Технологии электронного офиса. Учебное пособие

условия заданы и не позволяют продать бесконечно много чашек кофе.

Для решения этой задачи в Excel надо построить табл. 3.

В ячейках B2, B5, B8 будет записан результат решения задачи – найденное количество чашек различного вида кофе, обеспечи- вающее максимум выручки. В ячейках B3, B6, B9 надо записать

формулы расчета общей стоимости проданных чашек различного вида кофе, т.е. произведения: =B2*B1, =B5*B4, =B8*B7. В ячейку E1 записывается сумма стоимости проданных чашек кофе: =B3+B6+B9. В ячейку E3 записать формулу: =B2. В ячейку E4 записать формулу: =B5+B8. В ячейку E5 записать формулу: =B2+B5+B8. Перед решением перечисленные ячейки будут со- держать нули.

Далее активизируется ячейка E1 и вызывается Сер-

вис/Поиск решения. В окне Поиск решения в поле Устано-

вить целевую ячейку надо проверить правильность адреса целе-

81

вой ячейки (E1), установить переключатель по максимальному значению, в поле Изменяя ячейки указать B2; B5; B8, активи-

зировать поле Ограничения и нажать кнопку Добавить. В окне

Добавление ограничения в поле Ссылка на ячейку задать ад-

рес E5, задать условие <=, в поле Ограничение указать ячейку Е8, нажать кнопку Добавить для формирования следующего ограничения. Оно должно отражать ситуацию: E4<=E9. Третье ограничение: B8<=E10. Кроме того, количество чашек кофе – целое неотрицательное число, поэтому надо добавить ограниче-

ния: B2 - целое, B5 - целое, B8 – целое; B2>=0, B5>=0, B8>=0.

Нажать кнопку Ok и вернуться в окно Поиск решения. Нажать кнопку Выполнить для решения задачи.

В результате может возникнуть одна из ситуаций: найдено правильное решение; решение не найдено из-за ошибок в форми- ровании формул, ограничений и т. п.; решение не найдено из-за его отсутствия; решение не найдено, т. к. неудачно выбраны на- чальное приближение или метод решения, его точность, ограни- чения по времени. В последнем случае можно настроить пара- метры метода решения задачи, нажав в окне Поиск решения кнопку Параметры и задав им другие значения.

Пример реализации задачи оптимизации

Для решения задач оптимизации (линейного или нелиней- ного программирования) в системе Excel применяется надстройка «Поиск решения» (рис. 5).

Рис. 5. Пример реализации линейной модели

82

Объемы использованного сырья не должны превышать количество имеющегося (ячейки C12:F12), а именно: 4100; 3200; 3500; 1600. Стоимость единицы сырья (ячейки C16:F16) равняет-

ся: 0.2; 0.15; 0.1; 0.23. Стоимость продукта (ячейки C17:F17) рав-

няется произведению стоимости единицы сырья на количество использованного сырья, а именно: =C16*C13; =D16*D13; =E16*E13; =E16*E13.

Доход вычисляется в ячейке I15 и равняется сумме от про- даж продуктов: =СУММ(I5:I8). Здесь была использована встро- енная функция СУММ системы Excel. Подобные функции можно вводить вручную или выбирать из общего списка функций. Что-

бы получить доступ к такому списку достаточно щелкнуть по кнопке =, расположенной в строке формул.

Стоимость товара (СтТ) вычисляется в ячейке I16 как сум- ма стоимости всех продуктов: =СУММ(C17:F17).

Наконец, целевая функция – запас средств определяется как разница между доходом и стоимостью товара: =I15-I16.

Для решения задачи оптимизации необходимо выбрать по- следовательно команды Сервис, Поиск решения. При этом поя- вится диалоговое окно этой команды (рис. 6).

Рис. 6. Диалоговое окно Поиск решения

В этом окне имеются три типа окон ввода, с помощью ко- торых можно определить: переменные задачи (окно Изменяя

84

ячейки); целевую функцию (окно Установить целевую функ-

цию); ограничения (окно Ограничения). Также можно устано- вить: решается ли задача на максимум, минимум или требуется получить определенное значение целевой функции.

Перед тем как приступить к формированию перечисленных выше характеристик задачи, необходимо правильно установить параметры «Поиска решения», т.е. щелкнуть по кнопке Параметры (рис. 7). Сюда включены разнообразные характеристики, влияющие на эффективность процесса оптимизации. Большинст- во из них могут быть приняты по умолчанию, за исключением параметра «Линейная модель», для которого необходимо устано- вить флажок (√), подтверждающий ее использование. После этого необходимо щелкнуть по кнопке Ok.

После этого пользователь возвращается в предыдущее окно (см. рис. 6). Так как в рассматриваемом примере задача решается на максимум, нужно установить соответствующий переключа- тель.

Рис. 7. Диалоговое окно Параметры поиска решения

Затем определяется целевая функция задачи. В окне Установить целевую ячейку можно непосредственно ввести адреса- цию для целевой функции (это делать не рекомендуется, чтобы избежать возможных ошибок) или щелкнуть по внутренней кноп-

ке . После этого появляется окно Поиск решения, в которое

85

можно занести адрес ячейки (или группы ячеек) целевой функ- ции.

В данном случае такой ячейкой является ячейка I17. При этом нет необходимости задавать адрес указанной ячейки непо- средственно, а достаточно выделить ее на рабочем листе. Если необходимо указать группу ячеек, выделяется сразу целая группа.

После этого необходимо щелкнуть по внутренней кнопке окна

Поиск решения .

Переменные задачи (окно Изменяя ячейки) указываются аналогично, при этом в окно записываются адреса: $G$5:$G$8.

Подобным образом формируются и ограничения задачи (окно Ограничения), при этом дополнительно используются кнопки «Добавить», «Изменить», «Удалить». При использовании кнопки «Добавить» данные записываются в диалоговое окно До-

бавление ограничения (рис. 8).

Рис. 8. Диалоговое окно Добавление ограничения

Сюда вносятся: левая часть ограничения (окно Ссылка на ячейку), знак сравнения (окно без надписи), правая часть ограничения (окно Ограничение). В последнее окно может вно- ситься просто числовое значение (свободный член ограничения) или ячейка (группа ячеек), по которой осуществляется сравне- ние.

В итоге для рассматриваемого примера были сформирова- ны следующие ограничения:

$C$13:$F$13 <= $C$12:$F$12; $G$5:$G$8 >= 0.

86

Первое ограничение учитывает, что используемое сырье не может превышать имеющиеся запасы, а второе - неотрицатель- ность объемов получаемых продуктов (рис. 9).

После этого можно приступить к реализации процесса оп- тимизации, для чего следует щелкнуть по кнопке «Выполнить». При этом будут получены следующие результаты.

Рис. 9. Окно Поиск решения после задания всех параметров

Оптимальные значения количества каждого продукта будут равны: 10.8; 48.96; 0; 20.68. Денежный же запас (прибыль), т. е. значение целевой функции задачи, составит 4425.89 единиц.

Контрольные вопросы

1.Что представляет лист Excel, каково его имя?

2.Можно ли сохранить в документе только один рабочий лист?

3.Как формируется относительный адрес ячейки?

4.Какого типа данные можно записывать в ячейках?

5.Как разместить текст в несколько строк в ячейке?

6.Как объединить несколько ячеек?

87

7.Для чего используется мастер функций?

8.Что такое встроенная функция?

9.Какие типы встроенных функций есть в Excel?

10.Как формируется первый аргумент функции ЕСЛИ?

11.Приведите примеры использования шаблонов в логиче- ских условиях.

12.Для чего применяется мастер диаграмм?

13.Какие данные можно представлять в виде диаграмм?

14.Какова технология построения диаграмм?

15.Что такое легенда диаграммы?

16.Для чего применяется функция ППЛАТ?

17.Что означает отрицательное значение выплаты?

18.Что называется записью в списке Excel?

19.Какая информация может храниться в списке?

20.Чем отличаются табличный ввод данных и ввод с помо- щью формы?

21.Как проверить значения данных при их вводе?

22.Как производится фильтрация записей?

23.Для чего нужны сводные таблицы, и какие вычисления можно в них проводить?

24.Чем характерны задачи оптимизации?

25.Что является независимыми параметрами в таких задачах?

26.Как можно сформулировать цель оптимизационной задачи?

27.Какая надстройка используется для решения задач опти- мизации в Excel?

28.Как формируются ограничения?

29.Для чего нужна настройка параметров метода поиска?

88

3. MICROSOFT ACCESS

MS Access служит для работы с данными: для упорядочивания; преобразования; редактирования; создания форм, таблиц, отчетов; запросов.

База данных (БД) представляет собой набор таблиц, форм, запросов, отчетов, модулей и макросов, используемых для обра- ботки и хранения данных (рис. 10).

Рис. 10. Окно базы данных Access

Сначала создаются таблицы, в которых будут храниться данные, потом они вводятся, далее они редактируются, строятся отчеты, запросы. В Ассess данные хранятся в виде таблиц, кото- рые связаны между собой. Каждый столбец таблицы соответству- ет полю. Каждая строка - записи. То есть запись состоит из 1 или более полей. В каждом поле хранятся только однотипные данные. Каждая строка содержит данные только об одном элементе.

В поле могут храниться данные различных типов: текст, числа, даты, время, различные объекты, ссылки и т.д.

89

Наряду с языком макрокоманд Access включает развитую интегрированную среду объектно-ориентированного программи-

рования Visual Basic for Applications (VBA) 6.0, позволяющую реализовать любые программные решения.

Приложение базы данных, которое содержит программы на языке Visual Basic for Applications (VBA), может быть скомпи-

лировано и сохранено в файле с расширением .mde. При этом исходные программы на VBA удаляются, а база данных сжима- ется, что значительно сокращает размер файла. После компиля- ции объекты БД не могут быть модифицированы.

В Access обеспечиваются все возможности динамического обмена данными (Dynamic Data Exchange, DDE) с любым прило-

жением Windows, поддерживающим DDE. Access поддерживает также механизм связывания и внедрения объектов (Object Linking and Embedding, OLE), обеспечивающий установление связи с объ- ектами другого приложения или внедрение объекта в базу дан- ных. Внедряемыми или связываемыми объектами могут быть документы различных приложений Windows: рисунки, графики, электронные таблицы или звуковой файл.

3.1. Общие сведения

Автоматизированный банк данных определяют как сис-

тему информационных, математических, программных, языко- вых, организационных и технических средств, предназначенных для централизованного накопления и коллективного многоас-

пектного использования данных с целью получения необходимой информации.

Банк данных включает следующие компоненты: базу дан- ных (БД), систему управления базой данных (СУБД), админист- ратора базы данных, вычислительную систему.

База данных – совокупность связанных данных, описание, хранение и манипулирование которыми осуществляется по об- щим правилам.

90