Технологии электронного офиса. Учебное пособие

В таблице появятся только те записи, которые удовлетво- ряют данному признаку. Для отображения всех записей вновь:

или Записи/Удалить фильтр.

Для фильтрации по нескольким признакам надо выделить несколько полей, содержащих заданные признаки.

Для этого поля должны находиться в смежных столбцах (при необходимости их можно переместить).

При горизонтальном выделении - отображаются записи, удовлетворяющие всем признакам.

При вертикальном выделении - отображаются записи, удовлетворяющие хотя бы одному признаку.

При фильтрации по несмежным полям проводятся дейст-

вия.

1. Записи/Фильтр/Изменить фильтр или кнопка

2.В окне Фильтр на пустом поле, по которому устанав- ливался признак, щелкнуть мышью. Из появившегося списка выбрать значение-признак. Так установить все требуемые при- знаки.

3.Если из одного поля выбирается несколько разных зна- чений-признаков, то внизу окна щелкнуть Или и выбрать еще один признак из списка.

4.Нажать кнопку Применение фильтра. Ассess возвра- щается к режиму таблицы и отображает отфильтрованный спи- сок.

В полях в качестве признаков можно задавать не только значения полей, но и условия с помощью логических операций: <, >, =, <=, >=, <>.

3.12.Общие сведения о форме

Форма – это основа разработки диалоговых приложений пользователя для работы с базой данных. Через формы можно осуществлять первоначальную загрузку данных во взаимосвязан-

111

ные таблицы, просмотр данных, а также их корректировку. Рабо- тая с формой, пользователь может добавлять и удалять записи в таблицах, изменять значения в полях, получать расчетные дан- ные. В форме можно осуществлять контроль вводимых данных, устанавливать ограничения на доступ к данным, выводить необ- ходимые сообщения, обрабатывать события, которые возникают

по инициативе пользователя или наступают в процессе работы с формой. Типовые процедуры работы формируются автоматиче- ски при создании элементов формы.

Пользователь может сам программировать макросы и про- цедуры VBA для обработки различных событий, наступающих при работе в форме. Для формы и ее элементов управления в Access определен набор событий, для которых могут быть разрабо- таны процедуры обработки события. Примерами таких событий являются: «Открытие формы», «Закрытие формы», «Текущая запись», «До обновления», «После обновления», «Нажатие кноп- ки», «Двойное нажатие кнопки».

Формы, прежде всего, создаются для ввода и редактирова- ния данных. При разработке форм, обеспечивающих загрузку взаимосвязанных таблиц, следует придерживаться определенных

требований к последовательности их загрузки в соответствии со схемой данных. Эти требования можно сформулировать следую- щим образом:

независимо могут загружаться таблицы, которые не подчи- нены каким-либо другим таблицам в одно-многозначных связях; таблицы, подчиненные каким-либо другим таблицам, мо- гут загружаться либо одновременно с ними, либо после загрузки

главных таблиц, в противном случае не могут установиться связи загружаемых в подчиненную таблицу записей с записями глав- ных таблиц;

в базу данных сначала загружаются из соответствующих документов справочные данные, а затем учетные.

3.13. Способы создания форм

Для создания формы нужно перейти во вкладку Формы в окне открытой базы данных, затем щелкнуть по кнопке Создать.

112

Откроется диалоговое окно Новая форма. В этом окне выбирают способ создания формы и таблицу или запрос, которые будут источником данных для формы.

Чтобы быстро создать простую форму, содержащую все поля из заданных таблицы или запроса, выбирают команду Автоформа. Мастер автоформ может построить простую форму, поля ввода в которой расположены в столбец, в строчку или в виде таблицы. При данном способе нужно задать тип формы и ответить на ряд вопросов о ней. Форму можно создать в режиме Мастера форм, который позволяет сделать форму для ввода дан- ных сразу в несколько таблиц. Форму можно создать самостоя- тельно в режиме Конструктор.

После того, как форма создана любым способом, ее можно изменить, находясь во вкладке Формы. Для этого выделяют имя нужной формы и щелкают по кнопке Конструктор.

3.14. Области и элементы формы в режиме «Конструктор»

Форма в режиме Конструктор имеет три области: Область данных, Заголовок формы и Примечание формы, которые могут быть образованы по командам меню Вид, Заголовок/примечание формы. Области формы наполняются различ- ными графическими объектами.

В форме могут быть использованы элементы трех видов: связанные – поля данных из какой-либо таблицы или за-

проса; Графические объекты, связанные с записями таблиц и предназначенные для отображения данных из полей, могут быть следующих типов Поле, Поле со списком, Список. Тип элемен- та управления, выбираемый для поля по умолчанию, определяет- ся в свойствах поля таблицы, с которой связано поле формы. За-

дается это свойство при определении типа данных поля в режиме конструктора таблиц во вкладке Подстановка;

несвязанные – фрагмент текста или метка (обычно приме- няются для обозначения других элементов (надписей) или облас- тей на форме);

113

вычисляемые – вычисляемые значения, вносимые в форму (промежуточные и итоговые суммы, средние значения, проценты и т. д.).

Свойства элементов. Как форма в целом, так и каждый из ее элементов обладает своими свойствами, которые можно про- сматривать и корректировать. Для этого выполняют команды меню Вид/Свойства или команду Свойства в контекстно- зависимом меню, вызываемом правой кнопкой мыши, или щел- кают по кнопке Свойства на панели инструментов.

При щелчке мышью на этом квадрате форма выделяется.

Двойной щелчок на области выделения формы позволяет сразу вызвать свойства формы.

Если линейки не выводятся на экран, нужно установить курсор на серую фоновую область справа от формы. Выделить целиком форму можно также, выполнив команды Прав-

ка/Выделить форму.

При создании формы с помощью Мастера последний опре- деляет порядок расположения и размер элементов согласно опи- саниям полей таблицы. В режиме Конструктор можно отредак- тировать в форме элементы управления:

их положение (выделить элемент, щелкнув по нему; поста- вить курсор на границу элемента так, чтобы появилась "рука", и перетащить элемент в нужное место; если элемент состоит из двух частей, то отдельная часть перетаскивается, когда курсор имеет вид руки с указывающим пальцем, которая получается в верхнем левом углу объекта);

размер (выделить элемент, щелкнув по нему; вокруг эле- мента появятся маленькие черные квадратики – маркеры; стать на маркер, чтобы курсор стал двухконечной стрелкой, и тащить маркер в нужном направлении; другой способ – щелчком выде-

лить объект и выбрать пункты меню Формат/Размер/По размеру данных);

свойства (выделить элемент и щелкнуть по кнопке Свойства на панели инструментов; в открывшемся диалоговом окне меняют характеристики элемента);

114

вид (с помощью рамок, фоновых и шрифтовых выделений; с помощью кнопки Свойства, находясь во вкладке Макет, мож- но изменить формат вывода данных);

количество (чтобы добавить элемент, необходимо щелкнуть по кнопке на панели элементов, соответствующей создаваемому элементу, и щелкнуть в окне формы, где этот элемент должен находиться; можно также растянуть символизирующий элемент управления прямоугольник до нужного размера; чтобы удалить элемент, необходимо щелкнуть по нему и нажать клавишу Del).

Чтобы создать элемент управления нужного типа, необхо- димо щелкнуть по соответствующей кнопке, а затем – в нужном месте формы. Кнопки создания элементов управления в режиме Конструктор находятся на панели элементов. Если панель эле- ментов не видна на экране, выбирают в меню Вид команду Па-

нель элементов.

3.15.Создание элементов формы в режиме «Конструктор»

Врежиме Конструктор создание формы полностью возла- гается на пользователя, причем создание можно начать с пустой формы или отредактировать существующую.

Для выбора режима Конструктор поступают следующим образом:

переходят во вкладку Формы; щелкают по кнопке Создать;

выбирают режим Конструктор, из списка выбирают ис- точник данных (таблица или запрос) и щелкают по кнопке ОК.

Если создается новая форма, то на экране виден макет формы, состоящий из области данных. Чтобы добавить заголовок

ипримечание формы, выбирают пункты меню

Вид/Заголовок/примечание формы.

Для добавления в форму надписи щелкают по кнопке Надпись на панели элементов и там, где в форме будет надпись, за- тем вводят надпись и нажимают клавишу Enter. В дальнейшем надпись можно отредактировать (переместить, изменить размер, шрифт, обвести рамкой и т. д.).

115

Для добавления в форму поля с надписью из таблицы базы данных поступают следующим образом:

щелкают на панели элементов по кнопке Поле; щелкают в области данных там, где будет выбранный объ-

ект; в области данных появляется объект, состоящий их двух час- тей: поле с номером (для надписи) и поле с названием “свобод- ный” (для данных);

щелкают по полю с названием “свободный”, щелкают по кнопке Свойства на панели инструментов, во вкладке Данные в

строке Данные выбирают из раскрывающегося списка имя поля из таблицы, выходят из окна свойств;

щелкают по первой части объекта дважды, стирают слово «поле…», и вносят нужную надпись или выделяют щелчком пер- вую часть объекта, щелкают по кнопке Свойства на панели ин- струментов, выбирают вкладку Макет, в строке Подпись вносят нужное название, закрывают окно свойств.

Другой способ внесения поля из таблицы состоит в выборе кнопки Список полей на панели инструментов. Щелчок по дан- ной кнопке вызывает список доступных полей. Нужное поле надо перетащить в макет формы. Когда будет отпущена левая кнопка мыши, в месте положения курсора появится двойной объект. Ка- ждая часть объекта будет содержать имя поля. Левая часть объек- та имеет статус надписи, а правая – поля из таблицы или запроса.

Для создания поля ввода с раскрывающимся списком по- ступают следующим образом:

щелкают на панели элементов по кнопке Поле со списком; щелкают в области данных там, где будет выбранный эле-

мент, при этом загружается Мастер; отвечают на вопрос Мастера о том, откуда берется список –

из таблицы или фиксированного набора, щелкают по кнопке Да-

лее;

в зависимости от предыдущего ответа или указывают таб- лицу и поле для списка, или вводят фиксированный список, щел- кают по кнопке Далее;

указывают, где сохранять список, щелкают по кнопке Да-

лее;

задают подпись, щелкают по кнопке Готово.

116

Для создания поля Флажок (поля, имеющие два значения “Да/Нет”) поступают следующим образом:

щелкают на панели элементов по кнопке Флажок; щелкают в области данных там, где будет находиться вы-

бранный элемент; при этом создается элемент из двух частей; выделяют кнопку «Флажок», щелкают по кнопке Свойства

на панели инструментов, в диалоговом окне выбирают вкладку Данные, выбирают с помощью кнопки раскрывающегося списка поле из таблицы, выходят из окна;

выделяют флажок, щелкают по кнопке Свойства на панели инструментов, в диалоговом окне выбирают вкладку Макет, в строке Подпись вносят название поля, выходят из диалогового окна.

Можно создать кнопки для перехода между записями, по- иска данных, выхода из формы и т. д. Кнопки создаются с помо- щью мастера. На панели элементов должна быть активна кнопка Мастера (активизируется щелчком). Необходимо щелкнуть по кнопке Кнопка и там, где она должна находиться в макете фор- мы. При этом загружается мастер создания кнопки. В первом диалоговом окне необходимо выбрать категорию и действие, во втором – вид кнопки (Текст или Рисунок).

Создание поля – группы переключателей. Поле создается с помощью мастера. Кнопка Мастера должна быть активной. Щелкают по кнопке Группа переключателей и там, где она должна находиться в макете формы. Загружается мастер создания группы переключателей:

в первом окне необходимо задать подписи для каждого пе- реключателя и щелкнуть по кнопке Далее;

во втором окне нужно указать, какой переключатель дол- жен быть выбран по умолчанию и щелкнуть по кнопке Далее;

в следующем окне нужно указать, какие значения должны быть сопоставлены с каждым переключателем (по умолчанию предлагаются цифры 1,2,3,…; можно заменить их на другие циф- ры) и щелкнуть по кнопке Далее;

затем выбрать, в каком поле базы данных нужно запомнить выбранный переключатель, и щелкнуть по кнопке Далее;

117

в следующем окне выбрать оформление (обычное, утоплен- ное, с тенью и т. д.) и тип элементов в группе (например: пере- ключатели) и щелкнуть по кнопке Далее;

указать имя группы переключателей и щелкнуть по кнопке

Готово.

3.16. Вычисления в форме

Вычисления в каждой записи формы. Чтобы произвести вычисления на основе данных одной записи в форме, необходимо создать вычисляемый элемент управления, в который записыва- ется выражение. Для создания вычисляемого элемента управле- ния надо открыть форму в режиме конструктора и, нажав на па- нели элементов кнопку Поле, разместить вычисляемый элемент управления в нужном месте. Затем в объект Свободный вносится выражение, в объект Поле – надпись. Выражение должно начи- наться со знака равенства (=). В качестве операндов выражения чаще всего используются имена полей, константы, а в качестве операторов – знаки арифметических операций.

Выражение может быть введено в строку Данные в окне свойств вычисляемого элемента управления. При этом можно внести формулу в строке Данные вручную, а можно воспользо- ваться кнопкой Построитель выражений, которая находится в данной строке. В окне построителя выражений имеется панель

кнопок с различными операторами и есть возможность выбрать из списка нужные поля и функции.

Пересчет одних полей при изменении других полей в каж-

дой записи формы. В данном случае пересчет одних полей надо связать с возникновением события, связанного с изменением дру- гих полей.

Пример. Пусть имеется две таблицы ПОСТАВКА и СКЛАД, требуется при вводе новой записи в таблицу

ПОСТАВКА увеличивать поле ОСТАТОК в таблице СКЛАД на величину введенного количества. Порядок действий следующий:

118

создать с помощью мастера форм форму, в которой отра- зить все поля из таблицы ПОСТАВКА и поле ОСТАТОК из таб- лицы СКЛАД;

открыть созданную форму в режиме конструктора; выделить поле КОЛИЧЕСТВО, открыть окно свойств для

данного поля (кнопка Свойства на панели инструментов или контекстное меню, пункт Свойства);

в окне свойств выбрать вкладку События, щелкнуть в строке После обновления, щелкнуть по кнопке Построитель выражений, выбрать пункт меню Программы, щелкнуть по кнопке ОК; при этом мы попадаем в процедуру обработки собы- тия, связанного с обновлением поля КОЛИЧЕСТВО;

набрать оператор присваивания [ОСТАТОК]=[ОСТАТОК]+[КОЛИЧЕСТВО]; сохранить процедуру, закрыть окно процедуры и окно

свойств, сохранить форму, выйти из режима конструктора.

Вычисление итоговых значений для записей формы. Вы-

числение итоговых значений для записей формы выполняется с помощью встроенных статистических функций, записываемых в качестве выражения в вычисляемых элементах управления.

Пусть требуется просуммировать значения поля КОЛИЧЕСТВО в таблице ПОСТАВКА. Порядок действий сле- дующий:

отразить форму ПОСТАВКА в режиме конструктор;

нажать на панели элементов кнопку Поле и разместить элемент управления в области примечания формы (итоговые зна- чения всегда нужно размещать в области примечания формы);

выделить элемент свободный и внести туда выражение

= Sum([КОЛИЧЕСТВО]), при этом можно внести формулу сразу или воспользоваться окном свойств, где выбрать вкладку

Данные, строку Данные, кнопку Построитель выражений;

во вкладке Макет окна свойств можно задать формат поля и количество цифр в десятичной части числа;

выделить элемент поле и внести итоговую надпись.

119

Вычисление итоговых значений для записей подчиненной формы и вывод их в основной форме. Основная форма и ее под-

чиненная форма чаще всего строятся на основе таблиц, между которыми установлена связь типа «один-ко-многим». При этом в основной форме выводится только одна запись, а в подчиненной форме – несколько записей, которые подчинены ей. При расчете

итогового значения для группы записей подчиненной формы вычисляемое поле может быть отображено в записи основной формы.

Пример. Пусть в основной форме ГРУППЫ нужно на ос-

нове записей подчиненной формы СТУДЕНТЫ подсчитать число студентов в группе. Порядок действий следующий:

отобразить подчиненную форму в режиме конструктора; в данной форме в области примечания формы создать вы-

числяемый элемент управления (с помощью кнопки Поле панели элементов) и внести туда выражение, содержащее статистиче- скую функцию подсчета числа записей =Count([ФИО]); запом- нить имя созданного элемента управления (пусть это будет “Поле 1”); сохранить произведенные действия и выйти из режима кон- структора;

отобразить основную форму в режиме конструктора; в ос-

новной части формы создать вычисляемый элемент управления и записать туда выражение:

= [СТУДЕНТЫ] . [Form]![Поле 1].

Это выражение является ссылкой на элемент управления Поле 1 в подчиненной форме. Общий формат такой ссылки имеет вид:

=[Имя подчиненной формы].[Form]![Имя поля в подчинен- ной форме]

3.17. Запросы. Типы запросов

Существует несколько различных типов запросов:

запрос на выборку осуществляет загрузку и отображение записей в режиме таблицы; данный запрос можно дополнить вычислениями в каждой из найденных записей; результатом вы-

120