Технологии электронного офиса. Учебное пособие

Несколько прямоугольных областей:

- Shift + F8 - переход к выделению несмежных областей,

которое выполняется с помощью той же клавиши F8 описанным выше способом.

Колонка:

курсор находится в выделяемой колонке, Ctrl + пробел. Строка:

курсор находится в выделяемой строке, Shift + пробел. Вся таблица: Ctrl + Shift + пробел.

2.4.3. Редактирование данных в ячейках

Для замены одних данных в клетке другими достаточно ус- тановить курсор в эту клетку и ввести новые данные.

Чтобы отредактировать содержимое ячейки, нужно:

-встать на клетку;

-нажать F2 или осуществить двойной щелчок по редакти- руемой клетке, или щёлкнуть в панели формул;

-произвести изменение данных и нажать клавишу Enter.

При редактировании можно использовать клавиши Delete и

BackSpace для удаления символов и клавишу Insert для управле- ния режимами вставки или замены.

Для удаления содержимого ячейки, группы ячеек, строки, столбца необходимо:

-выделить очищаемую область;

-нажать клавишу Delete или выбрать в меню пункты

Правка/Удалить.

2.4.4.Перемещение данных

Для перемещения данных в другую позицию необходимо:

-выделить перемещаемую область;

-установить указатель мыши на границу выделенного бло- ка таким образом, чтобы он превратился в стрелку, и перетащить

61

блок в новую позицию, или выбрать в меню Правка/Вырезать,

или выбрать в панели инструментов пиктограмму , или вы-

брать в контекстном меню пункт Вырезать;

-во всех случаях, кроме первого способа, перейти в новую позицию;

-выбрать в меню Правка/Вставить, или выбрать в панели

инструментов пиктограмму , или выбрать в контекстном ме-

ню пункт Вставить.

2.4.5. Вставка строки или столбца в таблицу Для вставки строки в таблицу необходимо:

-установить курсор в любую ячейку строки, перед которой нужно вставить строку;

-выбрать в меню пункты Вставить/Строка.

Для вставки столбца в таблицу необходимо:

-установить курсор в любую ячейку столбца, перед кото- рым вставить столбец;

-выбрать в меню пункты Вставка/Столбец.

2.4.6.Копирование данных

Копирование бывает простым и специальным. Простое ко- пирование повторяет всё содержимое клетки. Специальное копи- рование - какую-то составляющую содержимого клетки, напри- мер: значение, формат и т.д.

Чтобы осуществить простое копирование, необходимо:

1)выделить копируемую область (ячейку, группу ячеек, строку, столбец).

2)скопировать содержимое выделенной области в буфер одним из возможных способов:

- меню Правка/Копировать; - контекстное меню Копировать;

62

- меню Правка Þ Вставить; - контекстное меню Вставить;

При копировании формула перенастраивается на новые ад-

реса.

Для реализации специального копирования на 4-м этапе в меню выбирают Правка Þ Специальная вставка.

2.5. Форматирование данных

2.5.1. Выбор шрифта

Набор доступных для работы шрифтов определяется не

Excel, а Windows.

Выбор шрифтов осуществляется при помощи пиктограмм:

63

Выбор шрифтов при помощи меню:

Формат/Ячейки/Шрифт.

В диалоговом окне можно выбрать шрифт, начертание, размер, цвет, подчёркивание, шрифтовые эффекты, надстрочные

иподстрочные символы.

2.5.2.Выравнивание содержимого ячеек

Панель форматирования предоставляет пользователю четыре пиктограммы для выравнивания содержимого ячеек:

64

Выравнивание при помощи меню:

Формат/Ячейки/Выравнивание.

В диалоговом окне можно выбрать: расположение текста по горизонтали и вертикали; перенос по словам; автоматический подбор ширины колонки; ориентацию текста.

2.5.3. Задание границ документа

При печати таблиц на бумаге линии сетки таблиц отсут- ствуют. Поэтому необходимо заключать поля таблиц в рамки.

Установка рамки для выделения ячеек может быть осуще-

ствлена с помощи пиктограммы панели форматирования . Пиктограмма имеет кнопку с раскрывающимся списком, в кото- ром представлены шаблоны рамок. Самый первый шаблон уби- рает рамки.

Обрамление при помощи меню предполагает выбор сле- дующих пунктов:

Формат/Ячейки/Граница.

В появившемся диалоговом окне можно задать тип, место положения и цвет линии.

65

2.5.4. Выбор фона ячеек

Для каждой ячейки можно определить фон. В это понятие входит шаблон штриховки, цвет переднего плана и цвет фона.

Использование пиктограммы позволяет лишь вы- брать цвет фона.

Определение фона при помощи меню предполагает выбор следующих пунктов:

Формат/Ячейки/Вид.

2.5.5. Контекстное меню

Можно выделить диапазон клеток и, направив на него указатель мыши, щелчком правой клавиши вызвать контекстное меню. В меню нужно выбрать команду "Формат ячеек". В резуль- тате на экране появится такое же диалоговое окно, что и при вы- боре пунктов основного меню Формат/Ячейки. Находясь в этом окне, можно выбирать шрифт, границы, фон и т. д.

2.5.6. Копирование формата

Пиктограмма (копировать формат) позволяет быстро скопировать формат одной ячейки на другую или на интервал.

Порядок действий:

-выделить ячейку или интервал, параметры которых нужно скопировать;

-щелчок по пиктограмме . Указатель мыши превра- тится в кисточку;

-"провести" кисточкой по ячейкам, на которые переносится формат;

Копирование формата при помощи меню:

66

-выделить ячейку или интервал, параметры которых нужно скопировать;

-выбрать в основном меню пункты Правка/Копировать;

-выбрать в основном меню пункты Правка/Специальная вставка/Формат.

2.6. Построение и редактирование диаграмм

Для построения диаграмм нужно заполнить стандартную сплошную таблицу. Заголовки столбцов или строк используют для надписей по осям и обозначения переменных .

Порядок построения диаграмм.

1.Выделить область данных, которые надо включить в диаграмму. Если это необходимо, можно отметить несмежные интервалы данных, удерживая клавишу Ctrl. Для того чтобы была подписана ось Х и обозначены данные, необходимо вклю- чить в выделенную область заголовки столбцов и строк.

2.Щелчок по пиктограмме "Мастер диаграмм".

3.Реализация этапа "Шаг 1 из 4-х". Bыбор типа и вида диа- грамм из предложенных списков. Для перехода к следующему этапу щелчок по кнопке Далее.

4.Реализация этапа "Шаг 2 из 4-х". Проверка диапазона данных и правильность выбора рядов данных (в строках или в столбцах). Кнопка Далее.

5.Реализация этапа "Шаг 3 из 4-х". Внесение заголовка диаграммы, надписей к осям. Кнопка Далее.

6.Реализация этапа "Шаг 4 из 4-х". Определение места расположения диаграммы: на отдельном или имеющемся листе. Кнопка Готово.

На любом из шагов можно вернуться на предыдущий шаг и изменить выбор. Это осуществляется с помощью кнопки Назад.

После того как диаграмма построена, её можно отредакти- ровать.

Щелчок вне поля диаграммы активизирует таблицу. Щел- чок на поле диаграммы выделяет диаграмму как один объект, который можно редактировать. На рамке поля диаграммы появ- ляются прямоугольники прокрутки. Если подвести указатель

67

мыши к этим прямоугольникам, то он примет вид растяжки. За- жав левую клавишу мыши в таком положении, можно изменить размер поля диаграммы. Если зафиксировать мышь, показывая просто на поле диаграммы, то можно перемещать всё поле как единый объект. Когда диаграмма выделена как единый объект, её можно редактировать с помощью панели "Диаграмма". Если диа- грамма находится в состоянии редактирования и панель отсутст- вует, то её можно вызвать следующим способом: Вид, Панели инструментов, Диаграмма. Панель "Диаграмма" имеет набор пиктограмм, с помощью которых можно менять тип диаграммы, повторять шаги создания диаграммы и т.д.

Двойной щелчок на поле диаграммы делает доступным для редактирования внутренние объекты. Чтобы отметить внутрен- ний объект, нужно щёлкнуть по нему. Щелчок правой клавишей

на объекте вызывает контекстное меню для работы с этим объектом.

Данные в таблице и линии графика связаны между собой. Если изменять данные в таблице, то изменятся и линии графика.

2.7.Вычисления

2.7.1.Формулы и функции

Формулой в Excel называется введённая в ячейку после- довательность символов, начинающаяся со знака равенства "=".

Вэту последовательность символов могут входить:

-константы;

-адреса ячеек;

-функции, которые вставляются в формулу с помощью пиктограммы "Мастер функций";

-знаки арифметических операций ( +, -, /, *,^ (возведение в степень), % (взятие процента)).

2.7.2.Встроенные функции

Функция – заранее определенное выражение, которое имеет 1 или несколько аргументов и возвращает 1 значение.

Общий формат записи функции:

68

Имя функции(аргумент1; аргумент2; …).

В Excel входят более 250 функций:

-финансовые (расчет %, платежей, капитала);

-дата и время (вычисления с датами и временем);

-математические (тригонометрические, математические);

-статистические (средние значения, распределения);

-ссылки и массивы (для таблиц);

-работа с базой данных;

-текстовые;

-логические;

-проверка свойств и значений.

Приведем примеры некоторых наиболее часто употребляе- мых функций.

Простейшая из них – суммирование СУММ(число1; чис-

ло2;…), например, СУММ (А1; В2; С3), СУММ (А1:А8; В3: В8), быстро вызываемая кнопкой Σ на панели инструментов. При этом Excel выделяет наиболее подходящий диапазон.

Математическая функция СУММПРОИЗВ(массив1; мас- сив2;…) рассчитывает скалярное произведение векторов из диа- пазонов ячеек. Функцию СУММПРОИЗВ можно заменить мат- ричной операцией Ctrl+Shift+Enter. Например, дана табл. 1, в которой требуется рассчитать общую стоимость товаров.

Таблица 1

Общая стоимость равна сумме произведений данных в столбце C на данные в столбце D. Порядок действий таков:

встать в ячейку D6; щёлкнуть по пиктограмме ; выделить ячейки С3 : С5; нажать знак умножения *;

69

выделить ячейки D3 : D5;

нажать Ctrl+Shift+Enter – для выполнения матричной опе- рации умножения. В этом случае в строке формул будет записано следующее: {=СУММ(С3 : C5*D3 : D5)}.

Математическая функция СУММЕСЛИ(диапазон; условие;

диапазон_суммирования) суммирует ячейки, специфицированные заданным критерием. Например, СУММЕСЛИ(А1:А4; ">1600"; В1:В4) означает, что если какое-то значение в A1:A4 больше

1600, то соответствующая ячейка из B1:B4 входит в сумму.

Статистическая функция СРЗНАЧ(число1; число2;…) вы- числяет среднее арифметическое аргументов.

Статистическая функция СЧЕТ(значение1; значение2;…) используется для подсчета количества ячеек с числовыми данны- ми в диапазоне.

Статистическая функция СЧЕТЗ(значение1; значение2;…)

используется для подсчета количества непустых ячеек в диапазоне.

Статистическая функция СЧЕТЕСЛИ(диапазон; условие)

подсчитывает количество непустых ячеек в диапазоне, удовле- творяющих условию.

Логические условия составляются по общепринятым пра- вилам, с записью операций сравнения в виде: >, >, <=, >=, =, <>.

Например, условие =”A*” означает любой текст, начинаю- щийся с буквы A.

Операцию логического умножения проводит логическая функция И(логическое значение1; …логическое значениеN). Тек-

сты и пустые значения игнорируются. Например:

И(2+2=4; 2+3=5) – истина;

И(В1; В2; В4:В6) – истина, если все ячейки содержат ис- тинные значения.

Операцию логического сложения проводит логическая

функция ИЛИ (логическое значение1; логическое значение2; …).

Примеры:

ИЛИ (1+1=2; 2+2=5) – истина; ИЛИ (1+1=3; 2+2=5) – ложь;

ИЛИ (А1:А5) – истина, если 1 ячейка содержит истину.

Логическая функция ЕСЛИ(логическое_выражение; выра- жение_если_истина; выражение_если_ложь) проверяет условие,

70