Технологии электронного офиса. Учебное пособие

заданной последовательности и указать, какая таблица из участ- вующих в отчете будет главной. Мастер отчетов предоставляет возможность определить группировку и сортировку записей отче- та по различным полям, подсчитать итоговые значения. Порядок действий:

перейти во вкладку Запросы, щелкнуть по кнопке Создать, выбрать пункт меню Мастер отчетов, ОК;

в окне Создание отчетов в списке Таблицы и запросы

выбрать таблицу или запрос, при этом в окне Доступные поля отразятся поля выбранной таблицы или запроса; выбрать поля в той последовательности, в которой они должны быть в отчете с помощью кнопки >; выбранные поля попадают в окно Выбран-

ные поля;

повторить эти действия для каждой таблицы или запроса, данные из которых участвуют в отчете;

кнопка Далее;

выбрать тип представления данных (главную таблицу), Да-

лее;

задать уровни группировки, которые позволяют вывести записи, объединенные по разным полям; обычно задают один уровень группировки, при этом в окне отображается общая структура формируемого макета отчета, Далее;

задать порядок сортировки записей; мастер позволяет про-

изводить сортировку по четырем полям в порядке возрастания или убывания значений поля. Если необходимо произвести под- счет итоговых значений, нажимают кнопку Итоги. При этом в

открывшемся окне Итоги для числовых полей будут выведены строки, в которых можно выбрать статистическую функцию (Sum, Avg, Min, Max) для подсчета значений в итоговой строке группы.

Если необходимо подсчитать долю рассчитываемого пока- зателя по группе от общего значения показателя по всем группам,

нужно отметить флажок Вычислить проценты, кнопки ОК,

Далее;

выбрать вид макета отчета; отметить флажок Настроить ширину полей для размещения на одной странице, Далее;

выбрать стиль оформления отчета, Далее;

141

задать имя отчета. Под этим именем мастер автоматически сохранит отчет в базе данных, Готово.

Пример.

База данных «Накладная» будет содержать следующую ин- формацию:

1)сведения о клиентах;

2)сведения о товарах;

сведения о накладных

3) сведения о заказах

сведения о заказан-

ных товарах в каждой накладной

Необходимо создать четыре таблицы:

1. Таблица Клиенты

2. Таблица Товары

142

3.Таблица Накладная

4.Таблица Заказы

Создание связей между таблицами осуществляется с помо-

щью кнопки (схема данных):

Рис. 11. Схема БД «Накладная»

Тип связи между таблицами Накладная – Заказ, Клиенты – Заказ, Товары – Заказ : один - ко - многим. А между таблица- ми Клиенты – Накладная, Товары – Накладная, Товары – Клиен-

ты : много - ко - многим.

В результате этих действий будет создана база данных, со- стоящая из четырех взаимосвязанных таблиц (рис. 11). В даль- нейшем с БД можно производить действия по созданию запро- сов, форм, отчетов и прочее.

143

Контрольные вопросы

1.Из каких объектов может состоять БД MS Access?

2.В каком виде хранятся все данные в БД MS Access?

3.Из чего состоит таблица БД?

4.Из каких основных этапов состоит создание таблицы БД?

5.Для каких целей служит каждый из них?

6.Какую роль выполняет ключевое поле в таблице?

7.Каким образом можно добавить поле (столбец) в табли-

цу?

8.В каком режиме осуществляется ввод записей?

9.Для каких целей используются формы?

10.Можно ли изменить порядок следования записей, на- пример по алфавиту?

11.Для каких целей используется фильтрация данных?

12.В каких случаях может быть применена команда «Скрыть столбцы»?

13.В каких случаях может быть применена фиксация столбцов?

14.Для каких целей используются отчеты?

15.Каким образом устанавливаются связи между табли-

цами?

16.Какие существуют типы связей между таблицами?

17.Для каких целей используются запросы в БД?

18.Какие типы запросов позволяет выполнять MS Ac-

ceess?

19.Какие преимущества по сравнению с обычным за- просом на выборку предоставляет запрос с параметром?

20.Какие типы запросов позволяют получить новые данные на основе базовых таблиц?

21.Какие типы запросов приводят к изменению данных

вбазовой таблице?

22.В каких случаях следует использовать запрос на соз- дание таблицы?

144

23.В каких случаях следует использовать запрос на об- новление данных?

24.В каких случаях следует использовать запрос на до- бавление данных ?

25.В каких случаях следует использовать запрос на удале- ние записей?

26.На основе какого количества таблиц или запросов можно сформировать форму?

27.На основе какого количества таблиц или запросов можно составить отчет?

28.Какие элементы может содержать окно формы или отчета?

29.В каком режиме осуществляется создание элементов ок-

на?

30.Могут ли в формах или в отчетах содержаться данные, основанные на вычисляемых выражениях?

31.В каком режиме создаются вычисляемые поля?

32.Для каких целей используется «Построитель выраже-

ний»?

33.Для каких целей используются макросы?

34.Может ли макрос содержать более одного действия (макрокоманды)?

35.Какие существуют методы выполнения макросов?

36.Какие способы обмена данными существуют в MS Access?

37.Какие способы получения справочной информации су- ществуют в MS Access?

145

4. ПРОГРАММА POWERPOINT

PowerPoint представляет собой программу для создания презентаций, которые необходимы во многих сферах профессио- нальной деятельности.

Еще несколько лет назад презентации, как правило, пред- ставляли собой доклад с иллюстрациями, выполненными на бу- маге или пленках, изображение на которых демонстрировалось с помощью проекторов. При этом создание ярких и убедительных иллюстраций было весьма сложным занятием, и поэтому успех

или неудача презентации напрямую зависели от художественных

иартистических способностей докладчика.

Споявлением программы PowerPoint, создание презента- ций становится простым и увлекательным делом. Если презента- ция проводится для небольшой аудитории в 4–8 человек, то в этом случае достаточно иметь компьютер с обычным монитором. С другой стороны, при большом количестве зрителей необходимо иметь специальную аппаратуру, например, проектор, который подключается к компьютеру и проецирует имеющееся на монито- ре изображение на обычный экран. Презентации могут также проводиться для пользователей локальной сети или Internet.

Стандартное разрешение файла PowerPoint.ppt, но если его заменить на *.pps, то это позволит запускать презентацию при открытие самого файла.

4.1. Возможности PowerPoint

Среди возможностей Power Point по созданию презентаций, представляющих собой набор слайдов, можно отметить следующие:

управление процессом проведения презентации, т.е. ото- бражением слайдов, которые в ней имеются;

управление переходами между слайдами, т.е. определение порядка отображения слайдов презентации во время ее показа;

установка параметров внешнего вида, отображения и появ- ления слайдов;

работа с текстом, таблицами, графикой, анимацией, зву- ком, видео, а также объектами Word, Excel и Internet.

146

Любая презентация имеет следующие основные свойства и характеристики: набор слайдов и их параметры; содержание слайдов, которое, помимо пользователя, может также создаваться с помощью имеющихся мастеров автосодержания;

параметры рабочей области, т.е. ее размер, ориентация и т. д.

Каждый слайд презентации имеет собственные свойства, которые влияют на его отображение презентации: размер слайда; шаблон оформления, т.е. параметры цветовой схемы, фона, шрифтов и т. д.; разметка слайда, которая включает большой набор стандартных примеров размещения информации на слайде: расположение заголовка, рисунков, таблиц, надписей и т. д.;

эффект перехода, представляющий собой тот или иной ре- жим появления и «исчезновения» слайда – по нажатию кнопки мыши или автоматически через заданное время, с анимационны- ми или звуковыми эффектами и т. д.

После запуска PowerPoint появится окно, содержащее пре- зентацию с одним слайдом. В этом окне в области задач следует выбрать макет создаваемого слайда и щелкнуть на нем.

Например, в случае выбора макета Титульный слайд будет создан новый слайд, представленный на рис. 12.

Рис. 12. Новый слайд

147

Разметка слайдов следующая:

148

4.2.Слайды

4.2.1.Действия со слайдами

Создание. Создание нового слайда в открытой презентации удобнее всего выполнять в режиме сортировщика слайдов, одна- ко можно для этого использовать любой другой режим просмот- ра. Чтобы добавить новый слайд, необходимо вначале выделить в любом режиме тот слайд, после которого нужно выполнить до- бавление. С другой стороны, в режиме сортировщика слайдов можно выполнить щелчок левой кнопкой мыши на пустой облас- ти за тем слайдом, после которого следует осуществить добавле- ние нового слайда, после чего в месте щелчка появится верти- кальная линия.

После этого необходимо нажать кнопку Новый слайд панели инструментов Форматирование или воспользоваться командой Вставка ð Создать слайд или Ctrl+M. Затем в диало-

говом окне Создание слайда следует выбрать макет создаваемого слайда. В результате будет создан новый слайд на основе вы- бранного автомакета.

Удаление. В том случае когда необходимо удалить какой- либо слайд, необходимо его выделить в режиме сортировщика

слайдов или сделать его текущим в любом другом режиме и после этого выполнить команду Правка ð Удалить слайд или нажать кнопку Del.

Перестановка. Чтобы выполнить перестановку какого-либо слайда, необходимо установить для презентации режим сорти- ровщика слайдов, затем выделить требуемый слайд и перетащить его на нужное место, удерживая нажатой левую кнопку мыши.

Скрытие. Иногда при разработке презентаций может воз- никнуть необходимость в скрытии тех или иных слайдов, напри- мер, чтобы использовать одну и ту же презентацию для показа в различных аудиториях.

Чтобы скрыть слайд, следует открыть презентацию в режи- ме сортировщика слайдов, после чего выделить требуемый слайд

149

и нажать кнопку Скрыть слайд на панели Сортировщик слайдов. В результате порядковый номер слайда в режиме сорти- ровщика будет отображаться в зачеркнутом виде, и при демонст- рации этот слайд не будет показан. В случае необходимости по-

каза скрытого слайда нужно выделить данный слайд и повторно выполнить команду Показ слайдов ð Скрыть слайд.

4.2.2. Форматирование слайда

Чтобы изменить формат слайда, вначале необходимо его выделить в режиме сортировщика или сделать текущим. После этого можно воспользоваться одной из команд меню Формат.

Разметка слайда – данная команда позволяет изменить

разметку для выбранного слайда с помощью диалогового окна

Разметка слайда, аналогично окну Создание слайда. Чтобы выполнить изменения, необходимо выбрать в данном окне тре- буемую разметку для слайда и щелкнуть по ней.

Цветовая схема слайда – эта команда используется для ус- тановки цветной схемы для выбранного слайда или для всей пре- зентации. При выполнении данной команды отображается диало- говое окно Цветовая схема, в которой имеется две вкладки:

Стандартная схема– позволяет установить для слайда одну из имеющихся цветовых схем. Чтобы применить выбранную схе- му для текущего слайда следует нажать кнопку Применить. Что- бы установить выбранную схему для всех слайдов презентации, необходимо воспользоваться кнопкой Применить ко всем;

Специальная схема – дает возможность изменить цвет того или иного элемента.

Для этого необходимо выбрать требуемый элемент, напри- мер, Фон, и нажать кнопку Изменить цвет. Затем в диалоговом

окне Цвет фона следует выбрать нужный цвет на вкладке Обычные или воспользоваться для определения оттенка вклад- кой Спектр, после чего нажать кнопку Оk.

Измененную цветовую схему нужно применить к выбран- ному слайду или ко всей презентации.

150