопки Сортировка и группировка стан-
дартной панели элементов.
Заголовок группы выводится в начале каждой группы за- писей. Примечание группы выводится в конце каждой группы записей.
3.29.Типы элементов управления
Вотчетах используют три типа элементов управления:
связанные элементы управления - поля таблицы или за-
проса, в которых не допускаются выполнения вычислений;
несвязанные элементы управления - текстовые поля,
надписи;
вычисляемые элементы управления - любые вычислен-
ные значения, включая итоговые суммы, средние значения и др. Для создания элементов управления щелкают по кнопке со-
ответствующего элемента на панели элементов, затем по месту в отчете, где должен находиться выбранный элемент.
Чтобы удалить элемент управления, щелкают по нему и по- сле появления маркеров выделения нажимают клавишу Del.
При изменении свойств элементов управления, выделяют элемент щелчком, щелкают по кнопке Свойства на панели управления (или вызывают контекстное меню и выбирают пункт Свойства) и в появившемся диалоговом окне задают новые свой- ства.
Чтобы переместить элемент управления, щелкают по нему, помещают указатель на выделенный элемент управления так, чтобы он превратился в "руку", и перетаскивают в нужное место. Если элемент состоит из двух частей, то, выделив элемент, уста- навливают курсор в левый верхний угол части так, чтобы он стал "рукой с указывающим пальцем", и перетаскивают часть элемен- та в нужное место.
Чтобы изменить размеры элемента управления, щелкают по
135
нему и, поместив указатель на маркер выделения (указатель име- ет форму двухконечной стрелки), перетаскивают маркер в нуж- ном направлении.
Чтобы изменить размеры областей отчета, необходимо ус- тановить указатель мыши на правую или нижнюю границы об- ласти (указатель примет вид двунаправленной стрелки) и пере- тащить в нужном направлении.
3.30. Задание надписей в отчете
Надписи могут помещаться в заголовке и примечании отче- та, в заголовке и примечании группы, в верхнем и нижнем ко- лонтитуле.
Чтобы создать надпись, необходимо щелкнуть по кнопке Надпись на панели элементов и в том месте отчета, где она будет находиться. В отчете в месте щелчка появится прямоугольник, куда можно внести текст. Для текста можно установить нужный шрифт, используя кнопки панели форматирования. Для установ-
ки размеров рамки по размеру текста надписи можно выполнить команды Формат/Размер/По размеру данных.
3.31. Создание связных элементов (полей)
Поля таблицы или запроса могут находиться в заголовке и примечании отчета, в заголовке и примечании группы, в области данных.
Чтобы создать поле в отчете и связать его с полем из таб- лицы или запроса базы данных, необходимо:
щелкнуть по кнопке Поле на панели элементов и в том месте отчета, где оно будет находиться;
в отчете появится элемент из двух частей (одна часть назы- вается "поле", другая - "свободный", в первую часть вносят над- пись, вторую часть связывают с полем из базы данных; если пер- вая часть не нужна, то ее удаляют);
136
выделить щелчком поле "свободный" и щелкнуть по кнопке Свойства на панели инструментов;
в диалоговом окне выбрать щелчком вкладку Данные;
щелкнуть по кнопке раскрывающегося списка и выбрать из появившегося списка нужное поле.
Другой способ предлагает воспользоваться кнопкой Список полей на панели инструментов. Щелчок по этой кнопке вы- дает список доступных полей, нужное поле выбирают перетаски- ванием его из списка в место его расположения в макете отчета.
3.32. Создание вычисляемых элементов
Вычисляемые элементы могут находиться в заголовке и примечании отчета, в заголовке и примечании группы, в области данных.
Когда вычисляемый элемент находится в заголовке или примечании отчета и содержит групповую функцию, то вычисле- ние осуществляется для всех записей таблицы или запроса.
Если вычисляемый элемент находится в заголовке или примечании группы, то вычисление - для группы записей.
Если вычисляемый элемент находится в области данных, то вычисление - для каждой записи таблицы или запроса.
Чтобы создать вычисляемый элемент, необходимо:
щелкнуть по кнопке Поле на панели элементов и в том месте отчета, где оно будет находиться;
выделить щелчком поле "свободный" и щелкнуть по кнопке Свойства на панели инструментов;
вдиалоговом окне выбрать щелчком вкладку Данные;
щелкнуть по кнопке Построитель выражений;
вдиалоговом окне Построитель выражений задать фор- мулу вычисления (формула начинается со знака =, имена полей заключают в квадратные скобки, текст заключают в кавычки).
Для задания формулы в диалоговом окне можно использовать кнопки арифметических и логических операций, выбирать двой- ным щелчком имена таблиц, запросов и имена полей или функ-
137
ций из списков в нижней части диалогового окна;
щелкнуть по кнопке Ok, чтобы вставить выражение в поле. Для отображения результатов вычисления в нужном фор-
мате поступают следующим образом:
врежиме Конструктор щелкнуть по полю, содержимое ко- торого надо отформатировать, и на панели инструментов щелк- нуть по кнопке Свойства;
впоявившемся диалоговом окне перейти во вкладку Макет, щелкнуть в строке Формат поля и по стрелке раскрывающе- гося списка; в появившемся списке выбрать требуемый формат данных;
если форматируется число, в поле Число десятичных знаков можно ввести нужное число знаков после запятой;
закрыть диалоговое окно.
В отчетах можно вывести значения некоторого поля записи или итогового поля группировки нарастающим итогом. Для этого выделяют вычисляемое поле, открывают окно его свойств и во
вкладке Данные в строке Сумма с накоплением выбирают из списка значение Для группы.
3.33.Группирование записей в отчете
Группирование записей осуществляется следующим образом:
отобразить отчет в режиме Конструктор;
на панели инструментов щелкнуть по кнопке Сортировка и группировка;
щелкнуть по полю в столбце Поле/Выражение, затем - по стрелке раскрывающегося списка; выбрать из списка имя поля, по которому будет производиться группирование;
щелкнуть по правой стороне поля в столбце Порядок сортировки и выбрать тип сортировки записей в группе;
щелкнуть по правой стороне поля Заголовок группы и выбрать из списка Да, чтобы включить в начало каждой группы записей заголовок;
щелкнуть по правой стороне поля Примечание группы и
138
выбрать Да, чтобы включить в конец каждой группы записей область примечаний. Примечание группы используют, если
нужно включить в состав каждой группы записей строку итога или промежуточного итога;
для дополнительной сортировки внутри каждой группы ис- пользуют второе поле. Щелкают по правой стороне первого пус-
того поля в столбце Поле/Выражение и выбирают имя второго поля, по которому будет производиться сортировка. Затем щел-
кают по правой стороне поля в столбце Порядок сортировки и устанавливают тип сортировки – по возрастанию или по убыва- нию;
закрыть диалоговое окно.
В результате в макете отчета появляются две области - за- головок группы и примечание группы.
Если необходимо, чтобы сведения о каждой группе печата- лись на отдельной странице, в примечание группы вставляют разрыв страницы. Для этого используют кнопку Разрыв страницы на панели элементов.
3.34. Добавление в отчет текущей даты и номера страницы
Существует несколько способов добавления в отчет теку- щей даты.
1 способ. Для добавления в отчет текущей даты используют встроенную функцию Nеw(). Для этого в заголовке отчета созда- ют свободный элемент с помощью кнопки Поле, для него откры- вают окно свойств, во вкладке Данные в строке Данные задают выражение =New().
На вкладке Макет окна Свойств в строке Формат поля
выбирают, например, значение Полный формат даты. Подпись этого поля можно выделить и удалить.
2 способ. Поле текущей даты и времени можно добавить в отчет, выполнив в режиме конструктора команды Вставка/Дата и время. Установка в диалоговом окне Дата и время флажков
Формат даты и/или Формат времени позволяет вставить теку-
139
щую дату и/или текущее время и выбрать нужный формат.
В отчет будет добавлено поле, в свойствах которого на вкладке Данные в строке Данные будет записано соответствую- щее выражение. Если в отчете имеется раздел заголовка, поле добавляется в этот раздел. В противном случае поле вносится в область данных. В качестве выражения записывается функция Format, которая формирует значение на основе заданных ей аргу- ментов - функции Date(), возвращающей текущую системную дату, и формата, в котором должна выводиться дата. Например, =Format(Date(); "Long Date").
Поле нумерация страниц также можно добавить разными способами.
1 способ. Для добавления номера страницы в нижний ко- лонтитул создают свободный элемент с помощью кнопки Поле, вызывают для него окно свойств, во вкладке Данные в строке Данные вносят выражение =[Page]. Для редактирования подписи
этого поля во вкладке Макет в строке Подпись можно внести значение "Стр.".
2 способ. Поле нумерации страниц можно добавить в отчет,
выполнив в режиме конструктора команды Вставка/Номера страниц. В диалоговом окне Номера страниц выбирают пара- метры, определяющие формат, расположение и выравнивание номеров страниц. Для печати номера страницы на первой стра-
нице устанавливают флажок Отображать номер на первой странице. Выражение, определяющее вывод номеров страниц,
записывается в свойствах поля во вкладке Данные в строке Дан-
ные.
Выражение может иметь вид: ="Страница "&[Page] или
="Страница "&[Page]& " из " &[Pages],
что соответствует выбору Страницы N или Страницы N из M.
3.35. Создание отчета с помощью «Мастера отчетов»
Мастер отчетов позволяет построить многотабличный от- чет для взаимосвязанных таблиц, выбрать из них нужные поля в
140