Технологии электронного офиса. Учебное пособие

2.1.4. Общие сведения о книге

Книга Excel (табличный документ) состоит из рабочих лис- тов. Каждый рабочий лист представляет собой таблицу из 256 колонок (столбцов) и 65536 строк.

Столбцы обозначаются буквами A, B, C, ..., Z, AA, ..., AZ, BA, ..., BZ, ..., IV (или цифрами 1, 2, ..., 256; смена способа обо-

значения происходит через пункт меню "Настройка"). Столбцы - всегда цифрами.

На пересечении строки или столбца находится клетка или ячейка. Адрес ячейки получают из буквы столбца и номера стро- ки, например: А1, С3. подобная адресация называется относи- тельной. Абсолютный адрес ячейки выглядит так: $А$1, перед которым через ! добавляются имя книги и имя листа.

51

Для перехода к листу необходимо щелкнуть по его ярлыку

(имени). Для перемещения рабочего листа в другую позицию в той же рабочей книге нужно перетащить мышкой его ярлычок. Чтобы только скопировать лист, необходимо удерживать нажатой клавишу Ctrl при перемещении мыши.

2.1.5. Получение справочной информации

Для получения справочной информации используют один из способов:

нажатие клавиши F1 в любой момент работы; выдаёт пол- ный список разделов справки и советы;

в любом диалоговом окне щелчок по кнопке Справка; щелчок по пиктограмме Помощник вызывает те же дейст-

вия, что и клавиша F1;

выбор пункта главного меню ?; вызывает меню, где можно выбрать:

справку по Microsoft Excel;

пункт Что это такое?, который позволяет при повторном щелчке по объекту получить краткую информацию о нём.

2.1.6. Операции над документами

Запись табличного документа (книги) на диск:

1 способ (запись первый раз или с новым именем) - через пункты меню Файл/Сохранить как...;

2 способ (запись первый раз или перезапись на диск суще- ствующего файла) - щелчок по пиктограмме Сохранить в стан- дартной панели инструментов;

3 способ (перезапись на диск существующего файла) - через пункты меню Файл /Сохранить.

Если запись осуществляется первый раз или с новым име- нем, то необходимо выбрать диск (щелчок по кнопке раскрываю- щегося списка в поле "Мои документы" с последующим выбором

52

диска и папки), задать имя файла в поле "Имя файла" и щелкнуть по кнопке Сохранить.

При перезаписи диск, папка и имя файла не задаются. Вызов существующего документа на экран:

1 способ (с файлом недавно работали) - выбрать имя файла в нижней части меню Файл;

2способ - через пункты меню Файл/Открыть;

3способ - щелчок по пиктограмме Открыть.

При использовании 2 и 3-го способов выбирают при необ- ходимости диск, папку (через кнопку раскрывающегося списка в поле "Мои документы") и имя файла и щелкают по кнопке От-

крыть.

Создание нового табличного документа:

1способ - через пункты меню Файл/Создать;

2способ - щелчок по пиктограмме Создать. Переключение между несколькими одновременно загру-

женными документами осуществляется через пункт меню "Окно".

2.1.7. Ввод данных

Данные вводят в ячейки. Для этого необходимо:

сделать текущей ту ячейку, куда будет производиться ввод данных (поместить указатель мыши в виде белого креста на ячей- ку и щёлкнуть левой кнопкой);

ввести данные с клавиатуры;

закончить ввод данных, нажав клавишу Enter или щелкнув по другой ячейке.

Каждая ячейка может содержать данные одного из типов: текст, число, формула, дата/время, примечание, гиперссылка, объект OLE.

Ячейка числового типа может содержать число в диапазоне -1,67 10308...: 1,67 10308, при этом количество значимых цифр - не более 15. Формат записываемого числа разнообразен: с плаваю- щей и фиксированной точкой, в виде обыкновенной дроби, де- нежный, финансовый формат, дата/время и т. п. Различные фор-

53

маты можно просмотреть по команде Формат/Ячейки, вкладка Число. Незначащие нули в начале числа не печатаются. Чтобы их отобразить, можно представить число в текстовом формате, написав перед числом ‘ – апостроф. Числа автоматически вырав- ниваются по правой границе ячейки. Обычно дробная часть чис- ла отделяется от целой части запятой. Если поставить десятич- ную точку при наборе числа, то Excel автоматически преобразует число в формат дата/время. Избавиться от него можно через

Формат/Ячейки.

Ячейка текстового типа может содержать произвольный набор символов. Текст автоматически выравнивается по левой границе ячейки.

Формула начинается со знака = и содержит указание Excel, какие вычисления должны быть выполнены. Арифметические операции в формулах обозначаются следующим образом : сложе- ние - "+" ; вычитание - "-"; умножение - " "; деление - "/"; преоб- разование в проценты - "%"; возведение в степень -"^" . В форму- лах можно указывать адреса ячеек, например: =A3+D3 F3, =0,12 D4-K4/C2.

2.1.8. Автозаполнение

Для автоматизации ввода данных используется автозаполнение – быстрое заполнение изменяющимися по определенному

закону данными с помощью перетаскивания маркера автозаполнения. Маркер находится в правом нижнем углу активной клетки и отображается в виде маленького черного прямоугольника.

Для автозаполнения необходимо сначала заполнить 1-ю ячейку или диапазон, чтобы определить закон изменения значе- ний, выделить диапазон. Затем протянуть маркер мышью для получения нужного ряда значений. Перетаскивание маркера вправо и вниз дает возрастающие значения; влево и вверх – убы- вающие. При автозаполнении текстовые данные дублируются; числа возрастают (убывают); текст с числом в конце не изменяет- ся, число изменяется; дата/время изменяются в соответствии с

54

форматом. Для получения более сложных законов изменения значений надо: выделить диапазон; выполнить Правка/Заполнить; открыть окно Прогрессия, в нем установить тре- буемые параметры (тип, расположение, единицы, шаг, предель- ные значения).

2.2.Печать в Excel

2.2.1.Предварительный просмотр

При предварительном просмотре Excel выдает на экран изображение документа в том виде, в каком оно получится при печати. Существует несколько способов вызова предварительного просмотра:

Файл/ Предварительный просмотр;

Файл/Настройка страницы/Предварительный просмотр;

Файл/Печать/Предварительный просмотр; кнопка Предварительный просмотр.

При работе в режиме предварительного просмотра можно выполнять различные действия:

кнопка Далее – переход на следующую страницу; Назад – переход на предыдущую страницу;

Масштаб – вывод укрупненного изображения на экран или возврат к прежнему;

Печать – печать таблицы; Страница – настройка параметров страницы; Поля – разметка страницы; Закрыть – возврат в рабочую книгу; Справка – вызов справки.

2.2.2. Установка параметров страницы

Существует несколько способов установки параметров страницы:

Файл/Параметры страницы;

55

Предварительный просмотр/Страница.

Открывается диалоговое окно, в котором четыре вкладки. Во вкладке Страница можно задать:

ориентацию страницы (альбомную или книжную) ; выбрать масштаб; выбрать размер бумаги;

определить качество печати; установить номер первой страницы. Во вкладке Поля задают:

отступы от края листа сверху, снизу, справа, слева; расстояние от края бумаги для верхнего и нижнего колон-

титулов; центрирование на странице по горизонтали и вертикали.

Третья вкладка называется Колонтитулы. Колонтитулы – это информация, выводимая над/под текстом каждой печатаемой страницы. Чтобы написать свой колонтитул, нужно, находясь во вкладке Колонтитулы, щелкнуть по кнопке Создать верхний

колонтитул или по кнопке Создать нижний колонтитул.

Колонтитулы состоят из трех секций: левой, правой и цен- тральной. Например, верхний колонтитул может содержать на- звание работы в левой части, номер страницы – в центре, теку- щую дату – в правой секции. Для создания различных элементов используют кнопки:

Шрифт - позволяет выбрать шрифт введенного и выделен- ного текста;

Номер страницы - позволяет выводить текущий номер страницы;

Количество страниц - выводит общее количество страниц, предназначенных для печати;

Дата - выводит текущую дату; Время - выводит текущее время на момент печати;

Имя файла - выводит имя текущей рабочей книги; Имя таблицы - выводит имя листа.

Во вкладке Лист задают область для печати, устанавлива- ют режим, при котором выделенные строки печатаются в качест- ве заголовков, устанавливают режим, при котором выделенные

56

столбцы печатаются в качестве заголовков, выводят на печать линии сетки, устанавливают черновую печать, порядок разбиения на страницы.

2.2.3. Печать. Установка области печати

Для печати документа используют команды:

Файл/Печать; Предварительный просмотр/Печать;

кнопка Печать.

При этом открывается диалоговое окно печати, в котором можно выбрать принтер, печать выделенных ячеек, печать выде- ленных листов или всей книги, количество копий, диапазон стра- ниц для печати.

Чтобы установить печать определенного интервала необхо-

димо:

выделить интервал;

выбрать пункты меню Файл/Печать/Выделенный диапа-

зон.

Если при этом вызвать Просмотр, то флаг Выделенный диапазон автоматически отключится.

Другой способ: выделить интервал;

выбрать пункты меню Файл/Область печати/Задать.

В этом случае при переходе в режим предварительного просмотра на экране будут только выделенные ячейки, и флаг печати выборочного диапазона не сбрасывается. Чтобы отменить выборочный диапазон выбирают:

Файл/Область печати/Отменить.

2.3.Операции над рабочими листами

2.3.1.Операции с рабочими листами при помощи мыши Для перехода к листу необходимо щелкнуть по его ярлыку.

57

Для перемещения рабочего листа в другую позицию в этой же рабочей книге нужно перетащить мышкой его ярлычок. Чтобы скопировать лист таким образом, необходимо удерживать нажа- той клавишу Ctrl при перемещении мыши.

2.3.2.Операции со «склеенными» листами

Вряде случаев требуется ввести одни и те же данные в не- сколько рабочих листов или одинаково отформатировать опреде- ленные диапазоны ячеек. Для этого необходимо предварительно склеить листы и «писать под копирку».

Для «склеивания» всех листов необходимо поместить ука- затель мыши на ярлычок любого листа, щелкнуть правой клави-

шей и выбрать в контекстном меню команду Выбрать все листы.

Для «склеивания» нескольких смежных листов необходимо щелкнуть левой клавишей мыши на первом листе из числа склеи- ваемых, а затем при нажатой клавише Shift щелкнуть на послед- нем листе из числа склеиваемых.

Чтобы «склеить» несколько несмежных листов необходимо щелкнуть левой клавишей мыши на первом листе из числа склеи- ваемых и щелкать при нажатой клавише Ctrl на каждом после- дующем листе.

Чтобы отменить «склеивание» необходимо щелкнуть на яр-

лыке любого листа или щелкнуть правой клавишей мыши по любому листу, затем выбрать команду контекстного меню Раз-

группировать листы.

2.3.3. Использование контекстного меню

для работы с рабочими листами

С помощью контекстного меню рабочие листы можно уда- лять, добавлять, переименовывать, копировать и перемещать.

Контекстное меню вызывают щелчком правой кнопки мыши на ярлыке.

58

Если выбран пункт меню Добавить, то во вкладке Общие выделяют пиктограмму Лист и щелкают по кнопке ОК.

При выборе пункта меню Переименовать имя листа (яр- лык) будет выделено и его заменяют на новое.

Если выбран пункт меню Переместить/копировать, то от- крывается диалоговое окно, в котором необходимо выбрать, в

какую книгу будет осуществляться перемещение или копирование и перед каким листом. В этом же окне, если выставить флаг Создавать копию, то будет не перемещение, а копирование.

2.3.4. Операции с рабочими листами при помощи меню

Для вставки нового рабочего листа необходимо выбрать пункты меню Вставка/Лист.

Чтобы удалить рабочий лист, необходимо выбрать пункты

меню Правка/Удалить лист.

При переименовании текущего листа необходимо выбрать пункты меню Формат/Лист/Переименовать. Имя листа будет выделено, его стирают и набирают новое.

Чтобы переместить или скопировать лист, необходимо вы-

брать пункты меню Правка/Переместить/скопировать лист.

При этом открывается диалоговое окно, в котором задают, в ка- кую книгу переместить и перед каким листом. Если выставлен флаг Создавать копию, то происходит не перемещение, а копи- рование.

2.4.Редактирование данных

2.4.1.Движение по рабочему листу

Перемещение курсора по рабочему листу при помощи клавиш:

←,−,→, ↓ - перемещение на одну клетку; PgUp , PgDn - экран вверх, экран вниз; Home - на первую клетку таблицы;

59

End - на последнюю клетку строки; Ctrl+Home - на первую клетку строки; Ctrl+End - на последнюю заполненную клетку. Перемещение курсора с использованием меню:

Правка/Перейти/ адрес ячейки, куда надо перейти. Перемещение по рабочему листу возможно также с помо-

щью полос прокрутки. Полосы прокрутки позволяют перейти на строку вверх или вниз, на столбец вправо или влево, на экран вверх, вниз, вправо, влево. Текущая клетка при этом не меняется.

Позиция бегунка в полосе прокрутки указывает часть рабочего листа, выведенного в данный момент в окне. Для быстрого пере- хода к другой части рабочего листа нужно протянуть бегунок.

2.4.2. Выбор (выделение) ячеек

Обычная процедура работы такова: сначала выделяются клетки, затем пользователь сообщает Exсel, что следует делать с этими клетками.

Выделение с помощью мыши:

чтобы отметить одну клетку, нужно на ней щёлкнуть мышкой; чтобы отметить столбец, нужно щёлкнуть на букве столбца;

чтобы отметить строку, нужно щёлкнуть на цифре строки; чтобы отметить непрерывный прямоугольник, нужно:

-щёлкнуть по верхней левой клетке;

-показать указателем мыши на нижнюю правую;

-Shift + щелчок;

чтобы отметить прерывистый блок: щелчок на первой клет- ке, затем Ctrl + щелчок на каждой нужной клетке. Этот же способ используется для добавления клетки к выбранному блоку. Чтобы отметить все строки и столбцы, нужно щёлкнуть на "чистой" кнопке в левом верхнем углу таблицы.

Выделения с помощью клавиатуры. Прямоугольная область:

-F8 - левый верхний угол;

-F8 - правый нижний угол.

60