Технологии электронного офиса. Учебное пособие
.pdfопределение полей таблицы; типа данных для каждого поля;
размера поля (только для текстовых и числовых полей); установка ключевого поля; присвоение имени таблице и ее сохранение.
Чтобы создать таблицу (описать структуру), необходимо, находясь во вкладке таблицы, щелкнуть по кнопке Создать и выбрать режим создания таблицы.
3.7.Создание таблицы в режиме «Конструктор»
Вокне базы данных нужно щелкнуть по вкладке Таблицы.
Для создания новой таблицы необходимо щелкнуть по
кнопке Создать, выбрать режим Конструктор, щелкнуть по кнопке Ok.
Создание новой таблицы состоит из нескольких шагов.
1.В столбце Имя поля вводят имя поля таблицы и нажи- мают клавишу TAB (Enter).
2.Оставляют текстовый тип в столбце Тип данных
или щелкают по стрелке раскрывающегося списка и выби- рают нужный тип поля.
3.Нажимают клавишу TAB и вводят описание поля (необя- зательный реквизит).
4.Устанавливают необходимые свойства поля во вкладках
Общие и Подстановка.
5.Повторяют п. 1 – 4 для каждого создаваемого поля.
6.Определяют первичный ключ.
7.Сохраняют таблицу. Щелкают по кнопке Сохранить (или выбирают команды меню Файл/Сохранить), вводят имя таблицы и щелкают по кнопке OK.
Имя поля. Каждое поле в таблице должно иметь уникаль- ное имя, удовлетворяющее соглашениям об именах объектов в Access. Оно является комбинацией из букв, цифр, пробелов и специальных символов, за исключением символов «.», «!», «’», «[», «]». Имя не может начинаться с пробела и содержать управ-
101
ляющие символы с кодами ASCII от 00 до 31. Максимальная длина имени 64 символа.
Тип данных – это характеристика, присваиваемая полю при включении его в таблицу для упрощения ввода и отображе- ния информации. При сохранении таблицы данные приводятся к новому типу. Если информация несовместима с новым типом, то вся она или часть ее может быть утеряна.
Можно выбрать следующие типы данных:
текстовый – текст или комбинация букв и цифр, а также числа, не участвующие в вычислениях; тип данных – по умолча- нию; число символов в поле не должно превышать 255; макси- мальное число символов, которое можно ввести в поле, задается в свойстве Размер поля;
MEMO – длинный текст или сочетание текста и числовых данных; максимальная длина 64000 символов;
числовой – данные, используемые в вычислениях; кон- кретные варианты числового типа и их длина задаются в свойст-
ве Размер поля;
денежный – денежные значения или данные для вычисле- ний, проводимых с точностью 15 знаков до и 4 знака после запя- той; длина поля 8 байт; при обработке числовых значений из денежных полей выполняются вычисления с фиксированной точ- кой более быстрые, чем вычисления для полей с плавающей точ- кой, кроме того, при вычислениях предотвращается округление;
дата / время – даты и время, относящиеся к годам от 100 до 9999 включительно; длина поля 8 байт;
счетчик – уникальные последовательно возрастающие на единицу или случайные числа, автоматически вводимые при до- бавлении каждой новой записи в таблицу. Значение полей этого типа изменить или удалить нельзя; длина поля 4 байта для длин- ного целого, для кода репликации – 128 байт; в таблице не может быть более одного поля этого типа; используется для определения уникального ключа таблицы;
102
логический – логические данные, которые могут иметь од- но из двух возможных значений Да/Нет; Истина/Ложь; Вкл./Выкл.; длина поля 1 бит;
поле объекта OLE – объект (например, электронная таб-
лица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукоза-
пись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Access; длина поля – до 1 Гигабайта (ог- раничивается объемом диска); для полей типа OLE и MEMO не допускается сортировка и индексирование;
гиперссылка – путь к файлу на жестком диске, путь UNC или адрес URL. Если щелкнуть мышью на поле гиперссылки, Access выполнит переход на соответствующий объект, документ, страницу Web или другое место назначения. Максимальная дли- на 64000 символов;
мастер подстановок. Выбор этого типа данных запускает мастера подстановок. Мастер строит для поля список значений на основе полей из другой таблицы. Значения в такое поле будут вводиться из одного из полей списка. Фактически тип данных поля определяется типом данных поля списка. Возможно также определение поля со списком постоянных значений.
В Access можно не только выбрать тип данных, но и уста- новить его общие свойства. Общие свойства задаются для каж- дого поля во вкладке Общие и зависят от выбранного типа дан- ных. Для отображения свойств поля необходимо установить кур- сор на строке соответствующего поля. Рассмотрим наиболее важ- ные свойства полей.
Размер поля задает максимальный размер данных, сохра- няемых в поле.
Для поля с типом данных Текстовый задается размер от 1 до 155 байтов (по умолчанию 50 байт).
Для поля с типом данных Счетчик можно задать:
Длинное целое – 4 байта; Код репликации – 128 байт.
Для поля с типом данных Числовой можно задать: Байт для целых чисел от 0 до 255, длина поля 1 байт;
103
Целое для целых чисел от –32768 до +32767, занимает 2 байта;
Длинное целое для целых чисел от –2 147 483 648 до +2 147 483 647, занимает 4 байта;
Дробные с плавающей точкой 4 байта для чисел от
-3,4х1038 до +3,4х1038 с точностью до 7 знаков;
Дробные с плавающей точкой 8 байт для чисел от –
1,797х10308 до 1,797х10308 с точностью до 15 знаков; Действительное для целых чисел от –1038-1 до 1038-1 (при
работе с проектами, которые хранятся в файлах типа .adp) и от – 1028-1 до 1028-1 (.mdb) с точностью до 28 знаков, занимает
12 байт.
Код репликации. Глобальный уникальный идентифика- тор, занимает 16 байт. Поля такого типа используются Access для создания системных универсальных идентификаторов реплик, наборов реплик, таблиц, записей и других объектов при реплика- ции баз данных.
Рекомендуется задавать минимально допустимый размер поля, что потребует меньше памяти и способствует более быстрой обработке данных. Изменение размера поля с большего на мень- ший в таблице, имеющей данные, может привести к их искаже- нию или полной потере.
Изменения в данных, которые происходят вследствие изме- нения свойства Размер поля, нельзя отменить после их сохране- ния в конструкторе таблиц.
Формат поля является форматом отображения заданного типа данных и устанавливает правила представления данных при выводе их на экран или печать. В Access определены встроенные
стандартные форматы отображения полей с типами данных Чи-
словой, Дата/время, Логический и Денежный. Для указания конкретного формата отображения необходимо выбрать из рас- крывающегося списка одно из значений свойства Формат поля.
Формат поля используется для отображения данных в режиме таблицы, в отчетах и формах.
104
Число десятичных знаков задает для числового и денеж- ного типов данных число знаков после запятой. Можно задать число от 0 до 15. По умолчанию (значение Авто) это число опре- деляется установкой в свойстве Формат поля. Следует иметь в виду, что установка этого свойства не действует, если свойство Формат поля не установлено или выбрано значение Основной. Свойство Число десятичных знаков влияет только на количест- во десятичных знаков, отображаемых на экране, и не влияет на число сохраняемых десятичных знаков. Для изменения числа сохраняемых знаков нужно изменить свойство Размер поля.
Маска ввода определяет образец ввода данных, позволяет контролировать правильность данных при вводе.
Подпись определяет обозначение поля в формах и отчетах; если подпись не задана, то выбирают имя поля.
Значение по умолчанию. Если оно задано, то вводится ав- томатически в поле при формировании новой записи.
Условие на значение позволяет осуществить контроль ввода данных, задает ограничения на вводимые значения, при нарушении условий запрещает ввод и выводит текст, заданный свойством Сообщение об ошибке.
Сообщение об ошибке задает текст сообщения, выводи- мый на экран при нарушении ограничений, заданных свойством
Условие на значение.
Обязательное поле определяет, обязательно ли вводить данные в соответствующее поле или оно может остаться пустым.
Индексированное поле определяет, надо ли индексировать поле для ускорения операции поиска и сортировки.
Тип элемента управления. Во вкладке Подстановка в ок-
не конструктора таблиц задается свойство Тип элемента управления. Это свойство определяет, будет ли отображаться поле в таблице и форма в виде Поля, Списка или Поля со списком.
Таким образом определяется вид элемента управления, исполь- зуемого по умолчанию для отображения поля.
Если для поля выбран тип элемента управления Список или Поле со списком, на вкладке Подстановка появляются до-
105
полнительные свойства, которые определяют источник данных для строк списка и ряд других характеристик списка. В качестве источника данных для списка выбирается таблица, с которой осуществляется постоянная связь, что обеспечивает актуальное состояние списка.
Если при определении типа поля был выбран Мастер подстановок, то значения свойств во вкладке Подстановка будут заполнены мастером.
Определение первичного ключа. Каждая таблица в реляци- онной базе данных должна иметь уникальный (первичный) ключ, который может быть простым или составным, включающим не- сколько полей (до 10). Для определения ключа выделяются поля, составляющие ключ, щелчком по маркеру строки (серый квадрат слева от имени поля). Затем щелкают по кнопке Ключевое поле на панели инструментов или выбирают пункты меню Правка,
Ключевое поле.
Для ключевого поля автоматически строится индекс. В этом можно убедиться, просмотрев информацию об индексах таблицы. Окно Индексы открывают, щелкнув по кнопке Индексы на панели инструментов или выбрав пункты меню Вид, Индексы. В этом окне можно просмотреть и редактировать индексы.
В столбце Индекс индексу первичного ключа автоматически присвоено имя Primary Key, в столбце Имя поля перечислены имена полей, составляющие индекс. Индекс ключевого поля все- гда уникален и не допускает пустых полей в записях.
3.8. Редактирование структуры таблицы
Для редактирования структуры таблицы необходимо щелк-
нуть по строке с именем нужной таблицы и по кнопке Конструк-
тор.
Отобразив таблицу в режиме Конструктор, можно изме- нять ее характеристики: добавлять и удалять поля, изменять по- рядок их расположения, свойства и тип данных и др.
Добавление поля осуществляется следующим образом:
106
щелкнуть по маркеру поля, над которым будет вставка строки;
на панели инструментов щелкнуть по кнопке Добавить строки.
Над выделенной строкой появляется новая строка, которую надо заполнить.
Удаление поля осуществляется следующим образом: щелкнуть по маркеру удаляемого поля;
щелкнуть на панели инструментов по кнопке Удалить строки.
Перемещение поля осуществляется следующим образом: щелкнуть по маркеру перемещаемой строки;
удерживать нажатой левую кнопку мыши до появления указателя перемещения и перетащить строку в нужное место.
3.9. Создание схемы данных
Создание схемы данных начинается в окне Базы данных с выполнения команд Сервис, Схема данных или нажатия кнопки Схема данных на панели инструментов.
Если схема данных не создавалась ранее, то первоначально появится диалоговое окно Добавление таблицы. Чтобы выбрать таблицы, которые будут связаны друг с другом, выделяют имена таблиц и щелкают по кнопке Добавить. После выбора нужных таблиц щелкают по кнопке Закрыть.
Если схема данных существует и в нее надо добавить связи с новыми таблицами, то после щелчка по кнопке Схема данных щелкают по кнопке Добавить таблицы и выбирают новые таб- лицы так, как это описано выше.
После щелчка по кнопке Закрыть попадают в окно Схема данных, где находятся все выбранные таблицы.
Для формирования связей между таблицами необходимо перетащить поле из одной таблицы на поле другой. Поля, по ко- торым устанавливаются связи, могут иметь разные имена, но должны совпадать по типу и размеру.
107
Устанавливая в окне схемы данных связи типа 1:М между парой таблиц, надо выделить в главной таблице уникальное клю- чевое поле, по которому устанавливается связь. Далее при нажа-
той кнопке мыши протащить курсор в соответствующее поле подчиненной таблицы.
При создании связи по составному ключу необходимо вы- делить все поля, входящие в ключ главной таблицы, и перета- щить их на одно из полей связи в подчиненной таблице.
После того как процесс перетаскивания завершен и кнопка мыши отпущена, появляется диалоговое окно Изменение связей.
В окне отражены имена связанных таблиц и полей и в строке Тип отношения указывается тип связи, который определен Access. При составном ключе в столбце Связанная табли-
ца/запрос необходимо выбрать из списка соответствующие поля подчиненной таблицы.
В окне Изменение связей можно задать параметр Обеспечение целостности данных. После задания параметра целостно-
сти можно при необходимости отметить флажки Каскадное об-
новление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей.
Если для одно-многозначных связей, установленных в схе-
ме данных, не задан параметр Обеспечение целостности дан-
ных, то пользователь при добавлении, удалении записей и изме- нении значений ключевых полей должен сам отслеживать непро- тиворечивость данных и целостность связей.
Когда наряду с параметром Обеспечение целостности данных задан параметр Каскадное удаление связанных запи-
сей, пользователь может удалить запись, и при этом автоматиче- ски будут удалены все подчиненные записи.
Если задан параметр Каскадное обновление связанных полей, то пользователь может изменять значение ключевого по- ля, и при этом автоматически будут обновлены значения внеш- них ключей во всех связанных подчиненных записях.
Между двумя таблицами может быть сформирована только одна связь. Если определить вторую связь, то она заменит уже существующую.
108
Для подтверждения создания связи щелкают по кнопке Создать в диалоговом окне. После создания всех связей сохра-
няют их структуру щелчком по кнопке Сохранить на панели инструментов и выходят из окна Схема данных.
При модификации схемы данных осуществляется измене- ние состава ее таблиц – удаление, добавление таблиц и изменение связей. При изменении типа данных для неключевых полей, за- действованных в связях таблицы, также предварительно необхо- димо удалить эти связи в схеме данных.
Чтобы внести изменения в схему данных, необходимо сна- чала открыть окно схемы данных. Для этого надо закрыть все таблицы и выполнить команды Сервис/Схема данных или на- жать кнопку Схема данных на панели инструментов. При этом открывается окно Схема данных и появляется панель инстру- ментов Связь.
Добавление таблиц выполняется при нажатии кнопки Добавить таблицу панели инструментов Связь. В диалоговом окне
Добавление таблицы надо выделить нужную таблицу и нажать кнопку Добавить.
Удаление таблицы из схемы данных также осуществляется в окне Схема данных. В этом окне надо сначала удалить связи таблицы, сделать таблицу текущей (выделить) и выполнить ко- манды меню Правка/Удалить или нажать клавишу Del.
Удаление связи – к связи подвести курсор мыши и отметить связь щелчком мыши, затем нажать правую кнопку мыши, вы- звав контекстное меню, и выполнить команду Удалить связь.
Помеченную связь можно также удалить командами Правка/Удалить или нажав клавишу Del.
Изменение параметров связи выполняется при выделенной связи в диалоговом окне, которое вызывается командами Свя-
зи/Изменить связь или соответствующей командой контекстного меню.
3.10. Ввод и редактирование данных
Необходимо открыть базу данных с таблицами, в которые нужно ввести записи.
109
Чтобы вывести список таблиц базы данных, необходимо щелкнуть по вкладке Таблицы в окне базы данных.
Двойной щелчок по имени таблицы откроет ее для ввода. Другой способ открытия таблицы для ввода – щелчок по имени таблицы и по кнопке Открыть.
Таблица отобразится в режиме Таблицы, где имена столб- цов – это имена полей, строки таблицы – это записи.
Чтобы удалить запись, нужно щелкнуть по маркеру выде- ления слева от удаляемой строки, кнопке Удалить запись на панели инструментов и кнопке ДА, если надо удалить запись.
Чтобы скопировать запись, нужно щелкнуть по маркеру выделения копируемой строки, кнопке Копировать, маркеру выделения строки, в которую будет скопирована запись, кнопке
Вставить.
Чтобы переместить запись, нужно щелкнуть по маркеру выделения перемещаемой строки, кнопке Вырезать, маркеру выделения строки, в которую будет перемещена запись, кнопке
Вставить.
3.11. Поиск, фильтрация
Для выполнения операций по поиску и отбору данных при- ведем следующий алгоритм.
1.Правка/Найти или нажать кнопку 
2.Щелкнуть поле, в котором будет поиск или Ctrl+F.
3.В окне «Поиск ... » указать «Образец» и другие поля.
4.Shift+F4 - дальнейший поиск.
Фильтрация используется для отображения записей, удовлетворяющих заданному признаку. Например, вывести книги
вжесткой обложке.
1.Выделить поле, содержащее заданный признак.
2.Записи/Фильтр/Фильтр по выделенному или кнопка
110