Технологии электронного офиса. Учебное пособие

Появится окно Закладка, где в поле Имя закладки будет мигать курсор. Следует ввести имя (длиной до 40 знаков, оно обязатель- но должно начинаться с буквы) и щёлкнуть по кнопке Добавить в этом окне. Теперь можно выйти из Word. Впоследствии всегда можно вернуться в то место, где была установлена закладка:

выбирают пункты меню Вставка/Закладка; в появившемся окне Закладка щёлкают по имени заклад-

ки и кнопке Перейти.

Закладок можно сделать несколько. Когда надобность в них отпадёт, их можно удалить:

выбирают пункты меню Вставка/Закладка; выделяют имя закладки, щёлкнув по ней, затем щёлкают

по кнопке Удалить.

1.4.8. Расстановка табуляций

Несложные таблицы без граничных линий можно созда- вать, используя заранее заданные позиции табуляции и клавишу

Tab.

Табуляция – определение местоположения табулостопа (специального значка для отметки позиции табуляции).

В пределах выделенных абзацев текст можно равнять отно- сительно табуляторов по левому краю, по центру, по правому краю или по разделителю (десятичной точке). При выравнивании текста по десятичной точке, находящейся в позиции табуляции, место запятой будет находиться справа от этой позиции. Расста- новку табуляций можно сделать двумя способами.

Первый способ. Используют линейку для указания и изме- нения места отступов табуляции. Если линейка отсутствует, её можно вывести на экран выбором пунктов меню Вид/Линейка. На левом краю линейки находится кнопка – переключатель уста- новки табуляции – по левому краю поля, по центру, по правому краю или по десятичной точке. Символ на кнопке соответствует названным функциям. Щелчок по данной кнопке меняет вид та- буляции. Чтобы назначить шаг табуляции, щелкают мышью в

21

нужном месте линейки, там появляется кнопка с изображением вида табуляции – табулостоп. В пределах линейки табулостоп

можно перетаскивать на другую позицию указателем мыши при нажатой кнопке. Удалить его можно также мышью, перетащив за пределы линейки. Поставить курсор в местоположение табуло- стопа можно, нажав клавишу Tab.

Второй способ. Используют кнопку Табуляция в диало- говом окне Абзац (окно появляется при выборе пунктов меню

Формат, Абзац) или выбирают пункты меню Формат, Табуля-

ция. В обоих случаях открывается диалоговое окно для расста- новки табуляций. В поле Выравнивание определяют щелчком вид табуляции. Переключатель С чертой задает не табуляцию, а вертикальную линию в пределах отмеченного абзаца (напри- мер, для различения двух независимых текстов).

Переключателями Заполнитель можно задать символы, которыми заполняются промежутки между элементами сложно- го набора.

Кнопка Установить заносит табуляции в список позиции табуляции, а кнопка Удалить удаляет их из него. Убрать одно- временно все табуляции можно кнопкой Удалить все. В поле Позиции табуляции задают шаг табуляции. Расстановку (или выключение) табуляций нужно подтвердить клавишей Enter или щелчком по кнопке Ok.

1.4.9. Поиск и замена текста

Если нужно найти в каком-либо документе определенный текст, то выбирают пункты меню Правка/Найти. В появившемся диалоговом окне в поле, Что задают слово или фразу для поиска или выбирают параметры предыдущего поиска в раскрывающем- ся списке (щелчком по кнопке со стрелкой вниз). Также можно в поле С учетом регистра задать необходимость различать заглав- ные и строчные буквы. Если активизировать выключатель Только слово целиком, а заданная последовательность литер совпа- дает только с частью какого-то слова, то программа его пропус-

22

тит. В поле Направление задается направление поиска – «Вперед», «Назад», считая от курсора, и «Везде». С помощью кнопки Формат задают поиск по шрифтам, абзацам, языкам и стилям, а

также по специальным символам с помощью кнопки Специаль-

ный.

Текст можно не только найти, но и заменить, используя команду Заменить из пункта меню Правка. Соответствующее диалоговое окно можно вызвать непосредственно из окна Найти, щелкнув по кнопке Заменить. Кроме слова или фразы, которые требуется найти, в поле Заменить на вводят новый текст и ука- зывают, будет ли замена производится во всех местах, где про- грамма найдет этот текст – с помощью кнопки Заменить все. Если же хотят контролировать каждый случай замены, то исполь-

зуют кнопки Заменить для замены и Найти далее для перехода к следующему слову. Процесс прекращают, и диалоговое окно за-

крывают с помощью кнопки Отмена.

1.4.10. Создание сносок

Для создания сносок устанавливают курсор в позицию, где в тексте документа будет находиться маркер сноски – звез- дочка или цифра. Далее выбирают пункты меню Вставка/Сноска. В открывшемся диалоговом окне указывают, какую сноску будут вставлять: под данной страницей (переключатель Обычная) или в конце документа (переключатель Концевая). Word нумерует сноски автоматически, если не задано иное пере- ключателем Другая. Предусмотрена возможность обозначать сноски не только порядковыми номерами, но и специальными значками – с помощью кнопки Символ. Щелчком по кнопке OK подтверждают сделанные установки, при этом в нижней части экрана открывается панель для ввода текста сноски. После ввода

текста сноски для возврата в окно документа щелкают в тексте документа.

Чтобы отредактировать сноски, выбирают пункты меню

Вид/Сноски.

23

Чтобы убрать из документа сноску, выделяют в тексте ее указатель и нажимают клавишу Del.

Сноски можно также перемещать, копировать и вставлять на другое место как любой другой фрагмент текста. Эти операции выполняются с указателями сносок в тексте. Соответственно ав- томатически заменяются номера сносок.

1.4.11. Создание колонтитулов

Колонтитул – верхний и нижний – это строка, располо- женная вверху или внизу основного текста страницы и характе- ризующая его содержание.

Чтобы проставить колонтитулы, выбирают пункты меню Вид/Колонтитулы. На экране появляется инструментальная па- нель колонтитулов, а курсор находится в позиции верхнего ко- лонтитула. Затем вводят текст колонтитула, используя также кнопки панели колонтитулов. Одна из кнопок позволяет перейти

внижний колонтитул. Кнопка Параметры страницы на панели вызывает одноименное окно. В этом окне во вкладке Макет мож- но определить, должна ли первая страница документа отличаться от прочих, будут ли различаться колонтитулы четных и нечетных страниц. Во вкладке Поля можно задать расстояние верхнего и нижнего колонтитулов. Окно закрывается кнопкой Закрыть или двойным щелчком мыши в пределах текста документа. Вернуться

вполе колонтитулов можно просто двойным щелчком мыши в поле колонтитула.

Можно изменять вид колонтитулов:

-на 1-й странице;

-в каждом новом разделе.

Колонтитул можно сдвинуть влево или вправо от полей.

Для этого для абзацев колонтитула надо задать отрицательное значение правого или левого отступа.

Текст колонтитула можно вставить в надпись, а потом надпись таскать по всему документу. Но работать с такой надпи- сью можно только как с колонтитулом. Номер страницы в колон- титуле - это тоже надпись, которую можно перетаскивать.

24

1.4.12. Колонки

Текст можно разбить на определенное число колонок, ис- пользуя команды меню Формат/Колонки. В открывшемся диа- логовом окне установить количество колонок (поле Количество), ширину колонок (поле Ширина), расстояние между колонками (поле Интервал). Можно также выбрать колонки одинаковой ширины (флаг Колонки одной ширины), задать разделитель- ную линию между колонками (флаг Разделитель).

В поле Применить выбирают ту часть документа, в кото- рой должны быть произведены заданные изменения.

Смена числа колонок в тексте означает начало нового раздела. Новый раздел получается автоматически, если в готовом тексте менять число колонок. При вводе текста переход к новому разделу делается командой Вставка/Разрыв, начать новый раз- дел на текущей или на новой странице.

1.4.13. Редактор формул

Для создания текстов с математическими формулами удобно использовать редактор формул – средство написания раз- нообразных математических выражений. Чтобы вызвать редактор формул, выбирают пункты меню Вставка/Объект и в диалого- вом окне Microsoft Equation 3.0, щелкают по кнопке Ok. В ре- зультате этих действий появляется панель Формула. С помощью кнопок этой панели выбирают знаки, символы и форматы, необ- ходимые для построения формулы.

Чтобы внести в формулу изменения, необходимо подвести к ней указатель мыши и дважды щелкнуть.

Чтобы выйти из редактора формул, щелкают в тексте до- кумента.

Формула, как и любой объект, может быть не обтекае-

мой, т.е. рассматриваться как отдельный символ в тексте или

обтекаться текстом. В случае обтекания текстом при активиза- ции объекта появляется «якорь привязки» к конкретному месту

25

документа. Для изменения формата объекта надо вызвать (на- пример, в контекстном меню) команду Формат объекта, перейти на вкладку Положение и установить требуемые атрибуты.

1.5. Форматирование текста

1.5.1. Выбор шрифта

Форматирование означает выбор шрифта, придание опре- деленной формы абзацам: установление отступа первой строки, выравнивание текста в абзаце по левому, правому краю или по ширине и другие операции по приданию тексту желаемой формы.

Форматирование всегда производится в режиме Разметки страницы, который включается выбором пунктов меню

Вид/Разметка страницы.

Операции форматирования почти всегда предшествует выделение текста, который надо форматировать. Имеется удобная возможность форматировать целые фрагменты текста. Для этого

необходимо сначала дважды щёлкнуть мышью по кнопке Копировать формат с изображением кисти на стандартной панели инструментов, при этом курсор должен находиться в пределах абзаца или слова, формат которого должен быть скопирован. Затем надо провести указателем мыши (в виде кисти) при нажа- той клавише мыши по форматируемому фрагменту, затем щёлк- нуть по кнопке ещё раз. Аналогичные действия, выполненные указателем в виде фломастера (он возникает при щелчке на соот- ветствующей кнопке панели форматирования), позволяют назна- чить цвет для выделенного фрагмента.

Шрифт можно выбирать до или после набора текста. Если изменяют шрифт набранного текста, то предварительно текст выделяют.

Выбор шрифта осуществляют двумя способами. Первый способ использует кнопки панели форматирования.

26

Щелчок по стрелке кнопки Шрифт вы- водит список доступных шрифтов, выбор шрифта осуществляют щелчком по его имени.

Щелчок по стрелке кнопки Размер шрифта вы- водит список шрифтов, нужный размер выбирают щелчком по соответствующему числу. Размер шрифта измеряется в пунктах

(сокращенно – пт). 1 пт = 1/12 пк ≈ 0,035 см ≈ 1/72 ".

Выбор необходимого начертания шрифта (полужирный, курсив или подчеркивание) осуществляют щелчком по кнопкам

, или .

Щелчок по стрелке Цвет шрифта выводит таб- лицу возможных цветов, выбор осуществляют по нужному цвету.

Второй способ использует меню. Это или пункты главного меню Формат/Шрифт или пункт контекстного меню Шрифт.

Контекстное меню вызывают щелчком правой клавиши мыши на выделенном участке текста. В обоих случаях на экран будет вы- ведено диалоговое окно Шрифт, в котором можно выбрать тип шрифта, размер, начертание, цвет шрифта, эффекты, например: верхний или нижний индекс. Преимуществом этого способа яв- ляется возможность увидеть в окне образец, как будет выглядеть шрифт. Щелкнув по ОК, вы примените сделанные установки к выделенному участку текста.

Полезные горячие клавиши: Ctrl+B – полужирный шрифт; Ctrl+U – подчеркивание;

Ctrl+I – курсив;

Shift+F3 или Ctrl+Shift+A – смена регистра символов.

1.5.2. Форматирование абзацев

Установить формат абзаца текста можно до набора текста и после его окончания. Во втором случае надо выделить абзац

27

или поместить курсор в любую позицию в его пределах. Чтобы отформатировать одновременно несколько абзацев, необходимо выделить хотя бы по одному символу в каждом из них.

Форматирование абзацев можно выполнить двумя спосо- бами: используя панель инструментов или диалоговое окно Аб-

зац.

Первый способ. На панели инструментов имеются четыре кнопки, позволяющие установить положение текста в абзаце: по

левому краю , по центру , по правому краю и по

ширине .

Используя указанные кнопки, можно сдвинуть абзац к правому краю, к левому краю, по центру или выровнять строки абзаца по ширине, щёлкая по соответствующей кнопке. Сделать отступ первой строки можно, используя треугольную (верхнюю) кнопку на верхней линейке. Она называется “Отступ первой строки”. Установив на ней остриё указателя мыши, нажимают клавишу и не отпуская её, тащат влево или вправо: первая строка сдвинется, создав нужный отступ.

Второй способ. Вызвать диалоговое окно Абзац. Для этого

выбирают пункты меню Формат/Абзац или щёлкают правой клавишей мыши по абзацу. В появившемся контекстном меню выбирают Абзац. В обоих случаях будет выведено на экран диа- логовое окно Абзац.

В первой вкладке Отступы и интервалы можно сделать следующие установки: выровнять текст, установить отступ абзаца от левого и правого края, интервал между строками, вид первой строки абзаца.

Во второй вкладке Положение на странице диалогового окна Абзац задают правила перехода со страницы на страницу, автоматический перенос слов и нумерация строк. Вкладка содер- жит набор выключателей (флажков). Активизировать выключа- тель (или выставить флажок-галочку) - значит щёлкнуть по соот- ветствующей фразе. Повторный щелчок снимает флажок-галочку.

28

Активизированный выключатель Запрет “висячих строк” ука- зывает программе, что при переходе на следующую страницу не должны возникать “висячие строки” – страница не должна заканчиваться первой строкой или начинаться с последней стро- ки абзаца. Активированный включатель Не разрывать абзац указывает, что абзац должен полностью находиться на странице. Если необходимо заблокировать возможность перехода на сле- дующую страницу между двумя абзацами активируют выключа- тель Не отрывать от следующего. Активированный выключа- тель С новой страницы указывает, что отмеченный абзац дол- жен начинаться с новой страницы. Если же активирован выклю- чаталь Запретить нумерацию строк, то при подсчете числа строк в тексте строки отмеченного абзаца не учитываются. Режим автоматического переноса слов может быть отмечен для отмечен-

ного абзаца текста выключателем Запретить автоматический перенос слов. Чтобы применить установки к тексту, щелкают по кнопке Оk.

1.5.3. Надписи

Преимущество надписи состоит в том, что в надпись можно поместить какой-то элемент текста (таблицу, колонтитул) и перетащить в любое место текста, сделав надпись обтекаемой.

Преимущество надписи состоит в том , что в над-

пись можно поместить какой то элемент и перетащить в любое место текста, сделав надпись обтекаемой

Надписи можно связывать друг с другом. Тогда текст, не поместившийся в первой надписи, переходит автоматически во вторую.

1.5.4. Сочетания клавиш

Для распечатки сочетания клавиш используется команда

29

Файл/Печать, из списка "Напечатать" выбирается элемент "Сочетание клавиш". Установить сочетание клавиш можно так:

1)Сервис/Настройка, Клавиатура;

2)в списке "Сохранить изменения в" выбрать шаблон для сохранения или же текущий документ;

3)из списка "Категории" выбрать категорию;

4)выбрать команду для заданной категории;

5)щелкнуть на поле "Новое сочетание клавиш" и на-

жать требуемые клавиши;

6)назначить .

Аналогично через команду Сервис/Настройка добавля- ются кнопки на панели инструментов. В окне Настройка на вкладке Команды надо выбрать требуемую команду и ее обозна- чение перетащить мышью на панель инструментов. Созданной кнопке можно придать внешний вид, открыв для нее контекстное меню (правая кнопка мыши): можно самостоятельно откорректи- ровать рисунок на кнопке, поясняющий текст. Убрать кнопку с

панели инструментов надо также через команду Сер-

вис/Настройка.

1.6.Создание и редактирование таблиц

1.6.1.Создание таблиц

Перед созданием таблицы необходимо перейти в режим

Разметка страницы (пункты меню Вид/Разметка страницы).

Создать таблицу можно одним из трех способов.

Первый способ. Щелкают на кнопке Добавить таблицу на панели инструментов. Появится макет таблицы. Нажав и не отпуская кнопку мыши, перемещают курсор мыши по макету и тем самым выделяют требуемое число строк и столбцов. Когда кнопка мыши будет отпущена, таблица будет вставлена в текст.

Второй способ. Выбирают пункты меню Таблица/Добавить таблицу, в результате появится диалоговое окно

Вставка таблицы. Щелкая по стрелкам в полях Число столбцов

30