Технологии электронного офиса. Учебное пособие

1.2.Сохранение документа

1.2.1.Первоначальная запись или запись с новым именем

Сохранение документов после произведенных изменений осуществляется с помощью пунктов меню Файл, Сохранить или

кнопки Сохранить на стандартной панели инструментов. Документ автоматически сохранится в том файле, имя которого вы задали при первоначальном сохранении.

Также для первоначального сохранения документа или сохранения его под новым именем выбирают пункты меню

Файл, Сохранить как. При этом открывается окно Сохранение документа, где в поле Имя файла будут стоять первые слова создаваемого документа. В это поле следует мышью установить курсор, удалить эти слова и набрать любое имя на русском или английском языке, после чего щелкнуть по кнопке Сохранить. Документ будет сохранен в папке Мои документы под именем, которое вы записали. Расширение doc ему будет присвоено авто- матически. В дальнейшем при работе с этим документом для со-

хранения достаточно просто выбирать команды Файл/Сохранить. В то же время можно сохранить документ в другом формате, выбрав требуемый тип в строке Тип файла окна

Сохранение документа.

Если вас не устраивает стандартная папка Мои документы, то необходимо щелкнуть по кнопке раскрывающегося списка, находящейся в конце имени Мои документы. При этом появится список доступных дисков, щелчком по имени диска выбирают нужный, двойным щелчком по имени папки открывают нужную папку. После того, как выбрана нужная папка, вводят имя файла в поле Имя файла и щелкают по кнопке Сохранить.

Если при первоначальном сохранении документов выби- рают команды Файл/Сохранить, то документ будет сохранен в

стандартной папке Мои документы в файле со стандартным именем Документ 1.doc.

11

1.2.2. Автосохранение

Текст текущего документа можно сохранять автоматиче- ски через определённые промежутки времени. Для этого выбира- ют пункты меню Файл/Сохранить как, щёлкают по кнопке Параметры, в появившимся диалоговом окне в поле Автосохранение каждые…минут выставляют интервал времени. Рекомен- дуемая величина – 5 - 10 мин.

Автосохранение можно также установить другим спосо- бом: выбрать пункты меню Сервис/Параметры, вкладку Сохра-

нение и в поле Автосохранение каждые … минут указать нуж-

ный интервал времени в минутах.

1.2.3. Защита документа паролем

Можно защитить документ от несанкционированного дос- тупа двумя способами. Первый способ: выбрать пункты меню

Файл/Сохранить как, щелкнуть по кнопке Параметры. Второй способ: выбрать пункты меню Сервис/Параметры, вкладку Со-

хранение.

В обоих случаях в появившемся диалоговом окне в поле Пароль для открытия файла ввести пароль длиной до 15 сим- волов. После этого открыть документ можно будет только с ис- пользованием этого пароля: при вызове документа на экране поя- вится требование ввести «пароль», без чего текст документа не появится. Также можно установить защиту файла от изменений,

указав в поле Пароль разрешения записи соответствующий пароль. Если же активен выключатель (выставлен флажок) Ре-

комендовать доступ только для чтения, то внести изменения в этот документ будет можно только после снятия этого флажка.

После подтверждения (повторного ввода) пароля и щелчка по кнопке Оk (или нажатия клавиши Enter) произойдёт выход из окна Сохранения и документ будет запомнен с паролями.

12

Чтобы убрать пароли, необходимо одним из двух способов, рассмотренных выше, попасть в окно, где задавались пароли, стереть их в соответствующих полях и щёлкнуть по кнопке Оk.

1.3.Печать документов

1.3.1.Размеры полей

Перед печатью для задания размеров полей выбирают пункты меню Файл/Параметры страницы, вкладку Поля. В

данной вкладке задают размеры левого, правого, верхнего и ниж- него полей. Вкладка Размер бумаги позволяет задать ориента- цию листа.

1.3.2. Разбивка на страницы

Word автоматически разбивает текст на страницы и ука- зывает их количество внизу в строке состояния. Однако в некото-

рых случаях требуется произвести принудительный переход на новую страницу. Для этого создают одну-две пустые строки и нажимают Ctrl+Enter. В этом месте страница прервется и после- дующий текст начнется с новой страницы. Этого же можно дос- тигнуть, выбрав пункты меню Вставка/Разрыв.

1.3.3. Нумерация страниц

Чтобы проставить страницы выбирают пункты меню Вставка/Номера страниц, в открывшемся диалоговом окне ука- зывают, где именно проставить страницы (вверху, внизу, в цен- тре и т. д.), а также определяют, с какого номера будет начинать- ся первая страница, указав его в поле «Номер на первой странице». Чтобы расставить номера по тексту, нужно щелкнуть по кнопке Ok.

Чтобы удалить номера страниц, дважды щелкают по но- меру страницы, при этом попадают в соответствующий колонти-

13

тул. Выделяют номер страницы и нажимают клавишу Del, нуме- рация удаляется, после этого щелкают по кнопке Закрыть, чтобы выйти из колонтитула.

Вообще-то номер страницы можно поместить в любое ме- сто страницы, а не только в область колонтитула. Дело в том, что номер страницы содержится в надписи, а надпись, как будет опи- сано ниже, можно перетаскивать в другое место документа.

1.3.4. Предварительный просмотр

Прежде чем перейти к распечатке документа, можно вы- вести его на экран для обозрения, выбрав пункты меню

Файл/Предварительный просмотр или щелкнув по кнопке

Предварительный просмотр на стандартной панели инст-

рументов. В отрывшемся окне документ будет выглядеть так, как на листе после печати. Чтобы выйти из предварительного про- смотра, щелкают по кнопке Закрыть.

В режиме просмотра можно: вставить номера страниц;

уменьшить или увеличить нужный участок текста; вывести на экран сразу несколько страниц документа. Для задания размеров полей текста от края бумаги вы-

полняется команда Файл/Параметры страницы. На вкладке Поля задаются:

размеры левого, правого, верхнего и нижнего полей тек- ста от края бумаги;

положение и размер переплета; ориентация листа – книжная или альбомная;

количество печатаемых страниц на 1 листе бумаги. Вкладка Размер бумаги позволяет задать реальный раз-

мер листов бумаги и параметры печати (режим и качество печа- ти, подачу бумаги и т. д.).

14

1.3.5. Печать

Распечатка документа без уточняющих процедур осущест-

вляется щелчком по кнопке Печать на стандартной панели инструментов.

При выборе пунктов меню Файл/Печать открывается диалоговое окно Печать.

В этом окне можно задать:

-в поле Принтер имя подключенного принтера;

-поле Страницы диапазон печати – все, текущая, отдель- ные страницы документа или выделенный фрагмент. При этом номера отдельных страниц должны отделяться при вводе запятыми,

аинтервал обозначаться дефисом, например: “2, 7, 10-15”;

-поле Копии число печатаемых копий;

-раскрывающемся списке Вывести на печать порядок распечатки (все страницы диапазона, только чётные или нечёт- ные страницы);

-группе Масштаб можно задать количество страниц на листе. Так, можно указать 2 страницы для распечатки каждой страницы текста в формате А5, но при этом надо задать и размер бумаги – А5;

-раскрывающемся списке Напечатать надо указать, что именно должно быть напечатано (документ, сведения, примеча- ния, стили и т. д.).

Щелчок по кнопке Параметры открывает диалоговое ок- но, где можно задать распечатку документа в обратном порядке или в виде черновика без форматирования. Включив поле Фоновая печать, можно работать с компьютером в то же самое время, когда происходит печать.

Щелчок по кнопке Свойства открывает диалоговое окно, где можно задать ориентацию листа при печати (книжная или альбомная), изменить качество печати (вкладка Параметры уст-

ройства, поле Качество печати).

15

1.4.Редактирование текста

1.4.1.Выбор языка

Обычно в Word по умолчанию уже включена автоматиче- ская проверка правописания, которая использует словарь для выбранного языка. Пункты меню Сервис/Язык/Выбрать язык выведут на экран окно Язык, где можно выбрать в списке Русский, затем щёлкнуть по кнопке По умолчанию и в появившем- ся следующем окне – запросе щёлкнуть «Да».

Режим автоматической расстановки переносов включается следующим образом: пункт меню Сервис/Язык/Расстановка переносов, активизация выключателя (выставить флажок) Ав-

томатическая расстановка переносов.

1.4.2. Проверка правописания

Проверка правописания может осуществляться автомати- чески при вводе или специально.

Если в Word включена автоматическая проверка правопи- сания, то ошибочные слова будут сразу при вводе подчёркиваться волнистой красной линией, а синтаксические ошибки – волни- стой зелёной линией. Если в строке состояния есть пиктограмма, изображающая книжку, то проверка правописания происходит автоматически.

Ошибки можно сразу исправить. Если исправление оши- бок вызывает затруднение, то, щёлкнув правой клавишей мыши на подчёркнутом слове, вызывают контекстное меню, в котором будет приведено правильное написание ошибочного слова, пре- доставлена возможность включить слово в словарь или пренеб- речь предложением.

Однако в некоторых случаях Word начинает подчёркивать подряд слова, хотя ошибок в них нет. Обычно это бывает, когда в русском тексте присутствуют английские слова или русские сло- ва, которых нет в словаре. В этом случае автоматическую провер-

16

ку правописания можно отключить, а проверку правописания сделать после ввода текста.

Включение или отключение автоматической проверки правописания происходит следующим образом:

выбрать пункты меню Сервис/Параметры, вкладку Пра-

вописание;

поставить флажки (щёлкнуть) в окошках против строк

“Автоматически проверять орфографию“, “Автоматически проверять грамматику“. В этом случае Word будет автоматиче- ски проверять правописание. Если флажки убрать (щёлкнуть), то правописание проверяться не будет.

Чтобы отказаться от подчёркивания ошибок красной вол- нистой линией, нужно поставить флажок в строке “Не выделять слова с ошибками” на той же вкладке Правописание.

Проверку правописания после ввода текста осуществляют следующим образом:

выделить фрагмент текста, в котором будет выполняться проверка правописания или поставить курсор в то место текста, откуда начнётся проверка;

выбрать пункт меню Сервис/Правописание или щёлк-

нуть по кнопке Орфография на стандартной панели инст- рументов.

Текст будет последовательно проверяться, и в окне Пра-

вописание красным цветом будут представляться ошибочные слова. Слово можно занести в дополнительный словарь пользова- теля (кнопка Добавить); слово можно не вносить в словарь (кнопка Пропустить); по команде Пропустить всё данное слово будет проходить без замечаний до конца документа; неправиль- ное слово можно заменить на предлагаемое (в строке Заменить на), щёлкнув на кнопке Заменить. Чтобы исправленное слово в случае его повторения корректировалось далее по всему докумен- ту автоматически, щёлкают по кнопке Заменить всё.

Можно использовать пиктограмму Книжка в строке со- стояния для перехода от одной ошибке к другой. Двойной щелчок

мышью по данной пиктограмме позволяет перейти к следующей обнаруженной ошибке.

17

1.4.3. Выделение элементов текста

Выделить слово можно тремя способами:

подвести курсор к любой букве слова и дважды щёлкнуть мышью;

установить курсор в начале или в конце слова, нажать и

удерживать Shift и многократно нажимать стрелку вправо или влево;

протянуть мышь вдоль слова, удерживая нажатой клави- шу мыши.

Выделить предложение можно, нажав Ctrl и щёлкнув в любом месте на предложении.

Выделить строку можно, став мышью на полосу выделе- ния против строки и щёлкнув. Полоса выделения находится сразу за левой границей текста, при попадании на неё указатель мыши превращается в стрелку, направленную направо и вверх.

Чтобы выделить ряд строк необходимо встать на полосу выделения, нажать и удерживать клавишу мыши и протащить мышь вниз или вверх по полосе выделения.

Чтобы выделить абзац, необходимо трижды щелкнуть в

любом месте абзаца Чтобы выделить весь текст, необходимо нажать и удер-

живать Ctrl и щёлкнуть в любом месте по полосе выделения. Чтобы выделить любой блок текста, надо нажать и удер-

живать Alt и обвести мышью весь участок текста при нажатой клавише мыши.

1.4.4. Перемещение текста

Перемещение текста осуществляют в несколько этапов:

1)выделить участок текста, который нужно переместить;

2)удалить из текста и поместить выделенный участок в буфер; для этого необходимо либо выбрать пункты меню Прав-

ка/Вырезать, либо кнопку Вырезать на стандартной пане- ли инструментов, либо вызвать контекстное меню щелчком пра- вой клавиши мыши и выбрать пункт Вырезать;

18

3)установить курсор в то место текста, куда требуется вставить перемещаемый текст;

4)переместить выделенный участок текста из буфера в место положения курсора; для этого необходимо либо выбрать

пункты меню Правка/Вставить, либо кнопку Вставить на стандартной панели инструментов, либо вызвать контекстное

меню щелчком правой клавиши мыши и выбрать пункт Вста-

вить.

Эти же процедуры позволяют переносить участки текста из одного документа в другой:

открыть один документ в первом окне, а другой документ во втором окне, выбрав пункты меню Файл/Открыть, диск, пап- ку и файл;

выделить участок текста в одном документе; вырезать или скопировать его в буфер;

перейти в другое окно, использовав пункт меню Окно; установить курсор в то место, куда нужно вставить текст; вставить текст из буфера.

Перемещение с помощью мыши – самый простой и удоб- ный способ перемещения и копирования фрагментов текста. Для перемещения текста необходимо поставить курсор мыши на вы- деленный фрагмент текста, нажать кнопку мыши и, не отпуская её, переместить курсор мыши в нужное место. Как только кнопка мыши будет отпущена, выделенный фрагмент переместится.

Если фрагмент текста нужно скопировать, то перед тем, как отпустить кнопку мыши, нужно нажать клавишу Ctrl.

Горячие клавиши: Ctrl+X - вырезать; Ctrl+C – копировать; Ctrl+V – вставить.

19

1.4.5. Копирование текста

Копирование текста осуществляется аналогично переме- щению. Только на втором этапе вместо процедуры перемещения в буфер используют процедуру копирования в буфер. Для этого

либо выбирают пункты меню Правка/Копировать либо кнопку

Копировать на стандартной панели инструментов, либо

вызывают контекстное меню щелчком правой клавиши мыши и выбирают пункт Копировать, либо используют «горячие клави- ши». Для копирования можно также использовать сочетание кла- виш: Ctrl+Insert. Можно назначить также и другие сочетания клавиш (см. ниже).

1.4.6. Удаление и вставка текста

Удаляемый текст необходимо выделить. После этого либо нажимают клавишу Delete, либо выбирают пункты меню Прав-

ка/Очистить.

Если удаление, или какое-то другое действие сделано

ошибочно, то щёлкают по кнопке Отменить на стандартной панели инструментов, либо выбирают в пункты меню Прав-

ка/Отменить удаление.

Чтобы вставить пропущенные символ, слово или несколь- ко слов, устанавливают курсор в место вставки и просто вводят их с клавиатуры.

1.4.7. Закладки

При работе с многостраничным текстом возникает необ- ходимость прервать процесс редактирования, а затем вернуться в то место текста, где работа была прервана. В этом случае Word предоставляет возможность использовать закладки.

Необходимо установить курсор в то место текста, где бу- дет закладка, затем выбрать пункты меню Вставка/Закладка.

20