Технологии электронного офиса. Учебное пособие

заданное 1-м аргументом, и выполняет выражение – 2-й аргумент при истинном значении условия, или выражение - 3-й аргумент при ложном значении. Например при выполнении ЕСЛИ(А10=100; СУММ(В1:B10); " ") если содержимое А10=100,

то суммируются В1:В10, иначе выводится пустой текст. Допуска- ется использование вложенных функций ЕСЛИ.

2.7.3. Мастер функций

Мастер – специальное программное средство для облегче- ния работы пользователя. Мастер функций запускается по коман- де Вставка/Функция или нажатию кнопки fx . Появляется окно

диалога Мастера функций, в котором можно выбрать категорию функции и саму функцию, задать ее аргументы. Выбор функции происходит по двойному щелчку на ее имени. Действия таковы:

выделить ячейку, куда вставляется функция; нажать fx ;

из списка "Категория" выбрать необходимый тип функ- ции, в списке "Функция" выбрать требуемую функцию, напри- мер, СРЗНАЧ;

во 2-м окне Мастера функций указать диапазон ячеек, по которым вычисляется функция, т.е. аргументы функции. Можно свернуть окно диалога, если нажать маленькую красную стрелку в правой части аргумента. Это нужно, чтобы окно не мешало работе с таблицей. Тогда диапазон ячеек выделяется на таблице мышью. После выделения ячеек и нажатия Enter вновь открыва- ется окно Мастера функций с заполненным диапазоном и вы- численным результатом.

2.7.4. Автосуммирование

Приведена табл. 2 объёмов прибыли трёх компаний. Нужно расссчитать объёмы прибыли за неделю.

Таблица 2

71

Нужно создать формулу, которая будет вычислять сумму данных в столбце В, а затем скопировать её в С9, Д9.

Порядок действий:

1)вставить в ячейку В9;

2)щёлкнуть по пиктограмме ;

3)в клетке В9 появится формула =СУММ(В3 : В8), вокруг клеток В3:В8 будет мигающий пунктирный контур - именно эти клетки предлагает Excel для суммирования. Повторный щелчок по пиктограмме или нажатие Enter приведёт к вычислению фор- мулы;

4)встать в ячейку В9;

5)направить указатель мыши в правый нижний угол ячей- ки так, чтобы он превратился в чёрный крестик;

6)зажав левую кнопку мыши, протащить черный крестик по ячейкам С9, Д9. При этом формула перенастроится на новые адреса: в ячейке С9 появится результат формулы = СУММ(С3 : С8), а в ячейке Д9 - =СУММ(Д3 : Д8).

2.7.5.Финансовые функции Excel

В Excel существует более 50 функций для финансовых рас- четов. Рассмотрим самые необходимые и наиболее часто приме- нимые из них:

ППЛАТ определяет размеры выплат по ссуде; БЗ определяет будущую величину вклада;

НОРМА определяет норму прибыли от капиталовложений.

72

ППЛАТ(норма; количество_периодов; начальное_значение;

будущее_значение; тип) определяет величину периодических платежей для положения ссуды за конкретный срок (например,

ежемесячных платежей при покупке в рассрочку автомобиля или дома). Аргументы функции:

норма – задает процентную ставку; количество_периодов – задает общий срок выплат;

начальное_значение – текущая стоимость или размер ссуды; будущее_значение – баланс наличности, который надо дос-

тичь после последней выплаты; тип – равен 0, если выплаты проводятся в конце периода

расчетов, равен 1, если выплаты проводятся в начале расчетного периода.

Пример. Была взята ссуда в размере 10000 р. на 3 года под 9 % годовых. Определить величину ежемесячных выплат. Дейст- вия таковы. Вызвать функцию ППЛАТ; в окне диалога заполнить 5 полей для определения аргументов:

норма=9 %/12 (т. к. выплаты ежемесячные);

количество периодов =:36; начальное_значение =10000; будущее_значение = 0; тип = 0.

Результат: -31800 р. отрицательный, т.к. это выплата, а не доход. При заполнении полей аргументов надо учитывать период расчётов: месяц или год. Можно проварьировать тип, т.е. по- смотрите результаты при «0» и «1».

БЗ(норма; количество_периодов; выплата; началь-

ное_значение; тип) - рассчитывает будущие значения ежегодной ренты, долгосрочных вкладов (при периодичных взносах и по- стоянной норме).

Пример расчёта накопительной пенсии. Вклад рассчитан на 30 лет при выплате по 2000 р. в год при 10 % годовых. Опре- делить сумму на расчётном счету через 30 лет.

Вызывается функция БЗ c аргументами:

73

норма = 10 %; количество_периодов = 30; выплата = -2000; на- чальное_значение =0; тип = 1.

Результат: 361886.85 при вложении за 30 лет 60000 р. Если тип = 0, то потеря составит 33000 р.

НОРМА(количество_периодов; выплата; началь- ное_значение; будущее_значение; тип, предположение) – оцени-

вает эффективность капиталовложений или возможного дохода от деловых предложений, определяет процентную ставку за один период при выплате ренты. Аргументы имеют тот же смысл, что и в предыдущих функциях. Предположение задает начальное приближение для нормы.

Эта функция вычисляется методом последовательных при- ближений и может: не иметь решений вовсе; иметь несколько решений. Величина начального приближения х0 по умолчанию равна 10 %. Если последовательные приближения расходятся, т.е. задача не имеет решений, то надо поварьировать х0.

Пример. Вы ссужаете кому-то 10000 р. на 4 года с ежегод- ной выплатой 3200 р. Определить эффективность такого вложе- ния.

Вызывается функция НОРМА с аргументами: количест-

во_периодов = 4; выплата = 3200; начальное_значение = 10000;

будущее_значение = 0; тип = 0. Результат: 11 % годовой прибыли.

2.8.Базы данных

2.8.1.Ввод и просмотр данных

Базы данных предназначены для хранения больших объё- мов структурированной информации. Основными задачами при работе с базами данных являются: ввод и просмотр данных, сор- тировка и фильтрация данных, подведение итогов.

База данных в Excel - это таблица, организованная специ- альным образом:

первая строка - заголовки полей; строка - запись базы данных;

74

столбец - поле записи (в столбце находятся данные одного

типа).

Весь инструмент работы с базой данных в Excel сосредото- чен в пункте меню "Данные", при этом должна быть выделена любая заполненная ячейка таблицы.

Ввод и просмотр данных осуществляются при помощи пунктов меню: Данные/Форма.

Щелчок по кнопке "Добавить" позволяет ввести новую за- пись в конец базы данных, при этом копирование формул и фор- матов данных происходит автоматически.

Перемещение по полям записи: TAB - переход к следующему полю;

Shift + TAB - переход к предыдущему полю; щелчок мышью по полю - переход в это поле. Перемещение по записям:

−, ↓ - предыдущая / последующая запись; Ctrl + − - первая запись;

Ctrl + ↓ - последняя запись;

Enter - переход на следующую запись.

2.8.2. Поиск записей по критерию в режиме "Форма".

Сортировка

Задание критерия позволяет просматривать через окно формы только записи, удовлетворяющие условиям критерия. Ус- ловия, заданные в нескольких полях, объединяются логическим

«И».

В условиях поиска можно использовать шаблоны с сим- волами-заменителями:

* - любое количество любых символов; ? - любой одиночный символ или его отсутствие.

Для поиска записей по критерию выбирают: Данные/Форма, кнопка "Критерий ". Затем в нужных окнах задают условия поиска. Например , если нужно найти записи, где номер цеха равен 8, то задают в поле "Номер цеха" =8. Если нужно най-

75

ти записи, где ФИО начинается с буквы "П", то в поле "ФИО" задают П*. Если необходимо найти записи, где оклад меньше 500, задают в поле " Оклад " < 500 и т. д.

С помощью кнопок "Назад", "Далее" просматривают най- денные записи. Для задания новых условий поиска щёлкают по кнопкам "Критерии", "Очистить" и задают новые критерии.

Сортировка может осуществляться по трём уровням (полям).

Порядок действий:

-встать на любую заполненную ячейку базы данных;

-Данные/Сортировка;

-задать в диалоговом окне имена полей, по которым будет проходить сортировка. Имена полей выбираются из раскрываю- щегося списка.

2.8.3.Поиск записей при помощи автофильтра

Фильтрация таблицы оставляет на экране для обработки только те записи, которые отвечают заданным критериям. При этом остальные строки оказываются скрытыми.

Установка автофильтра осуществляется следующим образом:

Данные/Фильтр/Автофильтр.

В результате этих действий после названия каждого столб- ца помещается кнопка раскрывающегося списка. При помощи этих кнопок можно задать критерии отбора строк таблицы. Мож- но задать условия в нескольких полях. Они будут работать по принципу И. Для одного поля можно указать два условия, между которыми может быть как логическое ИЛИ, так и И.

Щелчок по кнопке раскрывающегося списка после имени столбца выводит меню, в котором можно выбрать:

уникальное значение из предложенного списка; все - все строки таблицы; пустые - ячейки, в которых нет данных;

не пустые - ячейки, в которых есть данные; условие - задание собственного условия поиска.

76

Например: найти все записи, где ФИО начинается с буквы А или Л.

Порядок действий:

-щелчок по кнопке раскрывающегося списка в столбце

"ФИО";

-выбрать в появившемся меню пункт "Условие";

-задать в появившемся диалоговом окне в первом поле операцию сравнения "Равно" (выбирается из списка), во втором

окне - А*, в третьем окне - операцию "Равно", в четвертом окне - Л*;

-установить переключатель в состояние ИЛИ.

Для отмены фильтрации в поле нужно щёлкнуть по кнопке раскрывающегося списка после имени столбца и в появившемся меню выбрать "Все". Для отмены фильтров во всех полях Х:

Данные/Фильтр/Показать все.

Выход из режима автофильтра:

Данные/Фильтр/Автофильтр.

2.8.4. Поиск записей при помощи расширенного фильтра

Расширенный фильтр позволяет использовать для поиска более сложные критерии, чем в пользовательских автофильтрах,

иобъединять их в произвольных сочетаниях как по И, так и по ИЛИ.

При работе расширенный фильтр опирается на три области:

область данных (заполненная таблица); область критериев поиска. Эта область формируется из

строки заголовков полей, которые будут ключевыми при отборе записей, и строки или строк критериев. Если критерии находятся в одной строке, то они работают по принципу И. Если в разных - по принципу ИЛИ. В критериях могут применяться шаблоны с ?

и*. Критерии могут быть вычисляемыми;

целевая область. Она задаётся, если результат отбора нужно поместить в новое место.

Порядок действий:

77

1)в свободное место на листе скопировать заголовки кри- териев поиска (копирование производится только для того, чтобы не допустить неточности в названиях полей);

2)заполнить строки критериев. Причём соединённые по "И" в одной строке, соединённые по " ИЛИ " в разных строках;

3)скопировать в свободное место на листе заголовки инте- ресующих в результате отбора полей (если отобранные записи будут находиться в отдельном месте);

4)Данные/Фильтр/Расширенный фильтр;

5)в появившемся диалоговом окне указать, куда поместить результат поиска (щелчок по нужному варианту), проверить пра- вильность задания области данных; указать адрес хранения усло- вий поиска; в случае если результат поиска помещают в новое место, задать адрес целевой области.

Пример. Пусть имеется таблица, содержащая следующие данные: ФИО, должность, оклад, дата рождения. Область данных имеет адрес - А1: Д10. Отобрать записи, содержащие ФИО, должность, оклад тех, кто имеет фамилию, начинающуюся на букву Б и оклад больше 500.

Порядок действий:

1)для задания области критериев поиска скопировать на- звания полей "ФИО" и "оклад". Например: "ФИО" - в ячейку G1, "оклад" - в ячейку H1;

2)записать в следующей строке критерии: в ячейке G2 - Б*,

вячейке Н2->500;

3)для задания целевой области скопировать название по- лей "ФИО", "Должность ", "Оклад" в свободное место. Например: "ФИО" - в ячейку А12, "Должность" - в ячейку В12, " оклад " - в ячейку С12;

4)встать на любую заполненную ячейку исходной таблицы;

5)Данные/Фильтр/Расширенный фильтр;

6)заполним диалоговое окно:

-щелчок по фразе "Скопировать результат в другое место";

-проверить исходный диапазон, там должно быть $А$1:$D$10 (адрес области данных задан в абсолютных адресах);

-задать диапазон условий, т. е. G1:H2;

-задать, куда поместить результат, т. е. А12:С12, ОК.

78

2.8.5. Подведение промежуточных итогов

Подведение промежуточных итогов осуществляется сле- дующим образом:

1)отсортировать таблицу по столбцу, при изменении которо- го нужно получить промежуточный результат;

2)встать на любую заполненную клетку таблицы;

3)Данные/Итоги;

4)заполнить диалоговое окно:

-в окне "При каждом изменении в" указать имя столбца, при изменении значений в котором подводится итог (имя столбца выбирается из списка);

-в окне "Операция" указать операцию (выбирается из списка);

-в окне "Добавить итоги по" указать имена столбцов, по которым будут подводиться промежуточные итоги (щелчок по имени в предложенном списке).

Пример. В таблице вычислить промежуточные итоги: просуммировать оклад при изменении должности.

Порядок действий:

1) отсортировать таблицу по должности;

2) встать на любую заполненную ячейку таблицы;

3) Данные/Итоги;

4) заполнить диалоговое окно:

-в окне "При каждом изменении в" указать "Должность" (выбрать из списка);

-в окне "Операция" указать "Сумма" (выбрать из списка);

-в окне "Добавить итоги по" щелкнуть в предложенном списке по "Оклад";

5) Оk.

Чтобы восстановить исходный вид экрана, т. е. убрать промежуточные итоги, выбирают:

Данные/Итоги кнопка Убрать всё/Оk.

2.8.6. Сводные таблицы

При помощи сводных таблиц получают результирующие таблицы, в которых можно менять местами строки и столбцы

79

исходной таблицы, проводить вычисления над полями, группи- ровать записи по значениям полей. Сводные таблицы строятся с помощью Мастера по команде Данные/Сводная таблица. В

диалоге с Мастером надо указать диапазон со списком, место расположения сводной таблицы, перетащить названия полей, которые будут отображаться в строках и столбцах сводной таб- лицы в области Строк и Столбцов, в область Страница – поле для группировки, в область Данных – поле для вычислений (суммы, среднего, максимума и т. п.). С помощью панели Сводная таблица можно изменить вид сводной таблицы и вычисле- ния в ней.

2.9. Решение задач оптимизации

На практике часто возникают задачи выбора наилучшего ва- рианта из набора имеющихся. Выбор производится в соответст- вии с заданной целью, записанной в виде математического выра- жения, зависящего от параметров задачи. Обычно ищется макси- мум или минимум этого выражения. Кроме того, на параметры налагаются ограничения, записанные в виде равенств или нера- венств, в которые входят параметры. Решение оптимизационной задачи проводится по команде Сервис/Поиск решения. Если данная команда не доступна, то надо выполнить Сер-

вис/Надстройка и в открывшемся окне установить флажок для надстройки Поиск решения.

Пример. Кафе может продавать кофе трех видов: обычный, со сливками, с шоколадом. Известны цены одной чашки кофе каждого вида: 15, 17.50 и 20. По техническим условиям кафе не может продать более 200 чашек обычного кофе, более 375 чашек «особенного», более 500 чашек всех видов. Сколько чашек кофе каждого вида надо продать, чтобы получить максимум выручки?

Очевидно, что размер выручки зависит от количества про- данных чашек кофе каждого типа. Следовательно, независимыми параметрами и являются эти числа, которые надо определить так, чтобы выручка получилась максимальной. Выручка складывается из суммы стоимости всех проданных чашек кофе. Технические

80