Отчетность кредитных организаций. В 2-х частях. Ч.2. Учебное пособие

ной информацией о состоянии выданных кредитов по согласованной форме. Далее данная таблица передается в подразделение по составлению отчетности для формирования сводного отчета в целом по кредитной организации в программном комплексе «Автоматизированная система подготовки и сбора данных» (далее — АС ПСД), тиражируемом Банком России, по установленной форме.

В целом все структурные подразделения кредитной организации (кредитное подразделение, отдел ценных бумаг, отдел обслуживания клиентов (учет депозитов), бухгалтерия и другие) обеспечивают передачу в установленные сроки сведений для подготовки отчета в подразделение отчетности в рамках своих функциональных обязанностей.

На этом этапе важно, чтобы были учтены все показатели, соблюдены формы и заданные алгоритмы.

Основным содержанием второго этапа является свод,

обобщение и консолидация данных по всем структурным подразделениям банка. Интенсивность операций данного этапа зависит от масштаба деятельности банка, количества структурных подразделений и форм отчетности. Выполнение этой работы, как правило, осуществляет специальное подразделение банка, на которое возложены функции по составлению и представлению отчетности в регулирующие органы. Специалисты данного подразделения отвечают за выполнение специальных проверок или процедур тестирования информации. Такие процедуры, как правило, включают в себя проверку полноты, сопоставимости, взаимной увязки, наличия остатков на определенных счетах, оценку балансировки итоговых строк, отражение операций по счетам, открытым для определенного подразделения (определенных операций) банка, соответствие представленных данных итоговым сведениям в оборотной ведомости и т.д. Кроме того, при составлении отдельных форм отчетности проводится анализ представленных данных с применением:

• функции проверки правильности отражения в учете сумм по срокам привлечения/размещения денежных

51

средств, погашенияценныхбумаг, исполненияобязательств

итребований;

•функции проверки наличия операций по переоценке счетов в иностранной валюте, драгоценных металлов;

•правил проверок, специально разрабатываемых на основе нормативных документов для контроля за соответствием показателей форм отчетности.

В случае формирования сводной бухгалтерской отчетности проводится сверка остатков счетов по учету расчетов и взаимной задолженности между филиалами и головным офисом кредитной организации. При необходимости, ответственные сотрудники принимают меры по устранению ошибок или недочетов, запрашивают пояснения в подразделениях банка.

На этапе формирования, текущего контроля и на-

правления отчетности предполагается техническая и логическая обработка отчетности и внесение необходимой информации в программный комплекс АС ПСД. Внесение информации осуществляется как ручным способом, так и посредством пакетного ввода данных в виде автоматизированного импорта из других модулей автоматизированной банковской системы.

Далее запускается процедура автоматизированного логического контроля, в рамках которой производится контроль сопоставимости данных с предыдущим отчетным периодом и, при необходимости, межформенный контроль. Алгоритмы контроля, используемые в банках, разрабатываются и тиражируются также Банком России в рамках программного комплекса АС ПСД.

В случае положительного результата процедуры логического контроля ответственный сотрудник запускает формирование отчетности в электронном виде в формате Word или Excel для дальнейшей печати по установленной форме, а также формирование отчета в специальном формате EDIFACT (XML — после перехода на представление отчетности в Банк России в формате XML) для направления по электронным каналам связи в Банк России.

52

Следующей операцией является направление отчета на подписание главному бухгалтеру и руководителю банка. Следует иметь ввиду, что отчетность может составляться и представляться заинтересованным пользователям в электронном виде, но в отношении нее есть особое правило: она обязательно должна быть распечатана на бумаге и снабжена собственноручной подписью руководителя организации. Только тогда она считается составленной в силу Закона о бухгалтерском учете и указаний Банка России.

Порядок обработки сформированной отчетности в электронном виде, а также порядок ее хранения также утверждаются в специальном регламенте банка. В зависимости от формы отчетности, срок ее хранения на бумажном носителе и электронном виде достигает 10 лет.

После подписания отчета специалист по составлению отчетности инициирует направление отчета в виде электронного сообщения в территориальное учреждение Банка России. В рамках данной процедуры происходит снабжение отчета в виде электронного сообщения кодом аутентификации (электронная подпись), его шифрование с использованием средств криптографической защиты информации, запаковка в специальный архивный пакет. Управление ключами кода аутентификации и ключами шифрования осуществляется в специальном порядке службой безопасности кредитной организации. Далее сформированный пакет передается на обработку в унифицированную транспортную среду электронного взаимодействия территориальных учреждений Банка России с клиентами.

Отметим, что изложенная технология представления отчета в Банк России в электронном виде возможна только в случае заключения банком с территориальным учреждением Банка России договора о передаче — приеме отчетности в виде электронных сообщений, снабженных кодом аутентификации. Если банк не желает заключить такой договор электронного обмена, он может представлять отчеты только на бумажном носителе. Вполне естественно, что таких сейчас нет, и все действующие банки и их филиалы ис-

53

пользуют возможности электронного обмена с Банком России. Примерно такие же возможности в том или ином виде в настоящее время предоставляют Федеральная налоговая служба, Пенсионный фонд, Фонд социального страхования и Федеральная служба государственной статистики Российской Федерации.

Договор электронного обмена устанавливает порядок участия кредитной организации в передаче — приеме отчетности в виде электронных сообщений, в территориальное учреждение Банка России и обязательства сторон по обеспечению информационной безопасности.

Для участия в передаче — приеме отчетности кредитная организация должна выполнить ряд действий:

•назначить лиц, ответственных за передачу отчетности в Банк России, в том числе администратора специального автоматизированного рабочего места и пользователей ключа кода аутентификации;

•самостоятельно скомплектовать автоматизированное рабочее место необходимыми аппаратными, системными, сетевыми и телекоммуникационными средствами, программным обеспечением, средствами аутентификации в соответствии с рекомендациями Банка России;

•заключить договор о передаче ей Банком России в пользование программного обеспечения;

•осуществить в тестовом режиме передачу тестовых данных с автоматизированного рабочего места;

•представить в Банк России акт о готовности к началу представления отчетности в виде электронных сообщений.

Вслучае выполнения перечисленных действий кредитная организация заключает договор и становится участником электронного обмена.

Взавершение данного этапа банк обязан убедиться в физической доставке отчета в территориальное учреждение Банка России, получив специальный файл с извещением о приеме отчетности (ИЭС 1), а также извещение, содержащее протокол контроля Банка России (ИЭС 2). В случае

54

получения данных извещений и отсутствия ошибок в отчетности обязанность банка по представлению отчета в Банк России считается исполненной.

Если получен протокол, содержащий указание на расхождение или несоответствие в отчетности, банк обязан произвести исправление отчетности. В таком случае специалист по отчетности анализирует полученный протокол и,

взависимости от его содержания, может инициировать повторную процедуру составления отчета, запросив исходные данные в подразделениях банка. Особенность представления исправленной отчетности заключается в необходимости составления пояснения банка о произведенном изменении

вотчете.

Учитывая значительную степень автоматизации данных процедур в банке, большую роль в реализации и сопровождении операций данного этапа играют службы информатизации банка. В их обязанности входит обеспечение работоспособности технических средств и программных комплексов по составлению отчетности, специальных приложений по выгрузке и загрузке данных из автоматизированной банковской системы, программных комплексов по хранению отчетности в электронном виде, сопровождение системы электронного взаимодействия Банка России, обеспечивающей доставку и прием электронных сообщений и т.д. При необходимости, в случае программно-техниче- ских сбоев или нештатных ситуаций, банк обязан обеспечить составление отчета на бумажном носителе и представить его в территориальное учреждение Банка России нарочно или почтой, главное, в установленные сроки. Порядок действий персонала в случае нештатных ситуаций или программно-технических сбоев описывается в специальном регламенте, который утверждается руководством банка.

Следующие операции производит служба внутреннего контроля в рамках этапа последующего контроля. Конеч-

но, проверяются не все отчеты — порядок, формы и методы проверки отчетности служба внутреннего контроля опре-

55

деляет и организует самостоятельно. Однако, необходимо иметь виду, что в случае наличия существенных и постоянных замечаний к достоверности отчетности (или наличии в ней ошибок) участие службы внутреннего контроля должно быть обязательным. На данное обстоятельство обращают внимание инспектора Банка России в рамках инспекционной проверки. Наряду с проверкой самой отчетности служба внутреннего контроля проверяет подразделение по составлению отчетности на предмет соблюдения действующего законодательства (в части требований о банковской тайне, конфиденциальности информации и т.д.).

Рассмотрим для примера наиболее типовой вариант

организации представления отчетности в контрольные органы.

Банк в целях подготовки информации и составления отчетности использует АБС «ЦФТ» и программный продукт СЭД «DIRECTUM» — система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства. В составе данных программных продуктов реализована возможность управления жизненным циклом (создание, размещение, перемещение в архив, удаление) ключевой информации, которая генерируется в процессе деятельности подразделений банка. С целью поддержания актуальности данной информации и обеспечения ее соответствия фактическому положению дел в банке на руководителей структурных подразделений возложена ответственность за ее качество. Так, в соответствии с приказом по банку на менеджеров возложены ответственность за поддержание в актуальном состоянии документов, находящихся в закрепленных за ними разделах в СЭД «DIRECTUM» и предоставленных прав доступа к ним.

Общую координацию действий по составлению отчетности осуществляет отдел обязательной отчетности управления бухгалтерского учета и отчетности. На основании информации, содержащейся в соответствующих разделах, специалисты отдела формируют выгрузку для составления сводного отчета по банку. Деятельность этого подразде-

56

ления регламентирована внутренним положением и должностными инструкциями работников.

В целях координации действий по составлению отчетности приказом по банку утвержден «Перечень отчетности и иной информации, представляемой в Банк России, налоговым органам, Пенсионному фонду, Фонду социального страхования и другие организации и учреждения, а также для внутрибанковского использования». В этом перечне отражены: код отчетности, наименование формы отчетности, срок представления, получатель отчета, срок передачи отчета в отдел обязательной отчетности, ответственный исполнитель, контролирующее лицо, нормативные акты в соответствии с которыми осуществляется составление и представление отчетности.

Непосредственно при подготовке отчетности ответственные исполнители руководствуются методиками, разработанными банком по каждой конкретной отчетности. В этих методиках детально регламентированы действия по формированию отчета как с использованием АБС «ЦФТ», так и путем ручного ввода данных.

В целях координации действий составления и представления отчетности в целом по банку (с учетом данных филиала) утвержден «График представления отчетности и иной информации филиалом в головной офис, ТУ Банка России». Описанная выше схема работы свойственна небольшому региональному банку.

Работе многофилиальных банков присуще более сложная организация труда. Так, при подготовке и составлении отчетности многофилиальной кредитной организации

требуются иные принципы координации подразделений, обеспечивающие своевременное представление информации и данные для формирования консолидированной отчетности в целом по банку. В частности, в одной из крупных федеральных кредитных организаций порядок формирования и представления финансовой и статистической отчетности её отделениями в упрощенном виде выглядит следующим образом.

57

Подразделения, участвующие в процессе:

1)ответственное подразделение — подразделение ап-

парата кредитной организации (головного офиса), осуществляющего сбор и обработку отчетности;

2)подразделение-поставщик — подразделение аппа-

рата кредитной организации (отделения), составляющего

ипредставляющего в ответственное подразделение отчетность;

3)подразделение-инициатор — подразделение аппара-

та кредитной организации, по инициативе которого вводится отчетность;

4)профильное подразделение — подразделение аппа-

рата кредитной организации (отделения), осуществляющее методологическое сопровождение операций, показатели по которым входят в состав отчетных форм.

Функции подразделений кредитной организации и его отделений четко регламентированы.

Ответственные подразделения кредитной организации совместно с подразделением — инициатором и/или профильным подразделением:

•определяют технологию составления отчетных форм

исоставляют информационную карту по формированию отчетности (далее — ИК). Размещают на внутреннем информационном портале ИК кредитной организации, содержащие нормативно-справочную информацию по порядку составления и представления всех отчетных форм, рекомендации по технологии их формирования, а также иную информацию, относящуюся к процессам составления и представления отчетности;

•поддерживают в актуальном состоянии ИК на предмет их соответствия требованиям нормативных документов Банка России, самой кредитной организации;

•инициируют процедуры автоматизации, реализации технической возможности получения и проверки данных отчетности, ее отдельных показателей в используемом банком программном обеспечении;

58

•организуют регулярное проведение обучения работников отделений, подразделений-поставщиков, участвующих в процессе формирования и контроля данных отчетности;

•своевременно информируют отделения и подразделения — поставщиков о новых версиях программного обеспечения для формирования отчетов;

•осуществляют непосредственно сбор отчетности, логический и арифметический контроль отчетных данных, производят проверку доступными средствами их соответствия бухгалтерскому балансу, данным аналитического учета, данным других форм отчетности;

•представляют информацию в территориальные учреждения Банка России, головной офис кредитной организации, в другие внешние структуры в соответствии с действующим законодательством;

•представляют консолидированную информацию подразделениям — пользователям путем доступа в базы данных отчетности, сетевым ресурсам, а в случае их отсутствия, в электронном виде и/или на бумажном носителе;

•при необходимости запрашивают у отделений и подразделений — поставщиков дополнительные сведения для уточнения отчетных данных и определения их достоверности.

Подразделение-инициатор, профильное подразделение:

•совместно с ответственным подразделением осуществляет методологическое сопровождение форм отчетности;

•осуществляет последующий анализ и контроль данных отчетности, в том числе: логический, методологический, контроль на предмет соответствия данным, имеющимся в профильном подразделении;

•участвует в проведении обучения работников, задействованных в процессе составления отчетности;

•участвует в разработке технологий сбора и составления отчетности, формировании заявок на доработку программного обеспечения.

59

Отделения:

• разрабатывают распорядительный документ, определяющий взаимодействие подразделений-поставщиков

иответственных подразделений отделения при составлении, проверке и представлении отчетности, а также устанавливающий ответственность лиц, задействованных в процессе составления, проверки, согласования и отправки отчетности;

•обеспечивают своевременность, достоверность и полноту представляемых в ответственное подразделение отчетных данных, их соответствие данным бухгалтерского аналитического и первичного учета;

•организуют регулярное проведение внутренней технической учебы работников отделений, задействованных в процессе составления отчетности, их участие в семинарах

исовещаниях, проводимых ответственными подразделениями кредитной организации.

Подразделения — поставщики:

•обеспечивают своевременность, достоверность и полноту представляемых в ответственное подразделение отчетных данных, их соответствие данным бухгалтерского аналитического и первичного учета;

•организуют регулярное проведение внутренней технической учебы работников отделений, задействованных в процессе составления отчетности, их участие в семинарах

исовещаниях, проводимых ответственными подразделениями кредитной организации.

Автоматизация процессов составления отчетности

Как мы уже отмечали, современные информационные технологии в банковской сфере играют огромную роль в организации процесса составления отчетности. С их помощью формируется описание и управление бизнес-процес- сами, обеспечивается взаимодействие функциональных подразделений, осуществляется оптимальная реализация

60