Технологии электронного офиса. Учебное пособие

Фон – позволяет выбрать заливку, которая будет использо- ваться для фона слайдов. После выполнения команды отобража- ется диалоговое окно Фон, в котором можно с помощью раскры- вающегося списка выбрать требуемый цвет или способ заливки.

Оформления слайда – дает возможность установить для презентации новый шаблон оформления, т. е. установить опреде- ленную цветовую палитру для фона и объектов слайда, а также определить расположение элементов на слайдах. Для этого следу-

ет открыть презентацию в любом режиме и выполнить данную команду. Затем в области задач следует выбрать новый шаблон для оформления презентации, после чего нажать кнопку Приме-

нить ко всем слайдам или Применить к выделенным слай-

дам. В результате выполненных действий все слайды презента- ции будут оформлены по новому шаблону.

4.2.3. Просмотр слайдов и проведение презентаций

Созданная презентация может быть настроена тем или иным образом, в соответствии с потребностями докладчика. В частности можно установить режим выполнения презентации, а также управлять сменой слайдов и их составом.

Для того чтобы настроить презентацию, необходимо ее от- крыть и выполнить после этого команду Показ слайдов ð На-

стройка презентации. Затем в диалоговом окне Настройка пре-

зентации следует установить требуемые параметры.

Команды раздела Показ слайдов в данном окне позволяют, установить режим показа презентации:

управляемый докладчиком – докладчик полностью контро- лирует процесс показа презентации, в частности, имеет возмож- ность изменять набор слайдов, регулировать длительность показа того или иного слайда, а также останавливать презентацию;

управляемый пользователем – показ презентации выполня- ется в оконном режиме, при этом пользователь может, отобра- жать с помощью меню требуемый слайд;

151

автоматический – данный режим используется для авто- номного показа презентации, при этом отсутствует большинство возможностей для управления процессом показа.

С помощью команд раздела Слайды можно установить ре-

жим показа всех слайдов презентации или только выбранного диапазона. Можно также воспользоваться режимом Произвольный показ, однако перед этим необходимо создать произвольную презентацию с помощью команды Показ слайдов ð Произвольный показ. При этом на экране появиться диалоговое окно Произвольный показ, в котором отображаются все имеющиеся наборы слайдов для данного режима. Чтобы создать новый набор для произвольного показа, следует воспользоваться кнопкой Создать данного диалогового окна. После этого появится окно Зада-

ние произвольного показа, в котором из списка Слайды пре-

зентации следует добавить в список Слайды произвольного показа требуемые слайды. Данное действие выполняется путем

выделения очередного слайда из списка Слайды презентации с последующим нажатием кнопки Добавить. С другой стороны,

чтобы удалить ненужный слайд из списка Слайды произвольного показа, следует воспользоваться кнопкой Удалить после выделения соответствующего слайда.

После выбора всех необходимых слайдов нужно сохранить полученный набор произвольного показа, для этого следует вве- сти название в строку Имя произвольного показа. В заключе- ние необходимо нажать кнопку Оk.

В диалоговом окне Настройка презентации можно также устанавливать порядок смены слайдов: вручную или по времени.

После установки всех необходимых параметров для прове- дения презентации следует нажать кнопку Оk, затем можно на- чать показ, воспользовавшись командой Показ слайдов ð На-

чать показ.

При проведении презентации очень важным является во- прос регламента, т. е. времени, отведенного на показ. Для слай-

дов презентации можно установить длительность отображения

152

каждого из них, т. е. хронометраж. Существует два способа опре- деления хронометража: ручной и автоматический.

Ручной режим используется в том случае, когда необходи- ма жесткая регламентация для каждого слайда презентации. В этом случае для установки хронометража следует открыть пре-

зентацию в режиме сортировщика слайдов и выполнить команду Показ слайдов ð Смена слайдов или воспользоваться кнопкой

Смена слайдов . Затем в области задач Смена слайдов

можно в разделе Продвижение установить флажок автоматически после и указать интервал времени, в течение которого будет ото- бражаться выбранный слайд.

В данном окне можно также установить эффект для ото- бражения слайда и скорость его выполнения, а также выбрать подходящий звуковой эффект. Параметр Эффект влияет на ре- жим появления слайда. С помощью параметра Звук можно уста- новить звуковой эффект, который будет использоваться при по- явлении слайда во время показа презентации.

После установки всех параметров следует нажать кнопку

Применить или Применить ко всем.

При использовании автоматического режима время показа каждого слайда устанавливается автоматически, по мере перехо- да к последующему слайду. Другими словами, в процессе репети- ции презентации можно определить время, которое необходимо для словесного описания каждого слайда, после чего система

установит эти временные интервалы автоматически для каждого слайда.

Для установки автоматического хронометража следует от- крыть презентацию и выполнить команду Показ слайдов ð Настройка времени. После этого будет отображен первый слайд презентации в полноэкранном режиме, причем на экране появит- ся также диалоговое окно Репетиция, с помощью которого мож- но определять показ текущего слайда.

153

В этом окне имеются следующие кнопки и индикаторы: Далее – кнопка для перехода к следующему слайду с одно-

временной установкой временного интервала для отображения предыдущего слайда во время показа презентации;

Время слайда – индикатор, показывающий время отобра- жения текущего слайда;

Повторить – кнопка для сброса значения индикатора Время слайдов и его повторной установки;

Время презентации – индикатор, отображающий время показа всей презентации.

После того как будет установлено время отображения по- следнего слайда презентации, на экране появится диалоговое окно с общей продолжительностью показа, предлагающее уста- новить новое время предъявления слайдов. Чтобы установить новые интервалы, следует нажать кнопку Да.

При необходимости досрочного завершения репетиции без сохранения интервалов следует воспользоваться кнопкой Esc или закрыть окно Репетиция.

После того как проведена репетиция и установлено время отображения каждого слайда, можно запустить презентацию. Для этого следует выполнить команду Показ слайдов ð Начать показ или воспользоваться кнопкой Показ слайдов меню Вид. В результате на экране отображается первый слайд презентации,

который через установленный промежуток времени сменяется вторым слайдом и т. д.

Необходимо отметить, что во время показа презентации в левом нижнем углу экрана появляется кнопка, нажатие на кото- рую приводит к отображению контекстного меню показа презен- тации, содержащего набор команд для управления процессом показа. Кроме того, контекстное меню можно также вызвать щелчком правой кнопки мыши в области слайда.

Далее – переход к следующему слайду; Назад – переход к предыдущему слайду;

Переход – список команд для управления переходом к тому или иному слайду. В частности, можно воспользоваться навига-

154

тором слайдов, в окне которого можно выбрать тот слайд презен- тации, на который необходимо перейти в данный момент. Для

этого следует выбрать в списке требуемый слайд и нажать кнопку Перейти. Если требуется отобразить скрытый слайд презентации,

то можно воспользоваться пунктом Выбор слайда по имени и выбрать нужный слайд из списка всех слайдов презентации.

Записная книжка – внесение замечаний и пометок, кроме этого назначение встреч с помощью приложения Outlook;

Заметки докладчика – добавление заметок к слайдам в режиме показа презентации;

Указатель – отображает список команд для управления указателем. В частности, команды Автоматически и Стрелка отображают на экране указатель мыши, а команда Скрывать всегда позволяет его спрятать. С другой стороны, команды Перо

позволяет делать с помощью указателя мыши пометки на слайде выбранным цветом, который можно установить в подменю Цвет рисунка. Другими словами, данная команда позволяет рисовать жирным маркером, например, для того, чтобы обвести какую- либо область слайда. При этом пометки, сделанные во время по- каза, на слайде не сохраняются и, не отображаются при его по- вторном показе.

Экран – команды управления экраном демонстрации. В частности, команда Пауза позволяет приостановить показ, после чего можно воспользоваться командой Продолжить для его про- должения. Кроме того, при внесении пометок на текущий слайд в меню Экран станет активной команда Стереть карандаш, по- зволяющая удалить все сделанные пометки.

Справка – отображает окно справочной информации по использованию различных сочетаний клавиш во время показа;

Завершить показ слайдов – используется для окончания показа презентации.

155

4.3.Работа с текстом

4.3.1.Ввод и редактирование текста

Как правило, основой любой презентации является тексто- вая информация, которую можно условно разделить на следую- щие элементы: обычный текст, заголовок, подзаголовок, марки- рованный список. Существует несколько основных возможностей по добавлению текста в очередной слайд, которые зависят от спо- соба создания презентации.

Применение автомакета для нового слайда. Данный способ предполагает для каждого слайда автоматическое создание эле- ментов текста, которые называют место заполнителями. Чтобы ввести текст в такой элемент, необходимо вначале выделить дан- ный элемент в области слайда и затем выполнить ввод требуемо- го текста. При этом необходимо иметь в виду, что редактирова- ние текста выполняется так же, как и в редакторе Word, поэтому если текст не будет помещаться в одной строке элемента с задан- ными границами, то произойдет автоматический переход на сле- дующую строку. Работа с элементами текста в Power Point анало- гична работе с надписями в Word, поэтому в случае необходимо- сти можно, например, увеличить или уменьшить границы редак- тируемого элемента.

Необходимо отметить тот факт, что при вводе текста в ка- кой-либо элемент очередного слайда презентации в структуре слайда автоматически отображается вводимая информация. Для

редактирования содержимого место заполнителя или элемента можно воспользоваться структурой слайда, в которой также мо- гут быть внесены все необходимые изменения.

Использование шаблона презентации. Если презентация была создана на основании шаблона, то в этом случае для каждо- го слайда автоматически создается набор элементов, для которых устанавливаются определенные тестовые значения, соответст- вующие выбранному шаблону. Изменение текста в элементе осу- ществляется так же, как и в предыдущем случае. То есть вначале

156

выделяется требуемый элемент слайда, после чего вносятся изме- нения.

Необходимо отметить, что при использовании шаблона презентации имеется несколько удобных возможностей для выде- ления текста место заполнителя, в частности двойной щелчок на каком-либо слове текста позволяет его выделить. Тройной щелчок в место заполнителя приводит к выделению в нем всего текста.

Работа со структурой слайда. Структуру любого слайда можно сравнить с оглавлением книги, т. е. в ней могут находить- ся заголовки, подзаголовки, списки и т. д., которые представляют собой иерархию текстовых элементов слайда, находящихся на более высоком или более низком уровне. Например, заголовок слайда находится на самом высоком уровне иерархии.

Необходимо иметь в виду, что при нажатии клавиши Enter

в процессе редактирования содержимого слайда будет создан элемент, совпадающий с предыдущим, который перед этим ре- дактировался. В частности, если в иерархической структуре был создан Элемент списка 1, то нажатие клавиши Enter после ввода указанного текста приведет к созданию элемента, находящегося на том же самом уровне иерархии.

Если вносились изменения в заголовок слайда, то при на-

жатии в строке заголовка клавиши Enter будет создан новый слайд.

При создании иерархической структуры любой сложности существует возможность изменять уровни иерархии какого-либо элемента слайда. Для этого в PowerPoint имеется панель Структура со следующими кнопками:

Повысить уровень – повышение строки в иерархиче-

ской структуре на один уровень

Понизить уровень – понижение строки в иерархической структуре на один уровень;

Вверх – перемещение элемента списка на одну позицию вверх внутри одного уровня;

157

Вниз – перемещение элемента списка на одну позицию вниз внутри одного уровня;

Свернуть – свертывание структуры выбранного слайда;

Развернуть – развертывание структуры выбранного слайда;

Свернуть все – свертывание структур всех слайдов пре- зентации;

Развернуть все – развертывание структур всех слайдов презентации;

Итоговый слайд – создание перед текущим слайдом итогового слайда, в котором в виде маркированного списка ото- бражаются заголовки слайдов, выбранных в режиме структуры или в обычном режиме.

Отобразить форматирование – включение или отклю- чение режима, при котором в структуре слайда текст каждого элемента отображается в том формате, который установлен для него в области слайда.

При работе с элементами структуры можно использовать все возможности по выделению и перемещению объектов, кото- рые предоставляются Windows. В частности щелчок на значке слайда позволяет его выделить, удерживание клавиши Shift дает возможность выделить несколько подряд расположенных слай- дов, с помощью перетаскивания выделенных слайдов можно из- менить порядок их следования в презентации и т. д. Выделение редактируемого текста, а также перемещение курсора выполняет- ся с помощью мыши и клавиатуры, аналогично работе с текстом в редакторе Word.

Если необходимо найти какой-либо текст на слайдах пре-

зентации или выполнить замену одного слова на другое во всех слайдах, в которых оно встречается, то в этом случае следует вос- пользоваться командой Правка ð Найти или Правка ð Заменить, соответственно. Затем в диалоговом окне указать текст,

158

который нужно найти, а также установить в случае необходимо- сти параметры поиска. Если требуется просто отыскать текст, то

после указания соответствующей строки следует воспользоваться кнопкой Найти далее. Если же необходимо выполнить замену найденного текста, то нужно нажать кнопку Заменить и указать в поле Заменить строку для замены.

4.3.2. Форматирование текста

После того как текст набран, для улучшения внешнего вида

слайдов содержимое того или иного текстового элемента слайда можно отформатировать. Форматирование в PowerPoint выполня- ется так же, как и в текстовом редакторе Word, – с помощью кно- пок панели Форматирование. В частности, можно установить тип и размер шрифта, начертание, а также выравнивание текста. Кроме того, на панели Форматирование имеются дополнитель- ные кнопки:

– кнопка Тень текста;

– кнопка Увеличить размер шрифта;

– кнопка Уменьшить размер шрифта;

Необходимо отметить, что все возможные параметры шрифта могут быть установлены с помощью команды Формат ð Шрифт, после выполнения которой в диалоговом окне Шрифт можно выполнить любые действия по форматированию выделен- ного текста.

Для строк выделенного текста можно установить так назы- ваемые интервалы, т.е. расстояния между этими строками. Чтобы изменить интервалы, следует выделить текст и выполнить коман-

ду Формат ð Интервалы. Затем в диалоговом окне Интервал

следует выбрать расстояние между строками, а также можно ус- тановить интервалы для текущего абзаца. При этом расстояние может измеряться в линиях или пунктах. После установки всех требуемых значений можно воспользоваться кнопкой Просмотр,

159

чтобы увидеть результаты внесенных изменений, или нажать кнопку Оk, чтобы зафиксировать изменения в тексте.

В Power Point существует возможность работы с двумя ви- дами списков: маркированными и нумерованными. Чтобы соз- дать или изменить список, необходимо выделить соответствую- щий текст и выполнить команду Формат ð Список. После этого будет отображено диалоговое окно Список, в котором можно выбрать тип маркера для списка или вид нумерации.

При этом для маркированных списков существует допол-

нительная возможность определения символа маркера с помощью кнопок Рисунок или Знак. Для нумерованных списков можно установить, с какого именно символа будет начинаться нумера- ция элементов списка с помощью регулятора Начать с.

4.4.Работа с таблицами и графикой

4.4.1.Таблицы

Чтобы добавить таблицу в слайд, следует открыть требуе- мый слайд и выполнить команду Вставка ð Таблица. Затем в диалоговом окне Вставка таблицы необходимо определить ко- личество строк и столбцов, которые будут в ней находиться, и нажать Оk.

Еще одной возможностью создания таблицы является ис-

пользование кнопки Добавить таблицу на панели Стандартная, нажатие на которую позволяет выбрать с помощью мыши необходимое количество строк и столбцов.

После того как таблица добавлена в слайд, на экране авто- матически отображается панель Таблицы и границы, которую

также можно вывести с помощью кнопки Таблицы и границы

, расположенной на панели Стандартная.

Панель Таблицы и границы позволяет выполнять любые действия по работе, например, объединять или разбивать ячейки,

160