Технологии электронного офиса. Учебное пособие

полнения запроса является таблица, которая существует до за- крытия запроса;

запрос на выборку с группировкой записей, которые имеют одинаковые значения в одном или нескольких полях; такие запи-

си группируются в одну запись с одновременным выполнением групповых операций над другими полями;

перекрестный запрос позволяет выполнять статистические подсчеты (суммы, количество записей и средние значения) по данным одного поля таблицы. Результаты группируются в ячей- ках (пересечение строк и столбцов), соответствующих конкрет- ным полям баз данных;

запрос на изменение выполняет операции с записями, удовлетворяющими заданным критериям: запрос на удаление удаляет из таблицы заданные записи; запрос на обновление из- меняет соответствующие записи таблицы; запрос на добавление добавляет в конец таблицы новые записи, соответствующие за- данным условиям отбора; запрос на создание таблицы создает новые таблицы, состоящие из заданных записей;

запрос с параметрами позволяет ввести информацию, ис- пользуемую в качестве критериев отбора.

Все созданные и сохраненные запросы находятся во вклад- ке Запросы окна базы данных. Для запуска запроса и просмотра

результатов его работы достаточно два раза щелкнуть по строке с его именем (или щелкнуть по имени запроса и по кнопке Открыть). После выполнения запроса на выборку на экран будут выведены только заданные поля каждой записи, удовлетворяю- щей критериям отбора.

3.18.Создание запросов на выборку данных

Как и большинство объектов базы данных, запрос может быть создан несколькими способами. Для создания запроса необ- ходимо перейти во вкладку Запросы, щелкнуть по кнопке Создать и выбрать из меню способ создания запроса. Для самостоя- тельного создания запроса выбирают Конструктор.

121

На первом этапе в окне Добавление таблицы необходимо выбрать таблицы, участвующие в запросе. Для этого выделяют в списке нужную таблицу и щелкают по кнопке Добавить. Эти действия повторяют для каждой выбираемой таблицы, затем щелкают по кнопке Закрыть. В результате появится окно конст-

руктора запросов Запрос: запрос на выборку.

Окно конструктора запросов разделено на две панели. Верхняя панель содержит схему данных запроса, которая вклю- чает выбранные для данного запроса таблицы. Таблицы пред- ставлены списками полей. Первая строка в списке полей, отме- ченная звездочкой *, обозначает все множество полей таблицы. Нижняя панель является бланком запроса QBE, который нужно заполнить.

При заполнении бланка запроса:

встроку Поле включаются имена полей, используемых в

запросе; Имя таблицы - включаются имена таблиц, из которых взя-

ты поля; Сортировка - выбирается порядок сортировки записей ре-

зультата; Вывод на экран - отмечаются поля, которые должны быть

включены в результирующую таблицу; Условие отбора - задаются условия отбора записей;

или - задаются альтернативные условия отбора записей.

На втором этапе необходимо включить в запрос нужные поля (столбцы) одним из следующих способов:

перетащить нужное поле из списка полей таблицы в схеме данных запроса в нижнюю часть запроса в первую строку бланка запроса в свободный столбец;

дважды щелкнуть по имени поля таблицы в схеме данных запроса;

впервой строке бланка запроса Поле щелчком мыши вы- звать появление кнопки списка и выбрать из списка нужное поле; список содержит все поля таблиц, представленных в бланке за- проса;

122

для включения всех полей таблицы можно перетащить или дважды щелкнуть на символе «*» в списке полей таблицы в схеме данных запроса.

На третьем этапе необходимо ввести критерии отбора в строку Условия отбора для тех полей, по которым требуется ввести условие поиска. Для этого щелкают в нужной ячейке Условие отбора и вводят критерий. Среди полей могут быть такие, по которым не надо задавать условия отбора. Условием отбора является выражение, которое состоит из операторов сравнения и операндов, используемых для сравнения.

В качестве операндов выражения могут использоваться ли-

тералы, константы, идентификаторы (ссылки).

Литералами являются конкретные значения, воспринимае- мые Access так, как они записаны. В качестве литералов могут быть использованы числа, текстовые строки, даты. Текстовые строки заключаются в двойные кавычки, даты в символы «#».

Например, 685, «Базы данных», #01/09/02#.

Константами являются неизменяющиеся значения, которые определены в Access, например, “True”, “False”, “Да”, “Нет”, “Null”.

Идентификаторами могут быть имена полей, таблиц, форм, отчетов и т. д. Они должны заключаться в квадратные скобки.

Если необходимо указать ссылку на поле в конкретной таб- лице, форме, отчете, то перед именем поля ставится имя таблицы, формы, отчета, также заключенное в квадратные скобки и отде- ленное от имени поля восклицательным знаком. Например, ссыл- ка на поле в таблице примет вид: “[Имя таблицы]![Имя поля]”, ссылка на свойство DefaultValue элемента управления «Год рож- дения» в форме СТУДЕНТЫ “Forms![СТУДЕНТЫ]![Год рожде-

ния].DefaultValue”.

Операторами сравнения и логическими операторами, ис- пользование которых допускается в выражении условия отбора, являются операторы:

= , < , > , <> , Between, In, Like, And, Or, Not.

123

Текстовые значения в выражении, если они содержат про- белы или знаки препинания, вводятся в двойных кавычках.

Допускается использование операторов шаблона - * (звез- дочка) и ? (вопросительный знак).

Оператор Between позволяет задать интервал для числового значения или дат. Например, Between 10 And 100 задает интервал от 10 до 100, Between #01.09.02# And #10.09.02# задает интервал дат от 1 до 10 сентября 2001 года.

Оператор In позволяет выполнить проверку на равенство любому значению из списка, который задается в круглых скоб- ках. Например,

In («Математика», «Информатика», «Физика»).

Оператор Like позволяет использовать образцы, исполь- зующие символы шаблона, при поиске в текстовых полях

(табл. 4). Например, Like «С*» .

124

Логические операции «И», «ИЛИ». Условия отбора, задан- ные в одной строке, связываются по умолчанию с помощью ло- гической операции «И», заданные в разных строках – с помощью логической операции «ИЛИ». Эти операции могут быть также

заданы явно в выражении условия отбора с помощью операторов

AND и OR.

Условие отбора можно формировать с помощью Построи-

теля выражений:

активизировать ячейку в строке Условие отбора для поля, в котором задают выражение для поиска (курсор мыши устано- вить в ячейку ввода условия отбора);

щелкнуть по кнопке Построить на панели инструментов или выбрать в контекстном меню команду Построить;

задать выражение и выйти из окна.

Выполнение запроса и просмотр полученной выборки:

врежиме Конструирование щелчок по кнопке Выполнить

на панели инструментов, щелчок по кнопке Конструктор воз- вращает в режим конструирования;

вокне базы данных щелчок по вкладке Запросы, по имени запроса и по кнопке Открыть.

Добавление таблицы в схему данных запроса осуществляют

спомощью команд меню Запрос, Добавить таблицу или нажа- тием кнопки Добавить таблицу на стандартной панели инстру- ментов и далее действуют так, как при первоначальном выборе таблиц.

125

Для удаления таблицы из запроса ее выделяют щелчком и выбирают пункты меню Запрос, Удалить таблицу (или вызы- вают контекстное меню, щелкнув по имени таблицы правой кнопкой мыши, и выбирают пункт Удалить таблицу, или нажи- мают клавишу Del).

Добавление поля в бланк запроса осуществляется с помо- щью одного из действий, рассмотренных выше.

Удаление поля в бланке запроса требует предварительного выделения соответствующего столбца. Для этого надо перемес- тить курсор в область маркировки столбца сверху, где он примет вид черной стрелки, направленной вниз, и щелкнуть кнопкой мыши. Далее нужно нажать клавишу Del или выполнить коман-

ды Правка, Удалить столбцы.

Для перемещения поля в бланке запроса надо выделить со-

ответствующий столбец и перетащить его в новую позицию с помощью мыши. Столбец, на место которого перемещен новый, как и все столбцы справа от него, будет сдвинут вправо.

3.19. Создание вычисляемого поля в запросе

Создание вычисляемого поля осуществляется следующим образом:

отобразить запрос в режиме Конструктор;

установить курсор на пересечение строки Поле и пустой колонки бланка запроса;

ввести выражение или использовать Построителя выражений, для этого щелкнуть по кнопке Построить на панели ин- струментов, откроется диалоговое окно Построитель выраже-

ний;

построить выражения путем выбора полей и операторов из списков двойным щелчком (или выделить одним щелчком и вставить щелчком по кнопке Вставить); для ввода в поле создан- ного выражения щелкнуть по кнопке OK.

126

Перед выражением автоматически добавляется имя поля Выражение N, где N – целое число, увеличивающееся на едини- цу для каждого нового создаваемого вычисляемого поля в запро- се. Имя вычисляемого поля, стоящее перед выражением, отделя- ется от него двоеточием. Например,

<выражение 1> : [Цена]*[Количество], где Цена и Количество – имена полей.

Имя вычисляемого поля («Выражение 1») становится заго- ловком столбца в таблице с результатами выполнения запроса. Это имя можно изменить.

Для вычисляемых полей допускается сортировка, задание условий отбора и расчет итоговых значений, как и для любых других полей.

В вычисляемых полях можно использовать встроенные функции. Например:

функция Date формирует текущую дату;

функция Month выделяет месяц из значения поля, содер- жащего дату;

функция Dlookup возвращает значение конкретного поля из записи связанной таблицы, не участвующей в запросе;

статистические функции, позволяющие вычислять среднее значение, сумму, минимальное и максимальное значения.

Например, для выборки всех студентов, родившихся в за- данном месяце, вычисляемое поле может содержать выражение

Month([СТУДЕНТЫ]![ДАТАР]) ,

где ДАТАР – поле типа Дата/время с датой рождения в таблице СТУДЕНТЫ.

3.20. Изменение имени и формата поля в запросе

Для переименования вычисляемого поля, нужно щелкнуть по нему в бланке запроса, стереть Выражение N и внести новое имя или щелкнуть по кнопке Свойства на панели инструментов,

в окне Свойства поля во вкладке Общие ввести новое имя в строке Подпись, закрыть окно.

127

Чтобы изменить заголовок столбца, не изменяя имени по- ля, нужно поступить так же: ввести новое имя поля в строку Подпись диалогового окна Свойства. Новый заголовок появится только в таблице запроса. Имя поля исходной таблицы при этом не изменится.

Чтобы изменить формат числового поля, необходимо: поместить курсор в имя числового поля, формат которого

надо изменить, и щелкнуть по кнопке Свойства на панели инст- рументов;

щелкнуть в строке Формат поля, затем - по стрелке рас- крывающегося списка и выбрать нужный формат;

щелкнуть в строке Число десятичных знаков и выбрать из раскрывающегося списка количество знаков после запятой, закрыть окно.

3.21. Создание запроса с групповыми вычислениями

Групповые операции позволяют выделить группы записей с одинаковыми значениями в указанных полях и использовать для этих групп одну из статистических функций. В Access преду- смотрено девять статистических функций:

Sum – сумма значений некоторого поля для группы; Avg – среднее от всех значений поля в группе;

Max,Min – максимальное, минимальное значение поля в группе;

Count – число значений поля в группе без учета пустых значений;

Stdev – среднеквадратичное отклонение от среднего значе- ния поля в группе;

Var – дисперсия значений поля в группе;

First, Last – значение поля из первой или последней записи в группе.

Порядок создания запроса с использованием групповых операций:

128

создать запрос на выборку данных; в бланк запроса вклю- чить поля, по которым надо произвести группировку, и поля, по которым надо произвести статистические вычисления;

выполнить команды Вид, Групповые операции или щелк- нуть по кнопке Групповые операции на панели инструментов; в бланке запроса будет добавлена строка Групповая операция; при этом в ячейку Групповая операция для каждого поля вно- сится функция Группировка;

для тех полей, где будут проводиться групповые вычисле- ния, нужно заменить функцию Группировка на нужную группо- вую функцию через раскрывающийся в поле список.

3.22. Запрос на добавление записей

Порядок действий при создании запроса на добавление за- писей следующий:

создать стандартным образом запрос выборку данных из таблицы, записи которой нужно присоединить к другой таблице; проверить выборку, щелкнув по кнопке Выполнить на па- нели инструментов, вернуться в режим конструирования, щелк-

нув по кнопке Конструктор;

щелкнуть по стрелке раскрывающегося списка кнопки Тип запроса и выбрать команду Добавление (или выбор пунктов меню Запрос/Добавление);

в диалоговом окне указать имя таблицы, к которой будут добавлены выбранные записи;

установить переключатель в положение В текущей базе данных или В другой базе данных/Ok;

записать созданный запрос, щелкнув по кнопке Сохранить на панели инструментов; в открывшемся окне ввести имя запроса;

выйти из режима конструирования.

Для добавления записей выделить имя запроса и щелкнуть по кнопке Открыть.

В запросе должны быть сформированы записи с полями,

соответствующими полям в добавляемой записями таблице базы

129

данных. Структура записи таблицы запроса может не полностью совпадать со структурой записи таблицы, в которую добавляются записи. В записи запроса может быть меньше полей, если на поля в таблице, куда добавляются записи, не наложено требование по обязательности их заполнения.

Если имена полей выборки и дополняемой таблицы разли- чаются, то из списка полей таблицы-источника в бланк запроса нужно перетащить присоединяемые поля.

Если дополняемая таблица содержит ключевое поле, то до- бавляемые записи должны содержать такое же поле. Access не добавляет записи, если ключевое поле пусто или разные записи в нем имеют одинаковые значения.

При добавлении записей в таблицу, имеющую поле счетчи- ка, Access выполнит перенумерацию, если не включить в запрос поле счетчика. Если в полях счетчика обеих таблиц окажутся одинаковые значения, то Access не добавит записи с одинаковы- ми порядковыми номерами.

3.23.Запрос на создание новой таблицы

ВAccess можно создать новую таблицу из записей, удов- летворяющих запросу.

Порядок действий следующий:

создать и выполнить стандартным образом запрос, на ос- нове таблиц или запросов, содержащих записи, которые необхо- димо включить в новую таблицу;

в режиме Конструктор щелкнуть по пункту меню За-

прос/Создание таблицы (или по кнопке Тип запроса и выбрать команду Создание таблицы);

задать имя новой таблицы; указать, где будет таблица; Ok;

записать созданный запрос, щелкнув по кнопке Сохранить на панели инструментов; в открывшемся окне ввести имя запроса;

выйти из режима конструирования.

130