Технологии электронного офиса. Учебное пособие

и Число строк, выбирают число строк и столбцов и, щелкнув по кнопке OK, вводят таблицу в текст.

Третий способ. Word дает возможность нарисовать табли- цу любой сложности. Для этого выбирают пункты меню Таблица/Нарисовать таблицу. На экране указатель мыши примет форму карандаша. Установив его в левый верхний угол текстово- го поля, нажимают и удерживают клавишу мыши и одновремен- но перемещают мышь вправо и вниз, чтобы образовалась рамка будущей таблицы. Затем отпускают клавишу. Чтобы нарисовать столбцы и строки, помещают острие карандаша чуть за предела- ми рамки и, нажав клавишу мыши, проводят линию до пересече- ния с границей наружной рамки, не заботясь о точности движе- ния, лишь соблюдая направление. Word сам позаботится о стро- гой горизонтальности и вертикальности линий. Чтобы сменить форму указателя мыши на обычную, нажимают Esc.

1.6.2.Ввод текста в таблицу

Спомощью мыши (щелчком) можно установить курсор в любую ячейку таблицы и осуществлять ввод данных.

Перемещаться по ячейкам таблицы можно:

нажав клавишу Tab, при этом происходит переход в сле- дующую ячейку таблицы или создается следующая строка, если курсор был в последней правой ячейке строки;

используя клавиши со стрелками; мышью (щелчком по нужной ячейке).

При достижении границы ячейки происходит автоматиче- ский перенос текста, при этом высота ячейки увеличивается на одну строку.

Конец ячейки обозначается непечатаемым символом, по- хожим на жучок: ¤

1.6.3. Форматирование и выделение фрагментов таблицы

Содержимое ячеек таблицы можно форматировать, поль- зуясь теми же командами, что и для символов, абзацев, рамок.

31

Операции форматирования предшествует выделение тек- ста. В таблице выделение имеет некоторые особенности.

Чтобы выделить одну ячейку, устанавливают указатель мыши в ячейке ближе к ее левой границе и щелкают. Чтобы вы- делить соседние ячейки, выделяют одну, а затем щелкают по со- седним ячейкам при нажатой клавише Shift. Чтобы выделить несоседние ячейки, выделяют одну, а затем щелкают по другим ячейкам при нажатой клавише Ctrl.

Чтобы выделить строку или столбец, устанавливают кур- сор мыши в любую ячейку строки или столбца и выбирают пунк-

ты меню Таблица/Выделить строку или Таблица/Выделить столбец. Есть другой способ. Чтобы выделить столбец, помеща- ют указатель мыши над столбцом, и когда он примет форму вер- тикальной стрелки, направленной вниз, щелкают. Чтобы выде- лить строку, помещают указатель мыши в поле выделения слева от строки и, когда курсор примет вид стрелки, направленной вверх и вправо, щелкают.

Чтобы выделить всю таблицу, устанавливают курсор в

любую ячейку таблицы и выбирают команды Таблица/Выделить таблицу. Выделить таблицу можно также, прота- щив курсор по полю выделения слева от таблицы.

Чтобы выделить в ячейке часть текста или одно слово, ус- танавливают курсор в начале или конце участка (слова) и нажи- мают стрелку вправо (влево) при нажатой клавише Shift.

1.6.4. Изменение высоты строк и ширины столбцов

Изменение высоты строк и ширины столбцов можно сде- лать с помощью мыши или пунктов меню.

В первом случае острие указателя мыши устанавливают точно на линию раздела строки или столбца. При этом указатель приобретает вид двунаправленной стрелки. Затем, нажав и удер- живая клавишу мыши, перемещают ее: для увеличения или уменьшения столбцов влево или вправо; для изменения размеров строк – вверх или вниз.

32

Во втором случае устанавливают курсор в пределах таб- лицы или выделяют нужный столбец или строку и затем выби-

рают пункты меню Таблица, Высота и ширина ячейки. В ре-

зультате появится диалоговое окно, в котором устанавливают нужные размеры. Щелкнув по кнопке OK, применяют установ- ленные размеры к таблице.

1.6.5.Направление текста в ячейке

Внекоторых случаях текст в таблице нужно расположить не слева направо, а снизу вверх или сверху вниз. Для этого по- ступают следующим образом:

устанавливают курсор в нужную ячейку; щелкают на ячейке правой клавишей мыши и в появив-

шемся контекстном меню выбирают щелчком пункт Направле-

ние текста;

в появившемся диалоговом окне в поле Ориентация вы- бирают щелчком требуемое направление текста, затем щелкают по кнопке Ok. Тот же результат можно получить, выбрав коман-

ды Формат/Направление текста.

1.6.6. Удаление и добавление строк, столбцов в таблице

Чтобы удалить строку или столбец, их следует выделить,

затем выбрать пункты меню Таблица/Удалить строки (столб-

цы). Чтобы удалить всю таблицу, выделяют ее и затем выбирают пункты меню Таблица/Удалить строки.

Чтобы добавить столбец, нужно выделить столбец, затем выбрать пункты меню Таблица/Добавить столбцы. Новый столбец будет добавлен слева от выделенного. Чтобы добавить последний столбец, выделяют пустое место справа от таблицы и выбирают пункты меню Таблица/Добавить столбцы. Чтобы добавить строку в конец таблицы, устанавливают курсор в по- следнюю ячейку справа внизу и нажимают клавишу Tab. Чтобы добавить строку в середине таблицы, устанавливают курсор в любую ячейку строки, над которой нужно добавить новую стро- ку, и выполняют пункты меню Таблица/ Добавить строки.

33

1.6.7. Объединение ячеек

При форматировании таблицы бывает необходимо объе- динить соседские ячейки. Для этого их нужно выделить, затем выбрать пункты меню Таблица/Объединить ячейки. Если кур- сор находится в этой объединённой ячейке, то её можно снова разделить, выбрав команды Таблица/Разбить ячейки.

1.6.8. Разделение таблицы.

Повторение заголовка таблицы

Таблицу можно разделить в любом месте. Для этого уста- навливают курсор на строку, за которой будет разделение табли- цы, затем выбирают пункты меню Таблица, Разбить таблицу.

Если таблица занимает больше одной страницы, то быва- ет необходимо повторить заголовок таблицы на второй и после- дующих страницах. В этом случае выделяют заголовок таблицы и выбирают пункты меню Таблица/Заголовки. При переходе на вторую и последующие страницы заголовок таблицы будет по- вторен.

1.6.9. Выбор рамки для таблицы

Выбор рамки для таблицы можно осуществить двумя спо- собами.

Первый способ. Обрисовку выделенных строк или столб- цов можно осуществить, выбрав пункты меню Формат/Границы и заливка. Откроется диалоговое окно, в котором можно выбрать вид и расположение линий.

Второй способ. Выбирают пункты меню Таблица/Автоформат (или щёлкают на таблице правой клавишей

мыши и в появившемся контекстном меню выбирают Автофор-

мат). Появится окно Автоформат таблицы. В окне Форматы

представлен набор различных вариантов оформления рамки таб- лицы. Выбор рамки осуществляют щелчком, при этом в окне Об-

34

разец можно увидеть, как она выглядит. Окончательный выбор осуществляют, щёлкнув по кнопке Ok.

1.6.10. Вычисления в таблицах

Конечно, если требуются сложные вычисления с автома- тическими пересчетами, лучше воспользоваться табличным про- цессором MS Excel. Но и в Word можно выполнить простейшие табличные расчеты.

Чтобы выполнить в таблице какие-либо математические действия, помещают курсор в ячейку, в которой будет находиться результат, и выбирают пункты меню Таблица/Формула. При этом открывается диалоговое окно Формула, и программа пред- ложит подходящую, на её взгляд, формулу для расчета. Напри- мер, чтобы просуммировать числа, стоящие в ячейках одной ко- лонки, надо поместить курсор в нижнюю свободную ячейку этой колонки. В диалоговом окне в поле Формула появится формула =SUM (ABOVE). Щелчок по кнопке Ok поместит результат сум- мирования в ту ячейку, где находится курсор.

Вычисления можно вести и с величинами, находящимися в разных ячейках таблицы. Для этого программе необходимо задать координаты ячеек, с содержимым которых должны выпол- няться математические действия. Например, А1: С2 (первая ко- лонка – первая строка; третья колонка – вторая строка).

Простые арифметические действия задаются общеприня- тыми знаками: сложение +, вычитание -, умножение *, деление /. Например, чтобы умножить содержимое ячейки А1 на содержи- мое ячейки С2, вводят формулу =А1*С2. Для более сложных вы- числений, например среднего арифметического, выбирают нуж-

ную функцию из раскрывающегося списка в поле Вставить функцию и в скобках указывают координаты соответствующих ячеек. Например, =AVERAGE (A1:A4) означает среднее арифме- тическое чисел, находящихся в ячейках от А1 до А4.

Числовой формат для результата вычислений выбирают из списка в поле Формат числа.

35

1.7.Рисунок в тексте

1.7.1.Вставка рисунка в текст

Существует три способа вставки рисунка в документ. Первый способ. Чтобы вставить в текущий документ рису-

нок, существующий в виде отдельного файла, выбирают пункты меню Вставка/Рисунок. В открывающемся диалоговом окне выбирают нужный диск, папку, файл и устанавливают также флаг Поверх текста.

Второй способ. Вставка рисунка через буфер обмена Windows. Для этого отмечают рисунок или его часть в графической программе, например Pоint, копируют выделенную часть в буфер обмена командами Правка/Копировать. Затем переходят в Word и с помощью пунктов меню Правка/Вставить осуществляют вставку рисунка из буфера в местоположения курсора.

Третий способ. Щелкнув кнопку Рисование стандартной панели инструментов, получают панель Рисование. С помощью кнопок этой панели можно рисовать в текущем тексте разнооб- разные графические элементы.

Для рисования схем и диаграмм удобно использовать Автофигуры, представленные на панели рисования. Причем удоб- нее нарисовать с их помощью всю схему, а затем с помощью Линий и Стрелок соединить автофигуры. Для добавления текса внутри автофигуры надо активизировать ее, открыть контекстное

меню и выбрать Добавить текст. Для получения одинаковых по размерам автофигур удобно нарисовать сначала 1 автофигуру, а затем копировать ее.

Элементы схем можно снабжать надписями, делая границы надписей белыми.

1.7.2. Форматирование рисунков

Изменение размер рисунка. Чтобы изменить размер ри-

36

сунка щелкают по нему, вокруг рисунка появляются восемь не- больших прямоугольников – меток. Подводя указатель к одной из этих меток, нажимают клавишу и, не отпуская её, перетягивают метку на другое место, при этом размер рисунка изменяется. Из- менить размер рисунка можно также, используя пункты меню

Формат/Рисунок.

Перемещение рисунка. Чтобы передвинуть рисунок в дру- гое место, щелкают по нему для появления прямоугольников по контуру рисунка, ставят указатель мыши в любое место в преде- лах рисунка и, нажав и не отпуская кнопку мыши, перемещают указатель мыши. Вместе с ним двигается и рисунок. При этом вокруг рисунка появится пунктирная рамка, которая исчезнет, когда отпустят кнопку мыши.

Обтекание рисунка текстом. Чтобы текст размещался во-

круг рисунка, щелкают правой клавишей мыши на рисунке для

появления контекстного меню и выбирают пункт меню Формат рисунка. В появившемся диалоговом окне выбирают вкладку Обтекание и один из вариантов обтекания, затем щелкают по кнопке ОК.

Удаление рисунка. Выделяют рисунок, щелкнув по нему мышью, и нажимают клавишу Del.

Чтобы уменьшить размер документа, можно файл-рисунок связать с документом: установить флажок "Связать с файлом". Если рисунок хранить в документе, то надо установить флажок "Хранить в документе".

Флажок "Поверх текста" разрешает свободное перемещение по тексту и обтекание. При снятом флажке рисунок рассматрива- ется как отдельный символ текста.

Можно работать с группой графических объектов. Их вы- деляют так:

-щелкнуть на панели инструментов рисования;

-включить в прямоугольную рамку объекты.

Или же: удерживать Shift при щелчке на каждом графиче- ском объекте.

Несколько объектов можно группировать:

37

-выделить эти объекты;

-выполнить действия (группировать на панели рисова- ния, разгруппировать - обратное действие).

С помощью команды "Действия" на панели рисования

можно вращать, передвигать, заменять автофигуру в выделенном объекте или группе объектов.

1.8.Стили и шаблоны

1.8.1.Настройка стилей и шаблонов

При создании документа в него копируются следующие элементы шаблона:

-текст и графика вместе с атрибутами их формата (это ко- лонтитулы, примечания, сноски);

-параметры страницы;

-стили (внутренние и пользовательские).

Документ, кроме того, имеет доступ к элементам шаблона Обычный, несмотря на шаблон, на основе которого он создавал- ся.

Документ может обратиться к любому элементу другого шаблона, который может быть загружен пользователем как гло-

бальный.

В документ не копируются элементы шаблона:

-элементы автотекста;

-макросы;

-пользовательские панели инструментов и конфигурации меню;

-сочетания клавиш.

Изменить шаблон можно с помощью Организатора, кото-

рый находится в окне Стиль или Шаблоны и настройки.

Кроме того, шаблон можно отредактировать, как обычный документ: Файл/Открыть, задать тип файла – Шаблоны документов. Обычно шаблоны хранятся в папке Шаблоны. Далее отредактировать шаблон как текст, сохранить его.

38

1.8.4. Настройка стилей и шаблонов

Каждый раз новый пустой документ, когда он открывается, получает копию стилей из шаблона.

Вшаблон документа включаются базовые стили общего на- значения:

- обычный; - основной текст;

- Заголовок 1 – Заголовок 9.

Кроме того, в некоторых шаблонах предусмотрены встро- енные стили для особых целей, например:

- название предприятия - для форматирования титульного листа;

- заголовок на обложке; - подзаголовок на обложке.

Вшаблон документа также могут включаться стили, опре- деляемые самим пользователем.

Наложение стиля на текст приводит к специальному фор- матированию текста, т. е. к автоматической установке его атрибу- тов. Такое форматирование текста происходит быстрее, чем фор- матирование вручную. Если изменить какие-то атрибуты в стиле «Обычный», то эти атрибуты (не все) будут наследоваться, на- пример, стилем «Основной текст». Например, если присвоить стилю «Обычный» другой шрифт, то этот шрифт автоматически распространится на все порожденные стили, и во всем документе будут одинаковые шрифты.

Способы изменения стиля «Обычный»:

1) в окне диалога Шрифт нажать кнопку По умолчанию. Атрибуты формата стилей заменятся на те, которые выбраны в окне диалога;

2) в окне Язык нажать кнопку По умолчанию.

При работе с документом имя стиля каждого абзаца можно выводить в левом поле документа. Эта делается с помощью ко- манды Сервис/Параметры; вкладки Вид, и задания ненулевых

40